软创办公自动化项目方案建议书.doc

北京北京 有限责任公司有限责任公司 办公自动化系统方案建议书办公自动化系统方案建议书 编号 编号 RCT BASO CO XINYANRCT BASO CO XINYAN 版本 版本 1 01 0 北京软创科技有限公司北京软创科技有限公司 20052005 年年 1111 月月 北京 办公自动化系统方案建议 地址 朝阳国路 8 号 SOH 现代城 4 1004 Tel 0086 10 51262620 第 2 36 页 目目 录录 第一章第一章 引言引言 4 1 1 项目背景 4 1 2 保密说明 4 第二章第二章 系统设计指导思想系统设计指导思想 5 2 1 OA 发展趋势综述 5 2 2 设计理念和原则 5 2 2 1 RCT OA系统设计理念 5 2 2 2 RCT OA系统设计原则 6 2 3 系统平台 7 2 4设计参考标准和规范 8 第三章第三章 系统目标及需求描述系统目标及需求描述 9 3 1 系统目标 9 3 2 现状分析 9 3 2 1 网络通讯 硬件现状及条件 9 3 2 2 用户特点 9 3 3 功能需求 10 3 3 1 工作流程自动化 10 3 3 2 快速信息协同沟通平台 10 3 3 3 掌握员工工作 10 3 3 4 文档管理 10 3 3 5 建立独立的邮件系统 10 3 3 6 远程办公 11 3 4 性能需求 11 3 4 1 运行稳定 11 3 4 2 数据可靠 11 3 4 3 可扩展性 11 3 4 4 容错性 11 第四章第四章 系统架构和功能描述系统架构和功能描述 12 4 1 系统平台设计方案 12 4 2 工作流引擎设计 13 4 3 系统硬件及网络架构拓扑图 18 4 4 系统功能结构拓扑图 19 4 5 系统功能结构界面图 20 4 6 系统功能描述 21 4 6 1个人办公助理 21 4 6 2协同交流工具 21 4 6 3公文收发办理 22 4 6 4事务审批登记 22 4 6 5一般办公管理 22 北京 办公自动化系统方案建议 地址 朝阳国路 8 号 SOH 现代城 4 1004 Tel 0086 10 51262620 第 3 36 页 4 6 6单位重要信息 22 4 6 7内部主要资源 22 4 6 8办公附件应用 22 4 6 9系统管理 23 4 6 10硬件加密身份认证更安全 23 4 6 11短信网关 使沟通更畅通 23 4 6 12 移动办公 23 4 7 系统特点 23 4 8 系统运行环境 24 第五章第五章 项目管理及实施方案项目管理及实施方案 25 5 1 项目管理方法论 25 5 2 项目组织 25 5 3 项目计划 26 5 4 分阶段工作内容及工作成果 27 第六章第六章 售后服务与技术支持方案售后服务与技术支持方案 29 6 1 售后服务说明 29 6 2 技术支持 29 6 3 技术服务 29 第七章第七章 系统功能模块和报价系统功能模块和报价 31 附件一 附件一 电子邮局系统建设方案电子邮局系统建设方案 33 北京 办公自动化系统方案建议 地址 朝阳国路 8 号 SOH 现代城 4 1004 Tel 0086 10 51262620 第 4 36 页 第一章第一章 引言引言 1 1 项目背景项目背景 北京 维护有限责任公司是由北京 有限责任公司与中国电信集团北京市电信有 限公司与 2004 年合资成立的公司 主要为北京电信提供综合接入维护服务 公司实施计 算机网络化的办公 即办公自动化系统 OA 将能进一步减轻繁重的日常办公事务 提高 办公效率和准确率 以降低办公成本 让企业将更多的精力聚焦在主营业务和市场拓展上 同时 OA 系统的实施 将日常业务和管理中的文档和信息转化为知识 实现自动化的有效 管理 对于提高企业整体素质和水平 创建学习和知识型的企业文化 提升企业的竞争能 力具有重要的意义 1 2 保密说明保密说明 本方案书中所包含的内容是北京软创科技有限公司运用技术和产品的专有信息 这些 信息不应该被扩散到北京 维护有限责任公司之外 同样也不应该在非评估此方案书的 前提下 复制 使用和扩散此文档中的相关信息 北京 维护有限责任公司有权复制 使用和扩散双方签署协议中规定的内容和信息 这种保密要求并不限制北京 维护有限 责任公司使用从其他途径获取的 而本文中也引用到的信息 北京软创科技有限公司将为需求调研中了解的北京 维护有限责任公司的各类信息 保密 如管理模式 业务量 经营状况等信息 北京 维护有限责任公司也应该对北京软创科技有限公司的系统架构 开发文档 开发方式 系统报价等信息保密 北京 办公自动化系统方案建议 地址 朝阳国路 8 号 SOH 现代城 4 1004 Tel 0086 10 51262620 第 5 36 页 第二章第二章 系统设计指导思想系统设计指导思想 2 1 OA 发展趋势综述发展趋势综述 随着社会的发展和信息技术的进步 全球信息化的趋势越来越明显 企业对信息的掌 握程度 信息获取是否及时 信息能否得到充分的利用 对信息的反应是否敏感准确 已 越来越成为衡量一个企业市场竞争能力的重要因素 同时随着经济的发展 社会信息化 电子化水平的不断提高 各企事业单位越发地感受到上 OA 系统的必要性 纵观办公自动化 