邮件合并功能操作指南.docx

1.1.1. 邮件”选项卡上的组合命令在功能区的“邮件”选项卡上，您可以使用以下四个组执行邮件合并。1. 开始邮件合并 您可以从此处开始选择文档类型，然后选择、创建或编辑收件人列表。2. 编写和插入域 您可以在此处插入域，并在必要时将域映射到收件人列表。3. 预览结果 在完成合并之前，查看单个合并文档。4. 完成 完成合并，然后将单个文档组合到一个综合文档，或者将他们打印出来，或通过电子方式发送。首先使用“开始邮件合并”命令，然后依次执行功能区右侧的命令，在“完成”组完成邮件合并。1.2. 批量制作座位铭牌利用“客户名单表”中的客户名称，制作针对每个客户的座位铭牌卡。第一步，进入“邮件合并选项卡”，在“开始邮件合并”中选择文档类型为“普通Word文档”；第二步，“在选择收件人”按钮中，点击“使用现有列表”，打开案例中的“邮件合并-客户信息表.xls”文件，选择联系人表单，然后确定。第三步，选中需要打印客户名称的位置，点击“插入合并域”在下拉菜单中选择需要的数据列。第四步，预览结果，生成全新批量文档。点击预览结果及旁边的翻页按钮，可逐页预览生成的批量文档。点击“完成并合并”，选择“编辑单个文档”。在弹出窗口中默认选中全部，然后确定，即生成一个全新的包含所有铭牌内容的文档，只要按一下打印按钮，所有客人的铭牌卡就可以一次性打印出来了。1.3. 批量信函的制作利用“客户名单表”中的客户名称，制作针对每个客户的培训邀请函。要求在邀请函的开头，出现“尊敬的：XXX公司XXX先生”或“尊敬的：XXX公司XXX小姐”的称呼。1. 首先制作出邀请函的主体内容，如图所示：2. 创建主文档：在“邮件”选项卡的“开始邮件合并”组中，单击“开始邮件合并”，选择“信函”。3. 获取数据源：单击“选择收件人”，选择“使用现有列表”，在弹出的文件选择框中，指定“客户信息表”所在的位置。4. 插入合并域：将鼠标置于文字之后，选择邮件合并工具栏上的“插入合并域”，在列出的下拉菜单中，选择插入的项目。5. 如果合并成Word文档，可以选择工具栏上“完成并合并”“编辑单个文档”生成空白Word文档。6. 如果直接打印，可以选择工具栏上“完成并合并”“打印文档”。7. 如需发送Email，则选择“完成并合并”“发送电子邮件”，在弹出如图所示的对话框中，选择“收件人”所在的列，填写“主题行”的内容，点击确定即可自动打开outlook或者outlook express发送邮件。提示：如果使用的不是outlook或者outlook express，则不能调用此项功能。1.4. 邮件标签的合并利用邮件合并的功能可以制作如图所示的邮件地址标签：1. 新建一个空白文档。2. 创建主文档：在：邮件“选项卡的“开始邮件合并”组中，单击“开始邮件合并”，选择“标签”。在标签型号选择列表中，选择与实际的标签相同的型号。选择完毕，在空白文档中，会出现于标签大小相同的单元格间隔。3. 获取数据源：单击“选择收件人”，选择“使用现有列表”，在弹出的文件选择框中，指定“客户信息表”所在位置。4. 插入合并域：将鼠标焦点置于第一个单元格中，选择“插入合并域”“邮政编码”、“地址”、“公司名称”、“联系人姓名”、键入“京信通信系统（广州）有限公司”5. 点击工具栏上“更新标签”，将插入域自动复制到所有的单元格中。6. 点击邮件合并工具栏上“完成并合并”“编辑单个文档”。1.5. 邮件合并工资条利用邮件合并的功能可以制作如图所示的工资条：1. 创建主文档：打开“工资条”的Word文档，在“邮件”选项卡的“开始邮件合并”组中，单击“开始邮件合并”选择“目录”。2. 获取数据源：单击“选择收件人”，选择“使用现有列表