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秘书基础知识第一章 文书基础 （78道题，平均每节2道）文书的（含义）与（分类），通用公文的（制发程序），事务文书、商务文书的（制发程序）（一）（2）情况确实，观点明确P2紧急公文分为“特急”和“急件”两种P5联合上报公文时，文件主办机关的签发人姓名置于第1行 P6上行文（如请示、报告）、特指性下行文（如批复、通知）、平行文（如函），只写一个主送机关；普发性下行文（如决定、通知、通报、意见）写数个主送机关；周知性公文（如公告、通告等）可以不写主送机关。P7附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”。P7印章是公文的生效标识。公文除“会议纪要”发出的以外应加该印章。盖章应端正，印文要清晰，一律用红色。P8用印单盖章需见领导签字的用印单后再盖章。 注意看办公室管理缮印。会议纪要格式P11应用文的四要素：材料、主题、结构与语言。材料是血肉、主题是灵魂、结构是骨骼，语言是细胞。P18占用材料有两条途径：一是亲生经历所获，二是调查阅读所获。P18对于材料叙述的先后，一般应遵循以下标准：或依照时间的先后；或根据材料的重要程度；或照顾事件之间内部的逻辑联系；或依从说理的顺序；或考虑作者行文的方便等。P19对主题的要求：正确、深刻、新颖、集中。P21结构的内容有：标题、开头、结尾、层次、段落、过渡、照应等。P22标题是文章的命名。鲜明、准确的标题能够给读者留下深刻的印象。P22应用文书标题的基本模式有两种：公文式标题、一般文章式标题（都看）。P22常用的开头方式有4种：概述式、目的式、开门见山式、引述来文式。P23常用的结尾方式有5种：强调式、期求式、希望式、说明式、秃尾式。P25对结构的要求有4点：严谨、自然、完整、统一。P25运用语言的标准如下：准确、简洁、平实。P26开头用语：用于说明发文缘由，包括意义、根据，或介绍背景材料及情况等。如：为、为了； 根据、按照、遵照、依照 ； 鉴于、关于、由于； 目前、当前； 兹（指现在）、兹有、兹将、兹介绍、兹派、兹聘。P26结束用语：P26（1） 用于请示。如：当否，请批示；如无不妥，请批转各地执行；妥否，请批复。（2） 用于函。请研究函复；盼复；请予复函；不知尊意如何，盼函告；望协助办理，并尽快见复。（3） 用于报告。如请指正，请审阅。（4） 用于批复、复函。如：此复；特此专复；特函复。（5） 用于知照性公文。如：特此公告（通告、通知、通报）。应用文书经常采用的论证方法：例证法、分析法、引证法、对比法、因果法。P32第二章 办公自动化基础 （1012分）死机的处理（看） P43常规硬件维护： P44（1） 首先要关闭主机及外部设备的电源。（2） 使用柔软干净的湿布，难以清除的污渍可以使用清洁剂。使用的布不要太湿，以免水滴入设备内部。（3） 擦拭键盘时，注意不要让液体洒到键盘上，否则会使键盘受损，导致接触不良或短路等故障。（4） 机械式鼠标在使用一段时间后，滚动球上附着的灰尘会进入鼠标内部，导致鼠标灵敏降低。只需把鼠标底盖卸下，取出滚动球，用湿布擦干净并晾干后再重新装好即可。清理磁盘 操作时，在Windows开始菜单中选择“所有程序”“附件”“系统工具”“磁盘清理”。 P45Windows窗口基本组成元素 P49用户若想编辑该文档，可以双击文档图标，系统将会启动相应的应用程序进行编辑。P53复制、移动文件或文件夹 P54删除文件或文件夹 P55重命名文件或文件夹 P55查找文件或文件夹 P55表格处理 （看） P71打印输出 P79P84P86 仔细看一下幻灯片文字的处理 仔细看 P111幻灯片背景的修改 看 P119插入多媒体文件 P124我国的四大网络：中国金桥信息网（CHINAGBN）P137在“用户名”中填入所申请的电子邮件用户名，在“密码”栏中填入密码，单击“登陆”按扭，进入邮箱首页。 