OA 系统发展历史 大致可分为三个阶段 第一代办公自动化 实现个体工作自动化 以个人电脑和办公套件为主要特征 应 用基于文件系统和关系型数据库系统 以结构化数据为存储和处理对象 强调对数据的计 算和统计能力 实现了数据统计和文档写作电子化 完成了办公信息载体从原始书写纸介 质向电子打印文档的飞跃 实现个体工作的自动化 第二代办公自动化 实现工作流程自动化 这一时期的办公自动化系统承担了一个信 息通道的责任 建立和完善各个职能部门之间的沟通和信息共享机制 建立协同工作的环 境 为办公提供一个自动化工具 第三代办公自动化 以知识管理为核心 所谓的知识管理 实际上是一种系统 它帮 助企业发现和了解需要了解的信息 以及如何定位拥有专门知识的人 如何传递和扩展这 些知识 如何有效利用知识的系统 通过协同工作和协作的信息技术 能够在恰当的时间 将正确的知识传给正确的人 从而有效地帮助企业提高整体的业务管理水平 2 2 设计理念和原则设计理念和原则 2 2 1 RCT OA 系统设计理念系统设计理念 北京软创科技有限公司开发的 RCT OA 办公自动化系统 是第三代知识管理型的 OA 系统 系统的开发原型基于以下产品设计理念 信息通过分享才有价值 北京 办公自动化系统方案建议 地址 朝阳国路 8 号 SOH 现代城 4 1004 Tel 0086 10 51262620 第 6 36 页 信息产生者应该可以提供信息并有序归档 同时为了避免信息二次采集的复杂性和困 难 信息应该在 第一时间 归档 即文档在产生的同时就被合理地归类了 这无论对发 起人还是接受者在使用和以后的查询调用中都相当方便 信息应该是呈现出来的 在日常办公中 用户经常在找其需要的文档和资料 而通过信息的主动呈现 可以改 变以往被动的工作方式 将用户需要的信息推送到用户面前 让用户时时掌握主动 了解 公司最新动态 信息的分享是有权限的 在企业中 决策层 管理层和普通员工对信息量和信息内容获得的程度是不同的 有 些信息可以在所有员工中分享 有些信息和内容只有管理层和决策层才能获取 在一个成 熟的 OA 系统中 严格权限机制下的分享才是安全的 信息是可以有序地组织并保存的 通过对信息有序的管理才能保证信息获取的方便性 如方便地查询 按逻辑或全文检 索 灵活的项目生成和组织有助于监督和管理 在工作中 除了日常事务外 企业为完成一项特定的任务 经常需要跨越组织架构和 部门操作 组成一个项目组 在 OA 系统中 项目组内的成员需要通过一个机制和平台来 保证各部门和组织的沟通和交流 随着项目的不断推进 与项目相关的信息和文档也应该 有序地保留下来 大大方便了今后的项目总结 学习和查询 2 2 2 RCT OA 系统设计原则系统设计原则 RCT OA 在开发时 遵循了 体现先进性 保证可靠性 突出灵活性 兼顾美观性 的设计原则 具体说来 RCT OA 系统的开发遵循了以下原则 2 2 2 12 2 2 1 以工作流为中心的设计原则以工作流为中心的设计原则 任何企业的事务办公都遵循一定的工作步骤和流程 管理模型 以工作流为中心的 设计原则是将企业中的工作流程以用软件定义的形式固化下来 使企业的办公管理走向规 范化和制度化 减少人工的等待时间 缩短项目流程周期 提高了企业工作效率和响应时 间 北京 办公自动化系统方案建议 地址 朝阳国路 8 号 SOH 现代城 4 1004 Tel 0086 10 51262620 第 7 36 页 为了满足不同企业工作流程的多样性 特殊性 在工作流设计时遵循了灵活的原则 系统能够根据企业不同的实际需求进行表单 环节 流程等方面的方便定制 同时能时时 掌握文件在流转中的批阅状态 提醒审批人员及时作出批复 2 2 2 22 2 2 2 开放性和标准化开放性和标准化 系统采用 B S 开放体系结构 对客户端做到 0 管理 具有较好的互操作性 可移 植性和易获得性 系统能够适应各种服务器平台 异种协议 各种流行的数据库系统 同 时又能适应新技术的发展 2 2 2 32 2 2 3 安全性和保密性安全性和保密性 为了保护业务数据的安全和系统安全 系统具有身份认证 密码管理 用户权限管理 系统运行日志管理等安全控制功能 2 2 2 42 2 2 4 界面友好性 标准化界面友好性 标准化 系统提供了良好的人机对话界面 方便操作员的上机操作 包括提示信息 出错信息 及帮助菜单等 系统对用户界面进行标准化 统一的设计 以增强用户操作的友好和简便 性 2 3 系统平台系统平台 自比尔 盖茨宣布微软公司将成为一家以 NET 平台为重点发展的公司后 微软己经 以它的实际行动将 NET 发展成了新一代的平台标准以及与其相配合的各类技术 当前 Microsoft NET 平台己经成为业界公认的开发平台 RCT OA 系统基于 Microsoft NET 平 台开发 采用 C 语言开发 NET 开发平台的主要组成部分 首先是整个开发框架的基础 即通用语言运行时以 及它所提供的一组基础类库 在开发技术方面 NET 提供了全新的数据库访问技术 ADO NET 以及网络应用开发技术 ASP NET 和 Windows 编程技术 Win Forms 在开发语 北京 办公自动化系统方案建议 地址 朝阳国路 8 号 SOH 现代城 4 