办公室管理制度目录.doc

行政办公室工作职责（1） 办公室计划的拟订、实施及执行；（2） 一般文书的收发、呈阅及档案的管理；（3） 办公设备和办公用品、图书杂志等的采购与管理；（4） 招待及有关对外公共关系事项；（5） 有关公司涉及民事、刑事等法律案件的处理，及商标、专利权等法律事项的处理；（6） 建筑营修及不动产管理事项的办理；（7） 股东及董、监事有关事务的处理；（8） 公司环境卫生及安全事项的管理；（9） 车辆管理；办公用品管理办法第一章 总则第一条 为保证公司办公用品的有效使用和妥善保管，特制定本规定。第二条 本规定中的办公用品包括：1.易耗品：签字笔、圆珠笔、铅笔、笔芯、刀片、胶水、胶带、大头针、曲别针、橡皮筋、复印纸、打印纸、便签纸、标签纸、橡皮、长尾夹、涂改液、白板笔、萤光笔、笔记本、档案袋、信封、印油、口曲纸、订书钉等；2.耐用型：文件夹、压杆夹、文件架、档案盒、票夹、计算器、钉书器、笔筒、剪刀、裁纸刀、打孔机、起钉器、装订机、U盘等价值较高或使用寿命较长的物品。3.其它：报纸、杂志、工具书等。第二章 办公用品的申请第三条 办公用品的申购及领用管理由前台管理员负责。第四条 每月28日前，各部门应填写本部门下月办公用品需求表报人事行政部前台管理员处，详细写明使用人、所需办公用品的名称、数量、型号等；特殊情况下（如临时性需要购买的），申请人填写办公用品需求表，经部门经理签字后，人事行政部方予购买。第五条 前台管理员对每个部门的需求计划进行认真审核，申报不合理的应予纠正。第六条 各部门需订阅书籍、报纸、期刊的，应提前提出申请，报人事行政部统一汇总，统一订购。各部门订阅或使用的业务资料，以“部门共用”原则置备1-2册，不宜人手一册。第三章 办公用品的购买第七条 公司的办公用品由人事行政部统一购买，统一管理，并由专人负责。第八条 办公用品的购买应本着“节约开支，合理使用”的原则；在购买办公用品时应查清库存，避免重复浪费；对于必需品、采购不易或用量较大的，可酌量库存。第九条 前台管理员在购买办公用品时应准确掌握市场价格，进行比较，尽量以最低的价格购买到最好的办公物资。第十条 前台管理员在购买办公用品应填写办公用品申购表，详细注明所购买用品的名称、数量、价格、型号等情况，报部门经理审批，批准后方可购买。第十一条 办公用品购买后，前台管理员依据办公用品供应商提供的购货清单办理入库登记，认真填写入库登记表。公司凭供应商提供的发票、购货清单及办公用品申购表对外结算，未经申购的办公用品不予结算。第十二条 前台管理员在收到物品之后要认真检查物品的质量。在使用过程中，若物品出现质量问题，前台管理员应及时联系供应商进行更换或者退还。第四章 办公用品的领用第十三条 员工领取办公用品，应填写办公用品领用登记表。对于领用情况不合理的，前台管理员有权拒绝领用。公司员工应当自觉爱护公司财产；节约使用办公用品。若由于质量问题，使用人要求再次更换时，前台管理员应予以以旧换新，但对于丢失或人为损坏耐用型办公用品的须照价赔偿。第十四条 办公用品的发放应作好登记工作，由前台管理员建个人领用台帐。第十五条 对于各部门使用情况，前台管理员应做好月、季及年度统计，填写办公用品使用统计表第十六条 新员工入职时，前台管理员应及时为其提供办公必需的办公用品。第十七条 员工离职时，前台管理员应将耐用型办公用品收回，并及时办理入库登记，如丢失应照价赔偿。第五章 其他规定第十八条 办公设备的耗材及维修1.电脑、打印机、复印机、传真机、一体机等办公设备的耗材由人事行政部统一购买。