04《备用金借支、费用报销管理制度》.doc

广东新大禹环境工程有限公司新大禹20085号关于印发备用金借支、费用报销管理制度的通知各有关部门、有关单位：为加强管理，规范操作流程，特制定备用金借支、费用报销管理制度并颁布实施，请各相关部门认真贯彻执行。广州市弘禹科技有限公司、佛山弘禹环保科技有限公司、中山市瑞客莱再生资源有限公司、中山市高平织染水处理有限公司参照执行。现将备用金借支、费用报销管理制度印发给你们，各部门、各单位在实施过程中，发现问题或建议，请及时报告财务中心。附件：备用金借支、费用报销管理制度广东新大禹环境工程有限公司二00八年九月二十五日主题词：印发 借支 费用报销 管理 制度 通知抄送：总经理、总工室、副总室、总助室、人力资源中心、行政中心、工程中心、采购物流中心、技术中心、商务中心、营销中心、财务中心、设备公司、运营中心、广州市弘禹科技有限公司、佛山弘禹环保科技有限公司、中山市瑞客莱再生资源有限公司、中山市高平织染水处理有限公司广东新大禹环境工程有限公司财务中心 2008年9月25日印发备用金借支及费用报销管理制度附件： 备用金借支、费用报销管理制度第一章 总则第一条 为了进一步规范财务管理,加强会计核算和监督 ,有效合理利用资金，明确借支及费用报销的流程，特制定本制度。第二条 本制度适用于公司各相关部门的借支及费用报销。借支及费用报销范围：差旅费招待费现场费用后勤费用培训费汽车费用办公费运输费市场费用零星采购零星税款等。第三条 财务中心负责制定有关费用报销流程及制度。第四条 各部门负责督促本部门人员及时报销,并根据预算及财务提供的己发生的费用统计额,控制本部门费用。第二章 备用金借支第五条 备用金借支流程填写借支单部门（或项目）负责人核准签名财务中心负责人核准签名出纳付款副总经理/总工核准签名总经理（或授权人）核准签名总工/副总权限部门权限第六条 本制度中的备用金是指公司员工出差、外出办理工作事务等需使用预先借支的现金。第七条 公司各部门(或项目)根椐工作需要，需每周一中午12：00点前将本周备用金借支计划交财务中心出纳 (如附件1)。借支备用金时，应填制借款单，写明借款事由，在备注栏写清冲账还款时间，并经逐级审批后，方可到财务部门办理备用金借支手续。第八条 公司员工借支备用金累计限额如下表：级别借支累计限额（单位：元）副总以上10000（含）副经理以上5000（含）一般管理人员3000（含）公司工程施工借支备用金累计限额如下表：（此表只针对工程中心经理或项目经理）工程所在地项目借支累计限额（单位：元）省外工地押金10000（含）周转金5000（含）省内工地押金3000（含）周转金3000（含）如特殊情况借支金额超过核定范围的必须经总经理或授权人审批后方给予借支。 一般情况下累计借支余额超过核定范围者不得继续进行备用金借支。第九条 若核准人出差在外时，借款人必须发短信给相关核准人，核准人通过短信审批，并将短信转告下一流程的审批人。第十条 当借款人在计划外需使用现金时，超过5000元者须提前一天通知财务中心经理，以便协调资金使用计划。第十一条 公司员工借支的备用金，必须在借款出差回来后1个月内报销清帐, 借款时间超过1个月不报销者，财务部将在每月中旬开具上月“冲借支扣工资单”到人力资源中心，月末从其工资中扣除借支款，直至扣清为止。 第三章 费用报销第十二条 报销流程(如表中所示)超越权限经办人填写出差及费用报销单证明人签名（若有证明人的情况下）经办人交财务中心费用审核人审核签名财务审核人交财务中心经理审核签名经办人到财务中心费用审核人处盖报销章及冲减借支经办人交总工/副总经理审核签名经办人交总经理或其授权人审核签名经办人交部门（或项目）负责人审核签名主管高层权限经办人到出纳处领款部门权限第十三条 报销期限。费用经办人应在该笔费用完成后5个工作日内按标准规范填制报销凭证,履行报销手续, 报销人应在填写报销单后1个月内办理完毕。如遇特殊情况不能按时报销者，可书面申请，经主管高层签字同意，财务中心备案后方可延期，但最长延期不可超1个月。如超过2个月不报销者,该费用视为自动放弃报销。时间以费用实际发生日期算起。第十四条 报销票据。报销人需将原始票据粘贴整齐，完整填写费用报销单各项内容。填写时注意报销金额大小写需相符，字迹清淅，且不得涂改。