1004 Tel 0086 10 51262620 第 8 36 页 言方面 NET 提供了 Visual Basic Visual C C 和 Javascript 等多种语言支持 而 Visual Studio NET 则是全面支持 NET 的开发工具 NET 开发平台如下图所示 2 4 设计参考标准和规范设计参考标准和规范 软件按照北京软创科技有限公司软件开发标准开发 RCT OA 系统所有的开发文档和 设计文档都遵循北京软创科技有限公司软件开发文档规范 标准列举如下 北京软创科技有限公司软件开发文档管理标准 北京软创科技有限公司需求分析规范 北京软创科技有限公司系统设计标准 北京软创科技有限公司数据库设计标准 北京软创科技有限公司 RCT OA 模块设计标准 北京软创科技有限公司软件测试标准 北京软创科技有限公司用户文档编写标准 北京软创科技有限公司客户维护与技术支持标准 北京 办公自动化系统方案建议 地址 朝阳国路 8 号 SOH 现代城 4 1004 Tel 0086 10 51262620 第 9 36 页 第三章第三章 系统目标及需求描述系统目标及需求描述 3 1 系统目标系统目标 北京 维护有限责任公司实施的 OA 系统 应根据北京 维护有限责任公司实际 管理模式和事务办公流程 需要在 RCT OA 系统原型基础上进行个性化定制 二次开发 通过将北京 维护有限责任公司现有的各类办公文档规范为标准的文档模板 不同的模 板赋予指定的工作流程 通过量身定制工作 使系统能真正满足北京 公司的实际应用 需求 通过利用先进的计算机和网络技术促进办公事务的规范化管理 从而减轻各级领导 和员工的管理上的工作强度 使得他们将主要精力放在业务和市场上 从而有效地提高北 京 维护有限责任公司的工作效率以及管理水平 3 2 现状分析现状分析 3 2 1 网络通讯 硬件现状及条件网络通讯 硬件现状及条件 据初步了解 北京 维护有限责任公司目前已建立了企业内部的局域网络 企业与 分布在北京各地的工作站也能上网 可以通过企业联网的电脑将近 200 台 网络环境已基 本具备 如需扩展或增加设备 能够迅速的搭建 3 2 2 用户特点用户特点 北京 维护有限责任公司属电信部门 信息化意识非常强 员工基本素质相对较高 基础设施也比较完善 因此 办公自动化系统的推行和实施相对较易 体系中 原由手工 流转的文件和文档全部实现科学化 电子化 自动化的管理 最大限度地降低了管理工作 中的重复劳动 以及成果文档的保存 查询和检索 北京 办公自动化系统方案建议 地址 朝阳国路 8 号 SOH 现代城 4 1004 Tel 0086 10 51262620 第 10 36 页 3 3 功能需求功能需求 3 3 1 工作流程自动化工作流程自动化 实现合同 费用 公文 事务审批等工作流程的电子化和自动化 减少无谓的等待时 间 缩短审批周期 3 3 2 快速信息协同沟通平台快速信息协同沟通平台 需要邮件 BBS 公告 短信 消息触发和提醒等功能将信息及时传递给需要的人 降低沟通成本 建立快速响应机制 3 3 3 掌握员工工作掌握员工工作 建立严格的权限机制 让决策层和管理层能够及时掌握下属部门和员工的工作状况 突破人员增长带来的管理瓶颈 3 3 4 文档管理文档管理 在使用办公管理系统的过程中 在第一时间将文档或相关的资料有序归档 查询和检 索 逐步形成企业级的知识信息库 以提高企业整体管理素质 减少因人员流动而带来的 损失 3 3 5 建立独立的邮件系统建立独立的邮件系统 搭建公司独立企业邮局 体现公司整体形象 能够实现内外网通信 能够为企业员工 和客户 供应商等开设带公司域名后缀的企业邮箱 北京 办公自动化系统方案建议 地址 朝阳国路 8 号 SOH 现代城 4 1004 Tel 0086 10 51262620 第 11 36 页 3 3 6 远程办公远程办公 通过组建合理的网络构架 使公司的分支机构或使出差在外的流动人员 不在办公室 的领导和员工能够通过互联网登陆到企业本地的 OA 系统 进行事务处理 如递交报告 传送信息 工作请示 审批文件等 3 4 性能需求性能需求 3 4 1 运行稳定运行稳定 OA 系统安装的平台上能够长期稳定地运行 不因个人操作上的失误而产生系统错误 或导致系统崩溃 3 4 2 数据可靠数据可靠 OA 系统在计算机上网时发生通讯故障或网络其他故障时 不会丢失数据 3 4 3 可扩展性可扩展性 OA 系统具有可扩展性 系统可以适应运行在不同硬件配置的计算机上 包括适应 不同的网络设备和服务器 3 4 4 容错性容错性 系统应具有容错性 系统可以运行在不同的计算机和网络环境 对系统的故障可以 容错 保证数据的完整性 北京 办公自动化系统方案建议 地址 朝阳国路 8 号 SOH 现代城 4 1004 Tel 0086 10 51262620 第 12 36 页 第四章第四章 系统架构和功能描述系统架构和功能描述 4 1 系统平台设计方案系统平台设计方案 RCT OA 基于 NET 开发平台 B S 构架 开发环境如下 操作系统 Win2000 Win2003 语言环境 FrameWork 1 0 应用环境 IE6 0 sp1 数据库 SQL Server 2000 sp4 WEB 