2012823-内部沟通制度.doc

共5页，第5页内部沟通制度1目的1.1为促进XXXXX公司（以下简称“公司”）各部门及各岗位人员的信息交流，增进了解，相互促进，提高工作效率和准确度，同时建立良好的问题反映及解决渠道，特制定本制度。2沟通机制2.1部门内部轮值主席会议；2.2专家团队内部轮值主席会议；2.3国际技术合作部（以下简称“国际部”）与专家团队信息沟通与反馈制度；2.4公文阅办信息反馈制度；2.5跨部门沟通；2.6员工建议制度；3内容3.1部门内部轮值主席会议3.1.1会议时间：原则上每周一上午8:15准时召开,如遇特殊情况，由办公室另行通知；3.1.2参会人员：公司领导班子成员、各部门负责人、及其他需要参会的人员；3.1.3会议主持人：会议由上述参会人员轮流主持，办公室每周一征集隔一周例会选题，例会主持人在例会前一周（周四）将会议选题发送给办公室，办公室在例会前一周（周五）发送会议资料给各参会人员。3.1.4会议形式：主持人主题演讲，与会人员互动讨论；3.1.5会议主题：会议主题由主持人自行拟定，经批准后方可宣讲，也可由领导指定主题进行演讲；3.1.6会议组织：部门内部轮值主席会议由办公室负责组织召开。3.1.7会议纪要：会议纪要由办公室整理，经批准后，发送给与会人员，并归档；3.2专家团队内部轮值主席会议3.2.1会议时间：每月至少一次，要求团队所有成员在一年内每人至少主持一次会议；3.2.2参会人员：专家团队所有人员、有必要的列席人员，公司领导班子成员不定期参加；3.2.3会议组织：会议时间由各专家团队自行确定，确定后需报办公室备案；专家团队内部轮值主席会议由专家团队自行组织召开；3.2.4会议内容：3.2.4.1检查、总结上月工作情况，布置下月工作重点；3.2.4.2选定主题，做好内部技术交流；3.2.4.3外聘讲师，做好培训和交流，必要时可以邀请公司相关技术人员参加；3.2.4.4项目进度检查、协调会，必要时请项目管理部派员列席；3.2.5会议纪要：会议纪要由专家团队指定专人整理，经确认后，报办公室存档；3.3国际部与专家团队信息沟通与反馈制度3.3.1 职责3.3.1.1专家团队职责：负责根据公司产业和专业发展规划提出技术需求，并对信息及时进行反馈,原则上专家团队自收到资料后最迟5个工作日内提出反馈意见；3.3.1.2国际部职责：负责根据专家团队提出的技术需求搜集项目资料；负责跟进专家反馈意见，对信息反馈的时效性负责；负责根据专家反馈意见，调整信息搜集方向，开始下一轮资料搜集工作；3.3.2信息收集及反馈流程：专家团队提出技术合作需求 国际部根据需求搜集资料 资料汇总，经国际部负责人确认后报送专家团队 专家团队提出反馈意见 国际部根据专家反馈意见调整资料搜集方向，开始下一轮资料搜集工作；3.3.3流转记录：信息流转跟踪表（见附件）3.4公文阅办信息反馈制度3.4.1职责：3.4.1.1通知职责：办公室对公文流转的及时性负责；对于紧急公文，办公室秘书必须电话或短信通知相关人员尽早处理；出差人员，办公室有义务将重要或紧急公文以电话或短信方式通知出差人员阅办；3.4.1.2阅办职责：通过OA和企业邮箱流转的所有公文（含点对点文件），所有员工必须及时处理，以免对工作造成延误或对个人造成不便；3.5跨部门沟通3.5.1工作需要得到其他部门的支持与配合时，可通过工作协调会议等方式与相关部门的负责人及执行人进行跨部门沟通；3.5.2跨部门沟通实行:“总负责人责任制”，总负责人由承办部门确定或由领导指定，总负责人负责对跨部门工作进度进行协调、督办；3.5.2工作承办部门及协作部门需明确各自责任，在限定时间内完成各自工作，加强信息交流，避免出现工作重叠或脱节；3.5.2在加强跨部门横向沟通的同时，提倡上行沟通、下行沟通与斜向沟通并重。3.6员工建议制度3.6.1每一位员工都可以为改善公司经营与管理而出谋划策，公司鼓励员工为部门提出合理化建议与意见，被采纳的建议将在部门实施与推广；3.6.2公司任何一级员工，其向上逐级提出的可行性建议经公司采纳后，产生了显著效果的，可向公司申请建议奖。4沟通反馈4.1在各个沟通环节中，须做好沟通记录，凡须有回复的意见或问题，沟通双方必须明确反馈的时限。担负反馈责任的一方，必须在规定时限内给予回复。4.2内部沟通制度的执行情况直接与绩效考核挂钩，望各部门、各专家团队充分重视，加强协作，保证信息的顺畅沟通和制度的有效执行。 信息流转跟踪表编号：信息名称附件承办部门承办专员对应专家承办部门批转意见部门负责人： 日期：第一次送阅记录送阅人员送阅时间送阅方式反馈时间反馈方式反馈意见承办专员拟办意见承办专员： 日期：承办部门调整意见部门负责人/具体部室负责人： 日期：第二次送阅记录送阅人员送阅时间送阅方式反馈时间反馈方式反馈意见承办专员拟办意见承办专员： 日期：承办部