项目部办公室工作手册.docx

项目部办公室工作手册XXXX集团XXXX有限公司办公室 编印二XXX年XX月XX日前 言为了保障项目部精干，高效，正常运转，公司所属项目部（含直属单位）都设置了办公室机构。这对于促进企业全面建设，保证政令畅通起到了积极作用。然而从目前情况看，项目部办公室人员参差不齐，对办公室工作的重要性认识不到位，只把自己当成了“管理员”甚至“勤务员”的角色，忽略了办公室工作的全面性和重要性。为了使项目部办公室人员认清责任，担当起参谋、助手、桥梁、纽带的重任，特编印项目部办公室工作手册，望参照执行。公 文 处 理一、公文处理的基本要求及内容1、内容(共三个方面)（1）文件制发：拟稿核稿签发编号打印用印登记（2）收文办理：签收登记审核分办承办催办（3）公文管理：撤销、废止以及文件的复制、清退、整理、鉴定、保管。2、要求（共四方面）（1）统一渠道，集中管理。如接收，发送，管理等。（2）建章立制，科学规范。（3）加强协调，讲究效率。做到日清月结，急件不过夜，特急件随到随办不能过夜，较长文件不超过两天。（4）严格保密，确保安全。进出一个口，拆封一双手，登记一本帐，传阅一个点。二、行文规则1、要确定行文关系。2、一般不要越级行文，比如项目部不可直接对集团公司。当然也有例外，比如遭受重大自然灾害，发生重大事故等。上级机关指定要求上报，可以越级，但必须同时抄送被越过的机关，并且只能报单位，如报给铁道部可以，不能报直属部门如铁道部建设司。3、联合行文：同级党委、行政可联合行文。不同机关，不同性质，不同级别不能联合行文。其他一般不联合行文。4、行文要选好文种，请示要一文一事，请示与报告不能互相夹带。例如，常见错误为“关于的请示报告”。5、公文会签：涉及两个以上部门的，主办部门应与有关部门会签，应先会签后核稿。6、重要行文应当同时抄送直接上级机关。7、不直接向领导报送公文（领导直接交办的事项除外）。8、行文应当确有必要，不要滥行文，注意效用。三、公文种类及行文规范常用公文有十几种，但是我们项目部用到的并不多，这里只重点介绍几种。1、通知：下行文。批转下级机关公文，转发上级机关公文和不隶属机关公文，它传达、要求下级机关办理和需要有关单位周知或执行的事项、任免人员。它有下列四类：（1）告知性通知。（2）批转和转发性通知。（3）指示性通知。（4）发布性通知。2、通报：下行文。其作用是表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。必须做到：（1）客观性。（2）公正性。（3）及时性。3、报告：上行文。向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。有主动型和被动型。（1）工作报告。（2）情况报告。适应于突发事件，意外事故，特殊情况。（3）答复报告。4、请示：上行文。适应于向上级机关请求指示，批准、审定事项，用词一定要准确，不可用模糊词语。这种文件一般只打印三份（其中一份领导阅示，一份有关部门处理，一份存档），一定要写明联系人和联系方式。请示与报告的区别：一是行文功能不同，请示要批复。二是处理方式不同，报告不需要批复。三是时间要求不同，事前请示，事后报告。常见错误一是文种使用错误，经常出现把请示当成报告来写，二是请示中一文数事，多头分送。5、函：这是一种比较特殊的文体，属于平行文范畴。适用于不相隶属的机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。措辞要平和。常见错误是，以为某机关级别比我们高或有求于人家，就用了请示，那是完全错误的，无论那个机关级别多高，只要和你没有隶属关系就不能使用请示。6、会议纪要：适用于记载传达会议情况和议定事项，只有这种公文不需要加盖公章，但必须写明会议时间、地点、主持人、出席人、会议次数、会议内容，与会人要签名认可，然后才能形成纪要下发。若牵涉到会议之外的单位，变成通知下发即可。四、公文种类的确定要注意以下几点：一是不能乱起名，也不能合并使用。二是发文机关不可超越权限。三是要考虑与收文机关的组织关系。五、公文格式公文组成主要是三大部分：眉首，主体，版记。1、发文机关。2、发文字号：机关代字，年份，字号（不编虚号）。机关代字要明确发问含义。机关发文代字应经发文单位正式行文确认，联合行文只标主办机关字号。3、主送单位：上行文只注明呈送一个单位，可抄送另一单位。4、附件：不便写入正文，附属于文件的材料。公文印章：出会议纪要外均需盖章，三个单位以上必须有单位字样然后在上面盖章。5、成文日期：以领导签发时间为准。6、附注：（1）公文主题词：从主题词表中选用，类别词类属词文种。最少两个，最多五个。一定要有类别词和文种，可缺类属词。（2）版记：必须置于公文的最后一面，公文如有附件，版记要放在附加后。六、公文标题拟制的注意事项1、公文标题的三要素：名称，事由，文种。2、公文标题中标点符号的运用：一般不用标点略缩语如“十一五”可用引号，需要说明时可用括号如试行，要在书名号里面。出现两个单位并列可用顿号或空格。3、标题中不能出现两个以上“关于”和“通知”，正文当中要有体现出来。七、怎样撰写公文第一，内容要求：情况确实，观点明确，表达准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确。1、撰写公文五不宜：（1）重要事项不宜粗。（2）一般过程不宜细。（3）定量分析不宜无。（4）社情民意不宜缺。（5）是非之言不宜传。2、撰写公文要注意把握六个特点：一是内容上的法定性；二是形式上的规范性；三是目的上的实用性；四是撰写上的群体性；五是风格上的简捷性；六是时间上的紧迫性。第二，写作的基本技巧：龙睛，凤头，熊腰，豹尾。1、龙睛：标题画龙点睛，鲜明醒目。2、凤头：开头引人入胜，有吸引力。3、熊腰：主体内容充实，材料丰厚。4、豹尾：结尾刚劲有力，发人深思。八、怎样审核公文1、公文审核修改的流程：（1）粗阅标记（2）细阅推敲（3）通阅审定2、公文审核的重点：（1）是否需要行文（2）行文方式是否妥当（3）是否符合行文规范3、公文审核要把好六关：（1）主题关，行文确有必要，注重效用。（2）政策关，符合党的方针政策和上级精神。（3）协调关，涉及几个部门的应当先协商一致并会签。（4）文字关（5）程序关，未经审核的公文不得送领导签发，经领导签发的公文不得擅自改动。（6）格式关，文种准确恰当，格式符合规定。九、公文传批、传阅原则：传批文件，原则按照领导的排序由后向前传，也就是次序排在后的领导先阅示，最后传给“一把手”。传阅文件，由前往后传，也就是职务最高的先阅示，并由他决定下一个阅件人。领导人之间不能横传文件，应由秘书部门组织传递。如果遇到领导出差，可以通过电传请领导阅示。项目部印章的刻制与管理1、以集团公司名义中标的项目，在上场前项目部向公司办公室申请，再由公司办公室向集团办公室申请刻制。2、以公司名义中标的项目，在上场前项目提出申请，由公司办