69财务管理监控制度.doc

财务管理监控制度 为了进一步规范公司的会计核算，提高会计信息质量，加强公司财务收支管理，根据国家会计法、企业会计制度及其他有关法律和法规，根据公司实际情况，结合公司以前制定的相关规定，制定本制度。一、涉及到经营收入和代收代支的各部门、管理处由专人对货币资金收入的收缴和及时入账进行管理，原则上做到钱账分离。其他员工不得接触支付前的现金，货币资金应妥善保管，因管理不善等原因造成货币资金的流失，应视其责任归属分别由责任人进行赔偿。负责现金管理的人员及时登记现金收支流水账、代收代支台账。任何部门和个人，不得擅自出具三联收据或白条收取款项，特殊情况应取得财务部的同意并授权代收。物管费等解缴财务时由管理人员持存折（含密码）到银行办理取款或转款手续，并填报发票和非经营性收据使用情况表。从事主营业务以外的其他业务活动所取得的收入，包括服务费收入、房屋中介代销手续费收入，光纤、网络、IP电话代办收入，材料物资销售收入，废旧物品工具残料回收收入等，应作为其他收入及时解缴财务，严格禁止收款不入账的违法行为。不得私设“小金库”，不得账外设账，不得将现金收入用于直接支付自身的支出，因特殊情况需坐支现金的，应事先报公司分管副总经理和财务部负责人同意。凡涉及机动车停车场收入的各部门、管理处应加强对机动车停车场登记表和机动车出入登记表数据的真实性的检查，并对汽车定额发票的使用加强抽查，发现假票及时报公司有关领导和财务部。管理员于每月末复核机动车出入登记表和机动车停车场登记表收费合计数。对使用车场收费软件的停车场，管理员每日将收费情况和软件按人员索引汇总的表格核对，每月末将车场收费汇总表缴财务部一份，用于和货币资金实际入库情况核对。当天收费完毕后，票据开出的金额和现金实物及时核对后用金融卡存入银行。各部门、管理处取得的一切货币资金收入收费金额超过五千元应在24小时内缴回公司财务。二、财务部按规定给各部门核定备用金定额，不包括每月发放工资和不定期差旅费等大额现金支出。定额备用金低于限额时，应及时报账补足限额。服装押金的退还，各部门、管理处在台账登记准确的基础上，完善手续，自行在备用金中开支，于每月末一并在财务报账。备用金只能按公司财务部规定的范围使用，不得用于其它垫支、借款，不准用白条子抵备用金。各项目管理处应指定专人管理备用金，并于每个年度末向财务部归还、结清备用金。各部门、管理处备用金要求专人保管，不得和经营收入的现金混淆。任何超过备用金定额的大额现金支出，应得到特定的事先审批，并直接到财务部办理借款手续，而不在备用金中支付。需要扩大备用金定额的特殊情况，报公司分管副总经理和财务部负责人同意后另行处理。三、各票据使用单位对发票、汽车停车票和非经营性收据要指定专人管理，由专人到财务部领取经营性发票、汽车停车票和非经营性收据，并对各种票据分别进行领用、保存登记，保管好票据，并建立领用结存台帐。票据使用时必须依据编号顺序开具发票和收据，字迹必须清晰、工整，大小写相符，严禁涂改。如有作废票据必须加盖“作废”戳记或注明“作废”字样，连同存根一起保存，不得撕毁。已使用过的发票和收据存根联妥善保管，不能发生漏号现象。使用完毕后及时销票。财务部为各项目管理处核定票据库存限额。发票和非经营性收据使用情况表所列项目要逐项填写，一本发票填一行，并按顺序填列，如有作废的发票和收据，必须在作废栏中填写清楚，在金额栏中填写该行的有效票据的金额，汇总金额与交财务部入账的金额相等。一本发票和收据开具的金额可以分几次上交，在领用时必须将开具完毕的每本票据总金额与发票和非经营性收据使用情况表记录的该本票总金额相核对，正确无误后方可领用新票。