2.耗材包括：硒鼓、墨粉、定影膜、充电辊、转电辊、定影组件，针式打印机色带、针头，鼠标，键盘等。以上办公耗材损坏后以旧换新。3.当办公设备出现故障时，各使用人应及时通知前台报修。4.打印机、复印机、传真机、一体机为公司财产，请员工做到资源共享，并且节约能源，爱惜使用。第十九条 物流仓储部办公用品原则上由人事行政部采购，特殊情况下可自行采购。但采购完之后应及时将明细传真给人事行政部。 第六章 附则第二十条 公司根据本管理制度追究使用人损坏赔偿责任。第二十一条 本规定由公司人事行政部负责解释，自颁布之日起实施。办公室计算机管理制度第一条：公司办公室所配电脑，是承办公司事务、人事、档案、文书、标书、合同、制订、决议、纪要、介绍、业绩、证件、记录等属于办公室所管理的所有业务的载体。同时包含其他业务部门不包括的业务承办。第二条:公司办公室所配，由专职操作员操作，同时进行保养和管理。第三条：公司办公室的电脑，记录和保存着许多涉及公司机密的文件和资料，不经办公室主任同意，任何人（总经理、副总经理除外）不得查阅、调用、拷贝和泄露。第四条：公司办公室所配电脑，因为业务的需要，可以上网（包括英特网和内部网）收集和下载相关的业务信息，但不能用来消闲、欣赏、观看与公司业务无关的内容，节约费用。第五条:公司办公室所配电脑，是重要的工作机，不能用来打游戏和音乐欣赏等，违反者要酌情给予纪律处分。第六条：公司办公室所配电脑的使用、维护和修理，要遵循并按照部门计算机管理的规定办理。第七条：公司办公室所配电脑由于业务量大，可配置较高档次的机型。第八条：公司办公室所配，可从其他部门电脑中，从内部网中调用资料和数据，为汇总公司全面情况提供方便。第九条：公司办公室电脑要及时认真办理、记录属于办公室业务范围的工作和表格。第十条：公司办公室电脑的更换、升级和管理应服从于计算机管理部门。北京缘元天业新能源科技有限公司员工守则第一条总则第二条员工守则（一）仪容仪表规定（一） 行为举止规定（二） 工作纪律规定（四）保密制度规定第一条总则（一） 制定目的：为使本公司员工更好地遵守公司的管理制度，言谈举止代表公司风范，明白什么该做什么不该做，特制定本守则。（二） 适用范围：凡本瓮所有人员（含临时工）均须遵守本守则。（三） 权责单位：1、 人事部门负责本办法的制定、修改、废止的起草工作。2、 总经理负责本办法的制定、修改、废止的核准。3、 由人事部门印制成册，公司所有人员每人一册。第二条员工守则（一） 仪容仪表规定（1）员工上班必须着装整洁，朴素大方，出入公司不得身着脏污工作服。（2）男员工不得穿背心、短裤、上衣扣子不得解开超过两个，女员工不得穿着过于裸露的衣服。（3）带有树脂的脏污工作服、鞋、手套、帽子，只能放大更衣室，工作时方可换工作服及其保护用品工作。（4）机关后勤人员不得穿拖鞋上班，鞋应保持干净卫生。（5）男员工不得留长发，头发长度以保持不盖耳部和不触衣领为准，不留怪异胡须，女职工不得披肩散发，男女职工上班应将头发梳理整齐。（6）所有员工不得留长指甲，或染各色指（趾）甲，且须保持清洁。（二）行为举止规定（1）上班应保持以下基本要求：形象：仪表端庄，热情大方；谈吐:温文有礼民，简洁明快。（2）热情接待宾客，使用十一字礼貌语言：见面问“你好”，“欢迎”声要高，“请”进加手势，称对方“您”好。歉意“对不起”、“再见”请走好。（3）同事、工友遇到困难时，任何员工均有责任和义务帮助解决或提供必要的支援。（4）外出办事人员，进入办事机构办公室时，应先检查自身仪容仪表，并适度敲门，待主人允许后方可进入，进入后应先使用礼貌用语。