不管你是不是对秘书职业充满了兴趣和憧憬.doc

不管你是不是对秘书职业充满了兴趣和憧憬，先来回答下面的问题：1.只有想当元帅的士兵才是好士兵？2.小时候，妈妈如果让你去打酱油、买菜，再到邮局帮她寄信，回来的时候还要帮爸爸取放在朋友处的材料，你是不是习惯很好地计划 一下再有条不紊地去完成呢？3.又一个学习周期开始的时候，你心里是不是说： “真好，又到了开始努力的时候了”？4.当你考虑一个问题没有答案的时候，能不能换 个角度，甚至从逆向角度加以考虑？5.小时候，你能不能看一整天蚂蚁搬家？6.你是不是更喜欢别人拿主意，你照着完成即可呢？7.你无意中知道了别人的一个秘密，你能很好地保密吗？8.你从小就很喜欢和人打交道，并且深得叔叔阿姨和 朋友的喜欢吗？9你是否在做好一件事情之前，就开始很好地考虑后 面的事情？10.上学时，是否考虑过骑自行车长途旅行？11.你的朋友如果比你出色很多，你并不嫉妒，相反，你会帮助他做得更好？ 12.当你成功完成一件事情后，功劳却记到了别人头上，你会很在意吗？13.你从小就是一个热心肠，喜欢到处张罗？14.说真的，你觉得自己虽然不是个作家，但是文笔还真的不错呢？15.你很细致，做事情一丝不苟？16.你喜欢和比你强的人在一起，不觉得有压力吗？17.你有一项了不起的本事，那就是很善于弥补别人或者事情的不足？18.你从小就很能揣摩爸爸妈妈的心思，因此他们也总是夸你是个很懂事的孩子？19.你的口才不错？20.你是不是总能看到些什么事情要做，不等 人说，就主动完成？如果其中10条你回答了“是”，恭喜你，你是做秘书的可造之材。如果情况不是这样，你又选择了学秘书，不要紧，我们将在此书中向你详细介绍有关怎样做一个合格秘书的知识，你可以从中获得启发，并在学习中不断锻炼自己。 如何适应就业竞争?有知识、技能、综合文化素质、创新能力 做好白领的良好途径之一是学好秘书学 全国人才市场供求信息来看，招聘数量排在前十位的专业中就有文秘专业人才 秘书学的学习要求 一、教学方法：讲解举例法、讨论法、案例法、组织活动法、多媒体教学法、自学法等。 四、考试要求：一般为开卷或闭卷，基础与技能兼顾（一般为选择题、问答题、实务题等）。 五、平时作业：教材中的练习题与临时布置的讨论题等。六、成绩评定：平时50% （出勤10%、课堂讨论作业40%）、期末考试50%。参考书目：一、工具书：中国当代实用秘书全书（丁柏铨主编、陕西师范大学出版社）、秘书辞典（翁世荣主编 、档案出版社）等二、参考书：新编秘书学（石耿立等主编、天津社会学科学院出版社）、秘书工作实例评析（黄桐华主编、广西人民出版社）现代秘书学教程（范立荣主编、首都经济贸易大学出版社）秘书职业培训鉴定指导（国家社会劳动保障部主编、海潮出版社）其他：秘书职业资格考试应试辅导丛书类三、杂志：秘书之友、秘书、秘书工作等四、网上学习：中华秘书网、上海秘书网、秘书在线、语言文学专题网站等 【例1】 联合汽车电子有限公司（UAES）诚聘高级秘书岗位职责：1、协调、处理与高级经理工作有关的日常工作，包括但不限于会议、差旅安排、文档管理；2、部门/公司间签发文字的分发、流转与跟踪；3、整理、维护高级经理的档案、文件资料；4、其它事宜。