采购工作流程.doc

江西广甸汽车集团采购工作流程目 录一、目的二、相关部门职责三、流程 1、招标流程2、审批流程 1.1、子公司采购审批流程 1.2、集团本部采购审批流程3、引入流程 3.1、子公司建议引入 3.2、采购部建议引入 4、要发货流程 5、反馈流程 6、结算流程 7、审计流程 8、培训流程一、目的 规范采购管理，明确采购流程、提高工作效率、提高服务水平。二、相关部门职责 采购工作是由各部门全力配合完成，为明确各部门在采购工作中的职责便于采购的对口上报，对于各部门在采购过程中的职责界定如下：（一）、集团1、行政部：负责集团、各子公司设备、福利、节日活动礼品等物资采购申请的初审及报批 文件的上传下达。2、市场部：负责集团、各子公司广宣、促销类物资/礼品的初审。3、采购部：对集团整体物资采购进行管理，负责集团所有物资采购的审核。4、财务部：负责集团、各子公司供应商货款的审核与结算。5、审计部：负责集团、各子公司采购物质的质量、价格审计。（二）、子公司1、行政人资部：负责原厂配件、汽车精品外的其他物资的报批与采购，管理内报表的上传。（如： 设备采购、礼品、福利等采购报批等）2、配件部：负责各店配件的采购、汽车精品的出入库管理及对账、系统录入，管理内项目报 表的上传；负责汽车精品的采购、对账，管理内报表的上传。3、财务部：负责供应商供货的对账及对集团财务部的付款。三、流程依据集团实际情况，将采购工作各环节流程分为：招标流程、审批流程、引入流程、要发货流程、反馈流程、结算流程、审计流程、培训流程。具体如下：1、招标流程 时间节点 环节注释 招标环节 1、 不对社会发布招标公告。 2、信息来源为：现有供应商目录、各店采购申请备案供应商名称、各店推荐、同行推荐、网络搜索。 3、每项物资供应商数量要求为：3家或3家以上。每年？月供应商信息收集发放 招标函？月？日1、 针对所收集到的供应商信息各对象，发放招标函。2、招标函含供应商所需上交的资料目录、上交时间、购买标书费用及上交标书说明等。1、要求供应商密封标书后上交。由采购部负责收集，采购部不得拆封。2、供应商递交标书的同时需在财务部缴纳购买标书相应费用。3、收集标书时间为招标函发出后7天内。？月？日- ？日收集标书1、 采购部将标书交由评估小组，评估小组负责拆标，在拆标后7日内完成标书基本信息的整理汇总形成初步报告。 2、评估小组如需要对商品的价格、质量、供应商的资质做调查，可委托采购部协助完成或评估小组独立完成。？月？日-？日评估小组审核？月？日-？日1、 由评估小组负责针对各供应商的投标情况进行议标，采购部负责组织， 2、议标方式为：小组会议评议或与供应商单独召开议标会议谈判。 3、议标目的为：价格、月度和年终返利政策、产品、服务的再次谈判和确定。议 标？月？日-？日评 标由评估小组对供应商进行最后评定，形成评估意见报告上交总裁班子。1、 由总裁班子对评估小组上交的供应商评估结果进行评定，确定最终中标供应商。2、最终中标供应商数量应为：每单项物资2家。？月？日-？日 定 标？月？日由总裁班子确定各项供应商名单后，由采购部负责发布中标信息，回复各投标单位，通知中标单位。发布 中标信息由采购部负责与供应商签订供货合同，签订完后交由行政部存档，并由行政部负责编制并盖章下发2013年度集团供应商目录。？月？日-？日签订 供货合同 注释： 1、该流程为每年例行工作，依据所需采购物资的招标年限，确定需招标物资进行采购招标，如 未达到采购招标年限的物资则按照原集团采购目录继续实施采购（如：油漆、养护品）。 2、每年评估小组人选由总裁班子提名，小组按照本采购招标的流程、注释、时间节点开展工作。 3、为保证次年物资的正常供应，采购招标工作必须于12月31日前全部完成，如由于特殊原因 导致未招标或延迟招标，各子公司则按照上年度采购目录执行。2、审批流程 1、审批范围 1.1、采购目录内采购的销售类物资，无需报批。 1.2、采购目录外的物资采购，均需报批，采购目录物资的销售类物资依照新品引入流程进行审 批。 1.3、预算内物资：已列入年度费用预算的非固定资产类物资，单价在3000元以上或单项当月累 计金额在3000元以上，不含销售类物资的，需报批。 1.4、预算外物资：未列入年度费用预算及超预算物资，单价在3000元以上或单项当月累计金额 在3000元以上，单项超预算总额在3000元以上者，需报批。 1.5、工程改造或新建项目，固定资产类物资采购，均需报批。 审批流程分为：集团本部审批流程、子公司审批流程、预算外采购审批流程 2.1、集团本部审批流程需采购部门集团行政部集团采购部集团行政部总裁集团行政部 存 档 报批单 记录 采购建议表 呈报 批示 回 复 注释： 1、该流程为集团本部需采购物资的审批流程。 