（5）办公室人员在电话铃响三声之内应接听；接打电话，应语调平缓，声音柔和适度；不得大喊大叫，影响他人工作；也不可无精打采，影响公司形象；使用电话应长话短说，禁止电话聊天。（6）约会或谈生意，守时守信，不卑不亢，不做有损国格、公司形象或人格的事情。（7）禁止随地吐痰，乱丢垃圾；生产车间、仓库及其他禁烟区域严禁吸烟。（8）每天工作完毕后，自觉进行岗位区域及设备的清洁、保养工作搞好卫生，给下班工作创造最佳工作环境。（9）维持良好的公共秩序，自觉按照划分区域打扫环境卫生和公共厕所卫生，使用卫生间之后，应随手冲洗。（10）爱护公物，历求节约，养成离开时随手关灯、电风扇、空调、水龙头等的生活习惯。（11）所有员工应互敬互爱，和谐相处。（12）不损人利己，不讥讽挖苦，不窥探他人隐私，不对他人进行人身攻击，不以各种之外的事情议论他人。（13）公司各部门间要相互沟通，协调一致，精诚团结，不能搞各自为政、团团伙伙、勾心斗角，甚至互相拆台、拉帮结伙、滥用权力。（14）严禁打架斗殴、酗酒闹事。（15）严禁聚众赌博。（16）住宿人员应遵守集体宿舍公约。（二）工作纪律规定1、考勤制度：（1）上下午上班时，首先在办公室亲自签到，写明到达时间，不得托人或代人签到，否则视为违纪。未签到上班后立即说明原因，否则视为旷工。（2）外出时，无论公务或私事，均应按有关规定办理手续，并在考勤处登记，找时必须有人知道去向。（3）携带公物出厂，必须办理规定手续，否则不得带出，发生丢失损坏时照价赔偿。以上规定，所有员工应自觉遵守，积极配合。2、工作纪律规定（1）上班时不得吃东西、聊天、喧哗、追逐嬉戏、打瞌睡、吃零食、看小说、或与工作无关的书籍。（2）不得处理与工作无关的私事，玩游戏、放音乐、看电视、随身听。（3）工作时间严禁私人会客，喝酒、打麻将。（4）必须尽忠职守，服从指挥安排，对上级的工作安排，必须立即去办，不能因故推诿，更不能答应不办，有争议先服从，事后可提出意见。（5）会议途中，尊重主持人和发言人，不随意插话、抢话、打电话、私下议论，发言先举手或以纸条传递，同意后发言。（6）自觉维护工作环境的卫生，各种物品摆放整齐。（7）非指定操作者，不得操作各种设备、电器、仪器；指定操作者也应严格按照操作规程操作，特别注意安全。违规操作造成损失和事故者，应负全部责任和赔偿损失。（8）所有工作中的失误，必须在发生的当天报告给上级主管，重要或较大、大的问题必须报告给最高领导，延误或隐藏不报要追究当事人和知情人的责任。（9）下级尊重上级，上级关心下级。各种工作报告须依照管理层次逐级呈报，不得越级（特殊/紧急情况除外，事后须向直属主管汇报），当个人意见未获采纳前，应严格执行公司规定或上级指令，不得因个人意见阻挠组织动作。（10）工作岗位服从上级安排，执行生产、工作任务时不得畏难回避或互相推诿，遇临时紧急任务，虽非工作时间，经通知后应立即到场处理。（11）下班前，应关好门窗水电，将工作环境整理整齐清楚。（12）严守公司机密，未经总经理许可未办理登记手续，公司档案文件资料不得让公司以外人员借阅；不得泄露瓮的各项计划、议程、决议等。（13）不得利用公物制作或唆使他人制作私人物品。（14）不得利用职权贪污、受贿、行贿及其他损害公司利益的事情；不得以公司名义招摇撞骗；不得以公司公关代办的名义和关系，从事与公司无关的事务；不得利用公司客户的资源或商情资料或本公司名义销售非公司的产品或从事其他买卖活动。（15）公司员工不得接受客户接受客户的不合规格的宴请、娱乐活动，严禁色情服务。