物资进出流程细则.doc

山东正昊机械设备制造有限公司 管 理 文 件文件名称文件编号文件执行部门版号制 定审 核批 准物资进出流程细则 资产资产财务部10 刘汉国物资进出流程细则1总则1、1 根据财务管理制度及物流管理规定，为加强公司原材料、产成品等物资的管理，规范物资进出流程，防止由于流程不清、职责不明造成的财产损失，特制定本细则。1、2 原材料、产成品等物资不论价值高低，均属于公司资产，各部门及人员负有保障资产保值、增值的职责，不得损害企业利益。1、3 财会部对各项物资资产建立健全数量台账以及数量金额明细账，全面、完整、正确、及时地记录资产的进出，保障资产安全运行。1、4本细则适用于公司所属各单位、控股公司、签约项目部。2、物资采购2、1物资的采购应严格按照公司物资采购流程，进行预报和审批，并按审批计划组织采购。2 、 2 、1对常备物资，由用货单位提前七天编报采购申请单，经仓库物管员核实库存并确定采购数量，报采购主管批准，采购人员组织采购。2、 2、2 对冷备物资，由用货单位提前三天编报采购申请单，经仓库物管员核实库存并确定采购数量，报采购主管批准，采购人员或相关人员组织采购。2、2、3对整体标准件，由用货单位提前七天编报物资采购申请报告表，经采购主管、总经理批准并签订购货合同，相关人员组织采购。2、2、4 对大宗物资，由总经理确定采购品种、数量并签订购货合同，相关人员组织采购。2、3 公司对大宗原材料采购，必须取得增值税专用发票，确定供应商时，要严格审定其开具增值税专用发票的资质；金额较小的消耗性物资，要尽量取得正规发票。3、原材料入库3、1 原材料抵库，经办采购人员须持供应商开具的发票（发货单）以及采购申请单，验明数量、质量等项目，符合要求，通知仓库物管员验收入库，3、2 仓库物管员根据发票（送货单）记载的事项内容，验明货物品种、规格、型号、单位、数量、单价、金额等，货单相符物管员应及时填写“原材料入库单”；货单不符应要求经办人员及时与供应商联系换货或改单。3、2 、1 常备物资入库，物管员直接填写“原材料入库单”。3、2、2 冷备物资入库，应有相关人员验明质量，物管员再填写“原材料入库单”。3、2、3 大宗物资、整体机件以及标准件入库，应依据采购部门“物资收货通知单”入库。3、3、1 按重量计量的物资，物管员和采购人员共同对货物进行过磅验斤，验斤记录必须由采购人员和送货人员签字确认，物管员依据验斤记录（过磅单）填制“原材料入库单”。3、3、2 对抽检的货物，按要求抽检，取其平均值计算确定总数量，抽检时应有相关人员共同参与并签字确认，物管员依据确认的数量填制“原材料入库单”。3、4、1 检验不合格的货物，区分不同情况，隔离存放，不得开具正规“原材料入库单”。3、4、2 生产单位退库的物资，分清原因，办理退库手续（用红字填写“原材料出库单”），合理的查验入库并纳入正常管理；不合理的，隔离存放并通知相关部门及时处理。3、5、1物管员在原材料入库时，应开具一式三联的“原材料入库单”：第一联“存根联”由物管员留存，作为物管员记录原材料入库及登记原材料台账的依据；第二联“收货联”由供应商（或采购员）持有，作为供应商索要货款或者采购员报销的依据；第三联“财会记账联”由物管员提交财会部，作为财会部入账的依据。3、5、2“原材料入库单”应包含以下内容：供应商名称、入库日期、货物品名、规格型号、单位、数量、单价、金额、采购员签字、物管员签字等。采购员、物管员、送货员等相关人员在“原材料入库单”上签字确认方可有效。3、5、3 能够取得增值税专用发票的原材料，“原材料入库单”上的单价、金额应为不含税单价、金额。3、5、4修理用备品备件以及消耗性物料照上述程序办理。附件1：采购申请单附件2：物资采购申请报告表附件3：原材料入库单附件4： 物资收货通知单4、产成品（半成品）入库4、1车间生产的产成品、半成品、加工件，由生产单位经质检部门检验合格后方可办理入库，物管员依据生产单位编报的生产产品日报表（汇总表）及报验合格证，填制一式三联“产成品（半成品）入库单”4、2、1“产成品（半成品）入库单”应包含以下内容：生产单位、工段班次、生产日期、产品品名、规格型号、产品编号、单位、数量、生产负责人、质检员、物管员等。“产成品（半成品）入库单”应有生产负责人、质检员、物管员签字确认方可有效。4、2、2“产成品（半成品）入库单”一式三联：第一联“存根联”由物管员留存，作为产品入库及登记产成品、半成品、加工件台账的依据；第二联“统计联”由车间统计员持有，作为车间生产情况备查的依据; 第三联“财会记账联”由物管员提交财会部，作为财会部进行成本核算及登记入账的依据。4、2、3产成品、半成品、加工件内部调拨4、3、1 产成品、半成品、加工件在生产工序进出流动，由出货工序填制“企业内部调拨单”。4、3、2“企业内部调拨单”应包含以下内容：调出单位、调入单位、日期、产品品名、规格型号、单位、数量、单价、金额、调出单位负责人、调入单位负责人等。“企业内部调拨单”有调出单位、调入单位负责人签字确认方可有效。