2、集团各部如涉及采购物资均需按该流程执行，采购部在2个工作日内予以审核。 2.2、子公司审批流程子公司需采购部门子公司行政部总经理集团行政部子公司行政部 提出需求 审核需求及比价 批示后 预算外、超权限 集团所属部门 报批单 报批单 预算内 未超权限 转 至 直接采购 子公司行政部集团行政部总裁集团行政部集团采购部 初 审 回复 批示 呈报 采购建议表 注释： 1、该流程为子公司采购审批完整流程，其中，预算内采购且单项物资月度采购总额在3000元以 内的，由子公司总经理审批即可，如为预算外采购或单项物资月度采购总额在3000元以上的， 需上报集团审批后方可采购，采购部在接到报批单的2个工作日内予以审核。 2、在子公司内部审批过程中，子公司行政部负有询价、比价职责，如上报集团报批的，则需在 报批单后附询价比价情况说明，并列明询价单位名称、联系人、联系方式、所供价格等。 2.3、预算外采购 如子公司有非销售类物资超预算外的采购行为，月单项采购金额累积3000元以上的，需通过该流程执行，具体如下： 总裁集团行政部子公司行政部集团行政部集团采购部集团行政部 审批单 审批单 采购建议表 批示后 回 复 注释： 所有预算外采购，必须报集团审批。采购部在接到审批单后2个工作日内完成本部门审核。 3、引入流程引入流程分为：采购部建议引入、子公司建议引入。 3.1、采购部建议引入采购专员采购部总裁采购部各子公司采购部 引荐 引入征询表 需要 试用申请 批示供应商供应商 推荐 验证后 报批单 试用协议 各子公司供应商采购部总裁采购部各子公司 纳入采购目录 试用 衔接 签订合同 批示 报批单 合格 3.2、子公司建议引入需求子公司子公司需求部门采购部总裁采购部供应商 提出需求 确定供应商 批示 引入需求表 审批单申请试用 试用协议 试用 合 格 采购部各子公司供应商采购部总裁 衔接 供货合同 批示 审批单申请引入 纳入采购目录 注释： 1、新供应商、新产品或现供应商、新产品，均需按照以上流程执行。 2、试用工作由集团采购部统一安排，可一店试用亦可多店同时试用。 3、确定合适供应商后进入新品的试用阶段，子公司试装产品需在采购部备案，采购部依据试用 登记表跟进新品试装情况。 4、采购部随时跟进产品使用情况，新品试用期为1-3个月，由采购部检验试用情况，每月统计一 次填写试用情况跟进表。 5、新产品需走完引入流程方可生效，否则视为无效引入，不得纳入集团采购目录，集团各子公司 不得采购。 4、要发货流程 采购需求审批后，各子公司由配件部、行政部在集团采购目录内选定商品，直接联系供应商实施配送。 各子公司配件部/行政部各子公司配件部/行政部采购目录选定的供应商和商品 订货单 入库单 注释： 在符合采购规定的前提下，子公司可直接向供应商要货，供应商则直接送货至需求方仓库； 5、反馈流程为保证所采购物资质量及物资供应商的服务质量，在各子公司的实际采购中，如发现产品质量、服务质量等问题，必须依照反馈流程及时上报集团采购部。具体流程如下： 供应商上报子公司供应商采购部各子公司 上报 质询 解决问题 解决后 整改报告 注释： 1、反馈：涵盖采购供货中发生的任何问题（如：质量问题，服务问题，断货问题施工人员问题） 各子公司上报表格为问题反馈表。 2、采购部将建立定期巡查制度，对产品质量、服务质量进行抽查。6、结算流程 集团财务部负责集团各店所有采购货款的结算。供应商集团采购部各子公司配件部供应商 对账 核实后录入系统 审核明细后 付 款 通知开票 开具 发票集团财务部各子公司集团财务部集团采购部 付款 审核后开票 用款申请单 注释： 1、所有供应商货款将由集团财务部予以结算。 2、子公司收到集团财务部开具的发票后，由子公司财务开具用款申请单总经理签字后， 对集团财务部进行付款。 2、如有付款争议，集团采购部负有审查权，并上报集团领导审核。 7、采购审计流程为保障集团利益不受损害，保障采购工作的公平、公正、有序的开展，在正常的财务检查或管理部门在日常管理过程中，如发现子公司采购工作出现异常，经再次核实后采购工作出现重大偏差的，将启动审计流程进行审查，具体如下：采购部、财务部、审计部采购部 总 裁总 裁 财务部 审批单 审批单 审计报告 注释： 1、由采购部或财务部发出审批单提出审计需求，经总裁批示同意后，由审计部联合财务部， 采购部予以配合，对需审计店和项目进行审计，审计结束后三部将审计结果向总裁汇报，并 提出整改意见。 2、如审计情况属实，情况严重将上报董事会。 8、培训流程由于部分物资为销售类物资或技术类物资，对于培训的需求及安排将由采购部统一完成对供应商的邀约，统一争取资源，具体如下：各子公司供应商采购部各子公司采购部 提出需求 安排培训计划 实施培训 培训考核、