P145第三章 沟通基础 14分沟通是一种信息的交换过程，是人们为了即定的目标用一定的语言符号，把信息、思想和情感进行传递的过程。 P151秘书从事的沟通工作带有明显的职业特点，具体如下：P152（1） 非权力支配性（2） 非职责限定性（3） 认同疏导性根据沟通手段的对象不同划分为：P152（1） 书面语言的沟通（2） 口头语言的沟通（3） 态势语言的沟通根据沟通领域的不同划分为：P153（1） 网络沟通（2） 团队沟通（3） 跨文化沟通跨文化沟通中的障碍主要来自以下3方面：P155（1） 言语沟通障碍（2） 非言语沟通障碍（3） 信仰与行为障碍有效沟通的前提：尊重、理解 P155把握沟通的关键：P156（1） 有效倾听（2） 构建良好的倾听环境（3） 克服倾听的障碍（4） 实现有效倾听的准备（5） 有效提问和拒绝不同提问类别分析表 P157项目封闭式的提问开放式的提问例句“请问，还有问题吗？”“请问，还有哪些问题？”优势可以提高沟通效率，有效控制交谈内容和氛围信息获取全面，双向沟通的余地较大，能实现轻松交流局限收集信息有局限性，沟通氛围存在强制性沟通时间长，内容和主题不易控制（6） 自信地提出要求P158（7） 学会礼貌地拒绝（8） 了解提问的禁忌1） 忌问对抗性的问题2） 忌不看时机的提问3） 忌问显示自己精明的问题4） 忌中断别人的话题发问5） 忌问对方公司的商业机密6） 忌问老人和女士的年龄、问男士的收入、问女士服饰的价格、问对方的婚否、家庭、宗教以及政治倾向等隐私性的问题“7C”原则：P158（1） 可信赖性(Credibility)（2） 保证沟通计划与沟通环境的一致性(Context)（3） 内容(Content)（4） 明确性(Clarity)（5） 连贯性(Consistency)（6） 渠道(Channel)（7） 准确判断接受能力(Capability of Audience)有效沟通的目标：P159（1） 说明事物（2） 表达情感（3） 建立联系（4） 和谐工作环境掌握了解客户需求的方法：P161（1） 访谈：直接询问、电话访问、客户座谈、走访客户（2） 制作不同内容的调查问卷（3） 进行客户资料查询（4） 直接沟通中倾听反馈了解沟通对象的行为习惯和工作风格 P162正确选择沟通渠道：P164（1） 面谈沟通的特点（2） 书面沟通的特点（3） 会议沟通的特点（4） 演讲沟通的特点（5） 电子媒介沟通的特点必要的沟通技巧：P164（1） 面谈沟通的技巧（2） 书面沟通的技巧（3） 会议沟通的技巧（4） 演讲沟通的技巧（5） 电子媒介沟通的技巧（6） 其他沟通技巧横向沟通在组织中采取的形式有：部门会议、协调会议、员工面谈、备忘录、主题报告、例行的培训等。 P167危机沟通的策略：P174（1） 依据危机影响确认沟通重点（2） 重点实施沟通的方法第四章 速记基础 （2道）速记在秘书工作中的作用P179文字代码（中文速记）第五章 企业管理基础 810分 企业设立登记申请表 P201现代企业制度基本情况一览表 P203现代企业制度的基本特征：P205（1） 产权明晰（2） 权责明确（3） 政企分开（4） 管理科学内资企业年检程序 P208（1） 内资企业年度网上年检申报流程 （八步）（2） 企业年检应提交的材料：P209法人企业、个人独资及合伙企业：1）年检报告书2）营业执照副本3）资产负债表、损益表4）经营范围中载明前置行政许可经营项目的，提交加盖企业印章的相关许可证、批准文件的复印件（3）内资企业年检报表P210外资企业年检时间：P212（1）2006年3月1日至6月30日，企业应当向企业登记机关提交年检材料。（2）有正当理由的可以在6月30日前向企业登记机关提交延期参加年检的申请，经企业登记机关批准可以延期30日（3）2006年设立登记的企业，自2007年起参加年检企业年检程序：P212（1） 企业在网上申报年检（2） 登记主管机关受理并进行网上预审（3） 通过网上预审的企业向登记主管机关报送年检报告书和其他有关材料（4） 登记主管机关审查企业提交的年检材料是否齐全，内容是否完整、无误、符合法定形式（5） 通过年检的企业缴纳年检费（人民币伍拾元整）（6） 登记主管机关在营业执照副本上加盖年检戳记，并发还营业执照副本现代企业文化由3个层次构成，即物质层、制度层和精神层。