0004 423工程技术档案管理办法.doc

深圳市建筑设计研究总院 工程技术档案管理办法 版/修(1/0)编号:QAW/SADI 4.2.32002 编制部门:总师室 审核人: 批准人: 发布时间:2002年03月28日 第1页共4页 1 目的工程技术档案（以下简称档案）应是设计活动的真实记录，以提供设计信息资源，并作为设计成品可追溯的依据。本办法适用于全院范围所有设计项目完成后技术文件和记录的归档工作。2 职责2.1 图档室负责对接受的档案进行分类、编目、整理、保管、借阅及统计等工作。2.2 项目负责人主持本项目的归档工作，并对档案的完整性负责。归档前负责收集并妥善保管有关的文件和资料。2.3 有关设计人员负责归档文件的编写和积累，归档前应按规定要求进行整理。3 归档范围3.1 总则凡在设计过程中形成的有归档保存价值的文字报告、图纸、图表、数据记录、计算书、照片、录像带、磁盘、光盘等均属归档范围。3.2 归档文件的分类和内容3.2.1 归档文件的分类a) 设计依据性文件；b) 设计管理性文件和记录；c) 设计成品文件。3.2.2 归档文件的内容各类归档文件的归档内容规定如下(表中为通常应具备的文件,为可能发生的归档文件):a) 设计依据性文件序 号文 件 名 称院管工程/所管工程及零星工程1设计合同书/委托书 / 2政府有关部门对任务的批准文件 / 3拨地位置红线图 / 4建设场地地形图 / 5市政管线现状图 / 6顾客的使用要求文件 / 7规划部门设计要点 / 8市政设计要点 / 9工程地质勘察报告 / 10规划部门审批文件 / 11消防部门审批文件 / 12人防部门审批文件 / 13环保部门审批文件 / b) 设计管理性文件和记录序 号文 件 名 称院管工程/所管工程及零星工程1设计任务单 / 2设计项目策划表 / 3设计项目进度表 / 4设计输入要求的记录 / 5互提资料记录单 / 6设计校审记录单 / 7设计评审及措施的记录 / 8施工图设计质量评定表 / 9设计确认记录 / 10现场服务记录 / 11工程竣工验收报告 / 12工程回访 / 总结报告 / 13施工图设计质量抽复查记录及施工图设计审查记录 / c) 设计成品文件序号成 品 名 称院管工程/所管工程及零星工程1方案设计（投标或上报图册） / 2初步设计（上报说明、蓝图） / 3施工图设计（底图、蓝图） / 4各专业重要计算书 / 5设计更改文件（通知单、图纸、统计表） / 6施工图概预算书 / 4 归档要求4.1 归档时，项目负责人和档案员应逐项清点交接，并填写技术文件归档登记表，详见QAW/SADI 4.2.4-2002质量记录格式的规定。4.2 归档时间要求归档时间一般应：a) 3.2.2 c)中的1、2、3项在印晒完成后直接按各专业图纸目录清点归档；b) 3.2.2 b)中的9至13项和3.2.2 c)中的4、5、6项在该项工作结束后10天内归档；c) 其他应归档文件在本项目设计全部完成后五日内归档。4.3 归档文件质量要求归档文件质量应满足:a) 归档文件应尽量采用原件；b) 归档文件不得残缺污损，字迹要清楚（禁用铅笔或园珠笔书写）；c) 各专业计算书应整理成册，线装； 任何归档文件不得用铁钉或浆糊粘贴，以防锈蚀虫蛀。对不符合质量要求的归档文件，档案员有权拒收。5 档案管理5.1 档案的分类和立卷工程技术档案的分类和立卷，应遵照基本建设项目档案资料管理暂行规定和深圳市城建档案分类大纲执行，各图档室可制定具体的实施办法。5.2 档案的保管期限执行上级有关规定。归档文件的保管期限分为永久、长期、短期三种，管理性文件和记录属短期保管。5.3 档案的查阅和借阅5.3.1 归档后底图一律不得修改和借阅。计算书需经各院院长总院总工程师批准方可查阅。5.3.2 设计依据性文件和管理性文件可以在图档室办理登记手续后查阅，不得外借。5.3.3 院内人员借阅蓝图应办理手续，借阅时间不超过半个月。院外人员可查阅，但不借阅。借阅人不得在已归档文件上填写任何文字或进行任何修改，也不得造成污损。5.3.4 借阅档案如丢失或损坏、缺页，由借阅人写明情况，经所在单位行政领导签署意见并视情节轻重进行处理。5.3.5 超过规定借阅期不归还者，图档员应催借阅人归还，必要时可书面报告主管院长。5.3.6 外单位查阅档案须持介绍信，并经主管院长批准，方可在档案室查阅，未经同意不得抄、录、复印。本院人员亦不得私自将任何档案资料转借、翻印给他人。5.4 保管要求5.4.1 已归档的工程技术档案，在主管院长或总师指导下，每两年进行一次鉴定和清理，保持技术档案的实用性和完整性。应保存被清理技术档案的清单。5.4.2 图档室要做好防火、防晒、防潮、防虫、防尘工作，以保持技术档案的清洁和正常使用。5.4.3 图档室门窗必须牢固,并做好防盗保密工作,以保证技术档案的安全。6 归档完整率的统计6.1 总则凡属本院完成的设计项目，必须按规定由项目负责人主持归档工作，并对归档完整程度负责。6.2 归档完整率的计算归档完整率应反映设计项目归档内容的完整程度。按下式计算：aA = 100%b式中： A归档完整率a设计项目实际归档内容条数；b设计项目按本规定