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文档简介

公文写作辅导一、什么是公文公文,即公务文书,是国家机关及其他社会组织(主体)在行使职权和实施管理(条件)的过程中形成的具有法定效力与规范体式(特定要求)的文书,是进行公务活动的重要工具(环境)。二、公文的特点与作用(一)公文的特点:1.公文有法定的作者;2.公文有法定的权威;3.公文有特定的效用;4.公文有规范的体式;5.公文有规定的处理程序。(二)公文的作用:1.领导与指导作用;2.行为规范作用;3.传递信息作用;4.公务联系作用;5.凭据记载作用。三、 公文的分类与文种(一)公文的分类1.从公文的来源划分:对外文件、收来文件、内部文件。 2.从公文的行文关系上来划分:上行文、平行文、下行文。3.从公文的秘密程度和阅读范围来划分:秘密文件(绝密、机密、秘密)、普通文件、公布文件。4.从公文制发机关的性质来划分:法律(法规)文件、行政文件、党的文件。5从公文内容的性质与作用来划分:指挥性公文、规范性公文、报情性公文、知照性公文、记录性公文。(二)公文的文种2008年8月24日,国务院以国发200023号文发布了新的国家行政机关公文处理办法(自2001年1月1日起施行)。信用社常用文种:决定、公告、通知、通报、报告、请示、批复、 意见、函、会议纪要。四、公文的写作特点和要求(一)公文写作的特点:1.被动写作,遵命性强;2.对象明确,针对性强;3.集思广益,群体性强;4.决策之作,政策性强;5.急迫之作,时限性强;6.讲究格式,规范性强。(二)公文写作的基本要求:1要保证公文内容在政治上的正确性;2要实事求是,在业务上符合客观规律;3在文字表述上准确、鲜明、生动,符合语法与逻辑;4公文起草要符合统一规定的体式与程序;5要注意选用书写的载体材料与字迹材料。五、公文写作的步骤与方法(一)明确发文主旨(二)收集有关材料1收集、阅读和研究有关的文件材料。2深入下去,收集有关的实际材料。(三)拟出写作提纲(四)认真起草正文1把握公文主题,选好用好材料。2观点正确,情况确实。3内容涉及的有关部门要经过会商,取得一致意见。4文字表述要简练,交代问题要清楚。(五)反复检查修改1关于主题的修改;2关于观点的修改;3关于材料的修改;4关于结构的修改;5关于语言的修改。六、公文的文体及构成要素(一)公文的表达方式1叙述。(1)公文的叙事不在于具体记叙事实,而是通过对基本情况或个别事实的叙述来说明一定的问题,以达到反映情况、交流思想、阐明观点的目的。(2)公文中运用叙述的方法主要是顺叙。(3)在公文写作中运用叙述这一表达方式的同时,还可根据需要,恰当地运用倒叙、插叙、分叙等方法。2说明。说明是用简明扼要的文字,把事物的形状、性质、特征、成因、关系、功用等客观、真实地解说清楚。有:定义说明、注释说明 、 比较说明 、数字说明、举例说明、分类说明 。 3议论。就是议事说理,通俗地说,就是把道理说清楚。议论的要素是:论点、论据、论证。(二)公文的语言特点:准确、简明、庄重、得体(三)公文中几种常见词语的运用1公文的特定用语:开端用语、引叙用语、经办用语、称谓用语 、期请用语、表态用语、综合用语、过渡用语、谦敬用语、结尾用语。2惯用语。惯用语是指一定民族语言中长期形成的习惯用语。3缩略语4成语5引用语。引用语是指在写作中引用前人的现成语句来论证或说明文章中所要论述的问题。公文写作中,引用语的使用一般有以下几种情况:一是引用名人名言;二是引用古书上的现成语句;三是引用党和国家领导机关重要文件中的语句。(四)公文的构成要素公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。