出差费用管理制度.doc

*有限公司文件编号GL-AD-11 出差费用管理制度版本版次A/0总页次4生效日期2011/03/28制定审核核准1、目的适应公司业务的发展，加强公司出差费用的规范化管理，指导员工报销真实、必要、合理的出差费用。2、范围本制度适用于*员工。3、定义 3.1出差：指员工离开公司外出公干。3.1.1短途出差：出差当日可以往返者。3.1.2长途出差：出差必须在外食宿者。3.1.2.1短期出差:连续出差时间为1天以上，20天以内者。3.1.2.2长期出差:连续出差时间为20天以上，2个月以下者。 3.2差旅费：指员工外出公干期间为完成预定任务所发生的必要、合理的费用，具体包括：在途交通费、市内交通费、食宿费、其他公务杂费等。4、职责 4.1员工的责任：4.1.1合理制定出差计划，并提前填写出差申请单，提交部门主管批准。4.1.2在各项出差费用发生之前，应充分理解本制度之规定，并对发生的出差费用进行合理的成本控制，最大程度地减少费用支出。4.1.3保证费用的真实性，如实申报本人所发生的出差费用及相关补助，严禁私费公报。4.1.4出差返回后，正确填写费用报销单据，及时报销费用。4.1.5对于财务部门的询问及总题反馈，及时予以回答和处理。4.2主管/部长/副总的责任： 4.2.1立足公司利益，对部门的出差需求进行合理有效的控制，避免不必要的出差。 4.2.2对每次出差的人员时间、主要费用支出项目等重要事项进行事前审批，严格控制出差成本。 4.2.3对员工所报销费用的真实性、必要性、合理性进行审核，确保所报销的各项费用符合本制度之规定。 4.2.4对员工提交的费用报销单据及时进行审核。 4.3公司所有员工均应熟悉本制度。5、出差管理5.1出差申报审批流程5.1.1员工因公出差前需填写出差申请单，出差期限由部门领导依实际情况核定，并按程序呈核。5.1.1.1国内出差：一般员工1天以内由部门主管核准 ；3天以内（含3天）由主管审核，部长核准；3天以上由部长审核，副总核准；部长（含副部长和相同级别的技术人员）由副总批准；副总出差必须经总经理核准。5.1.1.2出差中途除因公务、疾病或意外灾害等不可抗力需经主管允许延时外，不得借故延长出差日期，否则不得报销差旅费，并依情节轻重给予纪律处分。5.2差旅费报核流程5.2.1员工于出差前凭出差申请单和借款单向财务暂支经济、合理旅费。返回后一周内填具差旅费报销表结算暂付款，随附相关费用凭证，并做到当月费用当月报销，如在核发工资前未结清的，财务部可在工资中扣除。5.2.2差旅费中“实报”部分不得超出合理数额，对特殊情况应由出差人出具文字说明,否则财会人员有权拒绝受理。5.3差旅费报核说明5.3.1交通费报核说明5.3.1.1交通费需以票根或发票（如出租车）认定，使用公司交通工具不支付交通费。5.3.1.2员工若使用私家车出差的，油费按实际路途予以报销，路桥收费依票据实报实销。5.3.1.3 出租车申请时须符合以下情况，特殊情况须事先请示获准后凭票报销。a.公交车未达地区或公交车已下班b.紧急事件c.携带重要文件、现金d.有贵宾陪同e.其他类似情况5.3.1.4乘飞机应选择经济仓，特殊情况需申请并由总经理批准。5.3.1.5乘坐飞机时航空旅客人身意外伤害保险费，限每人每次一份。5.3.1.6乘坐火车，从当日晚8时至次日晨7时乘车6小时以上的，或连续乘车超过12小时的，可购买硬卧票。5.3.1.7长期出差人员居住地属于公司安排场所，且此场所地址与工作地址间需要借助交通工具的，或自行安排食宿的可发放交通补助。