会计档案管理制度.doc

会计档案管理制度第一节 总则第01条 会计档案是会计资料的历史文件，也是单位的重要档案之一，为了加强会计档案的科学管理，更好地为本企业管理服务，特制定本制度。第02条 会计档案管理制度将根据本单位实际情况，规定会计档案的内容、保管期限、存储环境要求、借阅制度、保存方式、销毁程序等。第03条 本制度适用于本公司。 第二节 责任主体 第04条 公司设立专门的财务资料档案机构，未设立时，由财务部内专人保管。会计电子档案管理由档案管理部门和信息部门共同负责，信息中心承担技术方面的责任，包括存档硬件的维护等，财务部负责电子文档的完整移交。第三节 会计档案的内容第05条 会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报表等核算专业材料，它是记录和反映经济业务的重要史料和证据。第06条 电算化会计档案包括存储在计算机中的会计数据和打印出来的书面等形式的会计数据，会计数据是指记账凭证、会计账簿、会计报表（包括报表格式和计算公式）等数据，以及会计软件系统开发运行中编制的各种文档及其他会计资料。 第四节 会计档案保存期限第07条 各种会计档案的保存期限，根据其特点，分为永久、定期二类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年五种（见附表）。第08条 各种会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。第09条 通过计算机打印出来的各类账簿、凭证清单等视同原手工登记的账簿等会计资料进行保管。由机器打印输出的会计档案发生缺损时，必须补充打印，并由相关人员在打印输出的文件上签字盖章。会计电算化系统开发的全套文件档案视同会计档案管理保存期限最低截至该系统停止使用或重大更改后三年。第10条 存储于磁带、磁盘等磁性介质中会计资料，在没有打印成书面文件之前要妥善保管，在有关资料已有书面文件的前提下，软盘存贮文件的保存期限可视具体管理条件和经济承受能力自行决定，对于各类会计数据文件应保存一至两个会计年度。第五节 会计档案存放要求第11条 公司及下属单位对会计档案必须进行科学管理，做到妥善保管，存放有序，查找方便。同时严格执行安全和保密制度，不得随意堆放，严防毁损、散失和泄密。第12条 由于会计电算化资料视同会计档案进行保管，对档案存放方式、设施条件有了更高的安全性和技术性要求，档案存放应主要做到九防，即：防盗、防火、防潮、防蛀、防鼠、防尘、防高温、防强磁场、防冻。同时，有条件的单位可以对电算资料进行计算机管理，建立会计软件资料的索引目录，及时登记，专柜存放，定期进行拷贝复制，保证软盘安全、数据完好。第13条 为了保证存储文件和数据的完好，应及时充分地做好入机资料的备份工作；对于存储归档的会计软盘应在规定的时间内进行复制；日常使用的软盘应及时存取登记，标签应与内容相符、与登记簿记录相符。规模较大的单位应采用磁带、光盘、微缩胶片等介质存储会计数据，尽量少采用软盘存储会计档案。 第六节 会计档案借阅制度第14条 公司保存的会计档案如需借阅则须办理借阅手续。 第15条 借阅会计档案的权限审批：本单位人员借阅由总经理批准；外单位人员借阅需凭介绍信经总经理批准后办理借阅手续。不得擅自将会计资料带离档案室，不得泄露会计核算软件资料，未经许可不得复制、转移，更不得进行删改、更换内容。第七节 会计档案保管方式第16条 各单位每年形成的会计档案，都应由财务会计部门严格按照归档的要求，负责整理立卷或装订成册。当年会计档案，在会计年度终了后，可暂由本单位财务会计部门保管一年。期满之后，原则上应由财务会计部门编造清册移交本单位的档案部门保管。若无专门的档案部门则由财务会计部门另辟空间负责保管。第17条 公司须有指定人员专门或兼管负责本单位财务档案管理工作，出纳人员不得兼管会计档案。第18条 财务会计部门和经办人必须按期将应当归档的会计档案，全部移交档案部门，不得自行封包保存。档案部门必须按期点收，不得推诿拒绝。 第19条 档案部门接收保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装，个别需要拆封重新整理的，应当会同原财务会计部门和经办人共同拆封整理,以分清责任。档案部门对于违反会计档案管理制度的，有权进行检查纠正，情节严重的，应报告本单位主管财务领导严肃处理。 第八节 会计档案销毁程序第20条 会计档案保管期满，需要销毁时，由本单位档案部门提出销毁意见，会同财务会计部门共同鉴定，严格审查，编制会计档案销毁清册。经公司总经理批准后销毁。第21条 对于其中未了结的债权债务的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，由档案部门保管到结清债权债务时为止。第22条 公司按规定销毁会计档案时，应由档案部门和会计部门，共同派员监销。第23条 监销人在销毁会计档案以前，应当认真进行清点核对，销毁时在销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本公司的相关领导。第24条 会计档案的交接工作执行公司会计管理制度的有关规定。第九节 附则第25条 公司及下属单位领导应充分重视会计档案建设情况，因档案保管所需的物品及空间要求能予以满足。 第26条 本制度解释权属公司财务部。第27条 本制度自下发之日起执行。附：企业会计档案保管期限 企业会计档案保管期限顺序号档 案 名 称保管期限备 注一、会计凭证类1原始凭证、记帐凭证和汇总凭证15年其中：涉及外事的会计凭证 永久2银行存款余额调节表 3年二、会计帐簿类 3日记帐 15年其中：现金和银行存款日记帐 25年4 明细帐 15年5总帐 15年6固定资产卡片 固定资产报废清理后保存5年7辅助帐簿 15年 8涉及外事和对私改造