（16）未经公司书面同意，不得兼职或经营其他副业，更不得为自己或他人从事与本公司相同或类似的事业。（17）工作态度应端正负责，事先计划周详，事中尽则尽力，事后不断改善，不可阳奉阴违、敷衍塞责。（18）爱护企业的生产、安全、环保、绿化等公共设施，严禁损坏或采摘树木花果。（四）保密制度规定（1）员工个人或近亲不得经营或投资与公司有关的事业，不得兼任公司以外任何职务。（2）严守公司机密，公司未实现的经营战略、经营方向、经营计划、经营项目、经营决策不得泄露。（3）公司财务报表、预算报告、统计报表、人事档案、工资性及劳务性收入资料、内部合同、协议、意向书及可行性报告、重要会议记录不得泄露。（4）公司的档案或资料，未经总经理或主管特别授权时，不得携带离开公司或借给他人翻阅。（5）公司员工离开公司后，不得用公司的技术秘密（包括公司特有专利）为他或自己服务。公司车辆管理办法为规范公司车辆管理，使用、停放、燃油添加及报销，车辆保养与维修等环节，经公司研究，特制定本管理办法。一、车辆管理（1）公司车辆的统一管理归公司人行部，公司专职驾驶员因公司事务受公司人行部经理指派。（2）公司人行部要建立车辆档案。档案内容包括：行驶证复印件、保险单复印件（交强险和商业险）等资料。（3）人行部负责办理车辆保险等事项。（4）休息日和节假日，车辆钥匙交公司人行部管理。二、车辆使用1、公司公务车辆仅限于因公司事务需要时使用，平时禁止因个人私事动用公司车辆（确因个人紧急情况需要用车应提前向公司总经理请示，经总经理批准后方可使用。紧急情况仅限：市内的家庭成员或公司员工突发疾病、意外事故等急需用车）2、公务车辆执行公务时，只能有专职驾驶员或公司安排的驾驶员驾驶，不得用其他任何人代驾。3、公务车辆市外执行公务时，请车人员必须事先填写出车申请决经理批后，由人行部负责按排车辆。4、公务车辆市内（城区内）执行公务时，如随行办事人员办事时间较长（预计一小时以上），应将人送到办事地点的返回公司，待其办完后，再前往办事地点接回或由其自行安排交通工具，如遇市内及市外同时需要用车，人行部应根据所办事情急缓来安排车辆。5、车辆的使用范围：（1）优先保证公司领导的公务用车。（2）公司组织的各项集体活动等。（3）接送公司客人及外聘专家教授来去公司。（4）财会人员到银行取送款项。（5）取送机要文电、急件。（6）参加紧急性会议。（7）处理突发事件。（8）公司统一调度用车。（9）特殊设备及物资采购。三、车辆停放公务车辆的指定停放点在公司办公楼下车位线内，正常上下班时间、中午和车辆未办理公务时，必须停放在指定停车点。四、燃油管理1、公务车辆添加燃油应在公司指定加油站加油，并由驾驶员与一名总经办人员共同前往加油站加油，总经办人员持票报销（驾驶员应签字证明），驾驶员不得报燃油费（公务外地出车除外）2、公务车辆市内办理公务之前，应充分预算好往返里程和消耗的燃油量，油量不足时，应一次到市内，指定加油站加足燃油。3、公务车辆市外执行公务，确因外出时间较长路程较远（加满一油箱不足往返消耗），中途需要加油的应提前告知负责油料管理总经办负责人。五、车辆的保养与维修1、正常保养（1）车辆正常使用中的日常保养，由专职驾驶员负责车辆外表内饰和座椅的清洁，车内不得随意堆放杂物，随车物品应在车尾箱中摆放整齐，固定不了的可随车摆放。（2）车辆每次出行前应检查：外部螺栓、螺母，有无松动方向盘自由间隙是否过大，球头是否松动，水箱冷却液是否足够，有无渗漏，刹车盘、刹车片是否磨盘过度，刹车真空助力是否有效，检查机油是否足够等等，不准带病运行车辆，以保证安全行驶。