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第 11 章第11章 集成Office XP其他组件 223第11章 集成Office XP其他组件教学重点与难点Office XP各个组件的共性Outlook 2002与Office XP各个组件的集成Office XP能够最大限度集成其各个组件，集成后的模块的功能远比单个模块强。Office的组件集成在Office 2000版中就已经很明显了，在Office XP中又得到了进一步深化。Office中各个组件的集成，有些可行性很明显，比如WordMail等，然而有一些很微妙，比如，用户可以在PowerPoint幻灯片中安排一个会议等。本章的内容就是简要介绍Outlook 2002集成Office XP其他组件的功能特性。11.1 共同的特性作为Office家族中的成员，Outlook同家族中的其他成员有很多共同之处，这些共同之处主要表现在以下几个方面。（1）类似的操作界面，类似的菜单，工具栏和帮助系统等。尽管菜单和对话框中的具体构成千差万别，但组成的元素和分格有很多类似之处。熟悉Office其他组件的用户可以很快的掌握其用法。（2）相同的语言特色，即一个版本，多种语言支持。（3）共享的某些共同组件，如浏览器，地址簿，office助手等。这给用户带来了极大的方面，例如，用户在Outlook 2002中建立的地址簿，既可以在Outlook 2002中使用，也可以在office XP的其他应用程序中使用，反之亦然。（4）调用其他office成员更容易，用户可方便地将Outlook 2002中地数据导出到其他成员中，也可将其他成员处理的数据导入到Outlook 2002中。比如Outlook 2002和Access2002中数据的互导，在Outlook 2002中利用Word 2002作为电子邮件编辑器等。（5）浏览器格式的帮助系统。在不同组件中，除了帮助系统中包含的具体内容不同外，操作使用方法基本相同。这种HTML格式的帮助系统可以帮助用户更快地查找到所需要的内容，解决用户面临的一些具体问题，使用起来也比以前的帮助系统更方便。本节介绍Outlook和其他Office共享的组件。11.1.1 格式工具栏在Outlook 2002中，每个窗体都有一个【格式】工具栏。这些窗体中的【格式】工具栏不仅名称相同，而且工具栏上的命令也基本相同，如图11-1所示。图11-1 【格式】工具栏这个工具栏十分类似Word中的【格式】工具栏，只是作了一些简化而已。Outlook 2002中的功能虽然丰富，虽然也要和多种文本打交道，但它毕竟不像Word那样是专门用于文字处理的，自然也就无须Word那样复杂的格式工具。如果用户已熟悉Word等Office程序中的格式工具栏，也就可以很快地掌握Outlook中【格式】工具栏的用法。反之如果用户掌握了Outlook 2002中的【格式】工具栏，也就可以快速掌握Word 2002等组件中的【格式】工具栏。11.1.2 通讯簿【通讯簿】中记录的是与联系人有关的各种信息，单击【工具】菜单下的【通讯簿】命令即可打开【通讯簿】窗体，如图11-2所示。图11-2 【通讯簿】对话框【通讯簿】和Outlook 2002中的联系人数据库是类似的，都是用于记录联系人信息的，但它们是两个不同的概念。其区别主要表现在以下两个方面：（1）包括的内容不同：在Outlook中，联系人数据库同具体的文件夹有密切的联系，每创建一个新的包含联系人项目的文件夹，就创建了一个新的联系人数据库。在Outlook中可以创建多个文件夹，因而也就可以创建多个数据库。而【通讯簿】则只有一个。（2）应用的范围不同：联系人数据库是Outlook中特有的概念，只能在Outlook中使用。