文件控制管理程序.docx

文件名称：文件控制管理程序 制定部门：品保部 文件编号：MGE-QPM-0401 制定日期：2010.12.24版本/版次：A2 页 次：8/8会 签 部 门总经理室: 副总室: 业务部: 管理部: 制造部: 品保部: 工程部: 资材部: FFC产品事业处: 财务部: LVDS产品事业处: 制定 修订 废止版次Rev状态描述Change Description日期Date制作(Prepared)审核(Checked)核准(Approved)A2整合QC080000体系内容1.0目的：本程序为使ISO9001及QC080000管理体系所使用的文件迅速、正确的流通,以确保各使用场所能适时获得有效的最新文件2.0适用范围：本程序适用于影响ISO9001及QC080000管理体系的相关文件及资料,包括手册、程序文件、作业指导书、检验标准书、记录表格、外来文件、机密文件等3.0定义：3.1文 件：可用以追查为达成产品质量及HSF体系是否有效运用的数据。以电子媒体，或以纸张为媒体的文书，具有规定的性质，包含正式的工程技术文件数据等。3.2电子媒体的文件：以电子的软件或硬件(各类电子装置)为呈现方式的文件.3.3按阶别分3.3.1一阶文件（手册文件）：定义ISO9001及QC080000管理体系的方针、组织权责及目标，列举出为达成既定方针及目标的指导性文件.3.3.2二阶文件（程序文件）：叙述公司某一运作流程及不同流程间的关联性文件.3.3.3三阶文件（工作指导文件）：根据程序文件及生产管理活动的需要,制定对工作指导、技术标准等说明的指导性文件，如作业标准、管理制度、技术文件、检验标准等. 3.3.4四阶文件（记录用表/单）：用以记录活动的状态和可达到结果的文件 3.4按性质分：3.4.1外来文件：指客户或供应商所提供的图档/片、规范、标准、测试报告、法规(国家、国际或行业)的文件及资料,经单位主管级(含)以上人员判定有保存价值者,须加盖【外来文件】印章3.4.2机密文件: 指需保密不能外泄及公开的文件，此文件在发行时须盖【机密文件】印章，如公司运行策略、订单、合同书、员工私人数据、成本结构图、供货商采购价格表等。3.4.3作废文件：发行新版文件后的旧版文件或失去效能的文件,此类文件须回收并盖上【作废文件】印章 3.4.4受控文件：指直接用于指导生产或影响管理体系的一、二、三、四阶文件此类文件须盖【受控文件】印章,受控文件发行后若做版本变更时需回收作业4.0权责：4.1各类文件制作、审查、核准权责区分表如下：文件类别制 作审 查核 准管理手册品保主管管理者代表总经理程序文件相关部门承办人部门主管管理者代表作业指导书部门主管指定部门主管部门主管4.2文控中心： 4.2.1管理本公司文件的编码、版本； 4.2.2执行、维护、保管机密文件； 4.2.3执行控制文件的会签、复印、分配等工作； 4.2.4执行机密文件及控制文件的调阅、报废、修正； 4.2.5内外部机密及控制文件的收发管理；4.3原制订单位:负责文件的制订、修改及废止；4.4修订后的文件资料依据4.1中的权限进行核准，然后交文控中心发行。5.0流程图:5.1文件管制流程流程图责任部门/人相关记录开始文件制定/修订制定/提出修改部门文件修改申请单NG文件签核OK各相关权责任人文件发行文控中心文件和资料发放回收登记表旧文件回收文控中心文件和资料发放回收登记表记录保存文控中心结束6.0作业内容:6.1 文件资料的制定、会签、审核、核准6.1.1一阶文件由品保部制定，管理者代表审核，总经理核准6.1.2二阶文件由各部门制定、部门主管审核，管理者代表核准；6.1.3三阶、四阶文件经制定单位权责主管核准后即可 6.1.4一、二文件在编写时要求统一格式。6.2文件件管制规定 受控文件上均须盖【受控文件】印章;外来文件须加盖【外来文件】印章，方可发行使用6.3文件的发行、回收6.3.1一、二、三阶文件核准后交于文控中心，由文控中心根据需要进行受控分发，并做好相关记录；6.3.2 对于外来文件各部门接受后需交于文控中心，由文控中心做好登记，根据需要进行分发，分发时需盖【外来文件】印章，同时要作好相关记录；6.3.3 对于换版或作废的文件，旧版或作废的受控文件需要回收，回收时需要确认文件的数量及完整性，防止失效的文件非预期使用；6.3.4各部门对受控文件有额外需求或丢失时,由使用或丢失部门填写“文件和资料补发申请单，经相关权限的人员核准后，由文控中心发行并做好相关记录 6.3.5 回收的文件要盖【作废文件】印章，若有作废文件需要保留时，由文控中心保存，并做好相应标示。