高校文书档案的处理.ppt

高校文书档案的处理于冰雁全优萍 一 档案的含义 档案是指过去和现在的国家机构 社会组织以及个人从事政治 军事 经济 科学 技术 文化宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字 图表 声像等不同形成的历史记录 二 档案的种类 根据档案形成情况和用途 一般将档案分为 三 高校档案的体系结构 三级类目 二级类目 一级类目 体系结构包含 体系结构 是指一组部件及部件间的联系 一般高校档案中以二级类目居多 一 一级类目 一级类目 是高等学校档案具体分类的最高层次 根据高等档案产品的领域范畴 结合档案记述的内容性质 确定为十一个一级类目 一级类目的标识 采用类目名称的汉语拼音的第一个字母 二 二级类目 二级类目是一级类目的细分 细分的标准时根据该类档案的形成规律和特点 结合档案记述和反映的内容性进行设置 一经确定 不得随意变动 二级类目的标识 采用 双位制 如 综合 为 11 其余二级类目依次层次累为12 13 但10 20等第 0 的数字不用 JX14 1 11行政综合12人事13监察审计14武装保卫15总务16档案 图书 文博 11教学综合12学科与实验室建设13招生14学籍管理15课堂教学与教学实践16学位17毕业生18教材 例如 四 案卷的组合 一 质量要求 案卷必须按顺序排好后 装订的案卷无论单向或双向 只要书写的文件材料 均应依次在外装线侧下角编号不装订的案卷 应在卷内每份文件材料右上方加盖各单位名称 档号 件的戳记 并逐项填写 一 质量要求 3 根据文件所属的类目 分别将文件进行排列归档 除不归档范围外 其余文件都要进行归档 根据2008年8月20日教育部27号令要求 归档文件要以 件 为计数 即每份文件单独计算为一件 1 调整立卷类目内文件 1 不归档范围 本机关文件材料中的重份文件 无查考利用价值的事务性 临时性文件 一般性文件的历次修改稿 各次校对稿 无特殊保存价值的信封 不需办理不需办理的一般性人民来信 电话记录 机关内部互相抄送的文件材料 同级机关文件材料中 不需贯彻执行的文件材料 不需办理的抄送文件材料 根据形成和处理文件的年度对归档文件进行分类 正确地判定文件的日期并归入相应年度 是决定分类质量的关键 有多个时间特征的文件 2005年形成的 2006 2010年工作规划 应归入2005年度 2007年形成的 2006年工作总结 应归入2007年 2007年 2009年 2009年制定 2010年生效的法律法规 应归入2009年 2005年 跨年度形成的文件 跨年度形成的文件统一在办结年度归档 分类时也都归入办结年度 下级单位2008年12月写的请示 上级单位2009年1月收到 则该请示应连同办理过程中形成的其他文件一起归入2009年 没有标注日期的文件 需要分析文件内容 制成材料 格式 字体以及各种标识 通过对照等手段来考证和推断文件的准确日期或近似日期 并据以按年度合理归类 有专门年度的文件 学校以学年为单位进行工作 形成的文件应按教学年度分类 其他文件仍按一般年度分类 综合管理时可将这两种年度的文件有规律地组织起来 依次划分年度类别 如2008年与2008 2009学年归入同一类 以文件发文时间的顺序排列 时间靠前排在上面 时间靠后的排在下面 2 卷内文件的排列 文件内容相同或相似的排列在一起 3 一份文件的装订顺序为 正本在前 修改稿在后 正文在前 附件在后 原件在前 复制件在后 复文在前 来文在后 结论性材料在前 依据性材料在后 汉文本在前 少数民族文字文本在后 转发文在前 被转发文在后 文字材料在前 图样在后 卷内文件目录卷内文件目录标明文件顺序号 责任者 题名 文件形成日期 所在页号等 为文件的查找和利用提供了方便 放置文件上部 备考表备考表内容包括 本卷情况说明 立卷人 检查人 立卷时间四个部分 放置文件最后页 NEXT 以上如图示 3 卷内文件目录卷内备考表的编制 卷内文件目录 卷内文件目录 3 卷内文件目录和卷内备考表编制 卷内备考表 4 案卷的装订 案卷的装订要先拆除文件上的金属钉后用棉线缝制 装订方法有 缝纫机在文件左上角或左侧轧边 在文件左上角或左侧穿针打结 三点一线 不锈钢夹 燕尾夹等 必须采用质地优良的不锈钢制品病考虑所在地区的气候条件以及库房保管条件 温 湿度 谨慎使用 5 案卷的排列 根据体系结构一级类目 二级类目的顺序进行案卷排列 在同样的二级目录下 根据文件的保管期限进行案卷排列 列为永久保管的材料 对本校 国家建设 历史研究有长远价值的 如 党委的会议记录 会议纪要 全校性的工作计划 工作总结 基层报表 教学规章制度 学生学籍表 毕业生派遣名册等 党员名册 教职工表彰或处分材料 教学质量评选材料 招生计划 教职工工资调整材料 学生运动会材料 学生奖励或处分的材料等 列为定期30年保存的材料 教学实习计划 总结 招生工作总结 信访处理意见 车辆 伙食 绿化类材料 教学实习计划 总结材料 预算会计报表等 列为定期10年材料 6 案卷封面项目的填写和案卷目录的编制 1 案卷封面项目 档号所谓档号是档案的代号 排架的依据 必须反映高等学校档案的分类体系和物理位置 模式为 年度号 案卷号 分类号 例如 next 由四个阿拉伯数字组成 体系结构 二级类目下的盒号 2009XZ113 年度号分类号案卷号 一级类目 二级类目 6 案卷封面项目的填写和案卷目录的编制 稳定性 档号编制的原则 档号编制必须符合上述原则 即同