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第一章 书信第一节 书信概述英语书信可大致分为正式信件和非正式信件两大类。正式信件包括商业书信（如日常商业信、有关商品和服务的信等）、社会交往书信（如邀请信、感谢信等）和公证信（如证明信、委拖书等）。非正式信件指私人信件，如家信、给家属、朋友的信等。书信是交流信息传递情感最常用的方式之一。要写好一封英文书信并不容易，除了必须掌握英语的文法及语言特点之外，还得掌握英文书信特有的格式。 英语书信的语言特点可以归结为Seven Cs原则。Clearness（明了）、Conciseness（简洁）、Correctness（准确）、Courtesy（礼貌）、Character（个性）、Completeness（完整）、和Candor（坦城）。一、书信的格式 (The letter styles )英文书信的格式一般有四种，即齐头式(Full block style)、半齐头式(Semi-block style)、缩进式(Indented style)和半缩进式(Semi-indented style)。1、 齐头式(Full block style)在齐头式英文书信中，信头、信内地址、称呼、正文、结束语、签名等都从左边顶格开始。例如：95 Hill RoadEvanston, IllinoiseAugust 2, 2004Anthony Walton, Esq.Marketing &Development ManagerTri-Wall Containers Ltd.One Mount StreetLondon,WIY5AADear Mr.Walton,Filling system catalogueWe should be grateful for these copies of your current catalogues. We are particularly interested in filing cabinets.Your sincerely,Managing Director2、 半齐头式(Semi-block style)写信人的地址、日期和结束语、签名写到中间靠右的地方，其余部分从左边顶格开始。例如：15 Avenue StreetBessemer, AlabamaU.S.AFebruary 3, 2004Dr. David PetersState Insurance Corporation345 Hightower BoulevardPrince Town, US 12345Dear Dr. PetersOn the advent of the new year I wish you a merry Christmas and a bright and prosperous new year!May our pleasant relations continue to expand in the year to come.Sincerely yours,P.Y. liangManager3、 缩进式 (Indented style)在缩进式中，写信人地址、日期、收信人地址、结尾语和签名的排列，每一行都比上一行缩进12格。正文每段起行都缩进5个字母。例如：20 High StreetLondon SW1HOET BritainMarch 30,2004Mr R Jameson 25 Silverthorn GardensBATH Somerset BA29AN BritainDear Mr Jameson.Very truly yours,J.P. Harvey4、 缩进式 (Semi-indented style)写信人的地址、日期、结尾语和签名写在右边，收信人的地址、附件从左边顶格写起，信的正文每一段落起行都缩进5个字母。例如：Ms Barbars Edwards26 West Avenue London NW220ET Britain April 30,2004Mr James WilliamMinister of Foreign TradeSan Francisco, California 94122U.S.A.Dear Mr William, . Yours sincerely, Ms. Edwards 二、书信的构成 (The parts of letters)书信由以下几个部分组成：1、 信头（Heading）信头是指寄信人的单位名称，地址和写信日期。信头的顺序一般为：单位名称、门牌号码和街道名称、城（镇）名、省（州）名、邮政编码、国名和写信日期。正式信件的完整信头应包括发信人的地址和写信日期。位置一般在信纸的右上角。若用印有信头的信纸，则打上写信日期即可。私人信件或非正式信件的信头只需保留写信日期。日期中的月份应完整拼出，不宜缩写。如：英式日期：14th August, 2004和美式日期October 8, 2004 不可写成 14th Aug. 和Oct. 8, 2004。信头有齐头式和缩进式两种写法，与信封上的寄信人的姓名和地址的写法相同。2、 信内地址（Inside Address）信内地址指收信人的姓名和地址，包括单位名称、门牌号码和街道名称、城（镇）名、省（州）名、邮政编码和国名，与信封上的收信人的地址的写法相同。信内地址位于信纸的左边顶格写起，低于寄信人地址和写信日期一至两行。信内地址也有齐头式和缩进式两种写法，与信封上的收信人姓名和地址的写法相同。