什么是跟单员.doc

什么是跟单员,外贸跟单具体做什么先确定跟单流程就知道跟单做什么!外贸跟单跟单流程：一、定舱(1)确认工厂是否已生产完毕.(2)传订舱委托书给货代,写明要订的船期,目的港,始发港,几个柜子(大柜还是小柜),产品名称,数量,件数,毛重,净重,体积等.让其代为定舱.(3)货代定舱成功后，会传真一份进仓单给你,上面注有何时到工厂拖柜或何时前将货物送到指定的仓库地点,及单证的送达截止日期.(一般是开船前三天为截止时间,最好是按照货代通知单上的要求时间,当然能提前最好)(4)收到货代的进仓通知后,就要给工厂发进仓通知,写明货物的品名,箱数,送达仓库的详细地址,到达时间(最好比规定的提前一天),进仓编号,联系人,电话等.(5)然后电话确认工厂是否已收到该进仓通知,是否能按时进仓,如有状况,可即使与货代调整.二、准备报关资料(1)如无商检单,需如下单据:a、报关委托书b、报关发票(原则上按实际收汇单价来报关,有时也有不同,看各公司的操作)c、装箱单d、报关单e、核销单(2)如果是通关单,需如下单据:a、报关委托书b、报关发票c、装箱单d、报关单e、核销单f、通关单(3)如果有商检换证凭单,需如下单据:a、报关资料同(1)b、商检单据商检换证凭单(一般是当次用完,如当次不能全部走完,有剩余,可告知货代让其为你保留到下次出货用)发票(单列商检单上的品种)装箱单报关单有些产品需要提供知识产权证明准备好报关资料后,将其寄给货代,代为报关三、到厂拖柜或在货代仓库装柜.四、跟货代要提单确认件.按照装箱单上的件数,数量等来确认,特别是要注意目的港,件数,品名,体积等项目，因为这些都是是比较重要的项目.如果寄单后才发现不对,不仅耽误时间,还有可能要出费用(海运提单要改单的话要收费用,货代提单则一般不要)要多次确认,直到没有一点错误,方可要求货代出正本提单。五、准备议付单据一般情况下,需要如下单据:(1)发票(2)装箱单(3)提单(4)form a 或产地证(应在开船期前办,日期在开船期前或一致)(5)保险单如果是做信用证,按照信用证要求来做.六、收汇(1)如是t/t,催客户付款(2)如是l/c或d/p,交单外贸跟单流程与销售合同外贸跟单刚刚起步，发现的确很不容易，每天机械式的重复着工作有点让人灰心，不过貌似很多人都这么过来的，只要坚持总会得到回报。外贸跟单流程：与客户联系谈判签约对客户OEM合约配合设计部，校对文字详细填写产品结构表传真至厂长办公室产品结构表,包装配置表传真至采购部产品结构表传真至技术部参考回传至外贸部存档工厂及财务各部门审单外贸部跟进生产进度将生产进度表传真给客户方填写验货通知单并传真验货完毕出货，出单证整单完毕第一步：与客户联系谈判签约。对客户要求的产品物料包装等各方面内容细节进行整理，形成条理清晰的中英文合约。见附件1（中文销售合同）和附件2（英文销售合同）。第二步：对客户OEM合约，或者特别要求的，或者其它需要改动的产品形成详细的备注表。内容一般包括：客户信息，货号，货名，规格，数量，单位，CBM,单价，金额，物料颜色，物料香型，交货地址，交货期，付款方式，瓶体及纸盒设计，产品防护需要达到的程度，外包装情况（纸箱是否打包带，生产日期和有效期喷码内容），内包装的保护（是否需要垫板，海绵）以及合约签订地点，时间，合约号码，交货地点，装运码头，唛头，保险，仲裁条款和特别条款等。第三步：配合设计部，校对文字。由外贸部在2-3天内独立形成书面内容，交由设计部设计，设计部签收，一般要求在交货期前15日设计出来交由印刷厂制版印刷。第四步：根据合约及生产备注表所要求，详细填写产品结构表，包装配置表。第五步：产品结构表,包装配置表填写无误后，传真至厂长办公室，注明确切交货日期，以保证发货期。第六步：产品结构表,包装配置表传真至采购部以备采购。第七步：产品结构表传真至技术部参考。如客户有特殊要求（配方/香型/物料颜色/包装图样），由技术部根据客户所要求提供产品成分表，添加量百分比，产品特点，使用方法，注意事项以供客户备用。第八步：工厂办公室/采购部/技术部在收到产品结构表后确认无误，签名，回传至外贸部存档。