七、公文格式(一)公文的文面格式国家行政机关公文格式(以下简称格式)将公文的各个要素划分为眉首、主体、版记三个部分,置于公文首页红色反线(宽度同版心,即156mm)以上的各要素统称“眉首”;置于红色反线以下至主题词之间的各要素统称主体;置于主题词以下的各要素统称版记。1眉首部分(1)公文份数序号。带有密级的公文要编制份数序号,编制份数序号的目的是准确掌握公文的印制份数、分发范围和对象。一般用6位(不得少于两位)阿拉伯数码,其位置在版心左上角顶格第1行。(2)秘密等级和保密期限。标注方法是在密级与期限中间加“”,如“秘密六个月”,“机密五年”、“绝密长期”、“机密”等。公文密级的标注位置在文件首页公文版头右上角第一行。用3号黑体字标注,两字之间空1个字的距离,如“秘 密”,如需要同时标注保密期限的,则秘密等级的两字之间不空出距离,如“秘密六个月”。凡传递秘密公文应在文件封皮上加盖戳记注明。(3)紧急程度。紧急公文应根据紧急的程度分别标明“特急”、“急件”。(4)发文机关标识。发文机关标识一般由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成。发文机关标识大字居中套红印在文件首页上端,约占图文区的三分之一或五分之二。字体应选用小标宋体字。版头下面有一条宽度等同版心的间隔横线,作为眉首区域和主体区域的分界线。党的文件在间隔线中间印上一颗五角星。 联合行文必须注意格式中规定的“文件首页必须显示正文”。发文机关过多只能挤发文机关,不能挤正文。 (5)发文字号。发文字号是指由发文机关编排的文件代号。由发文机关代字、年份(加六角括号 )和序号组成。几个机关联合发文,只标明主办机关发文字号。(6)签发人。签发人标识仅在上报的公文中才出现。其中,“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。签发人标识的位置按格式规定应平行排列于公文字号右侧,与发文字号同处在一行。这样,发文字号就不要居中了,要居左空1字,签发人则右空1字。2主体部分公文的主题部分包括公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文时间、公文生效标识、附注等项。(1)公文标题公文标题的三个组成部分,一般都要求写完全,但也有省略的情况,例如:省略公文机关名称的;省略事由的;机关名称和事由同时省略的。必须指出的是,有些机关的发文,以为使用了正式文件版头,机关名称已经在文件版头中印出,就在标题中将发文机关省略了。其实,这种省略是不应该的。(2)主送机关。主送机关应当使用全称或者规范简称。公文主送机关一般有以下三种情况:上级领导机关对下级发出的公文,一般的下行公文都有两个以上的主送机关。下级机关向上级领导机关发出的请示或报告,在一般情况下都只有一个具体的主送机关,不要多头主送。一般不要以领导人作为主送机关。有的上行公文除主报直接的上级机关外,有时还根据公文内容需报送其他相关的上级机关,则可采取“并报”的形式。直接向社会公众发布的公文,公文的主送机关就没有必要再写了。主送机关的位置应在正文之上公文标题左下方,无论一行或多行,均靠左顶格书写。根据机关类型中间用顿号或逗号,末尾加冒号。如果主送机关名称过多,而使公文首页不能显示正文时,可将主送机关名称移至版记部分主题词之下,抄送之上,作变通处理。(3)正文。正文的结构一般可分为导语、正文主体、结束语三个部分。导语。导语部分的写作一般有依据式、目的式、原因式三种写法,以表明制发这份公文的依据、目的或原因。A.依据式,即简要地说明发文的依据。通常用“据”、“根据”或“按照”、“遵照”等介词和宾词组成介词结构的开头。B.目的式,即开宗明义说明发文的目的。