办公用品管理.doc

办公用品管理办法一、总则（一）目的为规范管理公司办公物品，节约办公费用开支，降低管理成本，提高经济效益，按照“统一管理、适量控制，合理使用”的原则，根据公司财务相关制度，特制定本办法。（二）使用范围本制度适用XXX有限公司总部及各分公司。（三）管理办法公司办公物品由公司行政办公室统一管理，包括采购、保管和发放。二、细则（一）办公用品的分类1. 消耗品：签字笔、圆珠笔、铅笔、笔芯、橡皮、刀片、胶水、胶带、大头针、曲别针、订书钉、笔记本、复写纸、便笺纸、文稿纸、口取纸、便利贴、档案袋、信封、手提袋、打印纸等。2. 管理消耗品：档案盒、各种文件夹、分页纸、彩笔、记号笔、白板笔、白板擦、长尾夹、印台、印油、修正液等。3. 管理品：尺子、剪刀、裁纸刀、订书机、转笔刀、笔筒、打孔机、计算器、激光笔、文件框、文件架、名片册、磁铁等。 (二)办公用品的采购1.办公文具用品每月采购一次，由各（分公司）部门于每月5日前将需求申请单（附件2）报公司行政办公室，行政办公室根据库存情况列采购计划并报主管领导审批后方可进行比价采购。2.必需品、采购不易或耗用量大的可酌量备货库存，特殊文具用品行政办公室无法采购的，经行政办公室领导授权后可自行采购，未经授权自行采购的，不予报销。3.采购与发出的办公物品要及时办理验收、入库、出库登记，并在电子系统上做好各种手续，做到帐物相符。（三）办公物品的核算采取每月核算的办法，每月25日前，由行政办公室负责将各部门每月消耗办公用品的具体内容通过电子系统报财务部，由财务部负责费用核算，费用计入各（分公司）部门成本。（四）办公物品的领用、发放和使用办法1. 办公用品由各（分公司）部门管理员统一到行政办公室前台领取，不单独对员工提供。2. 办公用品每月发放四次，每周一为办公用品发放日，各部门管理员根据需求，办理相关手续到行政办公室指定仓库领取。3. 消耗品是指员工个人使用品，员工可根据需求向管理员申请；管理消耗品与管理品都是部门公共使用品，每个部门根据人数和使用量酌情领取。4. 各部门需求的办公用品月累计总金额超过*元的需部门经理签字、超过*元需由副总经理签字。5. 各部门保管员领回的办公用品要严格按办公物品领用明细表所列品名发放，不得私自修改或更改，并将领用人签字的办公物品领用明细表每月月底提交行政办公室备查，凡私自占用的，一经发现，将按照成本的两倍进行处罚。6. 急需批量用的办公用品，需部门经理签字，报行政办公室主管批准后，方可采购。7. 各部门管理员做好本部门办公用品的发放和回收，离职人员不得将办公用品带走，补岗人员不再配备，新增人员可根据工作性质、职能配备相应办公用品；调岗人员可带走个人使用的办公用品，不可将部门办公用品带走。8. 易损易耗的办公用品必须以旧品换新品，丢失后需重新申请再领。（五）具体要求1、 办公物品的归口管理部门为行政办公室。2、 办公物品入库时，仓库保管员应认真验收，存在质量问题的，由采购员负责退换，退换不了的，由采购员自行承担。3、 未按规定自行采购的办公物品，财务部一律不予报销。4、 仓库保管员在发放时应严格把关，原则上不能超标准领用。5、 行政办公室每月对库存进行盘点，并根据库存和各部门需求提出采购申请。6、 行政办公室每季度对各部门的办公物品领用明细表进行全面核查。三、公司行政办公室对本制度拥有最终解释权。四、本制度未尽事宜由行政办公室另行补充。五、本制度从公布之日起开始执行。附：1、 办公用品领用登记表2、 办公用品需求申请单 XXX有限公司2011年4月26日附表1办公用品领用登记表 年 月 日序号领用部门领取人物品名称规 格单 位数 量备 注附表2办公用品需求申请单