财务制度说明.doc

信息管理学院学生会信息管理学院学生会财务制度信息管理学院学生会秘书处常务组是负责学生会财务工作的管理与执行部门，其工作范围与职责主要包括：（一） 负责编制与完善学院学生会财务制度根据工作需求与实际情况，及时更新财务制度的相关细则，不断完善财务制度。（二） 负责管理财务室存放的物品1. 秘书处常务组的相关成员应保持高度的工作热情与责任心，认真进行财务室的管理，不擅自挪用财务室内存放的物品；2. 每两个月进行一次财务室的整理，当月有较多活动或是举办学院重大活动后，应根据需要及时进行整理；3. 财务室的物品应分类存放于柜子中，并于柜门处清晰标明柜中所存物品的种类及具体数量，将不可再次使用或已损坏的物品单独置于一个柜子中；4. 横幅分为可循环利用和不可循环利用两类，分别摆放，存放时应卷好并在表面标注横幅内容；5. 整理后及时将物品清单（含物品名称与具体数量、常务组成员联系方式）上传至信管学子网，每月报账时将物品清单以及借出归还细表交予老师审阅；6. 财务室钥匙原则上只能由相关负责人保管，未经同意不得将钥匙私自借出，不得私配钥匙，换届时负责人应做好钥匙的交接工作，若钥匙遗失应及时上报备案；7. 配合学生会各部门以及学院各班级做好财务室物品借出使用与归还整理的工作，在接到借还物品的通知后及时与需求方联系，做好物品借出与归还的登记，活动结束后，借出者若两天内尚未归还物品，应催促归还；8. 财务室内物品若因未及时联系借出者归还而造成遗失，责任由主要负责人承担。（三） 负责学生活动的报账1. 负责学院内学生活动报账流程的培训工作，制作相关表格（表格下应有填写要求与注意事项）；2. 负责登记与整理学生活动外联所得物资：（1）接收外联所得物资时，应仔细核对提交的具体物资与登记表所记数量、数额，确认无误后于登记表上签字确认，备份登记表作为存档；（2）所得资金需连同登记表上交学院负责老师，可继续使用物品应收至财务室放置；3. 每次活动前应联系相关负责人，提醒其填写活动预算表；活动结束后及时联系相关负责人提醒并催促及时提交活动预算表、购买物品的发票以及剩余可继续使用的物品；4. 根据活动负责人所提交的预算表与发票制作财务报表，上交至老师处审查，报表需精确、清晰、细致，应确保报表上的账目与所提交的发票一致，统计活动预算与实际开销的差额； 5. 每个月进行一次报账，在学院大型活动后（如金秋艺术节、运动会等）应及时进行统计，向老师报账；6. 经费审批后，由老师确认签字，根据报表将钱发放至各相关负责人手中，并请已拿钱的负责人签字确认。一、 财务室使用规定1. 财务室位于桂园六舍423室，是保管学院学生活动所需物品的场所，财务室所存物品为学院公有财产；2. 财务室面向学院学生会各部门以及学院内各班级开放，开放时间原则上为除寒暑假外，每日早上7时至晚上11时；3. 有借取或归还物品的需要时，先前往信管学子网查询相关物品，根据信管学子网上物品清单所附联系方式，直接与秘书处常务组负责人联系，若为急需借取应于联系时告知，由常务组负责人分配人员与确定时间；4. 财务室内物品的借出与归还均需认真填写物品借还登记表，经双方核查确定无误后，借出与归还者需于表格中签字确认；5. 接到归还物品的通知时，应尽快与秘书处常务组人员联系，归还物品，不得擅自扣押物品；6. 活动结束后，预算内所购置的物品若可继续使用，应及时联系秘书处常务组负责人统一放于财务室进行保管，不得擅自扣押或挪为已用；7. 活动中将所借物品遗失或损毁，责任由活动主要负责人承担，秘书处负责人向老师汇报后根据实际情况确定赔偿办法。二、 财务报账规定（一） 申请权限可申请报账的单位为学院学生会各部门，学院内的学生社团活动原则上不予报账，若涉及参加大型活动的开支或活动所需金额较大，可在咨询老师后，根据实际情况进行报账申请，或由学生会分管部门申请报账。（二） 报账流程1. 填写预算表：（1） 各部门在活动前应从信管学子网综合下载区下载活动预算表（见附表一），根据活动实际需要认真填写表格；（2） 预算金额100元以下的交由部长与分管主席签字，超过100元的，分管主席签字后需交由学院负责老师签字；（3） 需要申请预支预算的应在交由老师签字时提出，由老师视实际情况预支部分或全部金额，并于预算表中注明已预支的金额，若老师忘记注明应及时提醒；（4） 将签名后的活动预算表交予秘书处常务组负责人，并自留备份；（5） 不得于活动过程中或活动结束后补填活动预算表，一经发现将对活动负责人进行问责；2. 