佛山市菲奈特系统网络有限公司.doc

XX 佛山市菲奈特系统网络有限公司项目开发文档文 档 编 号版本号/修改号密 级项目名称：乐昌市人民政府办公OA系统共 页乐昌市人民政府办公OA系统用户手册佛山市菲奈特系统网络有限公司版权所有 不得复制2 乐昌市人民政府办公OA系统用户手册目录1运行环境说明31.1运行环境要求31.2浏览器可信站点配置32系统通用操作42.1系统登录42.2系统首页52.3个人设置62.4代理人设置62.5使用帮助73我的工作台83.1公告通知83.2待办事项83.3通讯录93.4收邮件（邮件箱）93.5写邮件103.6流程跟踪113.7历史查询114发文管理124.1直接发文124.2流程发文164.2.1发文申请人的操作164.2.2发文核稿人的操作174.2.3发文登记人以及拟办/审核/签发人的操作174.2.4发文套红人的操作194.3我的发文194.4部门发文箱204.5流程跟踪204.6历史查询205收文管理215.1收文流程215.2我的收文245.3部门收文箱245.4流程跟踪245.5历史查询256会议管理256.1会议流程256.1.1会议申请人的操作266.1.2会议审批人的操作266.1.3会议安排人的操作276.2我的会议276.3流程跟踪286.4历史查询287日程管理287.1新增日程表287.2日工作安排307.3周工作安排307.4月工作安排318事务管理318.1待办事项318.2流程跟踪318.3历史查询329组织管理329.1组织管理概述329.2部门管理339.3职务管理349.4人员管理35用户手册1 运行环境说明1.1 运行环境要求电脑最低配置要求：1、CPU：奔腾300MHz或更高；2、内存：256MB或更高；如果内存低于256MB可能会影响性能。建议内存为512MB或更高。3、硬盘空间：300M可用硬盘空间。4、IE浏览器6.0及以上版本。在IE浏览器地址栏输入0访问本系统。1.2 浏览器可信站点配置需将本系统的地址设置为浏览器的可信站点。具体设置方法如下：1、 用Windows系统管理员登录操作系统2、 打开IE浏览器，依次点击菜单“工具”-“Internet选项”-“安全”-“可信站点”-“站点”，输入本系统的访问地址：0 ，并“添加”，“确定”。对该区域中的所有站点要求服务器验证（https:）不要打勾。 3、 点击添加，点击确定后返回到“Internet选项”-“安全”。4、 点击默认级别然后确定。2 系统通用操作2.1 系统登录功能说明：登录系统操作步骤：1、 打开浏览器（IE），在地址栏输入访问地址0可以看到如下的系统登录界面。 建议访问地址确定后将该地址添加到IE浏览器的收藏夹。也可以在打开的IE浏览器，依次点击菜单“文件”-“发送”-“桌面快捷方式”，这样在桌面出现一个快捷方式图标，鼠标双击该图标，可以显示系统登录界面。2、在这个系统登录窗口，输入帐号和密码（初始密码均为123，进入本系统在个人设置下修改密码），输入4位数字的验证码（如果看不清楚4位数字，可以点击出现新的四位数字验证码），然后点击登录后即可进入系统。注：帐号默认为本人姓名拼音，姓全拼+名首字母，例如张路的帐号是zhangl，李大为的帐号是lidw，王海明的帐号是wanghm。如果存在姓全拼+名首字母有重复的情况，则帐号依次设置为本人姓全拼+第一个名全拼+后面名首字母或者姓名全拼，例如王小明的帐号默认为wangxm，在重复的情况下可能是wangxiaom甚至wangxiaoming。如果人员姓名全拼仍有重复的情况，信息中心会个别通知有关人员。可以由系统管理员给每个部门设置1个或多个部门管理员（参照系统管理员手册），（应删除红色部分，）部门管理员可以设置本部门的部门组织架构（子部门）、职务和人员帐号。2.2 系统首页功能说明：显示系统首页操作步骤：1、 系统登录后首先显示的就是系统首页。系统功能菜单区系统导航条2、 在操作过程中，随时可点击“系统导航条”-“首页”，显示系统首页。系统主界面说明（从上到下，从左到右）：l 系统导航条：首页/个人设置/代理人设置/使用帮助l 用户名/所属部门/职务，退出系统l 最新消息（走马灯方式）：滚动显示当天新收到的待办事项、日程表工作等l 系统功能菜单区：一级功能菜单/二级功能菜单l 通知公告区l 新闻动态区l 全文检索区l 待办事项区2.3 个人设置功能说明：设置登录密码，显示登入帐号、成员姓名、主要职务、员工编号、担任职务等关键信息（由系统管理员或部门管理员设置），设置电话号码等信息，可以上传个人证件照片。