岗位要求：1、文秘、英语或管理等专业本科及以上学历；2、5年跨国公司相关工作经验；3、英语口语、书写流利，会德语者优先；4、良好的沟通能力和人际协调能力；5、良好的计算机应用能力；6、主动性，责任心。 【例2】上海宝润置业有限公司招聘董事长秘书岗位要求： 1、28岁以下，身高165以上，形象好，气质佳； 2、思维敏捷，具有较强的亲和力、组织协调沟通能力； 3、有总经理秘书、助理及相关工作经验； 4、有驾驶执照者佳； 5、具备较强的英语口、笔译能力者尤佳。 岗位职责： 1、负责总经理的办公室日常管理工作； 2、负责组织撰写或校对以公司名义外发的综合性的文字材料； 3、负责公司办公会议的纪录、整理； 6、负责处理总经理临时交办的其它工作； 7、安排落实总经理与重要客户的商务会议； 8、必要时负责翻译工作。【例2】上海宝润置业有限公司招聘董事长秘书岗位要求： 1、28岁以下，身高165以上，形象好，气质佳； 2、思维敏捷，具有较强的亲和力、组织协调沟通能力； 3、有总经理秘书、助理及相关工作经验； 4、有驾驶执照者佳； 5、具备较强的英语口、笔译能力者尤佳。 岗位职责： 1、负责总经理的办公室日常管理工作； 2、负责组织撰写或校对以公司名义外发的综合性的文字材料； 3、负责公司办公会议的纪录、整理； 6、负责处理总经理临时交办的其它工作； 7、安排落实总经理与重要客户的商务会议； 8、必要时负责翻译工作。【例3】上海市锦天城律师事务所诚聘秘书（实习生）职位要求： 1、能熟练操作办公软件； 2、有较好的英语听、说、读、写能力； 3、个性良好、诚信踏实、细心谨慎、抗压性强；4、大专以上学历，中文、英语或秘书专业尤佳；5、形象好气质佳。通过具体的用人信息，得出以下结论：（1）用人单位对“硬件”毫不含糊。在需方人才市场上，招聘单位对求职者的年龄、生理条件、学历、专业技术水平等硬指标要求相当严格。对秘书比较传统的三项要求是文笔、英语和现代办公设备的使用能力，这些要求近年已经逐步量化为硬件。（2）软件条件绵里藏针。所谓“软件”，是由那些“良好的”“熟练的”、“Good等等词汇来体现的。（3）“第二专业”不可或缺。（4）“硬件”要求常常是用人单位提出的特性要求，所以标准比较清晰。比如身高、学历、英语级别等。“软件”作为共性的要求反而模糊，像人际关系、综合素质、气质、人品等。（5）近年来，招聘启事内容有从对应聘者的理想、事业心、归属感的诉求，逐步向对物质待遇、经济实惠和机会的诉求转变的趋势。国家秘书职业资格考试秘书职业主要指从事办公室程序性工作、协助上司处理政务及日常事务并为决策及实施提供服务的人员。它包含了从企业基础文书、专职文秘到高级行政助理等一个完整的行政辅助人员体系，要求从业人员具备较强的文字和语言沟通能力，综合协调与合作能力，逻辑思维和分析能力等。 本职业共设四个等级，分别为五级秘书(国家职业资格五级)、四级秘书(国家职业资格四级)、三级秘书(国家职业资格三级)和二级秘书(国家职业资格二级)。报名时间: 一般考前两个月左右。古代秘书工作经典案例董孤“秉笔直书” ：公元前607年,晋灵公欲杀害执政的正卿赵盾,赵盾被迫逃亡,未及逃出国境,他的族弟赵穿发动政变,攻杀了灵公. 他得到此消息,就返回国都,迎成公继位. 