文书档案管理之二 文书处理.docx

公文的行文方式、公文的行为规则一、公文的行文方式公文的行文方式是指发文机关根据其工作需要所决定的行文方法和形式。种种方式，从发文和受文双方的不同角度，可以有不同的划分方法。1.按受文机关的范围划分（1）逐级行文：就是只制发给之间上下级组织的上行或下行公文，如：“请示”和“批复”。（2）多级行文：就是同时向直接和非直接上级或同时向直接和非直接下级组织一次性行文，如“意见”。（3）越级行文：就是越过直接上下级组织而向非直接上下级组织制发公文，如“函”。（4）普发公文：就是向所属的所有组织一次性行文，如“通知”。（5）通行行文：就是向隶属和非隶属和群众一次性泛行文，如“通告”。2.按发文机关的个数划分（1）单独行文：只有一个单位署名制发的公文。（2）联合行文：由两个或两个以上的平级单位联合署名制发的公文。3.按收文机关的主次划分（1）主送机关：对发文负直接责任的行文对象。（2）抄送机关：对发文负间接责任的行文对象。二、公文的行文规则公文的行文规则，就是公文在行文中应当遵循的基本原则，或者叫基本要求、基本规矩。1.下行文规则（1）各职能部门依据其职权可以互相行文和向下一级政府的相关职能部门行文；除以公文函的形式商洽工作、询答问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。如财政部、商务部、民政部可以互相行文；财政部还可以向财政厅行文，但不得向省政府正式行文。（2）行文内容涉及几个职能部门时，应先协商达成共识后，再向下行文；问题协商不一致时，应先列明各自理由和依据，并提出建设性意见，经有关部门会签，报请共同的上级机关协商定夺，取得一致意见后，然后再向下行文，这样一来，受文对象才能够顺利地办理。否则，不仅会场上部门之间的矛盾，还会使受文对象难以处理，而变成一纸空文。如果各职能部门对有关问题未经协商一致，就擅自向下行文，上级机关应当责令纠正或撤销。（3）上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当同时抄送其另一上级机关。如市政府向市属高校行文时，应同时抄送主管高校业务工作的市教育局。（4）向下级机关或者本系统的重要行文，如撤换或任命领导人、增设重要机构、审批大型建筑项目以及重要涉外活动等，应当同时抄送直接上级机关 。如市卫生局向市属医院行文，应同时抄送省卫生厅，以便上级监督，避免各自为政。2.上行文规则（1）请示应当一文一事，一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送下级机关。如县政府向市政府写“请示”，就不得抄送所属镇或乡政府。（2）除建议报告外，其他报告不得夹带请示事项，以免贻误工作。（3）一般不得越级请示和报告，有必要时则应抄送被越过的上级。越级行文的情况：一是情况紧急时，如发生重大灾情、险情，若逐级上报会延误时间，可越级行文；二是多次请示直接上级未予解决，又亟待解决的事项；三是涉及检举、控告直接上级机关不依法行政等事情，这时还可以不抄送直接上级；四是与直接上级存在争议又无法解决的事项；五是不涉及直接上级职权范围的事项和问题。（4）除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”、“报告”。（5）受双重领导的机关向上级机关行文，应当依据行文内容或者内容的侧重方面，注明主送机关和抄送机关。（6）正文印发“请示”和“报告”报送上级时，必须在文头部分的发文字号右边注明签发人姓名。3.联合行文规则（1）联合行文的党政机关或职能部门必须是同级的，不同级别的不能联合行文，即使是那些在人、财、物等方面握有一定实权的党政机关或职能部门，也不能与级别高的党政机关或职能部门联合行文。（2）同级政府及其各职能部门、上级政府各职能部门与下级政府可以联合行文。如省政府和直辖市政府可以联合行文，省人事厅与市政府可以联合行文。（3）政府与同级党委和军队机关可以联合行文。如国务院于中央军委可以联合行文，省委与省政府可以联合行文。