20130906驻外单位和外出施工队伍管理办法(供应部).doc

关于印发莱芜煤机公司驻外单位和外出施工队伍管理办法的通知各事业部、驻外单位、机关部室、公司、中心：莱芜煤机公司驻外单位和外出施工队伍管理办法已经公司党政联席会研究通过，现予印发，请各单位认真遵照执行。本办法自2013年1月1日起执行。二一三年三月十一日莱芜煤机公司驻外单位和外出施工队伍管理办法各事业部、驻外单位、机关部室、公司、中心：为加强驻外单位和事业部外出施工队伍的管理，规范工作流程、强化管控力度，明确责权利险、统一标准要求，严格内部管理、降低生产成本，多口监督把关，杜绝违规（法）行为，最大限度地保护干部职工的合格权益，特制定本办法。一适用范围1驻外单位：鄂尔多斯分公司、平朔选煤厂运营公司、神东专业化服务公司等。2外出施工队伍：各事业部在买方现场制作、安装、调试和服务所派出的施工（服务）人员。二、总体要求各驻外单位、外出施工队伍要严格执行临矿集团、煤机集团和公司内部的各项管理规定制度、意见和办法，公司将及时把相关文件发放或转发给驻外单位。同时要求，要在公司各种管理规定、制度、意见和办法的基础上，结合所在被服务单位要求和现场实际，系统、科学地制定各项管理规定，建章立制，全面覆盖，使各项工作有章可循、有规可依。三管理内容物资管理1物资采购管理1.1驻外单位1.1.1所有物资（配件）采购、产品外委、工程建设、设备维（护）修均需书面报告公司分管领导和招标办（或业务承办部门），由招标办统一组织（或委托）进行招（议）标，任何人任何单位不得擅自采购。要严格执行山东莱芜煤矿机械有限公司招（议）标管理规定（莱煤机公司201346号文）。1.1.2驻外单位必须成立3人以上的招标领导小组和5人以上的招标工作（评审）小组，经单位负责人批准报公司企业管理部、招标办公室备案。驻外单位所确定的预中标价格、必须有5人以上的招标工作（评审）小组全体人员签字同意。同时上报价格部和招标办批准。1.1.3凡公司自行设计制造的产品配件，驻外单位必须与生产该产品的事业部签订内部订单，并由该事业部负责供给。1.1.4 形成固定资产的项目建设、设备购置、设备大修和改造必须向企业管理部和安全设备动力部一并提出申请，由企业管理部立项或列入公司维简计划；经公司党政联席会研究批准后，由招标办组织招标。并严格执行山东莱芜煤矿机械有限公司招（议）标管理规定。1.1.5所需生产物资、产品配套件、电液控系统、标准件、低值易耗等，由驻外单位向公司供应部提出采购计划（明细），由公司供应部提出物资采购招标申请连同上报的物资采购计划（明细）转交招标办，由招标办进行招（议）标或委托具备招标条件的驻外单位自行招（议）标，并按山东莱芜煤矿机械有限公司招（议）标管理规定的程序进行。由驻外单位签订合同的要在公司供应部和招标办存档合同原件。无论谁签订合同其标的物都必须通过公司供应部办理出入库结算手续。1.1.6 生产所需设备配件、设备维修维护（含专业化技术服务）必须向企业管理部和安全设备动力部一起提出采购（或服务）申请，并列出明细，由企业管理部列入专项资金计划；经公司批准后转招标办招（议）标或委托驻外单位自行招（议）标，并按山东莱芜煤矿机械有限公司招（议）标管理规定的程序进行。由驻外单位签订合同的要在价格部、招标办和供应部存档合同原件。同时将合同复印件报送安全设备动力部。无论谁签订合同，其标的物必须通过供应部办理出入库结算手续。1.1.7 办公及生活用品（如：计算机、传真机、打印机、复印机、复印机、投影仪、文件柜、办公桌椅、沙发、空调、洗衣机、电视机、电风扇、橱柜、厨具、床及床垫、热水器、床上用品等）必须向企业管理部和公司办公室一起提出采购申请，并列出采购明细，由企业管理部列入专项资金计划。经公司批准后，转招标办招（议）标或委托驻外单位自行招（议）标，并按山东莱芜煤矿机械有限公司招（议）标管理规定的程序进行。由驻外单位签订合同的要在招标办和供应部存档合同原件。同时将合同复印件报送公司办公室。无论谁签订合同，其标的物都必须通过办公室建账，达到固定资产额的要在安全设备动力部备案。办公耗材、车辆用油的采购可参照以上方式进行。耗材明细、用油数量每季上报公司办公室一次。