通常使用“为”,“为了”等介词和宾词组成介词结构的开头。C.原因式,即简要地说明发文的原因。通常用简洁的语言,以叙述、说明或夹叙夹议的方式开头。正文主体。正文的主体是公文的主要部分,也是写好公文的关键和难点所在。A. 内容要符合党的路线、方针、政策和有关规定,符合国家的法律、法规,提出新的政策规定要注意保持连续性,提法要同已公布发的文件相衔接;B. 所反映的情况、问题、数据等必须真实可靠,提出的措施和办法,要切合工作实际,切实可行;C. 内容涉及的有关部门要经过协调会商,取得一致意见;D. 在文字表达上概念准确,观点鲜明,条例清楚,层次分明,篇幅简短,实事求是,合乎语法规范,正确使用标点符号;E. 公文中的数字、年份、人名均不能回行。结束语,结束语部分要意尽言止,自然终结。一般地说,在主送机关之下,落款之前的部分都是正文。但是当加通知转发或印发上级文件、下级报告及会议纪要、领导同志讲话时,就形成了转发性文件和被转发件。这种转发性文件和被转发件在形式上是正件和附件的关系,实质上它们都是正件。 (4)附件,应在正文下一行加以标识。(5)成文时间在一般情况下,以领导人签发时间为准。经会议讨论通过的公文,以会议通过的时间为准,并加括号写在公文标题的正下方。规范性公文以批准时间为准。两个以上机关的联合发文,以最后一个签发机关的领导人的签发时间为准。一般的日常事务性公文,如涉及具体事项的通知、通告、简报、函等的成文时间以它们的印发时间为准。公文的成文时间标注在发文机关署名下方的,不论其文字多少,都要注意两者的距离相称。(6)公文生效标识单一发文机关印章。单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称,只标识成文时间,在成文时间上加盖机关印章即为公文生效标识。加盖印章的两种方式。一种是“下套”方式,即将印章的下弧压在成文时间上;另一种是“中套”方式,适用于印章下弧有文字的印章,如行政机关的部门印章或专用印章等,中套的要求是印章的中心线压在成文时间上。联合行文印章。一是两个单位的行文需加盖两个印章时,应将成文时间拉开,左右各空7字,主办机关印章在前,两个印章均压成文时间,要排列整齐,两个印章互不交切。二是三个或三个以上单位联合行文时,为了防止空白印章的出现,格式规定应将所有行文单位名称(可用简称)排在成文时间和正文之间(主办单位在前),将印章加盖在单位名称上。每排最多排3个印章,两端不得超过版心。主办机关的印章在前,协办机关的印章按照发文机关标识的顺序依次排布。成文时间标识在最后一排印章之下空1行位置,右空2个字。关于在公文中不再标识“此页无正文”的说明。当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时,应采取调整行距、字距的措施加以解决,务使印章与正文同处一面,不得采取标识此页无正文的方法解决。(7)附注。附注一般是对公文的发放范围,使用时需注意的事项加以说明。如“此件发至县团级”、“此件可报”等。附注应用圆括号括入,左空2字标识在成文时间下一行。3.版记部分公文的版记部分包括主题词、抄送机关、印发机关和印发时间等项。(1)主题词。主题词是指能够准确表达公文主题内容便于公文检索查询的规范化名词或名词性词组。公文标注主题词的作用是:A可以准确简要地概括文件的主要内容。B可以帮助我们大大提高文件检索、查询的速度。C有利于文书档案管理的规范化、系统化、科学化。公文标注主题词应当注意以下问题:A必须在公文主题词表中选用主题词。B公文主题词表中的类别标题不作主题词用。C主题词引的顺序是先标类别词,再标类属词。D一份文件如有两个以上的主题内容,先集中对一个主题内容进行标引,再对第二个主题内容进行标引。