2、车辆的例行保养车辆的例行保养应根据车辆的使用说明书和保养手册的规定进行，不得为了节约使用而拖延保养期，直到无毛病拖出毛病或小毛病拖出大毛病“三包”期内的保养必须到车辆的特约维修站保养。3、车辆的维修（1）车辆出现故障时应及时申请维修，不得拖延。（2）车辆维修前应填写车辆维修申请单应提供三家维修厂的报价、并经公司领导审核，总经理批准后到指定修理厂（或车辆服务站）进行维修。（3）预计维修费用车500元以上的维修，应由人行部指派专人与驾驶员前去修理厂共同监督修理厂的维修质量。（4）维修费用要有维修厂的发票及材料清单，由人行部经办人员按规定报销流程报销。六、车辆的安全管理1、牢固树立安全第一的思想，严格遵守操作规程和交通法规。严禁酒后驾车，不得将车辆私自交给他人驾驶。2、爱护车辆，每日对车辆要进行检查、保养，保持车容整洁、状况良好，发现故障、隐患及时维修，不开带病车，不疲劳驾驶。3、驾驶员要坚守工作岗位，在工作时间不得擅离职守，严格考勤，上班时间无出车任务时，在司机室休息待命。因事离岗，需向人行部报告去向，以方便联系。4、驾驶员要加强业务和交通安全知识的学习，不断提高自身素质；要服从领导、增强服务意识。，跟随领导外出，要遵守工作纪律，涉及工作问题，应主动回避和严守秘密。要树立良好的自我形象和驾驶作风，文明驾驶，礼貌行车，爱护车辆，严防事故。公司公章管理制度一、目的：为规范公司印章的管理，维护企业形象和合法权益, 实现印章管理的制度化和规范化, 特制定本办法。所有用印手续均按照本办法履行签字审核手续。二、印章的分类： 公司的印章根据用途、类别分为：公司公章、财务专用章、法人章。 三、具体内容： （一）管理： 1. 各类印章的使用须严格登记程序，完成审批手续后方可用印；不符合规定和不经主管领导签发的文件、资料、合同等，公章保管人有权拒印。 2. 任何情况不得携出各类公章或外借。若因工作需要，确须将印章带出，需提交申请，经总经理批准，方可带出。公章带出期间，只可将公章用于申请事由，并对公章的使用承担一切责任。 3. 各类公章的保管人严格执行公司印章管理制度，不得私自使用公章，不得外借，不因任何人指示、要求而违规用章。 4. 保管人员不在时由总经理指定人代管，双方做好印章的交接手续。 （二）各类印章的使用范围： 1 公司公章的使用范围：1、公司对外签发的文件；2、公司与相关单位联合签发的文件；3、由公司出具的证明及有关资料；4、公司对外提供的财务报告；5、公司章程、协议；6、员工的调动、任免及聘用。 2 财务专用章及法人章主要用于货币结算等相关业务。 （三） 各类印章的管理： 1、 公司公章的保管与使用： 1） 公司公章由人力行政部经理负责保管与使用。 2） 使用公章须履行登记手续，由经办人至人力行政部填写公章使用登记表，写明用印事由，并经直接经理审核同意后，方可用印。 3） 以公司名义上报、外送、下发的文件、资料等，经由总经理审阅批准，人力行政部经理同意后方可加盖印章。 4） 任何人不得以任何事由要求在空白书面上加盖公章。 2、 公司财务专用章、法人章的保管与使用： 1) 公司财务专用章由财务部经理负责保管；法人章由财务部出纳负责保管。 2) 公司财务专用章与法人章不得交与银行出纳员自行保管和使用。 3) 除正常的财务需要用到财务专用章与法人章外，其他事项必须经过财务部经理报请公司总经理批准后方可使用。法人章用印须履行登记手续，由经办人至财务部填写法人章使用登记表写明用印事由，并经直接经理，总经理审核同意后，方可用印。 