例1：（信头Heading）123 Third AvenueNew York, NY 10017U.S.A.June 4, 2004（信内地址Inside Address）Mr.William X.JohnsonUniversity of Ohio316 Evergreen StreetFreedom City ,Ohio 57632U.S.A例2（信头Heading）Li MingZhongnan University of Technology1 Xueyuan RoadHengyang,Hunan421001P.R.ChinaNovember,20,1999(信内地址Inside Address)Dr. David PetersState Insurance Corporation345 Hightower BoulevardPrince Town, US 123453、 称呼（Salutation）称呼写在低于信内地址一至二行的地方，从信纸的左边顶格写起，与信内地址第一行齐平。称呼用语通常根据写信人和收信人的关系而定。写给关系一般的个人信：Dear Mr. Smith；Dear Prof. Tom；Dear President Sherwood Scott等。写给熟人或亲朋好友的信：Dear Smith，My dear Ederward等。写给政府机关、社会团体、公司等的公函：Gentlemen,（Dear）sir(s)。收信人是女性：(Dear) Madam，My dear Madam，My dear Mesdames（复数）。名誉头衔，如M.D.（医学博士），Ph.D.（哲学博士），M.A.（文学硕士）, M.D.（理学士）等要放在姓名后面，并用逗号与姓名隔开，如William New, M.D.。其他头衔，如Mr. Charles Zhang, Cashier。收信人为普通大众或一组人时，可采用下列方式称呼：Dear Readers: 亲爱的读者：Dear Guest: 亲爱的旅客：Dear Customer: 亲爱的顾客：4、 信的正文（Body of the letter）信的正文就是书信的内容，也是书信的主体。英语正文位于收信人的称呼下方，与称呼隔一至两行。正文的格式主要有齐头式和缩行式。正式书信无论采用哪一种格式，段与段之间都应空一行，表示分段。就正文的内容而言，写事务信件时，一般应该开门见山，简明扼要，条理清楚，直截了当的说明写信的目的。如果信的正文较长，一页纸不够用，从第二页起不要用印有信头的信纸，用与第一页大小和颜色一样的白纸。5、 结束语（Complimentary Close）结束语是写信人对收信人的一种谦称，相当于汉语的“此致，敬礼”、“XX谨启”等。结束语只占一行，低于正文一至两行。结束语的第一个词的第一字母要大写，末尾用逗号。英语书信中结束语的种类很多，使用何种结束语，通常根据写信人和收信人的关系而定。主要有下列几种不同用法：收信人地位或辈分高：Respectfully yours, Yours respectfully,Most sincerely yours,一般： Sincerely, Sincerely yours, Yours sincerely, Faithfully, Faithfully yours, Yours faithfully, Truly, Truly yours, Yours truly,亲密友好： Love, With love,Loving, Your loving,As always, As ever,Affectionately, Affectionately yours,6、 签名（Signature）签名即写信人的署名，通常包括手签的姓名、打印的姓名和头衔三项内容，前两项必须包括，后一项则根据需要选择。签名位于结束语的下面一至两行。亲笔签名须放在打字姓名的上面。7、 附件（Enclosure）当信件有附件时，应在签名下方左下角注明（Enclosures）或它的缩写形式Encl.或Enc.附件两（份）以上应写明具体数目。例如：Enclosure: Catalogue附目录Enc.: Invoices 5附发票5张8、 又及（Postscript）又及又称再启或附言，用于补叙遗漏的话，通常以缩写形式P.S.出现。又及与信的正文左端对齐，低于签名部分二至四行。以上八项内容中，第一至第六项内容是英语信函的主要组成部分，一般不可缺少。第七项和第八项则视情况而定。三、 信封的写法英语信封的写法与汉语不同。写英语信封时，要先在信封正面的左上角写上寄信人的姓名和地址。顺序一般为：姓名、单位名称、门牌号码和街道名称、城（镇）名、省（州）后、邮政编码和国名。在信封正面中央写上收信人的姓名和地址，顺序与寄信人的姓名和地址相同。信封一般用打字机打出，可在收信人姓名前加上TO；在发信人姓名前加上FROM。例如：(From) Li Ming,English Department of Shanghai University,Shanghai, 201800P.R. China (To)Prof. Bradley A. Smith, College of English, Emporia State University, 1200 Commercial Emporia, Kansas 66801 U.S.A.By Air Mail书写信封时注意以下几点：1） 目前信封的写法多为齐头式。2） 如果想说明信件的类别，投递方式以及其他有关情况，可在信封左上角（即寄信人姓名和地址的下面）或左下角写上说明语。常见的说明语有：Registered（挂号信），Double-Registered（双挂号信）, By Air Mail（航空信）, Immediate（急件）, Express（快信）, Ordinary Mail（平信）, Confidential（机密）, Printed Matter（印刷品）, Sample Post（样品邮件）, Manuscript（稿件）, Photos Enclosed（内有照片）, Photographs, Please Do Not Bend（内附照片，请勿折叠），With Parcel(packet)（另附包裹）, Private（私人信，亲启）和Personal（个人信，私函）等。其中，Private, Personal和Confidential等说明语通常写在信封的左下角。