收发文管理制度--修改.doc

编号：HK-GB-02三级,第4次修改收、发文管理制度下发日期：2010-04-01执行日期：2010-04-011.目的为了加强和规范文件收发管理，及时向集团与海科公司领导及各部门传递有关信息，特制定本制度。2.收文的程序和要求公文指：文件、电报、信息、信件、刊物。公文的办理从收文到办复可分为7个环节，其运转顺序依次为：收文、分送、拟定、传阅、批办、承办和办复。各个环节的工作内容和要求如下：2.1收文由海科公司办公室统一验收，收文工作包括签收、启封和登记。2.1.1签收。签收的工作次序是：清点，就是逐一核实文件的份数，看是否相符；检查，即对来文进行逐一查对，看是否误投、误送，是否破封、毁坏；签章，即对检查无误的来文，在投递单或送文簿上签名、盖章。2.1.2启封。启封的要求是：区分启封范围，凡署名本集团、集团领导的送集团办公室秘书拆封；署名海科公司、海科公司领导的公文、信件，由海科公司办公室秘书拆封；凡署名集团各职能部门和海科公司各职能部门及其负责人的公文、信件，应送职能部门负责人拆封；凡署名各子公司及其负责人的公文、信件，应送子公司办公室拆封；凡署名给集团及海科公司某人的公文、信件，应送其本人拆封。启封要保持原件的完整无损。2.1.3登记。启封后，必须对公文逐项进行登记。一般按收文号、来文号、收文日期、来文机关、事由、份数、密级等项进行登记。2.2分送分送是对来文的分流，直接决定文件由谁办理。由于分送具有较强的业务性、政策性和实效性等特点，负责分送的办公室人员必须认真阅读来文，确保正确分送，对于不能明确判断单位的，由集团办公室负责确定。分送人员通过阅文要确定：（1）办还是不办；（2）请领导批办还是直送承办部门去办。秘书必须对确定办理的文件当天填写文件审批单进行分送，急件随到随办，确保准确及时，对于因分送不及时造成文件积压的，对海科公司办公室处以50元/天的扣款。2.3拟办由办公室主任提出拟办意见，要求提出拟办意见的人员做到：2.3.1精读全文。凡拟文件，不论是阅件还是办件，都要采取精读的办法，对文件一字不漏地细读，并对文件的内容和结构深钻细研，以便领会精神、抓住主题。2.3.2周密思考。办文往往涉及若干部门、若干方面，办公室主任在拟办前要考虑到多种因素与关系。2.3.3提供依据。办公室主任在拟办前要认真阅读有关资料，必要时进行调查研究。同时，还要向领导者呈送有关背景资料，为批办提供依据。2.4传阅文件传阅中，要解决好以下四个问题：2.4.1控制范围。凡应该而又必须看到文件的领导或部门，如公司主要领导、与文件有关的主管领导、主管部门、承办单位和承办人，均属于传阅范围；与此无关或关系不大者，就无需组织传阅。2.4.2确定顺序。文件传阅的顺序，关系到办文的效率和质量，不可乱传或倒转。一般说来，应该是先上级后下级，一定要先主后次，主次分清。2.4.3加强催阅。催阅是传阅工作的关键环节。直接影响着传阅的效果和效率。它能有效地防止和纠正传阅中的积压、漏缺、丢失、倒流和不负责等现象，以保证快速、准确、安全地传阅。2.4.4严格传阅手续，建立传阅登记，做到送出有登记、收回要核点，不得横传文件。2.4.5阅文人应在办公室阅读文件，不准将文件乱放或带回家中阅读。2.4.6阅读文件不得在文件上圈写。文件传阅必须签字且写明全称，不得使用不符合存档要求的笔墨（如铅笔、圆珠笔、水彩笔、红墨水）。2.5批办批办的内容包括：办理的原则、方法和要求；承办（或主办）单位；批示人姓名和日期。批办意见应明确、具体、可行。对于一般性文件的办理，应先拟后批。但对于重要文件的办理，则可以先批后拟。2.6承办为了提高承办的工作效率和质量，承办部门应做到：2.6.1明确承办人，由专人负责。2.6.2明确批办精神，如实地按领导意图办文，如在执行中出现新的问题，或与批办意见发生抵触，承办人应及时请示，不得自行其是。2.6.3有些文件的办理，常常涉及若干个部门。这就要求主办部门与协办部门协调一致，在意见分歧时，要相互协商，最终由主办部门报主管领导确定。2.6.4对于承办部门不按要求完成办理的，处以50元/天的罚款。2.7办复办复工作要做到及时、准确和方便，办公室秘书对于办结的公文要按时向主任报告，不可拖延和积压。2.8立卷、归档办公室主任审核通过的办复工作由秘书严格按照档案管理制度办理立卷、归档事宜。文卷与归档，年度除上级规定上缴与销毁的公文外，一并汇总后交档案室归档，需销毁的公文必须经办公室主任及主管领导签字后，至少有两人到指定地点监销。3.文件制发流程3.1文件的起草由业务部门具体负责，文件内容应符合党和国家路线、方针、政策及法律、法规，主题集中，重点突出。请示问题，坚持“一文一事”，避免“一文数事”；合理使用文种。决定，用于对重要事项做出决策和安排、任免干部；通知，用于传达政府机关的指示，转发政府机关的公文，集团要求各子公司办理和共同执行或周知的事项；通报，用于表彰先进、批评错误，传达重要精神，交流重要情况；报告，用于向政府机关汇报工作、反映情况、提出建议、答复政府机关的询问；请示，用于向政府机关请求指示、批准；批复，用于答复各子公司的请示；规定，用于特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范；会议纪要，用于记载会议主要精神和议定事项。向上级单位行文，一般应主报一个单位，如需报送其它单位，可用“并报”或“抄报”的形式。成文或发文日期，以部门领导签发之日为准。多部门联合行文，以最后一个部门领导签发之日为准。3.2文件的审核、签发3.2.1文件起草后，由起草人填写山东海科化工集团有限公司发文签批单，交部门负责人、主管领导、办公室审核。3.2.1.1各审核人审核重点部门负责人：文字是否精炼准确，内容是否可行；是否符合党和国家路线、方针、政策，是否符合有关规定；主管领导：是否需要行文；是否符合党和国家路线、方针、政策，是否符合有关规定；需确定密级的文件是否错漏；发放范围是否准确；行文单位是否准确；办公室：文件格式是否规范；文种使用是否恰当；主题词标注是否正确；印制数量是否合适。3.2.1.2文稿如需作较大修改，须与起草人或起草股室负责人协商。经领导同意的文稿，如须改动，须征得签批人的同意，方可修改。3.2.2文件的签发行政事务文件由总经理或董事长签发，党总支文件由总支书记审核并签发，工会文件由工会主席签发。3.2.3文号的使用文件经审核后办公室给定文号，文号应当包括机单位字、年份、序号。3.3文件印制、发放管理文件经领导签发后，交由办公室秘书按审核的数量繕印，办公室主任审核、用印。办公室办事员负责文件发放并做好记录。业务部门外送文件，由办公室人员负责来文后一小时内通知业务部门领取；公司内部发文由办事员