服务器 IIS5 0 6 0 开发工具 Visual studio net 2002 开发技术 基于 FrameWork1 0 框架 使用 ASP NET 平台 三层架构 使用 C 语言 通过对业务逻辑在数据层的小颗粒封装 中间层的再次封装 达到维护的简单化 三层构 架如下图 RCT OA 系统客户界面基于浏览器 用户易学易用 快速上手 降低人员的培训成本 同时系统的管理 维护 升级都在服务器上实现 实现客户端零管理 大大降低了维护成 本 北京 办公自动化系统方案建议 地址 朝阳国路 8 号 SOH 现代城 4 1004 Tel 0086 10 51262620 第 13 36 页 4 2 工作流引擎设计工作流引擎设计 RCT OA 的工作引擎能够灵活地对北京 维护有限责任公司的事务工作流程进行定 制 满足北京 的实际办公应用需要 RCT OA 工作流引擎数据模型如下图所示 工作 流引擎可以将核心业务逻辑转换成数据模型 当部分业务逻辑发生变化时 工作流引擎可 以智能地调整与变更与业务逻辑相关的模块 当一个成员的角色发生改变时 与角色相 关的工作流程也自动赋予了该成员 与角色相关的工作流程发生改变时 则属于该角色的 所有成员将自动赋予新的工作流程 工作流引擎实现了角色和工作流的灵活定义和定制 RCT OA 工作流的创建 创建流程名称 定义流程环节 定义环节人员 流程步骤设计 表单设计 完成 RCT OA 工作流的使用 打开流程表单 填写表单内容 递交 该表单 将按事先定义的步骤自动流转至相关人员处进行处理 同时可随时查看和跟踪流转和审批 状态 以下举例说明 公文流转 北京 维护有限责任公司的公文流转包括红头文件的拟稿 会签 分 发 签收 归档外 还有受控文件 如 ISO9002 文档 的起草 审核 批复 分发和签收 合同审批 采购合同 办公用品 固定资产 零配件等 进场合同 物业管理 合同 展览区合同等 低于标准收费的特殊合同 费用审批 各项支出费用的审批 如合同中的采购金额 工资等 其他事务审批 用人 用车 用章或各类计划 报告的审批 通过办公事务流转模块的定制 可实现以上功能 表单的标准化 将企业事务管理中以上需要流转和审批的文档格式化 形成标准表单 流程的定义 对不同事务类型的表单 定义不同的流程 如红头文件的流程 起草人 办公室 老总 各部门 受控文件的流程 起草人 管理者代表 办公室 各部门 采购合同的流程 发起人 财务 办公室 老总 北京 办公自动化系统方案建议 地址 朝阳国路 8 号 SOH 现代城 4 1004 Tel 0086 10 51262620 第 14 36 页 费用报销的流程是 发起人 部门主管 财务 老总 人员的指定 对于不同流程中的各个环节 指定操作人员 如公文流转中 办公室环节指定员工 A 负责 则公文文件流转至办公室环节 A 能够收到流转过来的公文并对其进行处理 流程的使用 以上的操作是系统运作前的一次性初始化定制 设置完毕 对于流程的使用人员而言 只要打开标准文档表单 填写内容后递交就可以了 该事务文档将按事先设定的流程 自动流转到下一环节 流程的查看 跟踪和归档 对于进入审批流程的文件 发起人可查看文件流转到的环节及批阅意见 流程结束 文件将自动归档到已批阅的文件夹中 并显示审批结果 打开后可查看每个环节人员 对文件的审批意见 北京 办公自动化系统方案建议 地址 朝阳国路 8 号 SOH 现代城 4 1004 Tel 0086 10 51262620 第 15 36 页 为使事务流转的过程更直观 下面模拟一个采购流程举例说明 北京 办公自动化系统方案建议 地址 朝阳国路 8 号 SOH 现代城 4 1004 Tel 0086 10 51262620 第 16 36 页 RCT OA 的流程建立在十分灵活的基础之上 也就是说 无论企业的组织机构如何 复杂 只要是合理而清晰的 就可以在此基础上建立适合所有人员使用的流程 并且组织 机构的变更不会对流程形成影响 对流程的业务逻辑的建立和修改非常容易 并且程序会 智能地根据业务逻辑去判断流向 对作为一些处理人员来说 也就是说办理这件事情的人 来说也会非常简便 比如说领导 他每天只需要打开自己的待办适宜可以看到所有他需要 进行办理的文件 只需要打开这一个模块 当整个的文档处理完成 也就是各个审批人员 处理审批完成之后这个文件可以进行直接进行归档 归到相应的档案数据库 我们再以一个请假流程为例子 建立该流程时首先需要确定审批请假单的一系列标准 除总裁外所有人请假都要向自己的第一级领导递交请假申请 第一级领导只有审批三天和三天以下的申请的权力 在四天到十天范围内由第一级领导审批后提交給副总裁审批 超过十天的由第一级领导审批后提交給总裁审批 流程的逻辑图如下所示 北京 办公自动化系统方案建议 地址 朝阳国路 8 号 SOH 现代城 4 1004 Tel 0086 10 51262620 第 17 36 页 4 34 3 系统硬件及网络架构拓扑图系统硬件及网络架构拓扑图 4 44 4 系统功能结构拓扑图系统功能结构拓扑图 北京信元电信办公自动化系统方案建议 地址 朝阳建国路 8 号 SOH 现代城 4 1004 Tel 0086 10 51262620 第 20 36 页 4 54 5 