4) 任何人不得以任何事由在空白书面上加盖财务专用章和法人章。 四、失职责任 由于审批人的过错决定或者印章保管人的过错行为履行盖章手续而导致公司遭受经济损失的，责任人应当负责赔偿或者由公司酌情处以相应的经济处罚。 五、本管理制度最终解释权归世通华纳成都分公司人力行政部。 六、本管理制度自发布之日起实施。国内外传真收发管理办法1.总则1.1.制定目的(1)将本公司内使用传真机处理国内外各种文件或资料作业制度化、节制化、效率化。(2)促使本公司国内外传真之收发业务推行顺畅。1.2.适用范围凡隶属本公司内之员工及经主管认可使用传真机之外宾传真文件或资料时，均依本办法管理。1.3.权责单位(1)总经办负责本办法制定、修改、废止之起草工作。(2)总经理负责本办法制定、修改、废止之核准。2.收发管理发文时间发文时间原则上为上班时间，急件发文特殊处理。2.2.发文手续(1)申请人事先填具传真发文申请单，经单位主管核准后连同文件交行政部人员（或传真机管理人）发送。(2)行政部人员（或传真机管理人）发送后，于传真发文登记簿上登录有关事项，并经申请人签认后，由申请人领回原稿文件。2.3.收文手续行政部人员（或传真机管理人）于收到来文时，须先于传真发文登记簿上登录有关资料后，再通知收文者领取文件并签认收讫。2.4.传真收发注意事项(1)传出文件如为一般信函时，应使用本公司传真专用信函格式。(2)传出文件如为一般资料时，其传真首页也须以传真专用之信函格式。(3)本公司传出文件上均须注明：(A)本公司地址、电话（传真号码）、E-mail、网址等联系方式，对国外传真件须加注英文。(B)传真人之部门、职称、姓名等。(C)受传真人之公司全称（非简称）、部门、职称、姓名等。(D)传真主旨。(E)传真内容。(F)备注事项。如“如传真内容有不清晰时请回电话告知以便重传”或“本报价单有效期限为一个月”等。(4)传真之使用须依下列原则：(A)先考虑时效性。(B)其次考虑经济性。(C)再考虑方便性。(5)传真机专用电话线严禁作为一般电话使用。(6)收件未经登记严禁取用。(7)严禁传送本公司机密文件、资料、图样。传真发文申请单日期: 部门: 编号文件名称P数传真内容接受单位备注核准： 申请人： 传真收/发文登记簿编号文件名称P数传真日期传真部门接受部门备注公司档案管理制度一、总则1、为了规范公司档案管理，特制定本制度。2、本制度适用于公司及所属各单位档案管理。3、本制度最终解释权归公司办公室，办公室负责本制度的修订完善。二、档案管理机构的设置及基本要求（一）档案划分及管理部门1、档案是指本公司过去和现在，在从事经营管理、科学技术、企业文化等活动中形成的对公司有保持价值的各种文字、图表、声像等历史记录。2、公司设立档案室，隶属于办公室，并设置档案管理员，负责档案资料的归档督促和日常管理工作。公司制定明确的档案管理员岗位职责，档案管理员必须严格履行职责。3、公司档案根据其重要性和保密程度分为公司级和部门级，公司级档案应按标准规范进行分类，有规范的档案编号和标签，并建立电子与纸张分类目录。（二） 各部门资料管理1、公司所属各部门必须设兼职的资料管理员，制定明确的资料管理员岗位职责，规范部门档案管理，实行部门档案与公司档案归口管理。2、各部门根据部门资料性质结合公司级档案管理办法，实行统一的标准分类管理。3、档案的借阅和移交、销毁，必须按照公司管理规定执行。三、档案分类（一）档案质量1、档案封面应逐项按照规定用碳素钢笔或中性笔书写，字迹要工整，清晰，封面题名应能准确反映出卷内文件材料的内容。