第九步：工厂及财务各部门审单，确定外箱情况（规格，喷码，是否打包带），包装及内容物，采购，生产灌装。第十步：外贸部跟进生产进度，形成书面生产进度表，由工厂如实填写，保证发货期。在部分已生产货物中，工厂提供船头板，由外贸部寄给客户确认，并保留邮寄单据。见附件5（生产进度表）第十一步：将生产进度表传真给客户方，敦促客户提前汇款。第十二步：生产完成，填写验货通知单并且传真给客户准备验货。如需要特别认证或由验货机构验货，则验货通知单提前3日通知认证机构或验货机构。见附件6（验货通知单）第十三步:验货完毕，验货报告备传真客户结收货款，出货，出单证，整单结束。附件1：中文销售合同销 售 合 同买方：_卖方：_地址：_ 电话：_ 传真:_ 合同编号:_签订地点: _签订日期:_本合同由买卖双方订立,根据本合同规定条款,买方同意购买,卖方同意出售下列商品：(1)货号码（2）货名，规格（3）数量（4）单价（5）金额数量与金额允许溢短装_% （6）总金额大写：(7)包装：(8)装运地点;(9)交货地点:(10)装运期限：卖方收到 %定金后 天内装运.如因买方问题导致不能及时出货，买方应付 %的日仓储费。(11)付款条件：开给我方100%不可撤回即期付款之信用证,并须注明可在上述装运日期后十五天内在中国议付有效。T/T或其它付款方式:(13)唛头：(14)附注:：(一)买方须于_年_月_日前开到本批交易额的信用证(或通知卖方进口许可证号码),否则卖方有权,不经通知取消本销售合同,或接受买方对本合同未执行的全部或一部分,或对因此遭受的损失提出索赔。(15)特别条款:(16)买卖双方如有违约,按仲裁处理.(17)如遇不可抗力因素双方另行协商.买方：_ 卖方：_附件2英文销售合同SALES_ CONFIRMATIONS/C NO.:_STIPULATED DATE:_ STIPULATED PLACE:_ SELLER:_ ADDRESS: _BUYER:_ADDRESS:_ FAX:_ TEL:_THE SELLER AND BUYER HAVE AGREED TO CLOSE THE FOLLOWING TRANSACTIONS ACCORDING TO THE TERMS AND CONDITIONS STIPULATED BELOW: (FOB GUANGZHOU) ITEM NO. DESCRIPTION OF GOODS: QUANTITY PCS UNIT-PRICE U.S.D AMOUNT U.S.D 外贸跟单需要注重细节外贸跟单过程中，需要做到“认真”和“多走一步” 外贸跟单要做到“认真” 1、明确“认真”的必要性。今天的工作是明天的结果，前几个月的工作会带来现在的订单。公司收到的每一封客户询价都是公司大量广告宣传投资的结果，不认真跟进客户是对公司资源的浪费。 2、全面熟悉公司产品，报价，制样，订单审批，生产，质检，验货，出货流程。这是为客户提供专业服务的基础。 3、每一天上班时明确当天的工作，下班前回想今天工作情况。确保完成最重要和最紧急的工作。 4、在所有日常与客户沟通中使用正规商务信函格式及公司规定的签名。也不允许出现一句话式的回复(完全无商务信函的格式)。 5、在收到客户信函时第一时间进行回复。不能给予明确回复时，发送“信函收到”的确认函并确认可以为客户提供明确回复的时间。即保证沟通的双向性。 6、最少次数提供让客户满意的样品(最多三次)。与客户沟通尽量多的细节以保证制作的样品一次性让客户满意。这将会很大程度上增加接下订单的可能性，加快订单时间和减少公司样品制作费用。对产品的充分了解会帮助你提供让客户更满意的服务。 7、样品完成后，业务人员手上必须保留一套与提供给客户完全相同的样品并完整和完好的保存。 8、给客户的承诺必须全力来实现。当出现不确定因素时，向直属上级征求建议后再确认给客户，以保证每一个承诺的实现。并与上级沟通处理结果的原因。 9、了解订单生产排程，定期对订单产品质量进行跟进。 10、公司只有“我们”，没有他们。客户提出的所有问题就是公司的公司，也是自己的问题。