E在公文上标注主题词,要直接反映出该份公文所说明的问题或论述的事物。F“主题词”三字居左顶格用3号黑体字标注在抄送机关上一行,“主题词”后标冒号。除类别词外,一般以不超过五个主题词为宜。(2)抄送机关。抄送机关是指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关。确定抄送机关要掌握以下几条原则:抄送要限于同文件内容相关、需要对方知晓或协助办理的机关,既不能滥报滥送,也不能漏报漏送。向上级机关的请示,不可同时抄送下级机关;向上级机关的报告,一般也不要抄送下级机关。翻印或原文转发上级机关的文件,不要再上报上级机关。在一般情况下,下级机关不得越级行文请示、报告,也不得越级抄送文件。因特殊情况必须越级行文者,应当抄送被越过的上级机关。受双重领导的单位的请示、报告,应根据文件的内容确定主送机关和抄送机关。抄送机关标注在主题词下1行,左空1字用3号仿宋体字标识“抄送”,“抄送”后标冒号。抄送机关名称要用全称或规范化简称、统称。应依机关的性质、职权、隶属关系依次排列。按照党、政、军的顺序排列。要注意同一性质或同一级别的机关之间的停顿用“顿号”,不同性质或不同级别的机关之间的停顿用“逗号”,以示区别。(3)印发机关和印发说明。印发机关和印发说明是对文件制发(含翻印)情况的说明记载,包括文件制发单位的名称、印发日期和印制份数等。印发机关和印发时间位于抄送机关之下(无抄送机关则在主题词之下)占1行位置,印发机关左空1字,印发时间右空1字,然后在下方划一条与版心等长的横线作底线,底线下面右侧标注印制份数。(二)公文的特定格式1信函式格式(1)发文机关名称上边缘距上页边30mm,在30mm之下标识发文机关名称,发文机关名称一般不用简称。(2)在发文机关名称4mm之下印一条上细下粗的武文线,在距离下页边20mm处印一条上细下粗的文武线。线的长度均为170mm。(3)“信函式”公文的份数序号、密级、紧密程度可以放在武文线下左上角顶格,发文字号放在武文线下右上角顶格。首页的页码以放在文武线之上右下角为宜。2命令格式3会议纪要格式会议纪要标识(即红头)由主持召开会议的机关名称、会议名称和纪要组成,用红色小标宋体字,字号由发文机关自定。会议纪要不加盖印章,不标识主送机关。(三)公文的排版形式1公文用纸一般采用国际标准A4型,其成品幅面尺寸为:210mm297mm;公文页边与版心尺寸为:公文用纸天头(上白边)为37mm,公文用纸订口(左白边)为:28mm,版心尺寸为:156mm225mm。2公文的书写形式。第一级用:一、二、三第二级用:(一)、(二)、(三)第三级用:1、2、3.第四级用:(1)、(2)、(3).3字体字号的选用。公文中字号的选择一般按发文机关标识、大标题、小标题、标识字符、正文及附注等顺序依次从大到小地选用。发文机关标识推荐使用小标宋体字,用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定,但一般应小于22mm15mm。公文大标题推荐使用2号宋体字,小标题推荐使用3号宋体字。秘密等级,缓急时限、主题词和各标记字符或其他重点句推荐使用3号黑体字;主题词的词目推荐使用3号宋体字。一般公文的发文字号、签发人、主送机关、正文、附件说明、成文时间、附注、抄送机关、印发说明等推荐使用3号仿宋体字;签发人姓名用3号楷体字表示。4.排版规格。公文的正文用3号仿宋体字,一般每面排22行,每行排28个字。5制版要求。版面干净无底灰,字迹清楚无断划、尺寸标准、版心不斜,误差不超过1mm。6印刷要求。双面印刷、页码套正,两面误差不得超过2mm。八、公文的装订要求公文应左侧装订、不掉页。 九、公文的行文规范关于“请示”的行文问题凡请示的公文应当一文一事,一般只写一个主送机关。