例如：Ma Chun15 Jiefang RoadHengyang, Hunan 421001 寄信人姓名地址Peoples Republic of China Registered(挂号信) Mr.John Warner English Language Institute 收信人University of Pittsburgh姓名地址 Pittsburgh,PA 15213 U.S.A Personal(私函)3） 如果信件寄给第三者，再由第三者转交给收信人，则在收信人姓名后（后一行）先写上C/O(=care of, 表示“由转交”), 然后再写上转交人的姓名，地址则变为转交人的地址。例如：Ma Chun15 Jiefang RoadHengyang, Hunan 421001寄信人姓名地址Peoples Republic of China Registered(挂号信)Mr. John WarnerC/O Mr. Harold WoodDepartment of Chemical EngineeringUniversity of PittsburghPittsburgh, PA 15213U.S.A美国宾夕法尼亚州匹兹堡大学机械系哈罗德伍德先生转交约翰魏纳先生收。4） 如果信件不是通过邮寄，而是托某某转交，则信封上不写收信人的地址，只写收信人的姓名，然后在收信人姓名后（后一行）先写上Kindness of, Politeness of, 或Through (By) Courtesy of等词语（这些词语均意为“请转交”），再写带信人的姓名。例如：Mr. John WarnerKindness of Mr. Harold Wood敬请哈罗德伍德先生转交约翰魏纳先生也可只写收信人姓名，而不写带信人姓名，这时，需要在收信人姓名之前（上面一行）写上Please Forward（请转交），例如：Please ForwardMr. John Hobart请转交约翰霍巴特先生第二节 社交信函社交信函也称礼节性书信。社交信函包括的范围很广，按内容与功能分，有欢迎信、感谢信、祝贺信、慰问信、道歉信、邀请信、介绍信、推荐信等等。社交信函在英文书信中占很大比例，使用人数较多，应用范围较广。每一封社交书函都有一个特定而明确的目的。此类书信一般都开门见山，中肯切题，不涉及与该目的无关之事。一、欢迎信(Letters of Welcome)写欢迎信的目的主要是为了建立友好关系。写欢迎信应注意以下几点：1）语气热情友好，使对方感到亲切温暖。2）应首先向对方表示欢迎和问候，并可简要介绍本方情况及对未来的展望。3）结尾时可再次对对方表示欢迎。例信1：Dear friends, Welcome to our school. We are glad to have such a group of experienced teachers visiting us. We are sure the exchange of views among us will promote the friendly relationship between China and America. Finally, I hope you will enjoy your stay in China, make new friends and take away memories of a pleasant, productive day. After your visit, we sincerely hope you will give us your valuable suggestions.Sincerely yours,二、感谢信（Letters of thanks）感谢信是社交书信中极常见的一种，是受到对方某种恩惠，如受到邀请、接待、慰问、收到礼品及得到帮助之后，而表态感谢的信函。感谢信的形式和内容视你受惠的程度以及你与收信人的关系的密切程度而定，简单随和的感谢信用一句话就能表明意思。写作时要注意以下几点：1）措辞要自然，诚恳亲切，语气应谦恭有礼。2）一开始就表示感谢之意，再说明感谢的原因。3）使用些恰当的词表示对收信人提供的帮助或赠送的礼品的赞美，但不可言过其实。4）感谢信尽量用手写，这显得更有诚意。例信2：Dear Christina,Thank you very much for inviting us to your lovely party last night. We enjoyed the delicious dinner and delightful conversation very much.It was so thoughtful of you to think of us. We hope we can have you over to our house soon.With love, Mike例信3：Dear SirsThank you for your letter of June4, enclosing an account of the organization and work of your Chamber of Commerce and Industry.We are very grateful for such a detailed account of your activities. This information is certain to help increase our future cooperation.Yours faithfully三、祝贺信(Letters of Congratulations)祝贺信是亲朋好友之间喜庆祝贺及建立保持良好商业关系时的一种信函，如用于祝贺重大节日、订婚、结婚、生子、受奖、乔迁、提升等。这类祝贺信除了表示喜悦之情和祝贺之意外，就是增强彼此的感情，所以文字自然轻松，没有拘泥之感。写祝贺信时要注意以下几点：1）开门见山交待值得祝贺的事，并表达自己的祝贺之情。2）进一步说明自己对值得祝贺之事的评价和自己的真切体会。