6.3.6经核准的文件原稿，由文控中心保管。 6.4 版本版次：6.4.1第一次制订为之原版以1表示, 1版第一次修订以2表示，依此类推为避免版次修订次数太多，影响文件之真实内容，凡版次经5次修订后，原制订单位得变更版本，发行第版、第版等6.4.2所有变更的文件文件都应在封面描述修订的详细内容 6.4.3 变更后的文件要进行版本版次的变更6.5文件的修订： 6.5.1当文件的适用性不符合时，由原制定单位提出修订 6.5.2一、二阶文件修订时由原制定单位填写文件修改申请单，经相关权限的人员核准后提交给文控中心，文控中心依据文件修改申请单进行修改，然后依据6.3.1执行 6.5.3三阶文件修订时由原定单位主管审核后，将文件修改申请单交至文控中心，文控中心依6.3.1执行；若发现单位与制定单位为不同单位时也需填写文件修改申请单进行会签6.5.4修改内容请以下划线“ ”进行标示，同时取消前次改版的下划线“_”6.7文件编码系统：各类文件的制订、修订均需由文控中心依文件体系编号管理。 6.7.1一阶文件编码原则：流水号文件类别(GSM)公司名称 取英文字简写 如：MGE-GSM-00016.7.2二阶文件编码原则：流水号依据ISO条款(04、05、06、07、08)文件类别(QPM)公司名称 取英文字简写 如：MGE-OPM-04016.7.3三阶文件编码原则：流水号部门代码 文件类别(WIC、SOP、SIP)公司名称 取英文字简写如：MGE-WIC-QA001 6.7.4、四阶文件编码原则：版本/版次英文字母如：A.B.C.D对应文件流水号部门代码文件类别(FOR)公司名称 取英文字简写如：MGE-FOR-QA0401A A/06.7.5各部门代码部门代码部门代码品保部PB制造部PDLVDS产品事业处LVFFC产品事业处部FC管理部GL工程部PE业务部YW资材部ZC6.7.6文件类别：GSM 管理手册、QPM 程序文件、SOP 作业标准、SIP 检验标准、WIC 作业办法、SGL 管理制度、FOR 记录表格。6.7.7编号规定：管理手册编号MGE-GSM-0001；程序文件按ISO9001及QC080000标准条款的要项，第48章要求编号，4编040X,5编050X,6编060X、7编070X、8编080X。如文件与数据管制程序的编号MGE-QPM-0401。三阶文件以部门代号加流水编号，如四阶文件按所在程序以英文字母A，B，C为序。6.7.10文控中心对各部门的文件编号应以文件控制一览表列表管制,并在计算机中更新，每六个月打印出更新一次,不得有重复或误用之情形。6.8外来文件的控制：6.8.1客户提供的图面、规格或技术数据以及外来的标准规定由相关部门审查核准后，由文管中心建文件保存及列入外来文件一览表管理，如为生产单位所必须用的生产规格数据时，由文控中心加盖【外来文件】管制章，并按6.3.2进行管理。6.8.2外来文件版本的更新：1)属生产中现行使用或即将生产使用的客户图面、标准、规范等，由对应项目人员汇总后交业务人员，统一向客户申请最新版本。文件申请回厂后由文控中心记录于外来文件一览表管理。6.9文件保存、销毁作业：6.9.1文件保存： 6.9.1.1各文件类别的保管：A、管理手册、程序文件、作业指导文件及各种表格原稿，均由文控中心列帐保管。 B、外来文件由文控中心保管。6.9.1.2文件的保存：A、各类质量/HSF文件（一三阶文件）的保存，由部门主管或指定专人负责，记录则按记录管制程序规定保存。B、机密文件:统一由文控中心管理。如有需要提出文件申请单由单位主管(经理级以上)签认后向文控中心借阅或发行。6.9.1.3文件销毁：a.由各单位回收的所有旧版及废止文件，由文控中心处理。b.已逾保存期限的记录等，得由文控中心安排处理，详细规定请参见记录管理程序规定。6.10文件的管理： 6.10.1除文控中心得依规定影印适当份数发行，使用单位不得影印任何正式文件。6.10.2文件如发现有缺页、破损、字迹模糊等缺陷，使用单位应填具文件申请单，向文控中心申请，不得借（调）其它部门的文件并以复印方式自行处理；而文控中心对于破损、字迹模糊等缺陷的页次，应于补发的同时进行回收作业。6.10.3文控中心必须每月定期更新文件控制一览表，以供各部门收到或使用文件时，核对其所收到或使用文件是否为最新的版本/版次。6.10.4现场使用的文件必须置于作业场所，非现场使用的文件，则由各使用单位主管或指派专人自行集中管理，另任何人均