电子文档管理办法.doc

电子文档管理办法1 目的为促进和规范公司办公自动化的进程，确保所使用的电子文档的充分性、适用性和有效性，并对电子文档进行有效控制，特制定电子文档管理办法。2 适用范围适用于我公司编制或制定的手册、程序文件、管理细则文件、各类制度、设备操作规程、各类报表等电子文档的管理。3 职责3.1 综合部负责各类制度、职业健康体系运行等电子文档的管理；负责办公用计算机、服务器、办公自动化系统及网络系统使用的技术支持及维护。3.2 各部门负责本部门内的电子文档管理。3.3 质量管理部负责手册、程序文件等管理体系电子文档的管理。3.4 制造部负责环境管理体系运行、安全生产等电子文档的管理3.5 设备科负责设备操作规程等电子文档的管理。4 工作程序4.1 各部门在公司办公自动化系统上共享文件的管理4.1.1 各部门可根据需要向综合部申请在服务器上建立部门共享文件夹，填写用户申请单，并设置文件夹权限，确保只有使用该用户名登陆服务器，才可拥有对该申请部门的共享文件夹具有完全控制权限。4.1.2 各部门对本部门的服务器用户名及密码进行管理，防止其外泄和广泛知晓，并确保知晓本部门用户名及密码的人员是有限的并经过许可的。4.1.3 服务器上共享文件的类型由各部门自行规定，通常包括：“质量、环境和职业健康安全管理体系文件”、“公司规章制度”等需要使较大范围内员工了解的文件。4.1.4 文件共享前应由所在部门负责人批准后方可共享，然后由文件制定者通知所要发放的人员。 4.2 OA系统上电子文档的管理4.2.1 OA系统帐户的申请，公司内部员工如因工作需要，填写用户申请单向综合部申请，经批准后由综合部新开帐户。4.2.2 OA系统安装和维护由综合部负责提供技术支持。4.2.3 OA系统上文件的管理内容4.2.3.1 各类重要信息和通知邮件内容超过一页（A4纸）者，须使用附件的形式传送。4.3 电子文档的受控4.3.1 电子文档的识别电子文档的编号以纸质文件编号进行标识。管理性文件(公司及各部门制定的现行使用的有效版本的规定、大纲、制度、职业健康相关文档等等)由综合部负责；体系文件、各类质量报表由质量管理部负责；环境相关文档、安全生产等由制造部负责；设备操作规程等由设备科负责。4.3.2 电子文档的发布编制的各类文件经过纸质文件进行审核、批准后，将其以PDF的形式形成电子文档，由制定部门发布在OA系统上。说明：技术标准、图纸、工艺规程、检验规程、内部业务联系书、需要相关部门专题协调的重大合同等文件必须使用纸张发放、接收、传阅，不能通过OA网或互联网发放、接收、传阅。4.3.3 电子文档的发布方式可采用服务器或个人计算机共享文件方式发布，可依据需要设定电子文档的文件打开密码，密码只能告知相关已授权人员，由此达到受控目的。4.3.4 电子文档的更改、作废文件的修改、修订由文件的原制定部门负责，由原批准人员或授权人员批准，修改后的文件应通知所有使用该文件的人员，收到通知的人员应及时更新各自计算机上保留的相应文件，及时删除原有作废文档，以防止作废电子文档的非预期使用；当电子文档有新版本发布时，旧版本自动作废。4.3.5 电子文档的归档可按一定规律建立相应的分级文件夹对电子文档进行分类存放、归档。因电子文档按文件夹归档、存放的方式本身就具有易于检索的特点，故可不要求制作文件或记录的归档清单。4.4 电子文档的防护对存放电子文档的公司服务器、个人计算机应采取相应的病毒防范措施，防止电子文档的意外损坏、丢失。在公司服务器上的电子文档防护工作由综合部负责；个人计算机上的电子文档防护工作由该计算机用户负责，个人计算机出现故障应及时向综合部反馈。4.5 电子文档的移交当发生工作调动或更换计算机时，要做好电子文件档的移交工作。特别是因工作调动时，需向交接人员说明电子文档存放情况，并同时刻