采购订单指定结束的要点.doc

深度剖析采购订单指定结束的管理要点【IT168 专稿】采购订单指定结束作业是ERP系统中一个必不可少的作业。可以这么说，有了这个作业，才使得采购订单管理更加顺畅。特别是利用采购订单指定结束作业来应对一些采购管理上的突发事件，更是游刃有余。笔者今天就针对这支作业，分析其背后的业务逻辑以及管理要点。希望借此帮助大家提高对这个作业的控制力度。 一、 为什么要有这支作业？ 在现实工作中，ERP系统的采购订单指定结束作业非常有用。它主要是用来处理一些意外事件。虽然说是意外，但是在采购管理中却又时常发生。 一是解决一些采购订单的尾数问题。在采购管理中，尾数问题很难采购员头疼。在下采购订单时，可能是考虑了损耗率的关系，有时会采购订单上的下单数量就可能为1001套。但是，供应商在发货的时候，由于包装或者生产线的限制，可能只给企业送了1000套的原材料。此时，在采购单上就会有1套的尾数。由于考虑了损耗，所以通常情况下这1套的尾数就不会再向供应商要。那么这1套的数量就时刻挂在那边了。采购原每次从系统中导采购订单未结案报表时，这些尾数订单也会显示出来，需要手工的过滤。这显然非常的麻烦。若有指定结束作业的话，那么采购员就可以定期使用指定结束作业，把这些尾数订单结束掉。 二是针对一些突然更换供应商的行为。有时候，采购员把订单下给供应商之后，由于某些原因，供应商会回应无法生产或者无法及时交货。此时，采购员就可能转下给其他的供应商。为此，采购员就需要把这采购单指定结束到，然后转下给其他的供应商。此时，也需要用到这个指定结束作业。另外，有时候因为生产计划或者销售订单取消了，若供应商还没有开始生产，则采购员也可能需要指定结束采购订单，以免造成不必要的库存。 三是中断供应商的送货。如在供应商分批交货中，由于供应商某批次的产品可能有质量问题而且暂时无法解决，为此，企业就有权利终止这张采购订单。为了控制这些原材料后续企业无法收货，采购员就需要利用指定结束作业，把采购订单指定结束掉。如此，在ERP系统中，就不能够再根据这张采购单来进行收货。 可见，采购订单手工指定结束作业，在日常工作中还是很有用武之地。二、 简述手工指定采购订单的工作原理。 为了管理采购订单的状态，在采购订单头与订单行中都有一个字段（如状态码），专门用来控制采购订单。通常情况下，这个字段有三个字母构成，分别为N（未结案）、Y（正常结束）、y（指定结束）。若采购订单行的采购订单数量大于已收数量，则默认情况下状态码为N；若采购订单行的采购数量小于等于已收数量时，则这个状态码会自动变为Y，即表示采购订单已交付完毕。而弱遇上一些如上所述的意外事件，手工指定结束采购订单的话，则此时这个状态码就会变为y，表示不是正常结束。有些ERP系统是用阿拉伯数字1、2、3来表示这三个状态。当采购订单中所有的行项目状态为正常结束或者手工结束后，采购订单头的状态码也会自动改变。 当采购订单单头或者行项目的状态码为Y或者y时，收货单就不能够再根据这些采购项目收货，而采购订单变更单也不能够再变更这些内容。也就是说，指定结束的效力与正常结束的效力是相同的。三、 指定结束作业的难点。 虽然说，指定结束作业要比一些物料需求计划简单许多，但是，要做好这个作业的话，仍然不是一件容易的事情。笔者在项目实施过程中，经常会发现用户因为这个作业的误操作，而给其他员工带来了不必要的麻烦。为此，笔者列举一些这支作业运行中常见的错误，希望大家引以为戒。 常见错误一：只需要结束某一行却结束了整张采购订单。 有时候，一张订单中可能有多个采购项目。而采购员本意是只想结束其中的某一个项目。如采购员下单后发现某个半成品生产可能准备自己做，在征得供应商的允许下，就取消了这个半成品的采购。但是，不影响这个采购订单中的其他项目。可是，有些采购员由于不熟悉这个作业或者因为粗心的缘故，就把整张采购订单结束掉了。此时，这张采购订单下的所有项目其状态码都变为了y，无法再进行后续的操作。 其实，在ERP系统中，指定结束作业包括两部分内容。一是整张采购单都没有用来，需要全部结束掉；二是只是针对采购订单中某个行进行项目进行的操作。把采购单中某个行项目指定结束掉，不会影响其他采购行项目。所以，无论是在对员工进行培训，还是员工在实际操作中，一定要选择合适的操作模式。千万不要误操作，只需要结束某个行项目但是却把整张采购订单结束掉了。这需要引起用户的高度警觉。 常见错误二：想进行逆向操作。 如笔者碰到一个用户，由于其一不小心，把一张本不应该指定结束的采购订单指定结束掉了。他就问我，能否进行逆向操作，即重新把这张采购订单的状态改为未结案。由于种种限制，这种逆向操作是不允许的。 上面笔者说过，指定结束与正常结束具有同等的效力。若结束后，仍然允许用户把订单状态改为未结案，那么就可能会造成一些管理上的漏洞。如采购员可以在正常收货后更改采购订单的数量或者采购价格，从而跟供应商同流合污，从中收取非法利益。为了企业资金的安全，这些操作在ERP系统都是被禁止掉的。也就是说，只要采购订单的状态为Y或者y，无论是采购订单头又或者是采购订单行，都无法再将其改为N。这是出于管理控制的需要。这也是在警示采购人员，在指定结束采购订单时一定要慎重。除非有百分之百的把握，否则不要指定结束采购订单。这个作业的逆向操作是行不通的。据笔者所知，大部分的ERP系统都是类似设计的。如易飞ERP系统或者最大的开源ERP系统Compiere等等，都是这么设计的。对于结束或者关闭的采购订单，都无法再对其进行更改。 常见错误三：删除采购订单与采购订单指定结束效果是不同的。 若需要取消采购订单，往往有两种方式。第一种方式直接删除。若采购订单还没有涉及到收货，也没有指定结束掉，则可以在ERP系统中把已经审核了的采购订单重新打开，然后进行删除操作。第二种方式是指定结束。当然，采购员觉得某张采购订单不需要时，也可以直接把采购订单指定结束掉。 这两种操作表面上看起来，效果差不多。其实，其后续影响是不同的。 如果把采购订单撤销审核后直接删除的话，那么这个删除操作会更新其采购计划中的采购码。在采购计划中，有一个字段为采购码。若这个码为Y，就表示这个采购计划已经安排采购。下次再根据这个采购计划生成采购单时，这个项目将不会被重新采购。若这个码为N时，则表示还没有进行采购。若依据这个采购计划生成采购订单时，这个项目将会在采购订单中显示。若对采购订单进行删除，则会更新采购计划中的采购码，从Y变为N。而现在采购员的本意是以后也不需要采购了。若直接采取删除操作，则采购员下次仍然可以进行采购。显然，这给日后的操作留下了一些安全隐患。而采购员采取指定结束作业的话，就不会更新采购计划中的采购码。 另外，对采购订单进行删除也有一些限制条件。如采购订单中已经有部分收货，而采购员想取消未收货的项目。但是，因为采购订单的某个项目已经收过货，为了业务的安全，所