精神层是核心层。P214企业精神：是企业有意识地提倡、培养职工群体的优良精神风貌，是对企业现有的观念意识、传统习惯、行为方式中的积极因素进行总结、提炼及倡导的结果，是全体职工有意识地实践所体现出来的。企业文化是企业精神的源泉，企业精神则是企业文化发展到一定阶级的产物。P215企业文化的特征与功能 （全看）P218高性能团队所具备的条件：P222（1） 共同的愿景（2） 队员之间有开放的交流（3） 队员之间需要互相信任，互相尊重（4） 在不同的领域，不同队员可做团队领导（5） 要有高效的工作程序（6） 在团队内要求同存异（7） 队员做事有共同的方法和工作流程人事档案保管制度的基本内容大致包括5部分：材料归档制度、核查制度、保卫制度、统计制度、转递制度 P224保卫保密制度的具体要求：P224（1） 对于较大的企业，一般要设专人负责档案的保管，应齐备必要的存档设备（2） 库房备有必要的防火、防潮器材（3） 库房、档案柜保持清洁，不准存放无关物品（4） 任何人不得擅自将人事档案材料带到公共场合（5） 无关人员不得进入库房；严禁吸烟（6） 离开时关灯关窗，锁门企业公共关系的基本特征：P232（1） 以社会公众为工作对象（2） 以塑造形象为工作目标（3） 以传播沟通为工作方式（4） 以互惠互利为工作原则（5） 以真实诚恳为工作信条（6） 以注重长远为工作方针企业形象的塑造和维护（1） 阐明企业当前策略（2） 确定企业形象（3） 制定沟通目标（4） 拟订沟通计划（5） 持续执行计划会计要素一览表 P242现金管理：现金收支和现金清查 P248出纳业务知识之支票遗失的处理 P255个人所得税征收范围、对象表 P266工资、薪金所得税税率表 P267个体工商户的生产经营所得税税率表 P267社会保险的种类：养老保险、失业保险、医疗保险、工伤保险、生育保险 P270我国金融机构体系结构图 P276第六章 法律与法规 68分公司的基本特征：P287（1） 是以盈利为目的的企业法人组织（2） 是以股东的投资为基础设立的（3） 应依法成立，应符合法定的实质要件，遵循法定公司的种类 P287公司章程有限责任公司的组织机构：股东会、董事会（执行董事）与经理、监事会 P288公司的清算P295（1） 清算组的组成（2） 清算组的职权（3） 清算组的义务（4） 清算程序合同法合同履行、合同订立和合同效力P296合同履行及其原则：全面履行原则和诚实信用原则P302合同履行的担保：根据我国民法和担保法的规定，合同履行的担保方式有定金、保证、抵押、质押和留置 P303合同的权利和义务终止 P304滥用行政权力行为：P309（1） 滥用行政权力限定他人购买其指定的经营者的商品（2） 滥用行政权力其他经营者正当的经营活动（3） 滥用行政权力限制外地商品进入本地市场，或本地商品流向外地市场劳动法的适用范围：P316（1） 在中华人民共和国境内的企业、个体经济组织和与之形成劳动关系的劳动者（2） 国家机关、事业组织、社会团体的工勤人员（3） 实行企业化管理的事业组织的非工勤人员（4） 其他通过劳动合同与国家机关、事业组织、社会团体建立劳动关系的劳动者劳动就业的原则：P317（1） 平等就业的原则（2） 双向选择的原则（3） 照顾特殊群体人员就业的原则（4） 禁止雇佣童工的原则劳动合同的订立 P318劳动合同的效力：P319（1） 违反法律、行政法规的劳动合同（2） 采取欺诈、威胁等手段订立的劳动合同劳动合同的终止：P321（1） 劳动合同期限届满（2） 企业宣告破产或者依法解散、关闭、撤消（3） 劳动者被开除、除名或因违纪被辞退（4） 劳动者完全丧失劳动能力或者死亡（5） 劳动者达到退休年龄（6） 法律、法规规定的其他情况集体合同争议处理：P322女职工和未成年工