公司行政管理办法【2015】.docx

微易智能 行政管理文件 WYXZ150101XX有限公司 公司行政管理办法（修订版）版 本 ： V3.0 生效时间： 2015/01/01 编 制： 行政部 审 核： 批 准： 目 录1 目的42 适用范围43 定义44 职责45 管理内容55.1办公室管理55.2 固定资产管理55.2.1 电脑管理55.2.2 办公用品采购65.3 公司印章管理65.3.1公司印章分类65.3.2 管理权限及责任65.3.3 用印手续75.4 内部公文管理85.5 工作QQ管理85.6 公司住宿管理95.7 公务用车管理95.7.1车辆的调配和使用原则105.7.2 车辆使用范围105.7.3 车辆使用申请105.7.4 车辆费用管理105.7.5 车辆维修、保养管理105.7.6 交通违规、事故处理115.7.7 驾驶员要求125.7.8 其他管理146 附则141 目的为加强公司的规范化管理，完善各项工作制度，简化工作流程，特制定行政管理办法。2 适用范围适用于公司全体员工。3 定义无。4 职责4.1 行政部4.1.1 根据公司发展的实际情况，制定出合乎企业现状的各类规章制度;组织制定行政管理规章制度及督促、检查制度的贯彻执行;收集合理化建议，在企业发展中及时调整和完善，提高制度的可执行性和有效性，切实可行的提高员工工作主动性和规范性。4.1.2 组织协调公司年会、员工活动、市场类活动及各类会议；负责外联工作及办理公司所需各项执照; 组织好来客接待和相关的外联工作。4.1.3 组织建立和完善公司档案管理体系；制定公司档案分类标准和档案编号标准，并进行分类存档、保管；搜集、整理公司内部信息，及时组织编写公司大事记。4.1.4 负责公司相关文件的起草、印制和分发，上级和外部来文的签收、登记和领导批示后的传阅、催办、回复。做好公司行政类文件的审核、编号、立卷、存档工作。4.1.5 根据公司物料采购的品种、规格和批量，负责进行市场调查，选择合格的供方并定期进行市场调查及供方资质评审。负责各类物品的采购工作，确保按时完成各项采购任务，并保证所采购的物料质量符合要求。4.1.6 管理公司资产，做好物品及车辆的管理工作及各项后勤保障工作。4.1.7 对控制成本的方法提出建议、改进方法。4.1.8 组织建立和完善公司固定资产管理体系; 审核公司固定资产采购、转移、调配、报废申请；报废申请; 定期组织开展固定资产盘点工作; 督促指导固定资产日常维护和台账管理工作。4.1.9 其他管理工作。4.2 各部门领导负责员工各项事务的审批。5 管理内容5.1办公室管理5.1.1 员工应将办公桌上的文件资料及自己私人物品摆放整齐，保持办公桌及周围环境的清洁。5.1.2 液体类垃圾（如茶水等）严禁乱扔乱倒。5.1.3 办公室禁止吸烟，可在公司楼梯间抽烟，但须保持吸烟区的通风及整洁。5.1.4 办公室原则上禁止吃带有气味的食品，如盒饭、方便面等。5.2 固定资产管理5.2.1 电脑管理1）公司原则上统一为每位员工配置一台台式机作为工作机。员工下班时应关掉电源（中午休息时关掉显示器电源），爱护使用公司电脑。2）为提高工作效率，鼓励员工使用私有笔记本电脑办公，公司结合国家规定的相关电子产品折旧方法及公司情况，为使用私有笔记本电脑（须符合公司电脑使用标准）办公的员工提供电脑使用补助。进入公司前购买的总价低于4000元的电脑：补助标准，800元年。进入公司后购买的总价高于4000元的电脑：补助标准，1200元年（需要提供正规机打发票上交公司）。补助年限按购买电脑的发票时间及进入公司转正时间计算，原则上一台笔记本电脑补助年限不超过4年。3）因工作需临时借用公司笔记本电脑的，可向行政部申请，填写“笔记本电脑借用登记表”并在规定时间内及时归还。 4）因工作需长期使用公司笔记本电脑的，可向行政部申请，提交“办公用品领用申请表”经常务副总审批同意后，方可领用。5.2.2 办公用品采购因公需领用或购买办公用品的，部门负责人需在每月22号之前将该部门下月采购计划报至行政部审核。行政部汇总各部门所需办公用品后，提交“办公用品（固定资产）请购单”，经常务副总审批后统一采购。行政部收货、入库后应及时通知需求部门领取办公用品，并做好相关记录。5.3 公司印章管理5.3.1公司印章分类公司印章分为公司公章、财务专用章、合同专用章、发票专用章和法人章。