会议制度(定).doc

会议管理制度为提高公司整体工作效率，使得各部门信息充分共享，特制定以下公司会议制度。一、会议分类及安排（一）月度工作会议制度1、主持与记录：办公会议由总经理办公室负责召集，由总经理主持，总经理未列席会议时，由副总经理或助理主持。总经办秘书进行会议记录。 2、召开时间：每月30日下午2:00。特殊原因需要延期召开、停开及另时增加会议的由总经办提前通知。 3、参加人员：总经理、副总经理、总经理助理、各部门总监、相关经理、及办公室秘书或行政专员等。由于出差等特殊原因不能参加例会的，应提前向行政办公室请假。4、会议内容：（1）、学习相关行业的法律政策规定。（2）、总结本月度的工作情况及布置下月度的工作计划。（3）、讨论和决定公司工作中的重大问题；（4）、按照企业人事管理办法，研究决定人事任免，岗位调动；员工培训和员工福利等事宜。（5）、研究制订公司经济发展战略、中长期规划、年度计划、内部机构设置和重要管理制度（年度）；（6）、各与会人员汇报上月工作情况，包括工作内容、原定计划的执行情况及所遇到的问题等（工作总结及工作计划必须在当月28日前交由总经办）。全体与会人员共同总结上月工作情况、商议所提议内容或问题、计划未来工作规划等；（7）、讨论协调解决各与会人员在上月工作中所遇到的问题。（8）、研究其他各部门提出的需要审议的重大问题。（9）、研究公司制度中规定的需在此会议上讨论的其他事宜。5、会议原则上每月度召开一次，也可以视工作情况适时召开（二）周工作会议制度（周例会）1、主持与记录：工作例会由总经理办公室负责召集，总经理主持，总经理办公室人员进行会议记录。总经理未列席会议时，由总经理助理或行政主管主持。 2、召开时间：每周一上午10点。特殊原因需要延期召开的由办公室提前通知。 3、参加人员：公司总经理或副总经理，公司各部门经理或各部门主管级任职人员。由于出差等特殊原因不能参加例会的，应提前向行政办公室请假。 4、会议内容：（1）各部门主管及部门经理汇报上周工作完成情况，着重介绍在任务执行过程中出现的问题解决办法。 （2）各部门按照工作要求和指标提出下周工作计划。 （3）各部门将工作的最新动向会议参与人通报。 （4）出席工作会议的最高级别领导作最后总结和指导布置工作。（三）部门工作会议1、主持与记录：部门专业会议由总监指定专人负责召集，部门经理或总监主持，由经理助理专人进行会议记录。 2、召开时间：根据部门情况需要决定每月召开次数，可以每周一次或者每月中自行安排时间定期召开，具体时间由部门总监安排。 3、参加人员：部门需要参加人员，如有必要还可通知相关部门人员列席会议。4、会议内容：（1）、传达公司例会精神和内容。（2）、做工作周期总结，分析部门工作中存在的问题及需要有关部门配合解决协调的问题。（3）、部署下个周期的工作。（4）、讨论其他有关事项。（四）全体员工会议暨工作述职会议1、主持与记录：公司全体员工大会由总经理办公室负责召集，由总经理主持。总经办秘书进行会议记录。2、召开时间：每年度两次。分别在年中和年末召开，具体时间由总经理办公室安排。3、参加人员：公司（总部）全体员工。由于出差等特殊原因不能参加会议的，应提前向总经理办公室请假。需要述职的员工因故未出席者必须会后补交述职报告。4、会议内容：（1）、公司经营总结、管理情况通报。（2）、讲座、培训时事通报。（3）、讨论公司前景有关的合理化建议。（4）、各与会人员各自总结、汇报半年来的工作情况，如工作具体内容、工作任务执行情况及所取得的业绩或成效等二、会议提拟1、定期会议无须提拟，由总经理办公室负责会议安排。2、非定期会议由总经理直接提拟，或由分管副总经理及议题相关主管部门负责人提拟，公司级会议由总经理办公室负责会议安排，部门内部会议由部门自行安排。三、会议准备1、已通知的非定期会议，如遇特殊情况须重新安排，会议提拟部门最晚应在会议前一天，报告总经理办公室调整会议计划、通知与会人员。未经总经理批准同意，任何人不得随意打乱正常会议计划。2、会议安排因遵循小会服从大会，局部服从整体，非定期会议服从定期会议的原则。各类会议的优先顺序为：公司定期会议、公司非定期会议、部门会议。