秘书的礼仪和交际.doc

秘书的礼仪和交际导言：秘书的工作非常多，而且复杂，也可以说是琐碎，但是，作为一名秘书，必须要知道在办公和交际过程中的礼仪，下面将会讨论秘书的办公和交际方面的礼仪，主要分为秘书的工作、礼节的含义、秘书的仪表、礼貌、接送客人、安排座次、拒绝的技巧。秘书是为领导工作服务的办公室人员，是领导的参谋和助手。秘书的服务工作贯穿在为领导办文、办会、办事的所有过程，秘书既要为领导出谋献策，还要发挥参谋和助手作用。在领导的决策过程中，秘书事先要为领导搜集、整理数据，提供信息，还要随时接受领导咨询；在文书制作、处理过程中，秘书既要撰拟文稿，还要检查文稿内容和格式，负责文档传达或发送；在会议筹办过程中，秘书要为领导准备会议文件，安排会议事项，记录会议内容，收集整理会议资料；在接待宾客时，要事先安排好接待程序、接待规格和接待方式。礼仪就是礼节，它包含两个层面的含义：第一个是思想层面，即在社会交往中有尊重他人、讲究礼节礼貌的意识；第二个是形式层面，即礼节的基本程序和具体表现。将其合二为一，礼仪就是在人际交往中体现出来的人们之间互相尊重、并按约定俗成的方法付诸实施的成文或不成文的规定。秘书礼仪所涉及的范围较广，包括办公礼仪规范、接待礼仪规范、外事礼仪规范、社交礼仪方法和技巧，对于秘书建立新型的、高尚的人际关系、做好工作等方面来讲将十分重要。首先，要注意自己的着装和仪表。在办公室工作，服饰要与之协调，为了体现权威、声望和精明强干，男士应该穿黑、灰、蓝三色的西服套装领带。女士则应该穿西装套裙、连衣裙或长裙。男士注意不要穿印花或大方格的衬衫；女士则不宜把露、透、短的衣服穿到办公室里去，否则使内衣若隐若现很不雅观。在办公室里工作不能穿背心、短裤、凉鞋或拖鞋，也不适合赤脚穿鞋。戴的首饰也不宜过多，走起路来摇来摇去的耳环会分散他人注意力，叮当作响的手镯也不宜戴。仪表和着装正式规范，与工作协调才能体现作为秘书办公处事的专业和严谨，给人值得信任的感觉，也是一位秘书所必须要的素质。其次，在办公室里对上司和同事们都要讲究礼貌，不能由于大家天天见面就将问候省略掉了。“您好”、“早安”、“再会”之类的问候语要经常使用，不厌其烦。同事之间不能称兄弟道弟或乱叫外号，而应以姓名相称。对上司和前辈则可以用“先生”或其职务来称呼，最好不同他们在大庭广众之前开玩笑。对在一起工作的女同事要尊重，不能同她们拉拉扯扯、打打闹闹。在工作中要讲男女平等，一切按照社交中的女士优先原则去做未必会让女同事高兴。行为要检点。不要在办公室里吸烟，更不要当众表演自己擅长的化妆术。如很想吸烟或需要化妆，则应去专用的吸烟室或化妆间。若附近没有这类场所，则只好借助于洗手间。办公时间不要离开办公桌，看书报、吃零食、打瞌睡一定会引起上司的不满。尽量避免在办公室接听私人电话，而坐在办公桌上办公或将腿整个抬上去的样子都是很难看的。 要避免口衔香烟四处游荡，不要与同事谈论薪水、升降或他人隐私。遇到麻烦事，首先要向上司报告，切莫委过或越级上告。注意不要在外国老板面前打同事们的小报告，这样常会被当作不务正业，弄不好会搞掉自己的饭碗。在和领导交流或者办公过程中，应该要注意以领导为核心，领导要求要办的事就要尽力办妥，适当的时候提供一些自己的见解，但是不要怀疑领导的思考能力和判断能力，更不要教领导怎么做事。对前来访问、洽谈业务、参加会议的外国、外地客人，应首先了解对方到达的车次、航班，安排与客人身份、职务相当的人员前去迎接。若因某种原因，相应身份的主人不能前往，前去迎接的主人应向客人做出礼貌的解释。递送名片时，应用双手拇指和食指执名片两角，让文字正面朝向对方，接名片时要用双手，并认真看一遍上面的内容，使对方感觉你很重视他。参加会议时，应该在会前或会后交换名片，不要在会中擅自与别人交换名片。当你与长者、尊者交换名片时，双手递上，身体可微微前倾，说一句“请多关照”。你想得到对方名片时，可以用请求的口吻说：“如果您方便的话，能否留张名片给我？”作为接名片的人，双手接过名片后，应仔细地看一遍，千万不要看也不看就放入口袋，也不要顺手往桌上扔。迎接客人应提前为客人准备好交通工具，不要等到客人到了才匆匆忙忙准备交通工具，那样会因让客人久等而误事。客人要找的负责人不在时，要明确告诉对方负责人到何处去了，以及何时回本单位。