如果用户打算在其他程序中应用Outlook中创建的联系人数据库，就必须在其他应用程序中导入Outlook中的该数据库，或在Outlook中将该数据库导出到应用程序中。而【通讯簿】则可在各种Office应用程序中直接使用。无论【通讯簿】是在何种应用程序下创建的，均可在其他程序中直接使用。这同时也就意味着用户可在任何office程序中创建【通讯簿】并编辑其中的内容。【通讯簿】是一个通用组件。虽然它们的概念不同，但它们却有着密切的联系，在【通讯簿】中包含的内容同Outlook【联系人】主文件夹下的联系人数据库中的内容是一样的。从某种意义上讲，【通讯簿】是一个特殊的联系人数据库。【联系人】主文件夹中的内容发生变化时，【通讯簿】中的内容也会发生相应的变化，当用户在【通讯簿】中输入或删除某些信息时，输入或删除的信息也会在【联系人】主文件夹中反映出来。单击【通讯簿】中的【新联系人】命令可向【通讯簿】中添加新的联系人信息，它的使用方法同创建联系人数据库时的方法相同。11.1.3 定制菜单和工具栏Office XP的具有非常强大的“自定义”功能，用户不仅可对工具栏进行定制，还可对菜单进行定制，这种强大的自定义功能使得Office中的各个组件更加灵活，用户在使用时的自由程度也更大。在Outlook 2002中，几乎所有的菜单和工具栏都可以进行定制。用户既可对Outlook主界面中的菜单和工具栏进行定制，也可对Outlook中各个窗体中的菜单和工具栏进行定制。对菜单和工具栏的定制方法相同，均是通过【自定义】对话框来完成的，单击【工具】菜单下的【自定义】命令即可打开该对话框，如图11-3所示。图11-3 【自定义】对话框如果用户要对Outlook 2002中的子窗口进行定制，可单击子窗口中【工具】菜单下的【自定义】命令；如果用户要对【任务】等窗体中的菜单和工具栏进行定制，可单击【任务】等窗体中【工具】菜单下【自定义】命令。本节将通过一个示例简要介绍工具栏的定制方法，该方法也适用于菜单的定制，而且这种定制方法对其他Office应用程序同样适用。【工具栏】选项卡单击【工具】菜单下的【自定义】命令，打开【自定义】对话框，如图11-3所示。这时窗口将进入自定义编辑状态。该对话框有三个选项卡，各种按钮和列表框组成，每一个选项卡用于处理不同的任务，图11-3所示的是【工具栏】选项卡。使用这个选项卡，用户可以打开已有的工具栏，创建新的工具栏，或将不需要用的工具栏删除。在【工具栏】列表框中列出了Outlook 2002中所有的工具栏，包括用户自己建立的工具栏，选中工具栏前的复选框就可在窗口中显示出该工具栏，注意这时打开的工具栏上的按钮命令处于编辑状态，而不是可执行状态。单击工具栏上的按钮可选定该按钮，但不会触发按钮对应的命令。取消选中工具栏前的复选框可将该工具栏从窗口中隐去。【命令】选项卡单击【自定义】对话框上的【命令】选项卡即可打开【自定义命令】对话框，如图11-4所示。图11-4 【自定义】对话框在该选项卡上的【类别】列表框中列出了Outlook 2002中的各种命令类别，每一个类别都是一组相关命令的集合。单击其中任何一个类型，在【命令】列表框中就会出现该类别下各种命令的集合。单击【命令】列表框中的一个命令即可选择它，然后再单击【说明】按钮，这时就会出现一个文字框，对所选择的命令进行简单的介绍。例如在【类别】列表框中选择【动作】，在【命令】列框表中就会出现【动作】类别下包含的所有命令，如图11-5所示。选取所需命令，按住鼠标左键不放，拖动鼠标到所需的工具栏或菜单上的相应位置，如果光标右下角小方框中，松开鼠标左键，即可将选定的命令放置好。用户可将任何命令放到菜单或工具栏上。在自定义状态下，用户也可将菜单或工具栏上的命令拖放【命令】选项卡中的【命令】列表框中，这时被拖放的菜单或工具栏将从原先的位置消失。这种操作的效果等同于从菜单或工具栏中删除命令。