当时的太史董狐记录了此亊件,称“赵盾弑其君”,并在朝堂上当众宣读. 赵盾叫屈,董孤批驳道:“你身为正卿,避难逃亡未出国境,返朝后又不讨杀逆臣,弑君之罪理应由你承担. ”却不説此亊是非曲直如何,董狐不畏权臣,敢於记载其有罪,其胆识实为可嘉. 所以,孔子称赞他“书法不隐”,是“古之良臣”. 公元前548年,齐国大臣崔杼弑齐庄公,另立景公为君. 齐国太史伯据此直书:“崔杼弑其君. ”崔杼威逼他删改,太史严词拒绝,崔杼大怒,杀害了他. 他的弟弟仲接任为太史,依然秉笔直书:“崔杼弑其君”,又遭杀害. 另一小弟弟叔接任后,再次如此直书. 崔杼慑於太史兄弟的凛然正气,加上朝野舆论的指责,只得罢手. 与此同时,正在都城外的另一太史南史氏,闻知朝中太史因秉笔直书而被杀,毅然手执记录用的竹简,兼程赶回都城,准备接替第三个被杀的太史,直书此亊,赶到半路,得知此亊已被记载,才返身回去. 齐国太史们为秉笔直书而不畏强暴,前仆后继,视死如归的精神,千百年来为人们所传颂. 古代秘书工作经典案例 清朝军机处的秘书官员,在挑选时就要求具有撰文迅速的能力. 他们承办谕旨的拟写,从接折,拆阅,进见请旨,草拟,审阅,誊清,整个过程多在当天完成,非常讲究时效性. 有时遇到紧急谕旨,当时交下,他们必须立即撰拟,动笔千言,从起草到誊清只需一个多时辰;有时遇到夜间送来的紧急军报,皇帝宣他们入宫授意,命他们当场撰就,由皇帝审阅后立即发出. 如果皇帝出巡,或出征途中,有所旨意,向他们授意后,他们立即歇马路旁,摆开纸笔,挥笔撰写,写成再上马,赶到下一行即进呈皇帝,其速度着实惊人. 古代秘书官吏的落笔神速,对今天的秘书人员当颇有借鉴. 唐代档案查阅制度案例 隋唐时期,朝廷的会议记录制度颇为健全. 每当皇帝召集大臣议亊,都有“起居郎一人执笔记录於前”,记录必须真实,记录后任何人不得更改. 记录日积月累,按度转交史官,编撰成册,无关人员不得阅读,连皇帝要查阅也不容易. 唐文宗李昂在位时,统治集团骄奢淫逸,为此,文宗特地召集宰相们讨论此亊. 起居郎郑朗在场记录,宰相们的谈话中涉及不少内部丑闻,郑郎都一记录下来. 亊后,文宗担心这些丑闻日后见诸於史书,会受后人耻笑,想查看一下记录. 郑郎据理拒绝道:“微臣所记录之亊,要编入史书,按照制度,陛下是不能索取去看的. ”文宗只得作罢. 有一次,文宗想看,命人去取. 负责记录文宗日常生活的起居舍人魏暮拒绝説:“记录陛下言行是为了监督吿诫,陛下有善行,臣不会不记;陛下有错亊,即使臣不记,天下人也会记下的. ”文宗不甘心,再命人传话説:“朕以前曾经取阅过. ”魏暮据理答复道:“那是因为史官废坏制度,渎职行亊,这样做是陷陛下於非法,会导致善恶不辨,失去记录的真实性,后人会不相信它. ”文宗自知理亏,只得作罢. 古代秘书工作经典案例 三国时期的阮瑀,曾受学於大学者蔡邕,擅长拟写公文,被曹操礼聘为司空军谋祭酒之职,掌管记室. 一时,曹操府中的章,表,教,令,军国书檄多出於他和陈琳之手. 有一次,他奉命作檄文,他在大军待发之际,在马背上飞笔疾书,文不加点,一挥而就,一气呵成. 曹操审阅时,竟不能增损一字,大加赞叹. 可见,阮瑀撰拟公文的技能已达到炉火纯青,下笔成章的境地. 