电话号码请设置本人手机号码，便于待办事项的手机短信通知。操作步骤： 1、 点击“导航条链接”-“个人设置”，出现个人设置界面。2、 可在此设置个人登录密码。请及时将个人初始化密码123修改成别人不易猜到的密码。3、 登入帐号、成员姓名、主要职务、员工编号、担任职务等系统关键字段不开放前台修改权，可由系统管理员或部门管理员设置。其余字段可由本人设置。2.4 代理人设置功能说明：包括单一人员代理，依规则代理，激活代理，停止代理等功能。当本人因出差等原因不能登录系统处理流程事务时，可以在本界面事先设置代理人代理本人工作。代理人登录系统后，可在其待办事项区显示被代理人的待办事项。可以按照以下两种方式设置代理人1、 指定单一人员代理。2、 根据规则代理。可以新增一条规则，按照项目名称、流程名称等设置代理规则。也可通过多重代理人设置向导进行设置。操作步骤： 点击导航条链接：代理人设置，出现如下界面：选择“单一人员代理”，则所有流程审批工作交由指定代理人进行操作。选择“依规则代理”，可将不同的工作指定给不同的人进行代理。按“新增”，可设置不同的代理条件。点击“激活代理”，代理设置成功。要取消代理时，则点击“停止代理”。点击储存，保存所做的设置。点击关闭，退出本功能。2.5 使用帮助功能说明：发布帮助、查看帮助操作步骤：点击导航条链接：使用帮助，出现使用帮助界面，可以点击相应链接查看帮助。3 我的工作台3.1 公告通知显示通知公告。3.2 待办事项功能说明：显示当前待办事项，每条待办事项记录编号，优先权，流程名称，工作名称，工作主题，发送人，完成期限，激活时间，代理，状态等信息。代理人可在其待办事项区显示被代理人的待办事项。可直接从待办事项区点击某一待办事项进入表单进行相应审批处理。操作步骤：1、 系统首页待办事项区显示当前用户最新的15条待办事项。代理人可在其待办事项区显示被代理人的待办事项。2、 点击“事务管理”-“待办事项”或系统首页待办事项区的“更多”，可分页显示所有的待办事项。3、 点击某条待办事项，进入不同的流程表单进行流程审批工作。3.3 通讯录功能说明：可列出机关全体人员通讯录。列出姓名、编号、办公室电话、移动电话、电子邮件信箱、照片。可根据人名、职务、部门进行查询。操作步骤： 点击通讯录，出现如下界面：可根据人员、职务、部门进行查询。3.4 收邮件（邮件箱）功能说明：可进入本人位于OA系统的邮件箱。并可新增邮件、删除邮件。注意本邮箱为本OA系统提供邮箱，限于OA系统各用户之间相互收发邮件，没有独立的邮箱名，与外部163、sina、21cn等个人邮件无关联。操作步骤： 点击收邮件（邮件箱），出现如下界面：3.5 写邮件功能说明：写一封邮件给OA系统其它用户。操作步骤： 点击写邮件，出现如下界面：点击，选择收件人及抄送人，输入邮件主题以及邮件正文。 粘贴附件WORD文档，先按选择文件，然后按上传最后点击送出即可。3.6 流程跟踪流程跟踪可以跟踪各个正在流转的审批流程，以流程列表流程图的形式展现，点击相关的流程、环节，可显示该流程、环节的详细情况。具体请参照8.2流程跟踪描述。3.7 历史查询历史查询可以根据设定的查询条件，如查询类别、项目名称、流程名称、工作主题、工作开始时间、工作结束时间，以流程列表流程图的形式展现，点击相关的流程、环节，可显示该流程、环节的详细情况。具体请参照8.3历史查询描述。4 发文管理4.1 直接发文点击功能，显示表单通用操作行和发文表单。重要说明：在上图中可以看到表单通用操作行和发文表单本身，表单通用操作行位于发文表单的上方和下方。一般使用完成、保存草稿、会签三个功能按钮即可。其中会签按钮只有在拟办/审核/签发人会签操作时才显示（见4.2.3流程发文有关操作说明）。完成和保存草稿两个按钮则总是出现。进入表单并操作完成后，点击提交到下一流程节点或直接结束流程。如果操作未完成而又要保存操作（例如在操作中途要离开座位30分钟或不想在离开座位期间别人看到自己的操作界面），可以点击后退出OA系统，可以保存之前的操作以避免会话超时导致之前操作作废。下次登录系统后可以从待办事项进入表单继续操作并最终点击提交。