在上级机关未批复之前,其内容并不生效。“请示”不得直接送领导者个人。十、机关法定公文的写作(一)决定1.决定概述决定是党政机关对重要事项或重大行动作出决策和安排的指导性公文。2.决定的特点(1)内容重要,决定一般都不是由个人作出的。(2)政策性强。(3)有约束力。3决定的类型:指挥型、个案型(表彰决定)、知照型4.决定的写作决定的标题,由决定机构、决定事由、文种三部分构成。(二)意见1.意见概述意见,是对重要事项发表的对工作有指导性质的文件。2.意见的类型和特点(1)直接指导型。(2)批转执行型。“意见”是由职能部门提出,经领导机关同意,批转或转发下级部门执行。3.意见的写作要注意内容的政策性、原则性、对下级的要求要明确具体,表述条理要清晰。(1)意见的标题,一般也是发文单位加事由加文种。(2)意见的正文,一般根据意见的多少,分部分或分条分点阐述,其第一部分或第一点,多半是提出意见的现实根据。后面部分则是对工作的具体要求及实施的原则、步骤、方法等。(三)通知1.通知概述通知是向特定受文对象告知或转达有关事项或文件,让对象知道或执行的公文。它是一种使用面极广、以下行为主也可平行的公文文种。2.通知的类型:发布性通知、批转性通知、转发性通知、指示性通知、任免性通知、事务性通知。3.通知的写作(1)标题,“发文单位加事由加文种”或“事由加文种”两种形式。(2)正文,不同类型通知的正文有不同写法。(四)通报1通报概述通报是在一定范围内表彰先进、批评错误、传达事项的告知性文件。2.通报的特点:周知性、指导性。3.通报的类型:表彰先进型、批评错误型、传达事项型。4.通报的写作。通报的格式,与通知差不多。(1)表彰先进的通报,一般按介绍先进事迹、宣布表彰决定、分析先进思想、指明如何向先进学习四个步骤写。(2)批评错误的通报,应把批评根据、错误事实、处分决定、错误性质、善后办法五个方面写清楚。(五)报告1.报告概述报告是下级机关向上级机关汇报工作情况的陈述性公文。2.报告的特点(1)重陈述。报告的主要任务是如实向上级陈述工作情况,事实和意见的陈述应当是报告的主要内容。(2)有主见。汇报工作不能只摆事实而没有汇报者的观点。3报告的类型:综合报告和专题报告。综合报告多属例行报告,即每隔一定时间,如一季、半年、一年,下级必须将工作情况全面向上级汇报一次。专题报告是就某件事或某个问题专门写的报告,多半是不定期的,根据实际情况的需要而撰写。按照行文的目的的不同,报告可分为呈报性报告和呈转性报告。呈报性报告的行文目的单纯,即将有关情况报告上级,让上级知道。呈转性报告的行文目的不仅仅是汇报,它还要求上级机关在同意报告的情况下,将报告转批或转发给有关单位执行。4.报告的写作(1)陈述事实要清楚扼要。(2)表达观点要精练清晰。(3)语言要简洁朴实。(六)请示1.请示概述请示是下级机关向上级机关请求指示或批准的报请性公文。2.请示的特点(1)超前性:请示必须在办事之前。(2)说明性:请示的目的在向上级说明情况,请求帮助。(3)单一性:请示必须坚持“一文一事”。3.请示的类型:请求批准类、请求帮助类、请求批转类。4.请示的写作(1)要遵守行文规则请示应当一文一事。请示事项涉及其他部门业务范围时,应当经过协商并取得一致意见后上报;经过协商未能取得一致意见时,应当在请示中写明。请示一般只写一个主送机关,如需同时送其他机关,应当用抄送形式,但不得同时抄送下级机关。请示应按正式渠道送上级机关,除特殊情况外,不应当直接送领导者个人。一般不得越级请示,因特殊情况必须越级请示时,应当抄送被越过的上级机关。受双重领导的机关向上级机关请示,应当写明主送机关和抄送机关,由主送机关负责答复。(2)理由要充分,要求要合理。(3)格式要正确,语言要得体。