南朝任昉,少年时即以好学而闻名乡里,16岁时就被丹阳尹刘秉聘为府中主簿,开始了他的秘书生涯,后在齐,梁数朝中一直任高级秘书官. 他才思无穷,以撰拟表,奏,书,记等公文而著称. 他写公文,也是不加点窜,下笔即成,令人叹服. 当时,不但朝廷的制,诏多出於其手,连许多王公大臣的表,奏也以请他撰制为荣. 他是南朝最负盛名的文字秘书官,与当时著名诗人沈约并称为“沈诗任笔”. . 古代文书工作制度引黄就是在文书的封皮和文书之前，写出文书的主要内容或时间、地点。贴黄就是将诏敕有所改动的地方，或情状意犹未尽，写在另外一块黄纸上，并贴在诏敕上面。明制，外廷大臣章疏经通政使司呈内廷交皇帝阅览后，发至文渊阁，由内阁大学士以皇帝名义拟作批答草稿，用小票墨书贴于奏疏面进呈皇帝，称为票拟，亦称拟票、票旨、条旨、调旨。照刷磨勘即对记录行政过程的档案文卷定期予以审查，看政务处理有无稽迟、失错、埋没、违枉等现象，以便及时发现和处理其中反映的问题。 秘书的定义 所谓秘书，乃是组织或主管的助手，其任务是在认可的职权范围内，提供辅助工作与综合服务，并能运用办公室的工具设备，从事组织与主管制定的行政性任务的人员。 秘书的参谋角色 一、秘书辅佐决策的特点（一）全面性（二）全过程性（三）同层次性（四）综合协调性 二、秘书辅助决策的作用（一）对领导思想具有充实完善的作用（二）对领导决策具有辅助取舍的作用（三）对领导工作具有提醒警策的作用 三、秘书如何有效地辅助领导决策（一）要增强参谋意识 （二）要参“谋”不要参“断”（三）要善于领会领导的意图（四）要精于谋略（五）要善于分析形势（六）要严守纪律顾全大局维护领导威信 一天， 某市工业局秘书科的张科长正在办公室批阅文件，这时，本单位一位以爱上访告状闻名的退休干部谭某走了进来，说要找局长。张科长先热情地招呼他坐下，然后敲开了局长办公室的门，请示局长如何处置。局长此时正忙于局里的业务，不想见谭某，非常干脆地对张科长说了一句：“告诉他我不在。”就又低头忙他的去了。张科长回到自己的办公室，对谭某说：“领导不在办公室，你先回去，有什么事我可以代你转告。”既然这样，谭某也无话可说，悻悻地离开了秘书科。 约过了一个多小时，张科长起身去档案室，来到走廊，想不到却看见局长与谭某在卫生间门口握手寒暄并听到谭某说：“刚才张科长说你不在办公室！”“哪里，我一直在啊！”局长毫不迟疑地回答。张科长顿感浑身一阵冰凉。 原来，谭某离开秘书科以后，并未回家，而是极不甘心地在办公室的走廊内来回走动，刚巧碰上局长上卫生间，急忙抢上前去打招呼，这才有了刚才那一幕。事后，谭某逢人就散布张科长不地道，品质太差，欺下瞒上，没有资格当秘书科长。张科长有口难辩。刚开始感到很委屈，后来一想，当领导的这样做也是出于无奈，当秘书的应注意维护领导的形象，否则将给工作造成不良影响。所以，他从不对人解释此事，听到议论，也一笑置之。 秘书为领导班子服务应遵循的原则 （一）遵守领导班子组织法规的原则。（二）遵守职权划分、单向请示原则。（三）恪守对所有领导成员“一视同仁”的原则。（四）坚持有利于领导班子成员团结的原则。处理秘书与领导者关系的原则（一）思想体系一致的原则（二）相互理解信任的原则（三）知识互补的原则（四）相互适应的原则 正确处理与领导者的关系（一）尊重而不阿谀奉承（二）主