5.3.2 管理权限及责任5.3.2.1 公司行政部负责制定公章使用管理规定，并指定专人负责公司各类印章的日常使用管理工作。5.3.2.2 印章保管人员应该明确责任，保证印章的正常使用和绝对安全，防止印章被盗用或滥用。5.3.2.3 管理部应建立印章登记台帐（印章登记表），并永久保存。此台帐需载明每个印章文字、印模、起印和废止时间、使用部门、部门负责人姓名、保管人姓名、保管人变更等信息。5.3.2.4 公章使用中出现错误或对公司造成损失的根据使用申请记录追查相关人员责任。5.3.3 用印手续5.3.3.1 用印审批 因工作或其他原因需要申请使用公司印章的，需向行政部申请同意后，填写“公司印章使用登记表” 依审批权限获准后，连同需盖章文件一并交印鉴管理人。若需将公司印章带出办公室的，需提交“印章借用申请表”，经相关领导批准后方可使用。1) 项目管理处印章使用要求既手续严密，又方便工作。印章的使用必须严格遵循印章使用审批程序，按照印章的使用范围，经审批后方可用章。 2） 以项目管理处名义发出的文件，按项目管理处文件管理规定执行。 3）以项目管理处名义对外联系工作的介绍信和商办、签复等一般事项的便函，须经项目总经理签字后，方能盖章，经办人必须履行用印登记手续。 4）凡需在上报的登记表、审批表等表格上盖章，必须经项目总经理签字同意，按表格要求盖章。 5）其它事项需用公章，由经办人书面报项目总经理同意后，凭项目总经理批件用印，办理用印登记手续。 6）不准在空白证件、奖状、便笺等上加盖公章。如确属特殊需要，应说明理由，报项目总经理批准并经编号后，方可盖章。所盖证件如未用完，应及时交回行政事务部注销。5.3.3.2 使用方式 1）落款处：盖于文书作者落款处，表明法定作者及文书的有效性。2）更正章：对文书书写中的错误进行改正后，加盖更正章,以作为法定作者自行更正的凭证。3） 骑缝章：介绍信与存根衔接处须骑缝加盖印章，以便必要时查核、对同。4）骑边章：将材料多页沿边取齐后均匀错开，从首页到末页，骑各页之边，加盖以完整公章，以证明该材料各页是同时形成的。5）弥封章：在公文封套封口处粘以纸条加盖公章，以确保在传递中无撕拆之弊。6）封存章：在封条上加盖印章，以封存财物、仓库、住房、文件橱等。7）盖章时精力要集中，用力要均匀，盖出的印章应端正、清晰、美观，便于识别。印章文字不得歪斜或颠倒。8）印章管理人原则上不允许在空白凭证上加盖公章。确有需要的必须经领导批准并编号登记。5.4 内部公文管理5.4.1 内部公文包括公司管理文件、公司决策文件，员工“请假申请表”、“出差申请表”、“加班申请表”等所有需审批的文件。5.4.2 行政部负责公司内部公文的管理。5.4.3 管理流程。5.4.3.1 公司管理、决策文件需经总经理审批后，上传至公司系统中公示7天。5.4.3.2 所有员工申请审批的公文，需先发至行政部公文负责人整理、编号后，由公文负责人将待审公文发给相关领导审核，相关领导审核结束后需将审核结果反馈至公文负责人。并由公文负责人负责所有公文的传阅和存档。5.5 工作QQ管理5.5.1 公司为了方便工作、学习、交流，统一为员工配置工作QQ。5.5.2 工作QQ的名字格式统一为：真实姓名。5.5.3 工作QQ只用于工作交流，严禁上班期间交流与工作无关的信息。5.5.4 工作期间不准挂私人QQ，员工离职时，必须把工作QQ交还给公司。5.6 公司住宿管理公司为苏州公司员工配置了宿舍。5.6.1 公司宿舍配备了入住的基本硬件设施。5.6.2 费用承担5.6.2.1 公司承担房租、宽带及物管费用。5.6.2.2 员工需承担水、电、气等日常费用。5.6.3 公司员工临时到苏州公司住宿的，临时住宿的被子由公司统一购买、调配及管理。5.7 公务用车管理为提高员工工作效率，方便员工外出办公，公司提供公务用车。为加强公司公务车辆管理，提高使用效率，更好地为经营服务，对公司公务用车管理作如下规定。5.7.1车辆的调配和使用原则行政部负责公司车辆的调派、使用、维修、保养及日常管理工作，并按时缴纳各种规费，做好车辆定期审检及事故处理工作，建立车辆信息台账（如年审等）。5.7.2 车辆使用范围 1）对外的经营活动及交往联络工作。 2）存取大额款项。 3）购买大宗办公用品。 4）员工遇有紧急情况或有其它公务等需要用车的。