1.1.8 驻外单位现场使用的零星物资和因运输成本高或因工期紧等特殊原因需要在施工当地采购的物资，招标办可直接委托驻外单位在施工当地进行招（议）标，并按山东莱芜煤矿机械有限公司招（议）标管理规定的程序进行。当标的物估价在20万元（钢材在50万元）及以上时，招标办、价格部、供应部应共同派人去现场督导。所签合同原件必须交招标办和供应部存档。其标的物必须通过供应部办理出入库结算手续。1.1.9对于常年使用的物资，要采取“统一标准、批量申报、集中审批、集中招标、一次定价、分批进货、据实结算、分期付款”的采购模式。对不同单位所用批量较大的相同物资，也可统一组织招标，确定价格后分头进货，分头付款。如滤布等。所签合同要上交价格部、招标办和供应部存档。其标的物必须通过供应部办理出入库结算手续。1.1.10驻外单位在现场施工必须租用吊车时，由驻外单位提出所使用吊车的吨位、时间、当地三家以上报价单，经招标工作小组全体成员和单位负责人签字同意后报价格部和招标办进行价格审查，通过后由驻外单位进行合同评审并签订合同（或协议）。要求按合同额开具正规发票，并经价格部和招标办审查确认后入账。1.2 外出施工队伍1.2.1 外出施工队伍必须成立5人以上的招标工作（评审）小组，经单位负责人批准后报招标办备案。1.2.2 现场施工所需的零星物资（如联接件、标准件、小批钢材、电缆、彩钢板、乙炔、氧气、焊条、油漆等）采购，由所属事业部提出采购计划（明细）报供应部，由供应部提出物资采购招标申请连同物资采购计划（明细）转招标办，由招标办进行招（议）标或委托外出施工队伍现场自行招（议）标。当由招标办招标时按山东莱芜煤矿机械有限公司招（议）标管理规定进行。当由外出施工队伍现场自行招标时，要严格执行山东莱芜煤矿机械有限公司招（议）标管理规定，必须将开标后带有评委签字的评标结果发到价格部和招标办进行审查，同意并合同评审后由施工队伍在现场签订采购合同。合同原件需交价格部、招标办和供应部存档。不论由谁签订合同，其标的物都必须通过公司供应部办理出入库结算手续。1.2.3 现场施工必须租用吊车的，由外出施工队伍提出所使用吊车的吨位、时间、当地三家以上报价单，并由现场招标工作（评审）小组成员签字同意后传回公司，经事业部负责人签字同意后报价格部和招标办进行价格审查，通过后由事业部进行合同评审，由外出施工队伍现场签订合同（或协议）。要求按合同额开具正规发票，并经价格部和招标办审查确认后入账。2物资仓储管理2.1驻外单位2.1.1驻外单位必须设专（兼）职采购员、库管员，报供应部、财务部、企业管理部备案。2.1.2所有采购物资必须有专人收料、发料，采购员、库管员和负责人必须在收、发料单上签字认可。2.1.3驻外单位所服务的单位对物资管理有要求的，执行所服务单位的规定。2.1.4驻外单位要按照公司物资管理制度进行物资管理，每月对物资进行清查，做到账、卡、物相符，每月23日编制物资采购、使用、库存表，向公司供应部、财务部报出；及时分析材料库存储备情况,每月24日四点前向公司供应部、财务部报送物资清查表；对仓库在材料收、发、存、保管和核算方面的问题提出改进意见；如发现物资有盘盈、盘亏、毁损、超储、低储和呆滞积压等重大问题，应及时报告供应部、财务部和公司领导，以便采取措施，妥善处理，改进工作。驻外单位有责任对废旧物资进行修复使用，同时设立修旧利废台账。2.1.5驻外单位形成的废旧物资要登记台账，必须进行招（议）标后对外销售，销售款项交公司财务部，进该驻外单位收入。2.1.6供应部要定期组织财务部、价格部等相关部门，对驻外单位进行物资管理大检查，指导驻外单位加强物资管理工作。2.2外出施工队伍2.2.1外出施工队伍必须设兼职采购员、库管员，由所属事业部报财务部、供应部备案。2.2.2所有采购物资必须有专人收料、发料，采购员、库管员和负责人必须在收、发料单上签字认可。2.2.3外出施工队伍在每月向所属事业部报出物资采购、领用、使用和库存明细表。施工完成后，清点剩余物资并运回公司，交事业部仓库管理。对于一些下脚料在事业部经理、公司生产副总经理和公司经营副总经理同意的前提下，可议标后在当地进行处理，销售款项交公司财务部，进入所属事业部收入。其他规定1驻外单位自主实行统一就餐的，必须制定管理办法，将市场价，采购和销售价格透明；建立财务账目，每月公开收支情况，接受职工监督，听取职工建议，对职工提出的疑问耐心