系统功能结构界面图系统功能结构界面图 北京信元电信办公自动化系统方案建议 地址 朝阳建国路 8 号 SOH 现代城 4 1004 Tel 0086 10 51262620 第 21 36 页 4 6 系统功能描述系统功能描述 4 6 1 个人办公助理个人办公助理 这是个人办公模块 是用户办公的常用操作平台 主要子功能模块有 我的今日工作 显示了在系统中员工每天需要处理的工作 这些工作主要来自以 下几个涉及到工作流程的数据库 发文办理 收文办理 出差管理 会议管理 事务督办 信息发布 客户服务 阅批件 工作汇报等 通过 今日工作 员 工们可以很方便地查到自己应该处理的工作内容 同时 通过 待办工作 和 已办工作 的不同分类 系统显示了当前用户所有收到的并需要处理的工作 以及已经处理完成的工作 我的日程安排 提供个人工作的计划 日程安排 日历以及记事簿等功能 对于 个人的一些事务 可以建立 约会 纪念日 提示 事件 等四种类型的日程安 排 并通过登记详细的工作内容 从而可以使之成为个人重要的电子记事本 我的通讯信息 提供了标准的个人通讯录功能 用户可以录入自己联系人的基本 信息 单位联系方式和家庭联系方式 我的工作日志 录入 查找工作备忘 包括日常记事 工作计划 资料摘录 思 考感想等几种类型 我的考勤登记 提供个人上下班考勤登记 请假 外出 出差等登记功能以及查 询和浏览个人考勤记录情况 我的文件专柜 提供网络硬盘功能 用户可以把自己常用的或需要与别人共享的 文档放在 我的文件专柜 里 以便出差时可以通过 Internet 远程工作 4 6 2 协同交流工具协同交流工具 协同交流工具提供常用的企业员工协同工具 包括 企业电子邮件 企业论坛 即时通讯工具 IM 和短消息功能 企业电子邮局系统建设参见附件一 电子邮局建设方案 北京信元电信办公自动化系统方案建议 地址 朝阳建国路 8 号 SOH 现代城 4 1004 Tel 0086 10 51262620 第 22 36 页 4 6 3 公文收发办理公文收发办理 这是一个强大的电子公文系统 系统管理员可以在后台通过公文流程自定义来设 定符合企业实际办公的业务流程 然后有权限的用户便可以在这个模块里进行发文和 收文处理了 具体功能包括 公文发文办理 公文收文办理 企业公告信息 公文流 转系统 公文流程系统可以在公文流转过程中进行微调和设置 以便灵活的处理公文流程 4 6 4 事务审批登记事务审批登记 在这里 可以对各种事务进行审批登记 查询 打印 事务可以进行自定义 例 如 会议室使用 办公用品采购 办公用品领用 借款 报销等等 4 6 5 一般办公管理一般办公管理 工作任务汇报 工作人员向部门领导提交工作汇报 进行总结 同时相关领导对 汇报的工作进行反馈和评价 公司公告通知 是一个发布公共新闻信息的工作流数据库 包括信息的起草 审 批 以及填写审批内容和发布等主要功能 用户新建公告通知信息后 可以进行 灵活选择 既可以让相关领导审批 也可以直接进行发布 另外在公告通知中 不仅能发布文字信息 还能发布一幅图片信息 从而丰富了新闻公告的内容 同 时提供全文查询功能 以帮助用户快速找到需要的信息资料 日程安排查询 员工日志查询 员工考勤管理 可以查询和统计员工的考勤情况 另外可以集中审批管理员工的 请假 外出 出差等申请 车辆信息管理 办公用品管理 会议室管理 会议信息管理 4 6 6 单位重要信息单位重要信息 公司重大事记 按照日期顺序 记录一个单位发生的各种重大事件 从而成为方 便使用和管理的电子大事记本 公司规章制度 本单位的所有规章和制度 主要是为了便于员工查询和及时了解 4 6 7 内部主要资源内部主要资源 内部主要资源主要用来保存和查阅公司内部的资源 以便统一集中的对主要资源 进行管理 包括共享文档 电子刊物 技术文档和图书文献等 4 6 8 办公附件应用办公附件应用 这是办公常用的一些小工具和娱乐应用 主要包括 公交线路查询 火车客运时 刻 全国邮政编码 长途电话区号 娱乐休闲节目 万年日历查询 世界时间查询 北京信元电信办公自动化系统方案建议 地址 朝阳建国路 8 号 SOH 现代城 4 1004 Tel 0086 10 51262620 第 23 36 页 4 6 9 系统管理系统管理 这是协同办公系统的后台系统管理 设置企业结构 人员权限 系统运行参数 自定 义表单 自定义公文流程以及定义考勤排班等等 4 6 10 硬件加密身份认证更安全硬件加密身份认证更安全 RCT OA 除了采用用户名和密码登陆到系统 用户还可增加硬件加密钥匙进行身份认 证 保证用户使用该系统的合法性 如在审批流程中的各级领导可配备 USB KEY 其他 用户如没有该硬件钥匙 就不能以该领导的身份登陆系统 对文件进行非法审批 硬件加 密机制进一步保障了使用者身份的真实性 唯一性和系统的安全性 4 6 11 短信网关短信网关 使沟通更畅通使沟通更畅通 RCT OA 系统与短信平台相结合 可轻松地实现短信的自动群发和接收 使信息的沟通 更畅通 RCT OA 系统可在比较重要的节点中设置短信提醒功能 如员工不在岗状态下的 会议通知 审批流转中超过时间限制时提醒领导 公司搬迁通知客户 产品售后服务的调 度等等事件 通过 RCT OA 发短信的功能均可达到 