2、档案文件禁止使用铅笔、圆珠笔、复写纸。破损的档案文件要进行修复处理。3、档案必须遵循文件材料形成的规律和特点，保持文件材料之间的联系，区分不同的价值，便于保管和利用。4、档案盒表面为档案目录，档案盒内文件没有提名的，由档案人员根据内容拟定标题。5、档案盒封面应注明立卷人，审核人，立卷时间。（二）立档1、档案文件材料按照批复在前，请示在后，正件在前，附件在后，印件在前，定稿在后，重要法规性文件的历次稿件排列在定稿之后。2、跨年度的请示与批复，有批复的在批复年立卷，无批复的放在请示年立卷；跨年度会议文件放在会议开幕年立卷；跨年度的规划放在第一年立卷；跨年度总结放在最后一年立卷。3、档案文件资料按时间顺序排列，收交时公文处理用纸在前，收文在后；内部制发文件，发文正稿在前，依次为公文处理用纸，发文底稿。（三）分类1、档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并要一定范畴，不能笼统含糊。（如：证照类目、制度类目、文件类目、合同类目等）。2、公司档案大致分为以下几类：（1）证照类：营业执照及各类证照，注册资料、年检资料、公司章程等；（2）文件类：分外来文件（政府职能部门的往来文件）和内部文件；（3）制度类：管理制度汇编；（4）合同类：分内部经营管理合同和业务合同两种。（5）计划总结类：分年度计划及总结等；（6）会议纪要类：办公例会纪要等（五）档案编号1、档案分类各级名称经确定后，应编制档案登记目录表，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。2、档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。3、公司档案员负责对各部门文件材料的收集、整理，按照档案登记目录表条款“对号入座”，各部门要积极配合公司档案管理工作。四、归档及保存年限（一）归档的文件资料，应按自然形成，保持历史联系的原则和归档要求特征及文件内容进行归档，在一个卷内要按问题或者文件形成的时间，系统的排列并填写卷内目录。（二）归档的同类文件资料在卷内应按保存期限分别装订，保存期限分为定期和永久。定期按文件材料的保持价值分为1年，5年，10年。1、永久保存：（1）公司章程、合同（2）股东名册（3）组织规程及办事细则（4）董事会及股东会记录（5）财务报表（6）政府机关核准文件（7）不动产所有权及其他债权凭证（8）工程设计图（9）公司规章制度（10）其他经核定须永久保存的文书2、10年保存：（1）预算、决算书类（2）会计凭证（3）事业计划资料（4）其他经核定须保存10年的文书3、1年至5年保存：（1）期满或解除之合约（2）其他经核定保存5年的文书4、1年以下暂时保存：（1）结案后无长期保存必要者。（三）公司可根据实际情况拟订文件资料保存期限的补充规定。（四）归档的文件资料种类，份数以及每份的页数均应齐全完整，每份文件的正件与附件，印件与定稿，请示与批复，转发文件与原件，多种文字形成的同一文件，均不得分开。 （五）按归档要求进行装订、编号、填写卷内目录表。全部档案组成后，要对档案做统一排列并编写档号。五、档案日常管理（一）借阅1、借阅手续：（1）各部门经办人员因业务需要借阅档案时，应由其部门负责人出示书面借阅条向档案员借阅，经办人必须在公司借阅登记表上签字。（2）档案员接到借阅条，经核查后，取出该项档案，并在借阅登记表上注明借出日期和归还日期，以备及时催还。（3）档案归还时，经档案员核查无异后，档案即归入