3）在信的结尾处再次表示祝贺及对收信人贴切的称赞。例信4：(祝贺生日)Dear Mike,Here is a word of cheer for your 30th birthday from your old friend. My entire family joins me in sending you sincere and kind wishes. Please accept the small gift I am sending you as a token of my best wishes for your happy birthday.Sincerely yours,Robin例信5：（祝贺提升）Dear Mr. MinisterAllow me to convey my congratulations on your promotion to Minister of Trade, I am delighted that many years service you have given to your country should have been recognized and appreciated.It has been a pleasure working with one as competent as you.I have always felt that you handle the problems we sent you exceptionally well. We are looking forward to your trip to China next month when we can celebrate your advancement in a more formal way.Wish you continued success. Sincerely yours四、慰问信(Letters of Consolation)慰问信是对别人发生的不幸（如朋友生病、受伤、家人丧亡、遭受物质上的损失或是生意失败等）表示问候、慰勉、关切、同情和鼓励的一种书信。这类信应当诚恳而简短，语气要沉缓，切忌言语花哨而无实际内容。例信6：Dear Ann,I cant tell you how sorry I was to learn of your accident. But your sister tells me you will leave the hospital in two days. Im certainly relieved to hear that!I hope the flowers will brighten the room and cheer you up a little.Love例信7：Dear Jane,Im very regretful to hear of your failure in the final examination. I know you must feel discouraged. But that is not necessary. I know you are a hardworking student. Id like to suggest that you should always ask “why ”. If you are not clear about the points in your study, review them or write them down and ask your teachers or classmates. Im sure youll catch up with the other students next term. Please feel free to ask for my help if you need it.Yours 五、 道歉信(Letters of Apology)生活中，由于我们的疏忽或是不当行为给他人造成了伤害或财产损失，我们都需要向当事人道歉，说明原由，争取对方的谅解或赔偿对方的损失。道歉信言辞要恳切真诚。在写这种信时要注意以下几点：1）开门见山真切地说出道歉的原因。2）提出对己造成的伤害和财产损失的具体弥补措施。3）结尾段要再次表明歉意，请求收信人的谅解。例信8：Dear Mary,I am writing to you with some embarrassment and many apologies. Remember when I promised to call you last month? Well, unfortunately I was called away on business, and in the rush forgot to do as I had promised.Im very sorry about this. Ill be very careful next time.Sincerely yours, 六、邀请信(Letters of Invitations)邀请信分为正式和非正式两种。正式的邀请信，即请柬，格式严谨，有固定程式，用第三人称书写；非正式邀请信格式要求不如请柬那么严格，用第一人称书写，称呼也教自由。写请柬时要注意以下几点：1）第一排写主人的名字。主人若是以夫妇的名义发出邀请的， 第一排就得写夫妇两人的名字。2）被邀请者的姓名写在第三排，被邀请的若是一对夫妇，也应写全夫妇两人的名字。3）请柬上每句话后的标点都省略不用。4）在请柬的左下角标明“R.S.V.P.”，表示请柬需要被邀请人回复。有的请柬的右下角还标有“formal”的字样，被邀请人就应穿正式场合穿的衣服。5）出席婚礼的邀请信，一般以新郎或新娘父母的名义发出。正式的请柬和非正式的邀请信都以提前两周寄出最为理想。