5.3.2住宿费报销说明：5.3.2.1住宿需依凭相关票据按上述标准核报，本公司备有住宿场所时不支付住宿费。5.3.2.2当日出差不得报销住宿费，如有特殊情况应向主管申请。5.3.3餐费报销说明：5.3.3.1当日出差在中午12：00以前不能回到公司的，餐费补助一餐。5.3.3.2短期出差人员，原则上按每日三餐给予补助。12：00后出差的，当日补一餐。18：00前回到公司，只补一餐。5.3.4公务杂费 5.3.4.1员工外出公干发生的公务杂费，包括邮电费、行李费、购票手续费、文件复印费、传真费等其它费用。 5.3.4.2因公干切需陪同客户在外用餐，必须事先请示，费用在300元以下由副总批准，如超出300元则必须得到总经理批准。5.3.5其他报销说明：其他特殊费用须事先请示管理部，否则一律不作报销。6、国外出差管理规定本公司员工奉派出国，除薪金照领外，并准许报销差旅费，标准如下：6.1在外期间往返于公司指定地点的交通费用实报实销，自行观光交通费自理。6.2食宿、杂费按当时行情和国家规定在出差报销额度内支付。6.3出差期间的公费开支凭正式发票按实报销，无法取得正式发票的付款凭出差人文字说明并经主管人核批后报销。6.4因公必须支付的费用超过日用费规定者，可请总经理核发特别津贴予以补偿。6.5因公出国参加培训、学习人员，于出国前需先立承诺书，言明按期归国并继续为公司服务，如在返回3年内自动离职者，应无条件赔偿出国期间之费用除以3年平均数额的差额，并放弃先诉抗辩权。6.6出差人员返国后应于15日内整理好有关凭证，申请报销，因故需延迟时，应报主管核准延迟时间。差旅费报核标准职别别费高管级中层级客服人员（业务、工程、生产） 其他人员及驾驶员交通费飞机实报需申请需申请需申请火车硬座/卧实报硬座/卧实报硬座/卧实报硬座/卧实报汽车实报实报实报实报出租车实报实报需申请需申请公交实报实报实报实报住宿费城市一线城市 150 元/日 120 元/日 100 元/日 80 元/日二线城市 120元/日 100 元/日 80 元/日 60 元/日三线城市 100元/日 80 元/日 60 元/日 40 元/日餐费补贴65元/天55元/天45元/天35元/天通讯补助按规定报销按规定报销按规定报销按规定报销特殊情况如特殊的费用报核则需得到总经理特别批准一线城市：北京、南京、上海、广州、深圳、天津、杭州等。二线城市：除以上外的一些经济发达城市，如：成都、济南、青岛、大连、苏州、昆山等。三线城市：经济比较发达的中小城市，及一些经济欠发达地区的省会城市及大多数地级市。如：南通、盐城、绍兴、台州等。 7、移动电话费用管理及标准7.1费用管理：根据岗位及业务需求确定使用人员；公司在每月1日统一在移动公司办理充值业务。 7.2公司支付的电话费用是出于工作及业务的需要，因此，使用公司电话的员工应保持电话畅通，便于及时处理突发事件。7.3因电话关机使分管的工作或业务在紧急情况下不能得到及时处理或造成经济损失的，其本人承担管理责任并按损失额度进行经济赔偿。7.4管理部和财务部将不定期对话费使用情况进行稽核和查询，以确保其话费的80%以上用于工作或业务，而不是私人电话。7.5确因工作或业务需要，对外联系的量增大致使规定的话费短缺，应提交申请报告并阐述充分理由，经部门负责人确认，报分管副总审核，呈报总经理批准。在未到充值时间电话费使用完的情况下，本人应预先充值，以保证电话畅通。7.6话费标准：根据财务部编制的话费清单给予相应补贴。8、出差考勤规定：8.1公司规定的正常上班时间的出差人员均核算正常出勤。8.2派遣出差原则上一律不作加班核算，节假日可酌情考虑。8.3