图11-5 选择【动作】项【选项】选项卡【自定义】对话框上的【选项】选项卡用于对菜单或工具栏上的按钮命令进行设置。注意这里所做的设置适用于窗口中所有的菜单和工具栏，如图11-6所示。图11-6 【自定义】工具栏上的【选项】选项卡如果用户希望更改菜单和工具栏的行为方式，可通过该选项卡来进行。在该选项卡上提供了多种复选框和下拉列表框，它们有以下作用（1）【菜单中首先显示最近使用过的命令】复选框：如果勾选该复选框，当打开菜单时，用户最近用过的命令将出现在菜单的最上方，勾选时默认设置。如果选掉该复选框，菜单中显示命令的顺序将不会随用户使用的情况发生变化。如果用户不熟悉这种动态显示功能，可在该选项卡中选掉该复选框。（2）【常用工具栏和格式工具栏并排显示】复选框：如果勾选该复选框，在退出自定义状态后，窗口中的【常用】工具栏和【格式】工具栏将出现在同一排。如果用户正在定义的窗口没有其中任何一个工具栏，该复选框将处于禁止状态。默认情况下，该复选框处于选掉状态。（3）【鼠标指针短暂停留后显示完整菜单】复选框：如果勾选该复选框，当用户打开菜单，并将鼠标做一下短暂停留时，隐藏的菜单命令就会自动显示出来。如果选掉该复选框，用户只能通过单击菜单上的箭头来宣示隐藏的菜单命令。创建新工具栏在【自定义】对话框的【工具栏】选项卡下单击【新建】按钮，打开【新建工具栏】对话框，如图11-7所示。通过该对话框，可创建新的工具栏。首先输入工具栏的名称，如“常规”，并单击【确定】按钮，新建的【常规】工具栏将出现在【工具栏】列表框中，同时该工具栏会在窗口中显示，如图11-8所示。 图11-7 【新建工具栏】对话框 图11-8 新建的【常规】工具栏编辑菜单或工具栏上的命令在自定义菜单和工具栏的过程中，用户可创建新的工具栏或菜单项，既可以向菜单或工具栏中添加新的命令，从菜单或工具栏中将已有的命令删除，也可对已有的各种命令进行编辑。在自定义状态下，选定打算编辑的命令，单击鼠标右键，将弹出一个快捷菜单，通过这个快捷菜单，用户即可完成对命令的各种编辑操作。如重新命名，更改命令图标等。11.2 Outlook 2002和Word 2002如果用户同时对Word也比较熟悉，可发现【邮件】窗体中的格式化工具同Word中的格式化工具根本不能相比。对于电子邮件而言，通常情况下，【邮件】窗体中通过的格式化工具已基本够用。但在某些情况下，可能需要更为复杂的工具才行。在这种情况下，有两种方法，一种是间接的方法，即通过在电子邮件中插入相应的附件来完成；另一种是直接的方法，即直接将Word作为电子邮件编辑器。用Word作为电子邮件编辑器的最大好处在于可利用Word强大的字处理功能，将格式很好的电子邮件发给别人。虽说如此，但并非在什么情况下都可用Word作为电子邮件编辑器，还需要满足一些特点的条件并遵循相应的步骤。需求如果要使用Word作为电子邮件编辑器，必须满足两个基本需求。首先用户在自己的计算机上必须已安装了Word应用程序，其次收件人必须也用Word作为电子邮件的编辑器，否则发送的邮件中格式大部分会丢失，发送的邮件仅被当作普通文本来处理。如果这两个条件中有一个不能满足，最后还是继续使用Outlook中的【邮件】窗体。配置如果满足了前面介绍的两个基本需求，而且用户已决定采用Word作为电子邮件编辑器的话，还需要通知Outlook进行相应的配置。如果要进行上述配置，请执行如下操作：（1）单击【工具】菜单下的【选项】命令，然后在打开的【选项】对话框中单击【邮件格式】选项卡。默认情况下，Outlook将用【邮件】窗体作为电子邮件编辑器，在【邮件格式】选项卡上给出了这时的配置情况，如图11-9所示。这时用户可在选项卡上对Outlook中的邮件编辑器进行多种设置。（2）将Word设为默认的邮件编辑器的方法很简单，用户只需勾选【使用Microsoft Word编辑电子邮件】复选框即可。