操作说明：发文流程默认为直接发文。在以上界面，依次如下操作：1、选择公文种类、密级、紧急程度。2、输入文件编号，例如乐委200923号如果是上级来文转发，可以输入原文件号，否则“原文件号”留空。3、选择主送单位，点击按钮可以按住键盘的Ctrl，可以在左边选择多个主送部门，然后按选中，选中的部门在右边列表显示，也可以把右边选中的部门通过删除按钮取消选中。最后点击“确定”。4、 选择抄送单位，操作同上。5、 选择印发单位和印发份数6、 输入主标题，可选输入副标题7、 输入主题词，主题词之间空格8、 导入正文稿件。申请人必须粘贴附件WORD文档，先按在本机选择要上传的文件，然后按上传可以点击删除。9、 如果需要套红，点击按钮分别选择待套红的文件以及套红模板，点击套红按钮，系统弹出套红成功的提示。点击下载，弹出下载窗口并提示文件打开或保存选择打开，可以直接在IE浏览器打开套红后的word文件，选择保存可以保存到本地，建议下载保存到本地查看效果并调整效果。关闭下载窗口。套红前文件：套红后文件：下载保存到本地查看效果并调整后，可以将套红后的文件导入正文稿件，并在正文稿件里点击删除套红前文件。10、 如果本文件需要短信通知第三、四步设置的主送单位和抄送单位的人员，需点击选中。每个收文部门的部门管理员可以设置本部门的一个手机号码接收短信通知。如何设置部门管理员请参见系统管理员手册。部门管理员如何设置部门接收短信手机号码请参见9.1组织管理11、 点击表单通用操作行的按钮，发出到主送部门和抄送部门。4.2 流程发文4.2.1 发文申请人的操作点击功能，显示如下界面。发文流程默认为直接发文，点击直接发文，取消勾选。有关表单通用操作行的说明请参照4.1直接发文。流程发文基本信息的录入请参照4.1直接发文的步骤1到8。以下描述不同处。申请人参照直接发文的步骤1到8，录入了基本信息后，点击选择核稿人部门和核稿人，然后点击表单通用操作行的，提示流程执行完毕。4.2.2 发文核稿人的操作核稿人登录系统。点击工作名称为“核稿”的该待办事项。在核稿意见选择已核稿，并输入核稿意见，并且可以下载附件到本地修改并再次上传修改后的文件。核稿人选择登记人部门和登记人，点击 ，提示流程执行完毕。4.2.3 发文登记人以及拟办/审核/签发人的操作登记人是整个流程的中心环节。登记人登录系统，进入对应待办事项，可根据情况选择拟办人、审核人，签发人处理。一般情况下应先给拟办人提出拟办意见。根据拟办意见找相关审核人或签发人出具意见。拟办人一般为办公室主任或登记人的领导。审核人为该发文必要的审核人，一般根据拟办人意见或通常做法确定，签发人为该发文决定签发的领导。登记人根据本单位纸张公文运转情况，如判断该发文需要走拟办，选择“登记人转拟办”，由拟办人会签输入拟办意见后点击完成后流程自动退回登记人。如判断该发文需要走审核，选择“登记人转审核”，由审核人会签输入审核意见后流程自动退回登记人。如判断该发文需要走签发，选择“登记人转签发”，由签发人会签输入签发意见后流程自动退回登记人。流程自动退回登记人后，登记人根据情况可再次转拟办、审核、签发流程。登记人可选择一个或多个人拟办（或审核、签发）。操作过程：登记人：1、登记人登录系统，点击工作名称为“登记”的待办事项。2、假定登记人需要转两个人审核：登记人陈文星转审核人李龙彪和林柏居。审核人/签发人：（审核人操作与签发人操作相同，这里以审核人操作为例）审核人李龙彪登录系统，在待办事项看到有工作名称为审核的发文流程，点击该流程进入发文表单。点击（该按钮在发文页面上部靠左），在弹出窗口输入会签意见后点击“确定”，最后点击。如果会签意见篇幅较大也可以上传附件。审核人林柏居的操作与李龙彪一样。登记人：1、两个审核人李龙彪和林柏居都操作完成后，登记人陈文星登录系统，可以看到该发文又回到自己的待办事项了。点击进入发文表单，陈文星可以看到审核意见。2、登记人可根据领导意见，对基本信息（例如主送、抄送部门、标题、关键词等发文基本信息以及附件进行修改）。登记人根据情况可再次转拟办、审核、签发流程。最后流程都会回到登记人。4.2.4 发文套红人的操作流程经过上述操作流转到登记人，且正文稿件及发文基本信息最终定稿后，登记人转套红人进行套红。