例信9：（婚礼请柬）Mr. And Mrs. Charles Robert Oldnamerequest the honor of your presenceat the marriage of their daughterPauline Marie to Mr. John Fredrick HamiltonSaturday, the twenty-ninth of April At four oclockChurch of the Heavenly RestNew York 兹定于四月二十九日（星期六）下午四时在纽约天安教堂为小女玻琳玛利与约翰弗雷德里克汉密尔顿先生举行婚礼，恭请光临。 查尔撕罗伯特奥德内姆夫妇谨定例信10）（邀请共度周末）Dear Mike,I hope you and Tom dont have any plans for the weekend of July 20th, because we d like you to spend it with us at Park Beach. The ocean is beautiful at this time of the year.Maria and I both very eager to have you there, so dont disappoint us!Affectionately yours,Karl 亲爱的迈克：我希望7月20号那个周末你和汤姆没有其他计划，因为我们想邀请你们到帕克海滩来共度周末。每年此时，大海都有很美。我和玛丽亚都希望你能去。卡尔敬上七、介绍信(Letters of Introduction)介绍信是使本来互不相识的人相互认识的一种书信，主要介绍收信人和被介绍人之间进行业务交往，实质上是垦请对方给予第三者以照顾和帮助，适用于社交活动和业务活动中。介绍信可分为业务介绍信、私人介绍信和特殊介绍信（亦称推荐信）。语言应简洁明了，篇幅简短。一般由三部分组成：1）简要介绍被介绍人的姓名以及介绍人与被介绍人之间的关系。2）详细介绍被介绍人的简历以及被介绍人的要求。3）最后表示希望得到对方的帮助并致以问候和谢意。例信11：Dear Mike,I have the great pleasure to introduce to you the bearer of this letter, Mr. Green, a sales manager of ABC Software Co. Ltd. He is a personal friend of mine and is visiting your city to make a market investigation.I shall be much obliged if you could give him the benefits of your advice and wxperience.Yours faithfully,John 亲爱的迈克：兹介绍持信人格林先生来你处。格林先生是ABC软件有限公司的销售经理，而且是我个人的一位朋友，他将去做市场调查。若能给他提供建议并对他工作予以指导的话，我将万分感激。约翰敬上2002年11月1日八、推荐信(Letters of Recommendation)推荐信是向有关单位或个人推荐人才的信件，它属于特殊介绍信但又不同于介绍信。写推荐信的人或单位必须对被推荐者有一定的了解。另外，写推荐信的人最好有较深的资历，如被推荐者的原单位领导，本行业的专家等，知名度越大越好。推荐信一般分为两种：专用推荐信（特意为被推荐人申请某一职务而写）和通用推荐信（即同一封推荐信可用于不同的招聘单位）。撰写推荐信时，要充分肯定被推荐人的成绩，突出被推荐人的技能和优势，篇幅不宜过长，但也不能三言两语，草草了事。推荐信一般包括以下三个内容：1）说明推荐人与被推荐人的关系、熟识程度等；2）概述被推荐人的能力、品质及性格等有关情况；3）建议聘方录用。推荐信上应注明推荐人的工作单位、联系电话、职称或职务等。例信12（推荐读研究生）To Whom It May Concern, I take pleasure in recommending Mr. Li Lei, one of my former students, for graduate study in the field of Mechanical design, production and automation at your department. I was deeply impressed by Mr. Li because he was a very diligent student. During his four years at University, he showed himself open to new ideas, but at the same time, he is not likely to be influenced by any unconvincing trend or fashion. With his abilities and his intelligence, he achieved excellent results in his studies. In dealing with his fellow students, Mr. Li always showed his willingness to help others with their difficulties. Mr. Li has a strong desire to pursue higher knowledge. I believe that Mr., with his excellent academic abilities and rich experience in a big company for a few years, is undoubtedly qualified for graduate study in your department.I sincerely hope that his application will have your kind attention.Yours faithfully,Wu Jianxiong (Professor)Department of Electronic Engineering,Tsinghua University负责同志：很高兴地向您推荐我以前的一们学生李雷。