这时【邮件格式】选项卡会发生较大的变化，如图11-10所示。（3）设定好后单击【确定】按钮即可将Word设置为默认的邮件编辑器，以后用户在Outlook中通过【新建邮件】命令创建新的邮件时，Outlook会自动启用Word。利用Word作为电子邮件编辑器时，大多数情况下，将会同时开启两个应用程序，即Outlook和Word。这时对用户的系统就提出了更高的要求，如果用户的计算机配置较低，则会感觉得到计算机的运行速度明显减慢了。 图11-9 【选项】对话框 图11-10 【选项】对话框用Word编辑邮件在Outlook的【邮件格式】对话框中将Word指定为邮件编辑器后，在Outlook中创建新邮件时，Outlook将自动调用Word进行邮件处理，如图11-11所示。图11-11 使用Word格式编辑邮件使用过Word的用户会发现这个界面同Word十分类似，实际上它本身就是Word。在Word窗口中，单击【常用】工具栏上的【电子邮件】命令同样可打开该界面。这时在Word窗口中多出了一个电子邮件专用区，这个部分同【邮件】窗体中对应部分的功能相同，使用方法也相同。设置邮件跟踪选项利用Outlook 2002中的【邮件】窗体进行电子邮件处理时，可为邮件设置跟踪选项。利用Word作为邮件编辑器时，同样可办到这点。当然，如果想使这种跟踪设置发挥作用，必须要有邮件服务器的支持，而且收件人使用的电子邮件处理软件必须也支持这种跟踪设置。单击电子邮件专用区中的【选项】按钮打开【邮件选项】对话框，如图11-12所示。利用该对话框，用户可为创建并将要发送的邮件设置跟踪选项。在【邮件设置】区中可设置邮件的重要性，敏感性和安全性，这三种特性并非跟踪选项，它们只是用来表示要发送的邮件是否重要等。在【传递选项】区中可设置邮件的多种传递属性。如答复邮件发送的地址，在何种文件夹下保存发送邮件的备份等。默认的保存位置时【已发送的邮件】文件夹，用户最好不要更改该默认选项，如果更改，在Outlook的许多地方都要进行相应的变动，否则某些功能会发生一些问题。在该区中还有两个设置时间的下拉列表框，单击将显示一个精巧的日历，如图11-13所示。通过该日历，用户可设置相应的时间选项。用户需要注意的是只有勾选了【请在阅读此邮件后给出已读回执】复选框，该邮件才会具有跟踪属性，用户也才能对发送的邮件进行跟踪。 图11-12 【邮件选项】对话框 图11-13 设置跟踪时间为邮件设置背景在利用Word进行邮件编辑时，用户可充分利用Word强大的格式化功能，对邮件中的具体内容进行设置。编辑邮件中的内容同编辑一个Word文档没有什么差别。除此以外，利用Word作为邮件编辑器，还有其它多种好处。设置邮件的背景就是其中之一。利用Word进行邮件编辑时，用户可十分方便地更改邮件的背景，建立自己专用的邮件【信纸】。单击【工具】菜单下的【选项】命令，打开【选项】对话框，并单击【常规】选项卡打开它，如图11-14所示。需要注意的是这个【选项】对话框是Word窗口中的，不是Outlook中的【选项】对话框。图11-14 【选项】对话框中的【常规】选项卡单击【电子邮件选项】按钮，打开【电子邮件选项】对话框并单击【个人信纸】选项卡，打开该选项卡，如图11-15所示。图11-15 【个人信纸】选项卡在该选项卡上单击【主题】按钮，打开【主题或信纸】对话框，如图11-16所示。在该对话框中的【请选择主题】列表框中提供了几十种主题样式，用户可根据自己的喜好进行选择。选择完成后，每当用户利用Word创建一个新邮件时，该主题样式就会自动应用到用户新创建的邮件中。图11-16 【主题或信纸】对话框设置签名利用Word进行邮件编辑时，用户可为创建的邮件建立一个签名，创建好签名后，在每次创建电子邮件时，Word会自动在邮件中插入用户创建好的签名。