提前开账年度操作说明.doc

提前开账年度操作说明2.1.2.2开账年操作本章节主要描述在开账年可以操作的功能范围，可操作范围如下：1. 基础数据2. 科目初始及辅助初始3. 凭证录入4. 凭证查询5. 账簿查询此范围外的功能均不支持在开账年操作，如：往来管理、出纳管理等，只有在年结后，其他功能才可以使用。说明：! 提前开账只是满足用户可以提前录入凭证数据，对于除凭证以外业务操作功能会被禁止。! 不支持转账凭证生成凭证。2.1.2.2.1 基础数据以科目为例。登录到开账年，进入到科目基础数据中，可以根据用户实际业务需要进行科目调整，包括增加科目下级、删除科目、增加科目辅助项、减少科目辅助项、调整科目所挂币别、共享科目。注意：! 提前开账年不支持科目分配。! 删除科目时要保证此科目当前年度年末余额结转为零，如有余额且删除后其父节点不为末级科目，在数据同步时将无法进行同步，删除科目前做详细确认。2.1.2.2.2科目初始和辅助初始登录到开账年，进入科目初始和辅助核算初始中，所有项金额都为零，如果需要年初余额有具体金额来满足开账年凭证录入的需要（如：现金、银行科目余额不允许为负），请使用2.1.3提前开账数据同步功能，将当前年末科目余额同步到开账年年初。注意：! 强烈建议不要在科目初始和辅助初始中手工调整年初数据，只有一种场景可在此处调整：需要对科目、辅助核算修改或删除，但年初数据中存在引用关系，需要将初始数据调整为0。! 开账年度不支持总账初始启用功能，需要待年结后，满足启用条件才可以进行启用。在科目初始或辅助初始手工调整保存时，会提示如下图：如需要保证与当前年年末数据一致，请使用数据同步及科目对比调整功能。2.1.2.2.3凭证录入1、以开账年登录，进入凭证录入功能，凭证默认会计期间由登录系统的日期判断，如：以开账年2013年10月登录，凭证默认为第10期；以开账年2013年5月登录，凭证默认为第5期，可以调整凭证录入的会计期间，见下图：2、凭证录入中可以进行的操作包括：凭证录入保存、凭证修改、凭证删除、凭证审核、蓝冲、暂存、标错、重算及调整凭证号、打印及套打、查询分录对应账簿。 注意：! 凭证录入除以上可以进行操作为，其他功能不支持操作。! 查询分录对应账簿时，只能保证发生额正确，只有年结后，年初余额正确，才能保证年初、期初、累计、余额正确。! 凭证录入不支持模板生成凭证，需年结后才可以使用，如转账凭证、凭证模板生成凭证等。! 使用期间切换功能时，切换的是当前登录年度1-12期的会计期间。! 提前开账后，凭证录入操作，都只针对开账年，如：重算凭证号、凭证定位。2.1.2.2.4查询开账年度支持的查询包括凭证查询和账簿查询。查询默认期间与凭证录入默认期间规则一致，根据登录日期确定。注意：! 凭证查询可用范围与凭证录入可操作范围一致，另外，可以进行批量审核和批量取消审核。! 账簿查询时，只能保证开账年度发生额正确，需要年结后，年初余额正确，才能保证年初、期初、累计及余额正确。! 开账年度不要使用跨年查询功能，因年初数据不准确，会导致部分统计数据错误。2.1.3提前开账数据同步通过使用“提前开账数据同步”功能，可以将当前年度的科目业务数据和辅助核算业务数据同步到开账年度。注意：! 提前开账数据同步功能需要在当前年度使用，在开账年度不允许使用，如：2012年为当前年，只能登录到2012年操作。! 同步数据时，将当前年度下包括未记账的余额同步到开账年度做为年初余额2.1.3.1 数据同步1、点击“总账”-“期末处理”-“提前开账数据同步”，进入提前开账数据同步界面，如下图：详细同步规则如下：1、未做调整按科目的当前年度期末数据对开账年度科目年初和辅助核算年初进行同步。2、提前开账年科目辅助核算调整1）辅助核算维度减少如果减少的维度仅为数量辅助核算，则同步除数量金额之外其他年末余额（本币余额、原币余额）如果减少的维度为其他辅助核算，按提前开账年度科目的辅助核算维度进行汇总，将汇总后的数据同步到辅助核算年初。例如，1122科目，2012年带项目、客户、职员辅助核算，2013年调整为项目、客户辅助核算，则同步时将2012年1122科目按项目、客户维度汇总后再同步到2013年辅助核算年初。2）辅助核算维度增加如果增加的维度仅为数量辅助核算，则按科目的当前年度期末数据对开账年度科目年初和辅助核算年初进行同步。如果增加的维度非数量辅助核算，则需要在科目对比调整中手工进行调整。此种场景在数据同步时会给出错误信息。3）辅助核算维度同时增加和减少如果增加的维度仅为数量辅助核算，则按科目的当前年度期末数据对开账年度科目年初和辅助核算年初进行同步。如科目1405 库存商品，2012年带项目、产品辅助核算，2013年带项目、数量辅助核算。其他场景则在数据同步时会给出错误信息，并需要在科目对比调整中手工进行调整。3、提前开账年科目币别调整1）增加币别对原有币别余额无影响，按科目的当前年度期末数据对开账年度科目年初和辅助核算年初进行同步。2）减少币别减少的币别对应的年末余额不同步，需要在当前年度调整为0，否则在年结时会检查不通过。