购置活动所需物品：（1） 购买活动物品时应索要正规发票（上含税务局的章,印有地方(国家)税务局监制）；（2） 除正规发票外的票据均不可报销，其包括但不限于： 商场购物小票（可于商场服务处换取正规发票）； 收据； 非发票与收据类的手写购买凭证； 3. 活动结束后三天内将发票上交至秘书处常务组负责人：（1） 上交时每张发票应另附一张购买清单（见附表二），不建议直接写于发票背面；（2） 分管主席与相关部长需在发票背面右下角签字确认；4. 除重大活动或上报申请涉及金额数较多，秘书处常务组每月进行一次报账，并于报账后将报销所得交予相关负责人，再由负责人将所得具体分发。（三） 注意事项1. 发票后所附细则的总计数额应与发票所记金额相同；2. 不得使用假发票或经过更改的发票进行报账；3. 最后报销的账目与所返金额以发票为准；4. 各部门购买物品若无发票则不予报销；5. 负责人在活动开销时登记好各支出的垫付者和金额，并在报销后将所得准确归还，不得私自占有报销所得。三、 打印签单规定1. 学院学生会工作所需资料的打印或复印，可前往桂园六舍打印店及桂园八舍打印店，签单打印与复印（建议两处进行价格比较后选择较为便宜的进行打印）；2. 学生会签单的权限为：学生会主席团、秘书长、各部门部长、秘书长，原则上不允许非权限内者使用；3. 打印或复印应认真且详细填写打印店内的登记表格（见附表三），清晰填写打印或复印的内容、部门，负责人签字确认；4. 打印或复印所需金额超过20元，需按照上述报账规定申请（即填写活动预算表并交予相关人员审批），再进行打印或复印；5. 注意事项：（1） 未有经过委托非权限内使用打印店签单程序的，报账时不予报销，需自费支付相应数额，并对相应部门予以警告；（2） 除工作所需资料，私人文件不得签单，一经发现，除支付相应数额外，将予以通报批评。四、 外联所得物资管理1. 外联所得物资属学院公有财产，物资落实后应及时上交至学生会秘书处，再由秘书处负责人将所得进行整理后上交学院负责老师；2. 上交外联所得物资时需同时附有所得物资登记表（见附表四），登记表上需清晰填写所得活动名称、物资来源、名称、用途、数量、总计、负责人签字等信息，并由部长核实后签字确认；3. 外联所得资金原则上专款专用，活动支出先由外联所得资金进行报账，不足部分由学院补足；4. 报账后剩余所得资金由学院相关老师持有，纳入学生会账户，作为学生会活动资金。附表一 信息管理学院学生活动预算表样表*信息管理学院学生活动经费预算审批表活动名称： 院元旦晚会活动时间： 2011年 1 月 1 日组织名称秘书处负责人XXX是否申请预支否 预算详情开支款项用途购买数量单 价（元）总 价（元） 材料打印 院元旦晚会节目单 1x300份 0.10 30.00 各班签到表 3x1份 0.10 0.30 气球 晚会会场布置 1袋 2.00 2.00 彩带 晚会会场布置 2卷 4.00 8.00总计： 40.30元 申请人：XXX 2010 年 12月 25 日主席团审批意见情况属实 审批人： XXX 2010年 12 月 25 日学生工作办公室审批意见 审批人： 年 月 日注：1.预算预支申请应根据活动实际情况确定是否申请；2.需清晰且详细写明预算的款项名称、用途、数量、单价、总价等；3.按照财务制度相关规定找各级审批人进行审批。附表二 支出登记表样表*信息管理学院学生活动支出登记表活动名称： 院元旦晚会部 门： 秘书处 日期： 2011年 1 月 2 日物 品数 量单 价（元）总 价（元）发票一节目单30张0.1030.00签到表张0.100.30备注：打印店签单 总计： 30.30元发票二气球1袋2.002.00彩带2卷4.008.00备注： 总计：10.00元合计： 40.30元部长：XXX 分管主席：XXX 注：1.登记表上的数额应与发票一致，最后报账数额以发票数额为准；2.部长与分管主席确认无误后在此表与每张发票背面右下方签字；3.根据实际发票数量增减表格。附表三 打印登记表样表*信息管理学院打印登记表 2011 年时 间内 容单/双面数量总价签名备注12月27日院元旦晚会节目单、签到表12012元XXX秘书处注:1.单/双面每份文件页数 2.备注部门附表四 外联所得物资登记表样表*信息管理学院学生活动外联所得物资登记表提交时间： 2011年 1 月 2