汽车定额发票由财务部将所领用的发票逐本连号登记在机动车定额发票领销表，管理人员将该表一份留存，用于与保安队长交接票据，再次领用新票时须将存根联交财务部逐本销号并核对金额后才能领用新票；另一份交保安队长，用于与领票人（车管员）办理交接票手续。四、公司取得外来原始凭证及依据外来原始凭证报销须具备以下条件：1、原始凭证必须具备的基本要素：凭证名称；填制凭证日期；填制凭证单位名称或者填制人名称（从单位取得的凭证，单位名称为出票单位财务专用章、发票专用章、票据专用章或结算专用章；从个人取得的凭证，为填制人签名或盖章。）；购货单位或接受劳务单位为本公司名称或名称缩写；经济业务内容、数量、单位、金额；取得的发票必须是税务局印制或者监制的有效期限内的正版发票。2、购买实物的原始凭证，需要入库的实物，必须有采购人员以外的第三者库房管理人员根据实际验收情况填写入库单；不需要入库的实物，必须交给保管员或者使用人员进行验收；汽车加汽油的发票除外。3、汽车费用报销，维修费用发票须附汽车修理厂维修材料及工时清单，汽油费用、路桥费、按公司规定标准报销，保险费、养路费须交公司办公室审核登记。费用报销凭证先由财务部审核后，再由公司有关领导审批。从单位购买实物或者接受劳务金额在500元以上者，支付货款或者劳务费原则须以银行转账方式结算。费用报销人填写费用报销凭证，必须用个人全名填写报销人；填写核实金额栏前空位用“”填写，后空位用“零”填写。不符合要求的报销凭证，财务部不予受理。五、财务部按照现金和票据管理的有关规定，严格执行公司有关报销的各种规章制度和开支标准，定期或不定期对涉及货币资金收支的单位的资金安全和票据使用情况进行监督检查。票据使用检查的内容包括：1、票据是否顺序开列，大小写是否相同；2、有无涂改大小写金额的现象；3、检查票据领用台帐的登记情况，盘存帐、票是否相符；4、同一份票据每联的金额是否相同；5、有无收到款项后不开票的行为；6、有无自购收据收取费用又未上缴公司的行为；对违反以上1至3条的情况，检查时及时指出并限期改正，如限期内没有纠正的扣罚30元的孝核工资。对违反以上4至6条的行为必须通报公司分管副总经理,对情况特别严重的通报公司总经理，并对直接责任人处以发生数额的1至3倍罚款；各部门、管理处负责人承担管理责任。货币资金管理检查，财务部对检查发现的违规行为，除了在一定范围内予以通报外，还可受权根据各部门、管理处负责人和管理人员所应承担的财务管理责任进行处罚。指定人员管理的货币资金出现长款、短款，视为管理差错，长款予以充公，短款则应补足。凡私设“小金库”，一经查出，除全部没收外，对各部门、管理处负责人分别处以扣考核工资100元的罚款。对坐支行为，查出一次，根据坐支情况对各部门、管理处负责人和直接责任人分别处以扣考核工资50100元的罚款。情节严重者报公司另行处理。因监督检查不力而未能察觉违规行为，财务部承担连带责任。承担管理责任和连带责任的经济处罚由公司决定。六、为鼓励员工收费主动性和积极性，从各部门、管理处负责人或管理人员，层层落实责任，将物业管理费等收入进度比率同考核工资挂钩，由管理中心核准各部门、管理处收费率等考核指标。实际收缴率每超过5%，奖励考核工资5%的金额，每下降5%，扣罚考核工资10%的金额。住宅小区管理处每季度考核一次，办公楼宇类管理处每半年考核一次。车场停车费收入考核另行参照公司有关规定执行。公众代办性及其他收益（即收入减去成本费用后的净值）单独核算，单独考核。