公司接待管理制度1.doc

北京代表处接待管理制度一、总则（一）为使北京代表处的接待工作有所遵循，特制定本制度。（二）本制度适用于广东振戎能源有限公司北京代表处接待工作。（三）行政办公室负责制度解释。二、接待事务分类1 内部：类：贵宾级接待。针对公司总经理、副总经理的接待。类：经理级接待。针对公司经理的接待。C类：一般级接待。针对公司普通员工、公司领导家属的接待。2 外部：类：贵宾级接待。针对政府部门重要领导、重要客户的接待。类：经理级接待。针对政府部门一般领导、主要客户、公司主要合作伙伴的接待。C类：一般级接待。针对政府部门一般办事人员的接待。三、接待场所管理（一）我代表处设两个接待处所：接待室用于总经理和经理级接待，会议室用于一般接待。（二）其它场所除首席代表办公室外一律不得用做接待场所，待客必须在指定处进行。四、接待职责分工（一）接待工作是我代表处主要工作之一，对于塑造企业良好形象有十分重要的意义。各相关部门及人员必须高度重视且规范操行。（二）接待内容包括：接客引入、询问让座、接待洽谈、参观介绍、招待服务、送客等。分工如下：1. 内勤：提供一般接待良好环境的保障及备品准备，协理贵宾室、商务室定时进行“一般”清扫工作。提供安全保障及来客导入。提供信息沟通保障及调度控制和来客记录，安排来客食宿。负责招待服务并陪同洽谈及参观介绍。2. 首席代表：根据实际情况，负责接待洽谈并陪同始终。五、接待方式（一）贵宾级接待：在客人到来之前，由首席代表、秘书或由首席代表指定的相关人员等亲自去机场或火车站迎接来客。到公司后迎至公司接待室入座，路经前台时，前台必须起身面带笑容轻声问候。首席代表必须陪客接待，以咖啡、冷饮、热茶、名烟、水果方式招待，如须就餐由首席代表或总公司领导指定专人陪同安排于北京市里的酒店就餐。送客时可由秘书准备精美礼品，在适当的时间送出。首席代表必须随行送客至机场或火车站。如客人自行驾车离开，需送至公司楼下，目送客人离开。（二）经理级接待：在客人到来之前，首席代表根据实际情况亲自去迎接或由首席代表制定人员迎接。送到代表处接待室洽谈，首席代表根据实际情况陪客，以一般烟茶方式招待。如须安排外出就餐，由首席代表或其指派相关人员陪同。客人离开时，首席代表根据实际情况送行或安排指定人员送行。 （三）普通接待：秘书迎接并服务，以普通香烟、茶水方式招待，可由首席代表或者秘书指定人员陪同于餐厅就餐。送客时，有秘书进行安排。八、接待标准（一）贵宾级接待：接送客人时，用车选择奥迪A8或奔驰，一般情况下以奔驰为主。在公司招待处招待时，需准备著名品牌咖啡饮料。标准为150200元/罐，茶水以西湖龙井或以上标准。香烟标准3060元，水果标准为当时应季水果，必须保证水果新鲜无病虫害。在外就餐时，就餐标准为400500元/人，可根据客人实际需要适量增加。如需送客人礼品时，礼品价格应控制在5002000元范围之内，如超过此价格范围需向首席代表请示，经同意后方可购买，并在适当时候送出。（二）经理级接待：如需接送客人时，用车选择奔驰或捷达，一般情况以奔驰为主。在办公室接待时茶水标准为西湖龙井，香烟的标准为1530元，如需安排就餐，就餐标准为200300元/人。（三）普通接待：如需接送客人时，用车选择奔驰或捷达。一般情况下以捷达为主1.接待人员须严格遵守公司相关规定，不准有任何越格行为发生。2.总台文员于接待进行时，须密切注视接待动态，做好控制指挥工作，保证规范进行。3.接待过程中迂有来客提出办理限制事宜，须婉言解释。（三）接待用品准备1.通用备品：烟及配套用品、水及水具、杂志、便笺及铅笔等。2.特殊备品：文化苑速溶咖啡、夏季冷饮、茶品及专用茶具、水果等；商务室夏季饮料及糖果。3.备品采购：依物资管理制度进行，秘书办理采购。（四）环境标准1.物品摆放整齐，且表面无灰尘；2.地面干净无脏物，空气流通清新；3.室温适度，灯光合适，电视调好；4.备品齐全。（五）参观规定1.决定参观须请示办公室主任批准。2.参观介绍以秘书为主，接待部门配合。3.非经总值班批