第十五条 凭发票报销（300元以上餐费应附有详细菜单），无发票，一律不予报销。（注意：发票不能有涂改，发票的抬头为本公司全称，发票上要有出具发票单位盖章,如不符合以上条件则视为无效发票）。支付金额在2000元以上时，要求用银行卡支付。报销时将银行卡消费单作附件，以备核查。特殊情况无法用银行卡支付的,需写出书面说明作为审核依据。第十六条 驻外办事处人员报销票据由各办事处负责人签字审批后,应每周一将上周所发生的费用单据寄回公司交由相应负责人办理报销手续。长期出差人员参照此条。第十七条 单次开支招待费1000元以上的，需事前填写工作安排及资金计划表（附件2）,向上级领导提出申请,逐级签批。报销时附上作为审核依据。如事前未填写工作安排及资金计划表，事后必须写出书面说明供上级领导审核。第十八条 现场购买材料总价格100元以上者，需经采购物流中心核价，由采购物流中心同意价格后购买，报销时采购物流中心签字确认。购买非一次性工具，使用人要在报销前登记入库，由仓管签字，入库后凭入库单与发票方可报销。第十九条 购买书籍报销时，需将书籍在资料室办理入库手续，并由资料室管理员在报销单上签字证明后方可开始报销流程。第二十条 报销凭证根据对应的金额,依照相应的审批权限,经相关的领导审核签字后,方可提交报销。在交来的报销单据中发现手续不完备,凭证缺失,粘贴不规范，金额与票据不符，填写错误等不符合规定的,财务在审核当天退回由经办人，经办人在一个工作日内补办完成后重新提交审核。第二十一条 报销单填单日期为实际发生费用日期。第二十二条 为了便于进行部门及项目核算，不同人员、不同工程项目的报销费用支出不得混淆在一张报销单上。必须遵循一事一单的原则。同一事项两人或多人参与的，不能同时被不同人员分开报销，以避免重复报销。应由一人统一报销。并让证明人在报销单据上和发票背面签字证明。第二十三条 采用财务统一的报销单据格式(如附件3)如实打印或用蓝色或黑色钢笔、签字笔(注意:不得使用圆珠笔)填写报销单的各项内容，如：费用归属部门、报销人、报销日期、项目名称、项目阶段、具体事项说明、费用类别、费用发生地点、联系人及电话。每天费用分开填写，并在填写费用后以电子版发报销单到财务备份，以便审核人备查。第二十四条 报销的费用需要计入其他部门费用的，必须要有承担费用部门负责人签字确认。第二十五条 单据填写格式与粘贴要求A 出差单填写格式(参照财务中心样本)B 报销单据粘贴方法(参照财务中心样本)粘贴注意事项：将费用票据按面额的大小分类粘贴。 第二十六条 部门经理审批原则:（1） 审核所报销的经济业务是否属实；（2） 审核费用是否合理、有无超标；（3） 审核费用归类是否正确，是否符合部门预算文件；（4） 审核费用归属部门是否正确。第二十七条 公司高层审批原则：（1） 再次审核报销费用是否合理; （2） 审核部门负责人是否违规审批；第二十八条 财务中心费用审核会计审核原则： （1） 审核票据是否符合国家法律及税局要求；（2） 审核单据填写、粘贴是否规范，字迹有无涂抹；（3） 审核各项费用金额大小写是否与后附原始单据金额 相符；（4） 审核费用归类是否合理；归属部门是否正确；（5） 审核签批手续是否齐全，是否符合公司流程。 第二十九条 财务中心经理审核原则：（1） 审核报销是否违反财务制度及公司相关规定；（2） 审核费用审核会计是否严格执行报销制度。第三十条 费用审核人应在接收报销单据之日起于三个工作日内审核完毕。审核人因事不在岗位,可授权他人审核,但签字责任由授权人承担。财务中心每个工作日均办理借支及报销。因整理帐务原因，下午5：00后不再办理借支及报销。第三十一条 报销人将报销单据交至财务中心登记后即可办理报销。出纳核查报销单据审批手续齐全后，方可向报销人付款，同时，报销人在领款凭证上签字。 第三章 费用报销考核及处罚第三十二条 财务中心对各部门交来报销单据是否符合要求进行公布。考核范围：单据填写、粘贴不符合规范，字迹有涂抹；费用金额大小写与后附原始单据金额不相符；费用 虚报、多报；费用不归类、归类不合理、归类不明确的。费用归属部门不正确。审核签批手续不齐全。 财务对交来的报销单据如有不符合费用报销条件的，应当退回相应部门责任人，并根据退回份数扣其部门0.5分/份。以月度为周期计算纳入部门公布，每月OA公布分数（满分100分）。