（4）政府职能部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文。如省委组织部和省人事厅可以联合行文。（5）政府各职能部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。如省教育厅与省工会可以联合行文。（6）联合行文的党政机关或职能部门，必须根据行文目的或内容确定谁是主办单位，谁是协办单位，主办单位只能是一个，并居于其他单位之前，发文字号也只能使用主办单位的。三、文书处理程序（一）收文处理程序1.签收签收主要有三种方式：签字。签字并加盖公章、出具收条。2.拆封3.登记4.分送5.传阅6.拟办拟办是对文件如何办理提出初步的处理意见。7.批办批办是领导人对文件如何办理提出最终的批示意见和要求。8.承办承办工作两项内容：一是办理有关事宜；二是办理有关发文。（二）发文处理程序发文办理的全过程分为两个阶段：第一阶段从草拟到签发或会签，称为制文阶段，也是发文办理的重点阶段；第二阶段从编号到分发，称为制发阶段。1.草拟草拟就是文件的起草拟制过程，2.修改3.审核4.会稿会稿是指联合行文时，发文的主办单位与协办单位文稿该如何草拟、修改等进行协商，以保证文稿内容符合各自的职能，发挥联合行文的作用。5.签发或会签是指机关对承办部门送达的草稿进行审批的过程。签发是单独发文时由单位主要负责人对将要发出的文件在发文稿纸的签发栏中签署意见、姓名和日期，以批准文件发出的程序。会签是联合行文时由协办单位的主要负责人对要发出的文件在发文稿纸的会签栏中签署意见、姓名和日期，以示同意文件发出的程序。规定：以本机关名义制发的上行文，由主要负责人或主持工作的负责人签发；以机关名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或由主要负责人授权的其他负责人签发。上行文应当注明签发人、会签人姓名。6.编号编号是指写编发文字号，同时也包括编文件的份数序号等。发文字号的结构包括发文机关代字、年份、序号，年份、序号用阿拉伯数码标识，年份应标全数，用六角括号“”括号，序号不编虚位，也不加“第”字。公文份数序号是指将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号，通常称为“份号”，可编虚位，最多可用7位数，如“0000001”；如果文件只有个位数，不能写成“1”，应用两位数“01”表示。规定：联合行文，只标注主办机构发文字号；“绝密”、“机密”级公文应当标明份数序号。此外，文件印数较多时也要编份数，以便清点文件份数。7.复核复核，又叫核发。是发文办理过程中的第二次审核。8.缮印缮印是指对已经领导审批签发的定稿进行眷清和排版印制文件正本的过程。9.校对校对即在缮印文件的过程中将印制出来的文本清样与定稿从内容到形式进行全面对照检查的一道程序。10.用印盖印的位置，应在公文末尾“生效标识域内”的日期上，要求做到“上大下小、骑年盖月”。两个以上机关的联合发文，要分别加盖各种机关的印章。11.登记是在文件发出之前对文件的主要内容和基本要素的记录，以便对发出文件进行统计、核查等管理。12.分发分发又叫封发。文件分发由文秘部门承担，包括书写封面、装入文件、封套封口、登记、发送文件等一系列工作。（三）辅助程序1.催办催办是那些必须办理答复的文件，按照办理时限的要求，进行检查和催促，以防止文件的延误、积压。2.查办查办是在多次催办无果的情况下，向领导汇报后，由领导责成文秘部门核查办理过程，以确认问题症结并进行必要处理的一道辅助程序。3.留注留注是指对收文和发文处理的情况和结果在“文件处理簿（单）”上作简要说明的程序。留注包括“注办”和“注发”。（一）公文的惯用语1.开头用语 例如根据、按照、遵照、值此、为了，等等。2.引述用语 例如收悉、顷接、近接、现接，等等。3.经办用语 例如现经、业经、提请、送达、知照、酌情、办妥、责成、参照、执行，等等。4.批转用语 例如转发、下发、批转、准予