快速 及时 为企业掌握主动沟通 和优质服务提供了良好的技术手段 并减少了公司的运行成本 4 6 12 移动办公移动办公 该模块主要是为实现移动办公的需要 通过 PDA 智能手机就能在线访问公司办公平 台 实现移动办公 真正做到 随时随地 的办公 一切尽在掌中 4 7 系统特点系统特点 强大的流程自定义工具 方便电子化企业现有管理流程 企业可根据运作情况自行灵 活修改流程 采用 ASP NET 的开发技术和 B S 的结构 使系统具备强大的异地 远程协同办公功 能 大幅度的降低系统运行的硬件投入成本和运行成本 强大的权限管理功能 使得系统能够保证 系统用户在系统内有序的系统工作 各司 其职 各取所需 建立企业员工信息管理平台 内部日程安排 办事指南 通讯名录方便企事业工作人 北京信元电信办公自动化系统方案建议 地址 朝阳建国路 8 号 SOH 现代城 4 1004 Tel 0086 10 51262620 第 24 36 页 员办公 创造性的增加手机短信终端技术 系统运行时公文催办 事务提醒 会议提醒等都将 具备手机短信提醒功能 另外 系统还规划了 手机作为终端机与系统数据库进行数 据交换的功能 如 通过手机短信回复公文批示 查询系统中的通讯录 客户资料等 功能 我们认为手机短信系统的应用是协同办公系统一次重大创新 它使得协同办公 系统从单一的 PC 终端 向便携式多终端阶段发展 建立企事业内部经济 方便 快捷的电子邮件通讯平台 实现企事业内部市场动态信息的及时反馈 收集 指导经营活动的良性循环 加强协 同办公 支持各类决策支持报表的打印功能 实现企事业相关商业科技情报 资料的有效收集和管理 建立企业内部资源管理平台 有效利用企业各种资源 促进企事业文化的建设 加强企事业的凝聚力 建立企业内部电子档案管理中心 加强企业文档的利用和知识的有效积累和管理 实现企事业内部文书 办公设置的有效管理 企事业项目进展 行政管理事物的督办查办 建立网上培训基地 使企事业职工能不断学习新知识 通过提高企事业的管理水平 改革原有的管理模式和方法 从而间接产生经济效益 提高办公自动化效率 为企事业实施体制改革 增加效益奠定了基础 4 8 系统运行环境系统运行环境 系统是按照标准微软技术研制并为一个基于微软的平台设计的 使我们从这种平台提 供的特性获取最大利益 系统可选择的使用确定了对运行软件以及数据库的服务器的要求 系统可以从现今绝大多数的 WINDOWS 客户端进入 只要他们有一个互联网浏览器的最 近版本 服务器服务器 操作系统 Windows 2000 SP4 Windows 2003 SP1 运行平台 NET Framework 1 0 或 1 1 ASP NET 1 0 或 1 1 网站服务器软件 Internet Information Server 5 0 以上 数据库服务器软件 Microsoft SQL Server 2000 客户端客户端 操作系统 Windows 98 Windows ME Windows NT4 SP6 Windows 2000 Windows XP Windows 2003 浏览器 Internet Explorer 5 0 或更高版本 北京信元电信办公自动化系统方案建议 地址 朝阳建国路 8 号 SOH 现代城 4 1004 Tel 0086 10 51262620 第 25 36 页 第五章第五章 项目管理及实施项目管理及实施方案方案 5 1 项目管理方法论项目管理方法论 软创在项目管理方面有着自己一套科学而先进的项目管理方法论 这套方法论已经在 软创实施的所有的项目中得到了检验 这些项目中既包括了像国家广电总局建设项目管理 系统 国家广电无线局经济项目管理系统 中国兵器集团公司保密保卫管理信息系统 中 国兵器集团公司人力资源管理信息系统 北京嘉利公关顾问公司专题网站建设项目 天津 中铁电气化勘测设计研究院项办公自动化和项目管理系统 天津中铁第三勘察设计院项目 管理系统 河北任丘电力局办公自动化系统等等 软创的项目管理方法论是软创最重要的一项核心竞争能力 是我们能够对客户承诺项 目成功的信心所在 软创的项目管理方法论建立在如下五项重要原则的基础上 与客户共同探讨对项目成功衡量标准的定义 并以此作为双方工作的共同标准和 价值观 制定细致的项目计划 明确定义项目阶段和阶段交付成果 将一个大型的复杂的 任务分解为可以量化和可以具体执行的分解工作任务 并明确定义每一个分解任 务所需要达到的工作成果 使得项目总体目标得以有效的保证 与客户的充分沟通 通过各项例会制度 周报和月报制度等使客户可以全面了解 项目进展情况 保证项目的交付始终与客户的预期保持一致 明确定义项目组织结构和工作职责 并设定相应的考核标准和方法 保证项目各 方能够有效的协同工作 建立明确的文档管理 人员管理 配置管理 风险管理 预算管理 进度管理 采购管理 集成管理和变更管理规范与制度以保证项目的整体质量和各环节的配 合 5 2 项目组织项目组织 在本项目中 我们希望与客户共同组成项目组对项目进行设计 开发和实施 我们建 议采用如下一种项目组织形式 项目角色项目角色客户客户软创软创 领导层领导层项目领导委员会项目领导委员会 管理层管理层项目负责人项目经理客户经理 