第三十三条 应在费用完成后5个工作日(含返回当日)内填写报销单，并交上级领导审核，未于5个工作日内填写报销单，每超过一天罚款10元。举例，A先生周三出差返回公司,本周公司双休,A先生最迟应在下周二填好报销单送交上级领导审核。如下周五A先生填好报销单送交上级领导审核,上级领导将按规定对A先生处以10X3=30元罚款。第三十四条 报销人自觉跟踪报销单的签字流程，从填写报销单之日至送达财务中心报销之日，不得超过20日。每超过1日罚款20元。费用发生后超过2个月不报销者,将不给予报销。第三十五条 驻外人员及长期出差人员以本月15日到下月15日为一个月周期，每月15日必须用快递寄上月报销单。不按时邮寄报销单，将处以报销人每次20元罚款。第三十六条 当次借支款未用完，报销人必须在财务中心报销时交回余款，不得私自挪用。私自挪用者将处予挪用金额2倍罚款。第三十七条 公司员工报销应严格的按照本制度进行,如有开具虚假发票及虚增开票金额现象发生,一经查实, 开具虚假发票及虚增开票不予报销，同时公司将根据情节轻重对当事人给予相应的处罚。开具虚假发票及虚增开票金额在100元（含）以内的, 在公司OA上通告批评并处以虚假发票及虚增开票金额2倍的罚款，但罚款额最少不低于100元；开具虚假发票及虚增开票金额在100元500元（含）的,在公司OA上通告批评并处以虚假发票及虚增开票金额2倍的罚款;年累计1次以上通告批评者予以辞退；开具虚假发票及虚增开票金额在500元以上的,一经查实，立即辞退。第三十八条 如果在审核过程中发现证明人虚假证明，将处以证明人弄虚作假金额2倍的罚款，但罚款最少不低于100元。第三十九条 如果后一级审核人在审核过程中发现前一级审核人有违反规定，报销人存在弄虚作假现象，对此报销人直接主管处以弄虚作假金额同等金额的罚款，但罚款最少不低于200元。其他已签字审核人处以弄虚作假金额0.5倍的罚款，但罚款最少不低于100元。第四十条 审核人不及时审批单据，报销人可投诉到总经理助理，如调查属实，将给予审核人每次200元罚款。第四十一条 财务中心为该制度的监督执行部门，如果在检查过程中发现有违反本制度审批借支及报销的，所有审批人每人罚款200元。并作记录统计，纳入年度综合考评。 财务中心如不执行本制度，财务相关人员每次罚款200元，财务经理罚款400元。第四章 借支及报销审批权限第四十二条 借支及报销审批权限编号项 目核决权限核决者1各项税费、税务办理手续费、银行手续费、购支票及财务用单据费用1000元以下财务中心经理2公司场地租金、垃圾费、员工宿舍租金10000元以下行政中心经理3车辆粤通卡路费、定点油站油费、年审、年票、保险5000元以下行政中心经理4水电费、电话费、宿舍及办事处管理费10000元以下行政中心经理5公司车辆现金路桥费、现金加油费、停车费、临时维修点修车费用3000元以下行政中心经理6车辆维修保养2000元以下行政中心经理7文具印刷、电脑耗材、书报杂志、招聘费、教育训练费、宣传费、员工贺奠费、劳保费、办公室日用品、绿化装饰品3000元以下行政中心经理8企业文化建设、公司层面培训费用5000元以下总经理助理9工伤医疗、福利费1000元以下人力资源中心经理10基金管理委员会费用-副总11差旅费5000元以下副总经理/总工12业务招待费3000元以下副总经理/总工13运输费、吊装费、办事处和工地人员宿舍租金1000元以下部门经理1000元3000元副总经理/总工14零星材料费、临时人工费3000元以下副总经理/总工15工程晒图复印、标牌、标书装订印刷1000元以下部门经理16项目暂借款1000元以下 部门经理1000元5000元 副总经理/总工17公司活动经费-总经理18超限额费用、其他费用、-总经理说明：1、总经理负责副总经理、总工、总助室、财务中心、行政中心、人力资源中心经理及股改办的单据核决；总工程师负责研究院的单据核决；副总经理按分工分别负责对技术中心、工程中心、采购物流中心、营销中心、商务中心、运营中心及设备公司的单据核决；总经理助理负责行政中心、人力资源中心、财务中心的单据核决。2、核决者认为需要总经理核决的，由总经理核决。第五章 附则第四十二条 本规定由财务中心制订，报总经理批准执行。修改或终止亦同。第四十三条 本制度自公布之日起执行，以前制度同时废止。制度试