请客人留下电话、地址，明确是由客人再次来单位，还是我方负责人到对方单位去。客人到来时，负责人由于种种原因不能马上接见，要向客人说明等待理由与等待时间，若客人愿意等待，应该向客人提供饮料、杂志，如果可能，应该时常为客人换饮料。接待人员带领客人到达目的地，应该有正确的引导方法和引导姿势。在走廊的引导方法。接待人员在客人二三步之前，配合步调，让客人走在内侧。在楼梯的引导方法。当引导客人上楼时，应该让客人走在前面，接待人员走在后面，若是下楼时，应该由接待人员走在前面，客人在后面，上下楼梯时，接待人员应该注意客人的安全。在电梯的引导方法。引导客人乘坐电梯时，接待人员先进入电梯，等客人进入后关闭电梯门，到达时，让客人先走出电梯。客厅里的引导方法。当客人走入客厅，接待人员用手指示，请客人坐下，看到客人坐下后，才能行点头礼后离开。如客人错坐下座，应请客人改坐上座（一般靠近门的一方为下座）。诚心诚意的奉茶。我国人民习惯以茶水招待客人，在招待尊贵客人时，茶具要特别讲究，倒茶有许多规矩，递茶也有许多讲究。接待外宾时，要注意很多问题。对待外宾，态度应不卑不亢、热情大方；严格遵守时间，不迟到、早退，或无故缺席，否则须事先向主办单位负责人或外宾说明情况及理由；参加接待活动前，不要吃大蒜、韭菜、洋葱等有强烈辛辣气味的食物，以免带有口臭。在外宾面前，举止要文雅，遇到身体不适，尤其当患有易传染的疾病，如感冒咳嗽、打喷嚏和发烧等，不可带病参加活动，以免引起外宾反感；在公共场所，不要随地吐痰，应吐在纸巾或手帕里，用过的手帕不可打开来看；尊重外宾的生活、风俗习惯，对外宾的服饰打扮、外貌、动作、表情等不要评头论足；不要私自接受外宾的礼品，更不能暗示外宾送礼。客人离开时，主人可到住地或机场、车站等送行。直接去机场、车站送行时，应在客人登机（车、船）之前抵达，而且要留出足够时间保证客人办理有关手续。去别的办公室拜访同样要注意礼貌。一般需要事先联系，准时赴约，经过许可，方可入内。在别的办公室里，没有主人的提议，不能随便脱下外套，也不要随意解扣子、卷袖子、松腰带。未经同意，不要将衣服、公文包放到桌子和椅子上。公文包很重的话，则放到腿上或身边的地上。不要乱动别人的东西。在别的办公室停留的时间不宜太久，初次造访以20分钟左右为准。 会议主席台座次的安排 ，主席台座位要满座安排，不可空缺，倘若原定出席的人因故不能来，要撤掉座位，不能让座位空着。主席台座位若有多排，则以第一排为尊贵，第一排的座位以中间为贵。根据中办的原则：左为上，右为下。当领导同志人数为单数时，1号首长居中，2号首长排在l号首长左边，3号首长排右边，其他依次排列；当领导同志人数为双数时，1号首长、2号首长同时居中，1号首长排在居中座位的左边，2号首长排右边，其他依次排列。但目前国际流行右高左低，因此秘书在安排涉外会议时，也要灵活使用相关礼仪。无论是人际交往，还是公关交往，有求必应是每个人都在追求的理想目标。但是，由于主客观条件的限制，我们事实上不可能有求必应。实际上，拒绝别人的思想观点、利益要求、行为表现的时候总是多于承诺、应允的机会。没有允诺或没有拒绝的交往是同样不可想象的。拒绝，可能是因为我们的条件有限，可能是我们要维护自己的利益，可能是我们不得不兼顾第三者的利益，也可能是对方的要求不合情理。总之，理由可能是很多的。但是，纵使我们的理由有千条万条，由我们的拒绝所引起的对方的心理抗拒以及由此产生的消极情感后果往往是不可避免的。为了使这样的消极后果能降低到最低限度，公关人员应当学习和掌握一些拒绝的礼仪技巧。该说“不”时就说“不”。拒绝，是一项高难度的专门技巧，秘书人员应当认真学习和探讨，要善于根据不同情况运用不同的拒绝艺术，才能收到必要的效果。巧言诱导，委婉拒绝，必须表达否定的时候，首先需要尊重对方，说话要适当、得体，会使用一些敬语，以扩大彼此的心理距离；道明原委，互相理解，拒绝对方的时候，我们一方面要寻求对方的理解，另一方面，也应主动地理解对方，为了表明我们的诚意，我们不妨在准备说“不”的时候，就主动为对方考虑一下退路或补救措施，使对方的情感能够转移，不至于一下跌进失望的深谷。拒绝的技巧，也需要在实际中摸索、灵活变通，才能够在交际中游刃有余。秘书的办公礼仪和交际礼仪，