执行层执行层业务层业务负责人咨询顾问 北京信元电信办公自动化系统方案建议 地址 朝阳建国路 8 号 SOH 现代城 4 1004 Tel 0086 10 51262620 第 26 36 页 技术层 技术负责人 系统分析员 开发工程师 开发经理 系统分析员 开发工程师 测试工程师 系统工程师 支持层项目联络人项目助理 本项目的项目组将由客户和软创共同组成 项目的组织将分为三个层次 领导层 管 理层和执行层 每个层次负责不同的项目职能 项目领导层 项目领导层将负责对项目整体方向的控制 并通过项目领导委员会的形式对项目 过程中产生的重要问题进行讨论分析和决策 项目领导委员会将由客户领导和软创领 导组成 项目管理层 项目管理层负责项目的管理 包括对项目风险 进度 预算 资源 集成等项目 管理涉及的各方面的控制 分析和工作安排 建议客户指定专门项目负责人参与到项目的整体管理当中 并负责内部的工作协 调和组织对项目工作成果的接收 评估和意见反馈 项目执行层 项目执行层将在项目管理层的领导下完成对项目的系统需求分析 系统整体设计 集成设计 系统开发和客户化 系统测试 文档整理 系统配置等各方面的具体工作 项目执行层又分为三个层面 业务层 负责系统的业务需求分析 起草业务需求文档 技术层 负责对系统的设计 开发 测试 配置等技术相关工作 支持层 负责对项目的后勤支持 5 3 项目项目计划计划 根据我们以往的经验和目前我们对客户信息化规划建设的内容 拟定了初步的项目计 划 如下图所示 假设项目于 2005 年 12 月 5 日启动 北京信元电信办公自动化系统方案建议 地址 朝阳建国路 8 号 SOH 现代城 4 1004 Tel 0086 10 51262620 第 27 36 页 5 4 分阶段工作内容及工作成果分阶段工作内容及工作成果 根据在此类项目中的经验 我们建议将项目分为项目启动 系统需求分析 系统设计 与开发 项目实施 系统验收交付五个阶段 每个阶段将定义明确的工作内容和交付成果 如下图所示 1 项目启动项目启动 在项目启动阶段 我们将与客户进行深入讨论 明确项目的目标和范围 并建立 项目成功的定义 以作为各方工作遵循的项目行为准则 同时 在此阶段我们将成立 项目组 建立详细的项目工作方法和项目规范 制定项目详细计划和工作里程碑 建 立各项验收标准 并做好各项后勤准备工作 此阶段的项目工作成果将包括 项目主计划 北京信元电信办公自动化系统方案建议 地址 朝阳建国路 8 号 SOH 现代城 4 1004 Tel 0086 10 51262620 第 28 36 页 项目管理标准 项目开发规范 各项商务文档 2 系统需求分析系统需求分析 在系统需求分析阶段 我们将组织项目咨询顾问对客户相关业务部门进行详细的 业务调研和访谈 并结合行业先进做法与客户共同分析可行的业务模式 在此基础上 形成和评审系统需求文档 为便于对业务需求的充分确认 我们将采用原型法作为对 需求文档的补充说明 此阶段的项目工作成果将包括 系统原型 需求规格说明 验收标准 3 系统系统设计与开发设计与开发 在系统系统设计与开发阶段 我们首先对业务需求的再次确认 并组织系统分析 师对系统进行总体的架构设计和详细设计 在此基础上对系统进行开发 在系统设计 和开发阶段我们还将组织对系统进行测试 包括单元测试 集成测试和系统测试 此阶段的项目工作成果将包括 系统详细设计 系统源代码 系统测试计划 系统测试文档 4 项目实施项目实施 在项目实施阶段 我们的工作内容将包括 对客户端软硬件环境的准备 系统的 安装和转移 系统配置 系统数据 如 库存数据 的初始化 系统培训和进行项目 交付验收准备 此阶段的项目工作成果将包括 项目实施计划 系统培训资料 用户使用手册 管理员手册 产品说明书 5 项目验收交付项目验收交付 在项目验收交付阶段 我们将组织系统的试运行 并提交详细的项目验收计划 与客户一起组织对项目的验收 验收在系统安装使用一个月内进行完毕 此阶段的项目工作成果将包括 项目验收报告 北京信元电信办公自动化系统方案建议 地址 朝阳建国路 8 号 SOH 现代城 4 1004 Tel 0086 10 51262620 第 29 36 页 第六章第六章 售后服务与技术支持方案售后服务与技术支持方案 6 1 售后服务说明售后服务说明 本应用系统的售后服务期为自系统交付之日起的一年内 售后服务期内软创提供对与 本系统相关问题 Bugs 的修改 升级与技术支持服务 6 2 技术支持技术支持 我们为用户提供的技术支持包括技术交流 技术咨询 新技术研讨等 我们将不定期 为客户安排上述活动 我们为客户特别设置热线服务支持电话 指派有丰富经验的工程师 提供 7 x 24 小时技术服务咨询 6 3 技术服务技术服务 我们通过提供多种形式 灵活的售后服务方式来满足用户的不同需求 我们的客户服 务中心总部设在北京 直接负责本项目的客户支持与维护工作 我们的技术服务分两个层 次 一线技术支持和二线技术支持 北京部分工程师提供客户一线技术支持 二线工程师 由资深的技术专家组成 为了方便用户要求技术支持 提供电子邮件 传真 电话等方式 用户将遇到的问题 报告给客户服务中心 所有电话 电子邮件 传真都将被记录备案 并采用服务跟踪系统 跟随问题的全过程 服务范围及内容如下表所示 