5.7.3 车辆使用申请员工因公需申请公务用车的，申请人需到行政部申请调配，经行政部核实后方可调配。员工在当天使用完毕后填写“公司车辆使用登记表”（电子档） 并发送行政部负责人邮箱，交还钥匙。若第二天接着使用，则不需要交还钥匙。5.7.4 车辆费用管理5.7.4.1 加油管理1) 公司车辆实行充值卡加油的加油方式，由行政部统一管理。2) 车辆充值油卡时，由驾驶员记录对应的里程数（填写在加油小票背面）。5.7.4.2 车用品管理如需车用品，可由驾驶员提出申请，报行政部，经常务副总审批后，统一进行采购。5.7.4.3 其他费用1）在公务用车过程中产生的过路费、桥费、停车费等其他费，驾驶员可持相关发票至行政部报销。2）对于有长期合作单位或指定单位的加油、维修、保养等费用，每月月底由行政部统一审核、结算、报销。5.7.5 车辆维修、保养管理行政部负责定点维修厂的选择，要求必须达到二类以上标准，具备公司现有公务车辆的维修维护能力，定点修理厂的收费标准要求按下调至少一个类别管理费，工时费尽量下调并按最长半年为一个合同期（无异议自动延期）的模式，最后由公司领导确定。公司公务车须到指定修理厂进行保养、维修。行政部应根据车辆的实际情况，安排车辆定期到指定修理厂进行检修、保养。5.7.5.1 车辆维修1) 需维修的车辆，由驾驶员填写“车辆报修单”，经行政部检查确认后，将故障车辆送到指定修理厂。发动机维修或车辆大修的，报修单经行政部确认后，再报常务副总批准，方可定点维修。2）驾驶员须每天到修理厂督促修理，出厂前驾驶员必须对所维修车辆进行确认，合格后方可签字确认维修结果并接车。驾驶员须在24小时内将维修单据原件报至行政部门备查。3) 若修理厂检测出的故障与驾驶员申报故障不相符时，驾驶员应持修理厂出具的检测报告至行政部，修改报修单。4）行政部应参照维修合同及市场价位严格核实维修费用。5.7.5.2 车辆保养1）驾驶员在每次用车前后做好一级保养(车辆内外的清洁等)及二级保养(胎压,胎纹,碰撞,机油,冷却水等)。2）驾驶员如发现车辆有车况不佳或损坏时, 应立即告知行政部, 征求对车辆进行何种处理的意见。3）驾驶员需定期对其所负责之车辆进行保养。5.7.6 交通违规、事故处理1）公务用车时违反交通法规，属人为过失（如超速、超载、任意停车、酒后驾车等）, 其罚款由驾驶人负担。属车辆本身不可抗拒之因素（如排放黑烟、车况不佳等）, 如属非车辆保养责任者, 其罚款由公司负担; 属车辆保养责任者, 由责任者负担。2）因公驾驶车辆遇交通事故发生车辆刮、擦、碰及伤人等交通事故，驾驶人应立刻报警, 同时通知公司行政部, 并由公司通知保险公司到位处理或指示处理方式。所产生的费用和责任，若在未违反交通法律法规情况下，除保险公司承担赔偿费用以外，其事故免赔部分由公司与驾驶员按7:3的比例承担；若事故责任人为驾驶员，除保险公司承担赔偿费用以外，其事故免赔部分由驾驶员承担。3）肇事赔偿责任:a.按正规手续申请使用或借用公务车者：以政府交通部门(或交通法庭)的事故判定书为依据, 在保险公司理赔范围内, 由公司负担；超出的部份, 公司不予负担, 概由驾驶者或借用者承担。b.未按正规手续申请使用或借用公务车及私自借与他人使用者：肇事的责任全数由个人承担。5.7.7 驾驶员要求1）驾驶员须持有有效驾驶证。2）驾驶员出车前应初步检查车辆及周围的环境。如轮胎是否气压正常，外部是否有损伤，地面是否有渗漏液体等。3）驾驶员应该规定的时间返回出发地，如不能按时返回的，应经领导批准报行政部同意，否则按私用车辆处理。4）驾驶员无故发生了车辆漏检、补检，给予该车驾驶员100元/次的罚款。5）凡因驾驶员未做例检，发现安全隐患并出车，造成部件损失，根据情节和损失大小，驾驶员应按维修金额5%进行赔偿，并给予10元/次的行政处罚。6）驾驶员在行车中，如发生交通事故，首先保护好现场，及时向所管辖的交警队报告，同时通知行政部，以便向保险公司索赔及处理善后工作，不得违反交通法规和常理自行处理交通事故，否则按全部责任处理。7）公务用车发生安全事故，除根据鉴定结果承担责任外，另对驾驶员给予考核：根据鉴定结果对负全部责任的驾驶员罚款500元/次；对负主要责任的驾驶员给予200元/次的处罚；对负同等责任的驾驶员给予200元/次的处罚；对负次要责任的驾驶员给予100元/次的处罚。8）未经安排，私自使用