他有意在你校攻读机械设计制造及自动化专业的研究生学位。我对他的印象是他很勤奋。在四年的大学生活中，我感觉到他善于接受新事物，但同时又不会轻易地被一些未曾确证的观念所影响。他头脑灵活，成绩优异。在跟同学相处时，他乐于替他人排忧解难。李雷有很强的求知欲，他的学术能力较强，加上几年来在一家大公司所积累的丰富经验，我相信他一定有能力在你系继续他的研究生学习。我真诚地希望你能考虑他的申请。吴建雄清华大学电子工程系教授2002年7月27日第二章 商务信函第一节 概述要写好商务信函不仅应具备相关的业务知识，掌握好法规和条款等，还应具备较扎实的语言基础，熟悉信函的书写形式和行文要求。一、 商业信函的要素 英文商业信函通常包括七部分：信头（letter head），日期（date），收信人地址、姓名（inside name and address），称谓（salutation），内容（body），结束语（complimentary close），签名（signature）。除以上七部分之外，还有一些商业信函有如下部分：编号（reference）、标题（subject line）、附件（enclosure）、抄送（carbon copies）。1、信函编号（reference）信函编号便于来往书信的存盘和查阅，建议写信时注明：“我方存盘号：NJ/M CF2”。在回信时，由于来函有一个编号，因此应该打上：我方编号：Our ref. NJ/JL CF2（寄出的信）你方编号：Your ref. DB/lih（收到的信）编号通常在日期的上方或和日期平齐靠左的位置，包括以下内容：1） 信人的姓名缩写（用大写字母）。2） 书的姓名缩写（大小写均可）。2、指定收信人姓名（attention line）指定收信人即特定收件人或经办人。当发信者希望收信单位的某个人或某个部门迅速输出此信件时，可在封内地址下面写上指定的阅信人姓名或经办部门名称，常见的写法如下：（1） Attention: Mr. Thomas Green（2） Attention of Mr. Thomas Green（3） Attention of Marketing Manager（4） Plymouth Rock Manufacturing412 Atlantic AvenueBoston, Massachusetts 02110Attention: J.P. Scovill, Chief EngineerLadies and Gentlemen: 注意（4）例的称呼是“Ladies and Gentlemen”，而不是“Dear Mr. Scovill”，因为信函是写给公司的，Scovill只不过是特定的经办人。3、标题（sbject line）在信中加上醒目的标题可以使对方一看就知道信的内容，既节省了时间，又提高了办公效率。可以用几个词开头，如。Subject: ; Re: ; Reference 。有时还可以直接写标题，不用这些词开头。一般标题要全部大写或下划线。在简化的信函格式中，标题可以代替称谓。标题的位置还可以根据各个公司的习惯不同而不同。例如：. Kelven Clock Company 1345 Granby Street Springville, CA 25767 Dear Purchase agent: SUBJECT: Your Order #3256 . Smart Cook Company 1345 Granby Street Springville, CA 25767 Dear Purchase agent: Your ORDER NO 12344、附件（enclosure）如果随信附寄了东西，可以在信中说明，如“Enclosed is”，也可以在信的最后这样写：“Enclosure”或“Enc”，要放在名字首写字母的下边。如果附寄有多个文件，还要加上编码，看下面的例子：.BM/rt .LMD: rd .GM/tl Enc Enclosures 3 Enc 31. Birth Eertificate2. Visa3. Letter of reference5、抄送（carbon copies）如果写给Mr. Black的一封信已经复印一份给Mrs. Clayman，就要在信中说明。如：.DM/TS .LT/sa CC：Mrs. Clayman copy: Mrs. Clayman Credit Department CC：是Carbon Copy的缩写，是从前使用复写纸眷写副本时的用语，现在不论是否使用复写纸，只要是同一份文件的副本，就可写成CC：。CC：的写法并不固定，无论是小写的c.c.: 或cc: 还是大写的CC: 都可以。二、商业信函的格式商业信函的格式通常会成为企业形象的一部分，不同的机构有自己写信的格式，常见的是用齐头式（信的每一部分开始都左顶格写），不用标点符号（只有内容、段落用标点，称谓和结束语不用）。此外还有混合式和缩进式格式。通常缩进式信函是最为正式的格式，齐头式最不正式，混合式居中。但是，现在商业信函越来越倾向于齐头式。1、 齐头式例信：信头： ABC Trading Co.188 Newton PalaceNorfolkNG29 OPA01345 567921 Fax 01345 438972编号： Our Ref RL/VP日期： 3 September 2003收信人地址姓名：M J Marks 30 A. Lington Court CAMBRIDGE Cambs CA29 5RT称谓： Dear Ms. Marks 主题： 500 dozen T-shirts内容