因处置突发事件而召集的紧急会议或总经理发起的临时会议不受此限。3公司级会议如需发生会务费用，总经理办公室须在会议召开之前报批费用计划，依据经总经理审批的会务费用计划到财务部预支会议经费，并严格按计划支出各项费用。4、会议通知遵照以下规定：（1）公司周例会，无特殊情况，总经理办公室不再另行通知日期。（2）公司级内部会议由总经理办公室负责会议的通知；项目研讨会、专题会议等需邀请外部专家的由相关部门负责，总经办协助。（3）为保证与会人员按时参会，公司内部会议应至少提前半天通知，涉及公司外部人员的，应至少提前一天发出通知。（4）会议通知形式一般为电话通知。但对会议议题、会议资料、会务安排有特别说明的应以书面形式通知。5、会议的其他准备工作遵照以下规定：（1）会议提拟部门应提前做好相关会议资料（如会议议程、议题、提案、汇报材料、计划草案、决议决定草案、与会人应提交资料等）准备的组织工作。（2）公司总部召开的公司级会议，由总经理办公室负责做好会务准备工作，如落实会场、布置会场、备好座位、会议器材、茶具茶水等会议所需的各种设施、用品等。（3）部门会议需要使用总部公共会场或会议设施的，在不与公司级会议或已审定会场的会议冲突的前提下，应提前一天通知总经理办公室，并自行布置会场。四、会议组织1、公司级会议由总经理办公室负责召集，其余会议遵循“谁提拟，谁召集”的原则。2、会议主持人须遵守以下规定：（1）会议组织方应不迟于会前5-10分钟到达会场，检查会务落实情况，做好会前准备。（2）主持人一般应于会议开始后，将会议的议题、议程、须解决问题及应达成的目标还有应注意的问题等，进行必要的说明。（3）会议进行中，主持人应根据会议进行的实际情况，对议程进行适时、必要的控制，并有权限定与会人员的发言时间，中止与议题无关的发言，以确保议程顺利推进及会议效率。（4）属讨论、决策性议题的会议，主持人应引导会议作出结论。对须集体议决的事项，应加以归纳和复述，适时提交与会人表明意见；对未议决事项应加以归纳，并引导会议就其后续安排统一意见。（5）主持人应将会议决议事项付诸实施的程序、实施人或部门达成标准和时间等以便会后跟进安排。3、与会人须遵守以下规定：（1）准时到会，并在会议签到表上签到。（2）会议发言应言简意赅，紧扣议题。（3）遵循会议主持人对议程控制的要求。（4）属工作部署性质的会议，原则上不在会上进行讨论性发言。（5）遵守会议纪律，与会人员在开会期间，应将手机调到震动或者关机；开会期间，原则上不允许接听电话，如必须接听，须自行离开会场。（6）做好本人的会议记录。4、公司周例会、专题会议原则上控制在2个小时以内。5、参会考勤记录由会议记录员负责。五、会议记录1、公司各类会议原则上应确定专人负责记录。具体规定如下：（1）各部门应制定会议记录员负责本部门会议及本部门负责组织的会议的记录工作。（2）会议记录原则上遵照“谁召集、谁记录”的原则，主持人也可以根据本原则或考虑会议议题所涉及业务的需要，临时指定会议记录员。（3）总经理主持的公司例会原则上由总经理秘书负责会议记录工作，另有指定的服从总经理指定。2、会议记录员应遵循以下规定：（1）以专用会议记录本做好会议的原始记录及会议考勤记录，根据需要整理会议纪要。（2）会议记录应尽量采用实录风格，确保记录的原始性。（3）会议记录应在会议当天完成，会议纪要原则上不迟于次日呈报会议主持人审核签名，会议主持人因故无法及时审核的，应将会议纪要备案以备补签。（4）做好会议记录的日常归档、保管工作，及时将会议签到表交给考勤人员。3、会议纪要的发放和传阅范围由主持人确定。公司级各类会议的会议纪要由总经理办公室归档、保管。部门负责组织的各类研讨会或涉及公司外部人员参加的会议纪要及参会人员签到表（包括外部参会人员的姓名、单位、联系方式等），除部门内部存档外应报总经理办公室存档备查。4、部门内部会议和本部门组织的各类会议的会议记录，由本部门内部归档、保管，但用完后的记录本应作为机要档案及时转总经理办公室统一归档备查。5、会议记录及会议纪要为公司的机要档案，保管人员不得擅自外泄。其调阅应严格按公司行政管理制度和保密制度的有关规定执行。六、会议跟进1、会议决议、决策事项须会后