4、提前开账年科目增加下级按科目的当前年度期末数据对开账年度科目年初和辅助核算年初进行同步，自动同步到第一个末级科目中。5、提前开账年度删除科目删除科目时要保证此科目当前年度年末余额结转为零，如有余额且删除后其父节点不为末级科目，在数据同步时将无法进行同步，删除科目前做详细确认。如，2012年包含1001 、100101、100102科目，如果2013年仅删除100101时，100101科目无法同步，需要手工将当前年度年末余额结转为0；如果2013年同时删除100101、100102、100103科目，则需要同时对100101、100102和100103进行同步，否则会导致2013年年初数据错误。此场景在数据同步时会给出警告信息。6、当前年度科目增加下级新增的下级科目余额会同步到开账年度原科目，需要新增的下级科目一起进行数据同步。如2012年包含1001科目无下级，提前开账后，在2012年增加100101、100102、100103科目，则需要同时对100101、100102和100103进行同步。此场景在数据同步时会给出警告信息。7、开账年科目方向发生变化1）仅科目方向变化或增减下级后科目方向变化等满足自动同步规则的变动，可以直接使用同步功能。年结后根据业务需求确认是否在年结之后手工调整年初数据2）科目方向变化，同时增加了辅助核算维度(不满足自动同步规则)，请先改变开账年科目方向，但不要改变辅助核算维度，使用同步功能同步。年结之后再使用辅助工具增加维度，根据业务需求确认是否在年结之后手工调整年初数据8、对于提前开账年删除的科目，数据同步有三种处理方式：1）当前年将要调整的科目的余额调整为0。2）年结前不删除开账年科目，年结后在初始中进行调整，调整后将不需要的科目删除。3）改管控选项GL087【当前年度年末余额与提前年度年初余额不相等不允许年结】的选项值，避免强制检查：选项为“是”，当前年度年末余额与提前开账年度年初余额不相等，不允许年结；该选项为“否”，开账年度年初余额不相等，给出提示，但允许年结，需要用户确保年结后对年初数调整正确。管控选项的配置见2.2.1.2金额检查。9、组合场景以上五种场景（第一条除外）可能会同时出现在某个科目的调整中，同步的结果为各个场景的组合结果。如：1）提前开账年度增加下级且第一个下级科目减少辅助核算维度，则按提前开账年度下级科目的辅助核算维度进行汇总，将汇总后的数据同步到辅助核算年初。2）提前开账年度增加下级且第一个下级科目增加非数量辅助核算维度，则在数据同步时给出错误信息，并需要在科目对比调整中手工进行调整。3）当前年度科目增加下级且开账年度减少辅助核算维度，则按提前开账年度科目的辅助核算维度将所有新增科目的年末余额进行汇总，将汇总后的数据同步到辅助核算年初。其他组合场景，请根据其包含的单个场景组合判断。注意：! 同步时可以选择性同步，可以通过勾选选择需要同步的科目，但对于场景5和6，则需要勾选与提前开账年度科目对应的所有科目同时进行同步。! 同步时对于不能自动同步的调整，同步后会给出错误提示，需要到科目对比调整中进行调整。! 同步在本组织年结前可以反复应用，在年结后，此功能不可用。! 同步会覆盖原有开账年度的年初数据，并重算各期间的余额，如不需要覆盖，请不要勾选此同步科目。! “余额平衡检查”功能用于检查当前年度期末余额和提前开账年度年初余额的一致性；业务数据同步时，同步的是包括未记账的余额，因此在当前年存在未记账凭证的情况下，不建议直接使用“余额平衡检查”功能。年结前使用此功能检查两个年度余额不一致的科目。2、 选择同步科目，点击“同步”，执行同步，首先会给出确认信息，如下图：3、确认后，开始同步，如下图：同步完成后系统会给出同步结果，如下图：注意：! 执行同步时需要消耗时间较长，进行数据同步时，建议本组织用户不在系统进行大数据量操作，尽可能都退出系统，待同步完毕后再登录做业务。同步提示信息说明： 提示信息1：“提前开账年科目辅助核算维度增加或发生变化” ：执行同步失败，原因为开账年度科目增加新的辅助核算维度，需要在科目对比变动中手工进行调整。 提示信息2：“当前科目在提前开账年被合并，需要与其他被合并的科目一起执行才能保证数据正确”：执行同步成功但有警告，原因为开账年度科目删除下级，或当前年度增加下级，会在年结余额平衡检查和年结检查中对数据进行检查控制。 提示信息3：“未找到提前开账年科目”：执行同步失败，原因为开账年度没有找到代码相同的科目，且其上级存在或为非末级科目，需要在当前年度将年末余额调整为0或在提前开账年度增加对应科目。数据同步会记录相关的日志，如下图：2.1.3.2科目对比调整1、科目对比调整会显示所有提前开账年辅助核算维度或币别维度有变化的科目。如下图：查询结果，如下图：说明：! 科目变动对比要对当前组织所有科目的辅助核算维度和币别维度进行比较，因此须耐心等待。! 在科目变动对比界面可以清晰看到当前年与开账年度数据发生的变化，包括名称、辅助核算项、币别、级次。! 在科目变动对比中只需要对增加辅助项的数据进行调