登记人转套红人后，套红人登录系统，看到套红的工作名称：套红人选择待套红文件以及模版后，点击套红提示套红成功后，下载到本地，可对套红后的效果进行调整，然后作为正文稿件上传。套红人最后勾选中，点击，整个发文流程就结束了，相关的发文将发送到主送单位和抄送单位的收文列表中。如果不需要套红，登记人选中，点击流程结束。4.3 我的发文功能说明：根据日期、文件编号、标题等组合查询条件，实现发文查询。操作步骤：点击“详细信息”后弹出发文表单信息。4.4 部门发文箱功能说明：有权限的人可以打开部门发文箱查看本部门所有发文或根据日期、文件编号、标题等组合查询条件，实现部门发文查询。进入该功能时默认显示本月的部门发文。操作步骤：参照我的发文。点击“详细信息”后弹出发文表单信息。4.5 流程跟踪流程跟踪可以跟踪各个正在流转的审批流程，以流程列表流程图的形式展现，点击相关的流程、环节，可显示该流程、环节的详细情况。具体请参照8.2流程跟踪描述。4.6 历史查询历史查询可以根据设定的查询条件，如查询类别、项目名称、流程名称、工作主题、工作开始时间、工作结束时间，以流程列表流程图的形式展现，点击相关的流程、环节，可显示该流程、环节的详细情况。具体请参照8.3历史查询描述。5 收文管理5.1 收文流程点击功能，显示如下界面。选中要收取的文件，点击系统提示点击功能，点击工作名称为收文登记的该待办事项，显示如下收文表单界面。以下收文表单界面的表单通用操作行的说明请参照4.1直接发文。在收文表单界面，可以选择收文列表的文件，点击“收文下载”，打开或下载公文。对收文可以由登记人直接进行收文归档操作，这也是系统默认的选择。收文登记人可以直接选中，然后点击完成，走完流程。登记人也可根据情况选择拟办人、批示人，承办人处理。各人可以导入相应的收文办理文件列表，同时输入会签意见，会签意见的输入请参照发文流程的说明。拟办人、批示人、承办人完成相应工作后，流程都会自动回到登记人这里。最后由登记人选中，然后点击完成，走完流程。5.2 我的收文功能说明：根据日期、文件编号、标题等组合查询条件，实现收文、发文查询。操作步骤：点击“详细信息”后弹出收文表单信息。5.3 部门收文箱功能说明：有权限的人可以打开部门收文箱查看本部门所有收文或根据收文时间段、文件编号、标题等组合查询条件，实现部门收文查询。进入该功能时默认显示本月的部门收文。操作步骤：参照我的收文。点击“详细信息”后弹出收文表单信息。5.4 流程跟踪流程跟踪可以跟踪各个正在流转的审批流程，以流程列表流程图的形式展现，点击相关的流程、环节，可显示该流程、环节的详细情况。具体请参照8.2流程跟踪描述。5.5 历史查询历史查询可以根据设定的查询条件，如查询类别、项目名称、流程名称、工作主题、工作开始时间、工作结束时间，以流程列表流程图的形式展现，点击相关的流程、环节，可显示该流程、环节的详细情况。具体请参照8.3历史查询描述。6 会议管理6.1 会议流程点击功能，显示如下界面。以下表单通用操作行的说明请参照4.1直接发文。6.1.1 会议申请人的操作在以上界面中，会议申请人输入开会时间、会议主持人、会议主题、会议内容（可导入附件）、参会人员，选择会议审批人。例如：最后点击表单通用操作行的按钮，提交到会议审批人。6.1.2 会议审批人的操作会议审批人登录系统。点击工作名称为“会议审批”的该待办事项。选择审批结果，输入审批详细意见，可导入附件，并选择会议安排人，如下图所示：最后点击表单通用操作行的按钮，提交到会议安排人。6.1.3 会议安排人的操作会议安排人登录系统。点击工作名称为“会议安排”的该待办事项。输入会议安排和记录，可导入附件，如下图所示：最后点击表单通用操作行的按钮，流程结束。6.2 我的会议点击功能，显示如下界面。点击“查看”后弹出会议表单的详细信息。6.3 流程跟踪流程跟踪可以跟踪各个正在流转的审批流程，以流程列表流程图的形式展现，点击相关的流程、环节，可显示该流程、环节的详细情况。具体请参照8.2流程跟踪描述。6.4 历史查询历史查询可以根据设定的查询条件，如查询类别、项目名称、流程名称、工作主题、工作开始时间、工作结束时间，以流程列表流程图的形式展现，点击相关的流程、环节，可显示该流程、环节的详细情况。具体请参照8.3历史查询描述。7 日程管理7.1 新增日程表功能说明：新增日程表，显示每日、每周、每月日程表。日程表可公开层级，可设置周期性事件。每条日程表记