本服务保障仅限于从我们购买或由我们开发的产品 第 三方产品将依据原厂商提供的保修标准 服务项目服务项目详细说明详细说明 热线电话支持服务经我们授权的客户方人员可将软件故障或技术咨询服务 请求通过我们技术支持服务中心的热线电话 或以传真 和电子邮件的形式报告给支持工程师 工程师提供热线 支持服务 对客户的服务请求 技术支持工程师将在 2 工作小时内答复 远程技术支持服务在任何必要的现场服务之前 经客户允许后 我们可以 进行远程诊断以明确问题所在 该项工作是在不影响系 统运行和威胁系统安全性的前提下 得到客户同意后方 可进行实施的 客户需提供远程访问的便利 以加快问 北京信元电信办公自动化系统方案建议 地址 朝阳建国路 8 号 SOH 现代城 4 1004 Tel 0086 10 51262620 第 30 36 页 题的解决 现场服务客户在出现软件或硬件系统紧急情况时 支持工程师将 在最短的时间内到达客户现场 帮助客户解决问题 系统维护服务为客户提供关于系统的维护 运行状态报告以及系统运 行检测服务 系统软件的增补及 升级工作 我们对系统的主要软件提供作系统升级及增补服务 提供系统扩充硬件 及软件的安装 从我们直接购买的所有硬件及软件产品 我们提供安装 和调试服务 现场硬件系统支持 服务 我们的工程师将提供现场硬件部件测试及相关故障排除 并及时与厂家联系 将损坏器件更换 保障系统运行连 续正常运行 在故障解决后 向客户提交 故障分析 记录和解决报告 技术转让涉及本项目的所有系统设计文档和相关资料交付最终用 户 最终用户有责任对第三方保密 最终用户为我们公司提供的所有业务技术资料 文档 有责任对第三方保密 协调第三方服务机 构提供服务 用户购买的第三方产品 享有第三方产品厂商规定的标 准服务 我们可以协调客户与第三方厂商服务机构的关 系 北京信元电信办公自动化系统方案建议 地址 朝阳建国路 8 号 SOH 现代城 4 1004 Tel 0086 10 51262620 第 31 36 页 第七章第七章 系统功能模块和报价系统功能模块和报价 OAOA 系统系统功能模块功能模块报价 元 报价 元 备注备注 我的今日工作 我的日程安排 我的通迅信息 我的工作日志 我的考勤登记 个人办公助理 我的文件专柜 电子邮件系统 企业内部论坛 在线即时交流 协同交流 企业内部短信息 工作任务汇报 公司公告通知 日程安排查询 员工日志查询 员工考勤管理 车辆信息管理 办公用品管理 会议室管理 一般办公管理 会议信息管理 公司重大事记单位重要信息 公司规章制度 共享通用文件 内部电子刊物 技术文档资料 内部主要资源 图书文献资料 公交线路查询 火车客运时刻 全国邮政编码 长途电话区号 娱乐休闲节目 万年日历查询 办公附件应用 世界时间查询 工作流设置 图书类别设置 娱乐菜单设置 表单设置 论坛岗位设置 RCT OA 基础模块 系统管理 考勤排班设置 北京信元电信办公自动化系统方案建议 地址 朝阳建国路 8 号 SOH 现代城 4 1004 Tel 0086 10 51262620 第 32 36 页 审批流程设置 公文参数设置 用户权限设置 企业基本信息 小计 公文发文办理 公文收文办理 企业公告信息 公文收发办理 公文流转系统 事务类别设置 办公事务审批 办公事务打印 事务审批登记 事务审批查询 RCT OA 增强模块 小计 USB 身份认证 短信网关 移动办公 RCT OA 扩展模块 小计 合计 其中 备注 栏打 为必选项 报价备注 1 以上报价含 200 个客户端许可 并包括系统的安装调试 培训 实施费用 不含二次 开发费用 二次开发或新增加功能根据实际需求酌情收取 2 RCT OA 系统自验收通过之日起免费维护服务一年 提供热线咨询 邮件 传真等技术 支持 如系统自身发生故障 24 小时响应 公司名称 北京软创科技有限公司 BeiJing RuanChuang Tech Corp Co 公司地址 北京朝阳区建国路 88 号 SOHO 现代城 4 1004 100022 电 话 010 51262620 85800623 85892386 中国总机 95001000 转接 软创 电话 短信 网络 3G 中文通信代码 公司传真 010 85800623 咨询信箱 webmaster 技术支持 server 联系人 温国李 徐世晓 手机13911466618 北京信元电信办公自动化系统方案建议 地址 朝阳建国路 8 号 SOH 现代城 4 1004 Tel 0086 10 51262620 第 33 36 页 附件一 附件一 电子邮局系统建设方案电子邮局系统建设方案 一 概述一 概述 企业电子邮局系统不仅大大加快了企业信息传递的速度 而且保证企业信息传递的准 确 并降低企业信息传递的成本 是现今互联网时代中企业不可缺少的现代化的通讯工具 因此 建立企业自己的电子邮局系统 引入信息化技术手段 提高企业内部的工作效率 促进企业外部的业务联系 这不但是实现企业办公自动化的大势所趋 更是体现一个现代 企业品牌和形象的必备标识 系统架构 亿腾电邮采用分布式分层的体系结构 系统采用三层结构 将不同模块分别运行在不 同的机器上共同来完成整个电子邮件系统的功能 每一种模块还可以再拆分在不同的服