结束语根据请示内容的不同而有不同的习惯写法,常用的有“可否,请批示”、“当否,请指示”、“请审批”、“以上请示如无不当,请批转有关单位贯彻执行”等。(七)批复1.批复概述批复,是答复下级机关请示事项的指示性公文。2.批复的特点:针对性、指导性3.批复的类型:表态性批复、指示性批复4.批复的写作批复一般比较简短,表态性的批复常常只有几十个字或一两百字,指示性的批复略长一些,也以几百字的为多见。(1)要先回应后批复。(2)表态要鲜明,措辞要明确。(3)要及时批复。(八)函1.函概述函是机关之间办理日常公务的交往性公文。2.函的特点(1)形式灵活,适应性强。比如一些一般性、事务性的询问和答复,就不一定用请示和批复,而可以用函。又比如有些工作上级机关想和下级机关商量着办,不带强制性质,这时也不宜用“指示”一类文种行文,而可以用函。(2)务实性强。3.函的类型:商洽函、问复函、请准函。4.函的写作函在格式与写法上,与一般书信基本相同,但作为处理公务的公文,又不能象私人信件那样随便。(1)一事一函,直陈其事。(2)语言要平实、亲切、自然。(九)会议纪要1.会议纪要概述会议纪要是记载会议情况和精神用以公布或传达的纪实性文件。2.会议纪要特点:纪要性、约束性、知照性3.会议纪要的类型(1)决议性会议纪要:多半是有一定权力的机构召开的研究工作的会议,纪要记载会议的主要精神和议决事项,可以作为传达和部署工作的依据,对今后工作有指导意义。(2)协议性会议纪要(3)研讨性会议纪要4.会议纪要的写作(1)会议纪要一般是在会议结束后起草的,经主管领导人签字同意才算定稿。(2)会议纪要的标题最常用的形式是“会议名称加文种”。(3)会议纪要的正文一般分为会议概况、会议内容、结束语三个部分。5.会议纪要由会议主持机关撰写,可以在最后署机关名称和撰写日期,也可以在正文写出主持机关,不另外署名。(十)总结1.总结概述总结是机关团体在实施计划或完成任务之后,对已做工作进行概况及评估的文书。2.总结的特点(1)回顾性:总结的内容是回顾已经做过的工作。(2)经验性:总结的目的不仅仅在回顾已经做过的工作,还在于把感性的认识上升到理性的高度。3.总结类型:综合性总结、专题性总结。4.总结的写作(1)回顾工作情况要实事求是。(2)总结经验教训要着眼未来。(3)纲目要清晰,文风要平实。总结的正文常见的写法有两种,一是“分层展开式”,二是“纲目带动式”。“分层展开式”是一种纵式结构,其内容和排列顺序通常是这样的:总体概况、主要成绩及做法、存在问题、经验教训、今后努力方向。“纲目带动式”是一种横式结构,采用夹叙夹议的写法,以议论为纲目,带动具体材料的陈述,内容的几个层次之间是并列关系。(十一)调查报告1.调查报告概述调查报告是针对现实中发生的较重要的问题,作专门调查后,利用调查材料写成的书面报告。2.调查报告的特点:针对性强、纪实性强。3.调查报告的类型:新闻性调查报告、政务性调查报告、个案性调查报告。4.调查报告的写作(1)深入细致、客观公正的调查是写好调查报告的前提。(2)围绕问题展示重要的、典型的材料是调查报告的主要任务。(3)调查报告的格式:调查报告的标题有公文式标题和新闻式标题两种形式。(十二)讲话类文书1.讲话类文书概述讲话类文书就是人们在各种特定的场合发言时所依据的各类文稿的总称。2.讲话类文书的类型:讲话稿、开幕词、闭幕词。3.讲话类文书的特点:口头性、直接性、针对性、情感性。4.讲话类文书的写作(1)讲话类文书的写作格式讲话稿的写作格式:开头、主体、结尾。开幕词、闭幕词的写作格式 A、开幕词开头 宣告会议开幕,常用称呼开头,接着说明会

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