我们要给客户解决所遇到的问题或者与客户一起解决。不要把问题化成埋怨，也不要让它搁置在一边。主动去解决了，会发现并不是想象中那么难。 而且实践告诉我们最麻烦的客户会是最忠诚的客户。 11、必须了解基本的商务礼仪，在沟通、跟进过程中做到尊重客户。让客户随时可以找到你，但没有客户的要求或非紧急情况下，不要打客户手机; 客户的快递帐号的每一次使用都必须经过客户的允许;对产品/订单等任何方面的更改都需要征求客户的意见/同意及让客户了解情况等。 外贸跟单要在服务上“多走一步” 1、宣传公司网站，充分利用公司网站。让客户通过网站来了解公司，会节省很多时间。 2、做到十一个“主动”，主动介绍公司服务及产品， 主动(定期)与客户保持联系，主动索取客户快递帐号， 主动提供快递单号，主动提供样品产品图片， 主动索取及确认外箱唛头，主动提供订单生产进度，主动约定验货时间，主动提供验货报告，主动要求客户提供订单产品质量反馈, 主动向客户推荐公司新产品。“主动”表现在行动比客户早。 3、从每一个微小的细节为客户提供最完善的服务，降低公司与客户的贸易风险。在与每一个客户沟通过程中，维护公司形象。将客户的反馈建议集中反馈到市场部，作为公司将来规划的借鉴。 这将会为公司带来整体利益，也更有利于客户的开发。 4、完成自身职责范围内工作的前提下，帮助同事解决问题或提出解决问题的建议。任何客户的电话必须热情接听并做相应记录。组成互爱互助的业务团队。 5、在公司这个大的团体中，个人力量不可能改变公司的状况，团队力量才是无限的。 细节决定成败 这个产品只有您的企业可以生产吗?这个产品您提供给客户的质量和价格只有您企业可以做到吗? 肯定还有许多企业可以做到。但产品和服务上的细节每个企业是不同的，处理问题的方式每个企业也是不同的。注重细节才能使企业更稳定的发展！跟单信用证下的银行费用计算进出口双方确定了信用证作为交易的支付方式之后，自然会考虑到其中可能涉及的成本，亦即银行费用的问题，对于这一点，特别是出口商主要需把握以下几点： 一是要清楚所有的银行服务都是有偿服务，凡是涉及银行服务的环节都将最终产生费用。 所以应尽可能选择最便捷的银行途径，以最大限度地减少不必要的中间环节。 例如，某些国家的开证行（如伊朗）在信用证通知中由于各种原因需要通过转递行，而转递行往往会向受益人收取较高的转递费用。 对于这种情况，受益人在订立合同时，可以向申请人提出合理、便捷的通知途径。当然，涉及中间商、转让等特殊情况除外。 二是选择开证行的时候，最好对开证行有一个初步的了解，在条件允许的情况下，最好选择一些资信较好且与国内银行有代理关系的银行。 这样，既能减少一些不必要的中间环节和不必要的费用支出；又可以利用银行间良好的往来关系，顺利解决交易中有可能出现的各种问题。 三是对跟单信用证项下所有可能产生费用的环节做到心中有数。 要明确谁是费用产生的责任方，即哪些费用应由进口商支付，哪些应由出口商支付，对于一些可预见但不可估计的费用支出要尽量争取最有利的条件。 同时，要对跟单信用证的费用条款有一个全面的认识。下面就让我们以出口业务为例，根据对受益人的利弊情况依次排列的费用条款的常见形式作简要探讨： 1所有银行费用由申请人承担（All banking charges are for the account of applicant）：显然是对出口商最有利的条款，由于不够平等，在实际业务中使用极少，但不妨争取一下。 2受益人所在国的费用由受益人承担（All banking charges inside China are for bene ficiarysaccount）： 从银行的角度来看，我们认为该条款对受益人来讲应最大限度争取。一方面，它摸得着，看的见，受益人容易掌握。另一方面，我国银行的费用相对较低。 3开证行以外的所有银行费用由受益人承担（All charges of banks other than the issuing bank are for beneficiarysaccount）： 这也是在信用证实务中最常见的费用条款，乍一看与第二条似乎没什么区别，只是说法的不同，实际不然。