4、3、3 “企业内部调拨单”一式四联：第一联“存根联”由出货单位留存，作为记账或者备查依据；第二联“收货联”由收货单位留存，作为记账备查依据；第三联“保管联”由出货单位提交仓库物管员，作为登记产成品（半成品、加工件）台账的依据；第四联“财会记账联”由出货单位提交财会部，作为财会部进行成本核算及登记入账的依据。4、3 产成品、半成品、加工件内部退库 产成品、半成品、加工件内部退库，各相关环节要分清原因，用红字填制相关手续，对退库产品应分门别类存放并放置“标识牌”。附件5: 产成品（半成品）入库单附件6: 车间生产日报单附件7: 车间生产汇总报表附件8: 企业内部调拨单5 废品、废旧物资入库5、1 物资回收部门对废渣、废料、废品分门别类的计量和估价，编制“物资回收报告单”，“回收报告单”一式二联：第一联“存根联”由物资回收部门留存登帐备查；第二联“财会记账联”由回收部门提交财会部，作为入账依据。5、2 废旧物资投入生产利用，由物资回收部门开具“企业内部调拨单”，纳入会计核算。5、3废旧物资外卖，由相关部门确定价格和计量，财会部开具销售发票，回收部门负责发货。6 原材料出库6、1原材料出库 ，仓库物管员依据使用单位开具的“领用凭单”发货并及时填制一式二联的“原材料出库单”，没有“领用凭单”物管员不得发货。6、1、1“材料领用凭单”应包含以下内容：领用单位名称、日期、材料品名、规格型号、单位、数量、车间（工段）负责人、制单人等。“材料领用单”一式二联：第一联“存根联”领料单位留存备查；第二联“领料联”持此联到仓库领料。 6、1、2 一般材料由生产单位专管员签发；属规定审批的材料应有相关人员签字；属限额领用的材料，要限额内领用；专用申请物资，应由申请单位领用。6、2、1“原材料出库单”应包含以下内容：领用单位名称、日期、材料品名、规格型号、单位、数量、单价、金额、领用单位负责人、物管员等。贵重以及控制材料的发放，相关人员必须在“原材料出库单”上签字确认方可有效。6、2、2“原材料出库单”一式二联：第一联“存根联”由物管员留存登记材料台账；第二联“财会记账联”由物管员提交财会部，作为财会部材料会计编制“原材物料耗用报告表”及核算生产成本的依据。6、3 无法直接计量的堆料的出库，月底由物料员根据生产报告表核实推算出库原材料的数量并填制“原材料出库单”。6、4 原材料内部调拨，由物管员开具“企业内部调拨单”，提交相关部门进行核算。6、5 原材料出售出库，销售原材料须经公司领导批准，由财会部开具产品销售发票，物管员核实无误据以发货。附件9: 材料领用凭单附件10: 原材料出库单附件11: 原材料消耗报告表7、 产成品、半成品、加工件的出售7、1 营销部负责产成品、半成品、加工件的销售工作，根据生产目标及任务，对公司营销业务作出全面规划和统筹安排。积极稳妥地建立健全销售网络，扩大市场覆盖面，提高市场占有率；起草和签订购销合同并具体组织实施;及时搜集和反馈客户意见，为一线生产提供技术信息。7、1、1 依照购销合同确定的发货时间，营销部提前三天向仓库下达“发货通知单”，通知物管员做好货物准备。7、1、2 接到“发货通知单”，物管员应向营销部索要合同复印件 ，严格核实所列产品名称、规格、型号、数量等项目，没有签订合同的必须经公司领导批准，核实无误按通知单要求准备齐全所发货物。7、1、3“发货通知单”由营销部根据购销合同以及公司领导批准的意向签发。“发货通知单”应包含以下内容：购货单位、合同编号、产品品名、规格型号、单位、数量、单价、金额、付款方式、领导意见、经办部门及人员等。7、2 发货装验完毕，物管员与营销员办理交接手续，营销员在发货清单上签字确认。自提货物的发货清单上必须有提货人签字；委托他人运货的发货清单上必须有运货人签字，营销部负责同运货人签订货物运输合同。7、2、1财会部保管会计依据物管员提报的发货清单，开具产品销售发票或临时出门证，物管员核对发票或出门证后盖章放行。7、2、2 计件发货，对计件发货的货物，营销员、提货人、运货人在发货清单上签字，交接清楚即可。7、2、3 计量发货，对计量发货的货物，营销员、提货人、运货人必须参与过磅验斤计量的全过程，并在发货清单上签字确认。7、3 退货（调换），销售出厂的产品原则上不予退货(调换），特殊情况必须报经总经理批准，退货（调换）按财会制度相关规定办理。7、3 加工收费（付费），公司对外承揽加工机件或委托外单位加工机件，有相关部门办理加工件的入出手续，提报财会部据以核算收入和成本。附件12: 发货通知单附件 13: 发货清单附件14: 产品销售发票8、 清仓盘点8、1 建立健全账、卡档案，定期清仓查库，保证账、卡、物三相符。8、2 清仓查库中的盘盈盘亏，必须分析原因、说明情况并上报财务总监。8、3 对于个人原因造成的资产损失，追求其责任，对于清查出来单位超储、呆滞物资，必须及时上报，及时整改。9 、出门证 9、1 公司物资无论价值高低，一律严格执行出门证制度，没有出门证，门岗保安员不得放行。出门证由财会部保管会计统一管理并签发，其他部门或个人不得以白条顶替出门证。9、2 出门证由财会部保管会计依据其开具，并由出纳员签字、签章收款的产品销售发票填制签发。出门证应包含以下内容：客户名称、货