文件记录作业规范.doc

嘉力宝控股集团有限公司文件受控号编号管理规定（暂行）（A0版）编 号Q/KLB10A-GD002-2011制订日2011年9月20日修改日/隶属标准/1、目的为促进嘉力宝控股集团有限公司（以下简称“集团”）文件规范化管理工作，便于文件的系统化管理，特制订本规定。2、适用范围本规定适用于集团以及各控股子公司所有文件编号管理工作。3、管理内容3一级文件编号（公司级）3.1集团企管部是本规定的归口管理部门负责：3.1.1.1 根据国家有关规定结合集团实际情况组织本规定的编写、修改与实施。3.2集团、集团各部门、各子公司、各子公司各部门是标准编号的责任部门负责。3.2.1 按照本规定的要求进行编号编写与管理。3.3集团文件受控号编号方式沿用浙江省企业标准化管理办法，编号方式如下： Q / 年号 文件序号 文件类别代码 部门代号 企业代号 企业标准代号 3.4企业代号3.4.1集团以及现有各子公司企业代号如下：序号公司名称简称企业代号备注1嘉力宝控股集团有限公司嘉力宝集团KLB2浙江嘉力宝精机股份有限公司精机股份JGF3浙江华港链传动有限公司华港HG4杭州凯帅贸易有限公司凯帅KS5浙江嘉力宝机械有限公司嘉力宝机械JX6浙江华港机械有限公司华港机械HJX7浙江力浩机电设备有限公司力浩机电LJD8诸暨嘉力宝数控机床有限公司数控机床JJC9浙江嘉力宝贸易有限公司嘉力宝贸易JMY3.4.2各公司、部门在编写本公司标准编号时，只需按照编号方式提供的固定格式将本公司企业代号列入即可。3.5部门代号3.5.1结合集团以及各子公司实际情况，规定各部门代号如下：序号所属公司部门部门代号备注序号所属公司部门部门代号备注1嘉力宝控股集团有限公司董事长办公室0121浙江嘉力宝精机股份有限公司财务部0412集团办公室1022综合管理部0113财务部1123销售部0124审计部1224审计部0515人力资源部1625浙江华港链传动有限公司总经理室016战略投资部1426副总经理室027企业管理部1827外贸部0218浙江嘉力宝精机股份有限公司总经理室0128销售部0229副总经理室0229总经理助理室0310供应部02130生产部03111生产部02231管销车间031112金工车间022132冲制车间031213装配车间022233装配车间031414设备部02334热处理车间031515总工程师0335供应部03216技术中心03136综合管理部01117产品开发部031137技检部01218工艺技术部031238设备部01419质管部03239财务部01520财务总监04403.5.2各公司、部门在编写本公司标准编号时，只需按照编号方式提供的固定格式将部门代号列入即可。3.5.3 文件发放时对于发放岗位一律按照规定的部门代号统一编写并发放，形成发放登记记录。3.6文件类别代码3.6.1为避免代码重复，特采用该类别名称英文字母首字母作为该类别类别代码，各类别代码如下：序号文件类别类别代码备注序号文件类别类别代码备注1行政类A7生产类P2财务类财务F18设备类M3审计F29技术类T4人力资源类H10质量类Q5企管类E11销售类内贸D6供应类S12外贸I3.6.1各公司、部门在编写本公司标准编号时，只需按照编号方式提供的固定格式将所要编制的文件所属类别按照文件类别代码列入即可。3.7 文件序号3.7.1为充分体现公司标准文件的层级性，在对文件序号一项进行编号时分为两部分。一部分是公司文件层级代号，即对公司管理制度涉及的标准、规定、办法予以体现，其代号分别为：BZ、GD、BF，另一部分为由阿拉伯数字体现的文件发布顺序号码。3.7.2各公司、部门在编写本公司标准编号时，只需按照编号方式提供的固定格式将所要编制的文件代号按照3.7.1进行组合后列入编号即可。3.8年号为文件编写、发布年份，年份为四位数字。3.9 一级文件编号（公司级）编号示例：例如嘉力宝控股集团有限公司集团办公室2011年颁发行政类管理标准（规定、办法）第一号文件，其编号为：Q/KLB10A-BZ001-2011。4、 各公司可根据实际情况、参照本规定制定本公司文件编号