如果A国的开证行在向我国受益人开立信用证的过程中，由B国的一家银行转递、转让或保兑，在此费用条款下，受益人除了承担国内通知行、议付行的费用外，还要承担一笔为数不小的转递、转让或保兑费。即便没有上述中间银行的介入，也会因信用证中偿付银行的出现而增加额外的偿付费用。 4除开证费以外的所有银行费用由受益人承担（A ll bank ing charges except opening charges are for beneficiarysaccount）： 此款从字面上不难看出，除涉及第三国的银行费用外，开证行的部分费用也要由受益人来负担。 5所有的银行费用由受益人承担（All banking charges are for bene ficiarysaccount）：此为费用支出最大的条款，应避免使用，除非能将其打入销售成本。但国外银行的费用我们很难把握。 可以看出，制定合理、有利的费用条款对于出口商利润最大化的实现起着至关重要的作用。 最后，还需要说明的是，银行费用的收取除了一些常规费用之外，还要根据不同的银行和具体的业务而定。同时不同银行的收费标准又是有所区别的。 例如：信用证通知费有些银行按笔收取，有些银行按信用证金额的一定比例收取，而这个比例又因不同的银行而有所高低；其差距巨大。 另外，即使信用证中没有第三家银行的介入，但任何货币的清算都有可能使第三者介入，其中必然也会产生银行费用。这就要求受益人在开展业务的过程中首先要对银行费用收取标准有一个大致的了解，否则有可能造成预算收入和实际收入差别较大。这也需要出口商在业务开展中注意不断积累和总结。 同时，在业务的一开始就应对整个业务的收支情况进行宏观的把握，争取最为有利的条件，减少一切不必要的支出。外贸跟单流程知识外贸跟单员，指的是在国际贸易过程中，根据已签署的商务合约中有关出口商品的相关要求，代表公司选择生产加工企业，指导、监督其完成生产进度以确保合同如期完成的人员。外贸跟单流程 1.当业务员和客户在网上进行沟通，确定初步意向后。客户通过快递把样品和加工的细节数据传过来。此时，将样品和相关的加工制作的要求通过打样申请单反映出来。之后，经过业务部经理签字，将样品和打样单(打样单要复印一份，正本留自己保存)。给打样室，打样。 2.样品出来后通过快递寄给客户，注意即使向快递询问UPS号。 3.客户确认样品并将样品寄回，同时下单。 4.根据回传样品，制做简单的定货单给技术部。定货单要业务员和部门经理签字。将单和样品留技术部。要求其制作工艺流程。 5.之后将合同传给财务部签字和老总签字。并连同工艺流程样品3样物品，下正式的订货单。订货单要根据合同来做，把品质要求，包装要求，和备注事项，交货日期。写清楚。之后把订货单复印5份，分别传生产-品管-财务-物控-出货。并在正本上签字。正本订货单留给自己。把工艺流程书复印5份，传财务-技术部-物控-生产-品管。正本留技术部，副本自己留着。 6.将合同复印2份，正本自己归档。副本分别传老总办公室和财务负责人。 7.即使反映工厂在生产过程中的问题，并和业务员沟通。在业务员和客户沟通达成协议后，将结果通过工作联系单将变更要求传达到生产车间。工作联系单正本留己，副本传达。 8.快出货时，联系货代。做报关单据。并提前寄交货代。若生产有问题，导致不能即使出货要提前通知货代，以便其另做船期安排。 9.若即使完货。则提前两天将货代传来的进仓单或相关单据交给出货部门。并将出货通知单复印3份，传生产-品管-出货部。正本留己。 10.即使做好议付单据连同货代送来的提单进行议付。如前T/T下，则先传副本给对方，要其付款。L/C项下，则交由财务部到银行进行相关事项。 11.到核销单等相关单据回来后，将单据交由财务部进行结汇，办理核销退税手续。 外贸跟单术语:1Whats the size? w Cts TE saiz 多大尺寸？ 90X90 (Ninety by ninety) 5nainti bai 5nainti九十乘九十。2Whats the CMB? w Cts TE si: bi