设置签名也是通过【电子邮件选项】对话框来进行的，单击该对话框上的【电子邮件签名】选项卡，利用打开的选项卡即可进行相关的设置，如图11-17所示。图11-17 【电子邮件签名】选项卡用户可将自己的签名通过扫描仪等设备将它输入到计算机中，并将它保存为一个图形文件，然后将该图形文件插入到电子邮件签名中即可。需要注意的是这种电子邮件签名同数字签名有很多不同，它只是起到一个标记作用，不具有保密功能，如果用户打算通过电子邮件传送重要文件，应采用数字签名。11.3 Outlook 2002和Access 2002正如前面所说，Outlook是一个信息处理和管理软件，它所要处理的内容是各种各样的信息，如任务信息，邮件信息，联系人信息等，这些信息构成了一个个相应的数据库。Access是一个专用的数据库软件，两者之间有很多共同之处，在这两个软件之间可很容易地实现信息共享。由于Outlook本质上就是一个数据库，并且Access是个数据库创建工具，所以它们具有相当好的兼容性。但是用户需要注意的是，在所有的情况下，这两个组件的转换并不严格。Outlook是Exchange的后代，使用的是一个与Access不同的数据库格式。11.3.1 导出数据到Access如果要在Access中使用Outlook中的数据，就必须首先把数据导出到Access 2002数据库文件中。用户如果要导出文件，请执行如下操作：（1）在Outlook中，单击【文件】菜单中的【导入和导出】对话框，如图11-18所示。 图11-18 【引入和导出向导】对话框 图11-19 【导出导文件】对话框（2）在【导入和导出】对话框中，单击选项【导出到某文件】命令，单击【下一步】命令按钮。（3）选择文件类型为Microsoft Access，如图11-19所示。单击【下一步】命令按钮。（4）在下一个对话框中，选择包含Outlook数据的文件夹，如图11-20所示，单击【下一步】按钮。（5）选择一个文件夹作为导出文件的存储位置，如图11-21所示，用户可以单击【浏览】按钮选择一个文件夹，然后单击【下一步】按钮。（6）最后，Outlook说明将要执行的动作，单击【完成】按钮即完成了导出数据工作。 图11-20 选择导出文件文件夹 图11-21 选择导出文件存储的文件夹11.3.2 从Access中导入数据数据不仅可以从Outlook导入到Access中，还可以从Access中导入数据到Outlook中，导入数据的步骤与导出数据的步骤相同，并且导入向导所有屏幕与导出向导具有相同功能。实际上，只有最后一个屏幕有差别，并且很小：更改目标按钮，其中该按钮可让你为新数据选择目标文件夹。需要注意的就是：用户只能导入数据到预定义的字段。不能导入到任意用户定义的字段。然而，可以把数据导入到四个【联系人用户】字段中。11.4 Outlook 2002和Excel 2002在许多时候，Excel的工作表可以像Access数据文件一样的使用。从Excel中的【文件】菜单中选择【发送】命令，并且使用新Office信封功能把某个电子表格用电子邮件发送给其他人。下面介绍Outlook和Excel一起可完成的工作：（1）导入和导出：如果用户打算在Outlook和Excel之间共享数据的话，同样可以使用Outlook中的【引入和导出向导】对话框，一步一步地进行数据的引入和导出操作，使用方法上和与Access的数据交换方法（上一节内容）差不多。（2）在Excel中创建会议项目：在Excel中可以直接安排一个新的会议。单击【工具】菜单下的【联机协作】子菜单中的【安排会议】命令，Excel将自动调用【会议】窗体，并利用该【会议】窗体创建一个新的会议，这和在Outlook中的操作方法差不多。11.5 Outlook 2002和PowerPoint 2002Outlook 2002和PowerPoint 2002虽然差别很大，但还是有