物流中心管理制度2010年15号.doc

物流中心管理制度 为了加强物流中心工作管理，规范公司采购渠道，建立统一的采购体系，更好地利用资源控制采购成本，根据公司业务特点，特制定本制度。一、供应商渠道的管理1、新供方的择选 A、采购部有意向与新供方进行合作，需向财务部提交新供方申请，经财务部审核确认后，方可进行采购合作。B、采购部所提交的申请需列明如下几点：1、选择此供方的原因；2、新供方所经销的商品品类；3、新供方所销商品的报价；4、新供方所销商品的优惠点5、产品代理证书6、新供方的企业类型（如是否是一般纳税人，开据发票的种类等）C、如果供应商不具备“一般纳税人资格”，但综合条件优越，需向经营财务部提前申请，批准后方可与其合作。2、供应商档案的建立A、由采购人员申请，部门经理确认，财务部审核生效后，将有意向与我公司合作的供应商列入“供应商档案”。同时向财务提供如下资质：企业的营业执照、组织机构代码证、一般纳税人资格证、税务登记证等复印件。 B、每年将供应商年检后的资质文档收集归档，更新“供应商档案”，财务部定期进行审核。C、填写合格供方评价表，对供应商与我公司合作的业务进行季度评价，经公司经营财务部审批后列入“合格供方名录”。经营财务部定期对“合格供方名录”进行审核，优选劣汰。 3供应商的选择 A、采购部在“供应商档案”中选择与我方合作的采购伙伴。B、整机、外设、耗材类产品的供应商必须在“合格供方名录”中选择。C、维修配件、电脑散件、办公用品等类产品的供应商可在“供应商档案”中选择。二、采购流程的管理A：请购单的管理1、各部门按需进行商品请购的申请，填明请购的时间、要求到货时间、请购产品的品牌、规格、型号、数量、建议价格，其中商品的建议价格为必填项。由部门经办人、产品经理、部门经理、采购部经理签字确认后上传到经营财务部进行审签，单据生效后留存财务一份，由采购人员进行商品询价。2、项目类产品在请购前需向采购部提交各部门签字确认后的开工报告方可申请采购。3、项目类产品在施工过程中如发生增项情况，需在请购单生成前对原开工报告进行变更，按第一条签字流程确认后，方可申请采购。4、请购单由业务部门经理签字后为生效确认，如需他人代签，需部门负责人签发“授权书” 同时经主管副总经理批准后方可代签，并于当日传于采购部及财务部。5、请购生效后，如发生请购变更，需进行请购单变更，不得在原单据进行修改,审签流程与第一条类同。6、各部门请购的商品属非销售及工程所用，列入营销费范畴内的需由部门经理、主管副总经理、物流部经理、营销总监、经营财务部审签后方可进行采购。B：商品询价的管理1、采购商品的询价要求做到货比三家，且填制货比三家询价单，要求作到留痕备档，以做备查。2、商品在询价的过程中要有不同区域间的价格对比，要有不同代理级别的价格对比。3项目类产品采购部在选型工作中需提前通知经营财务部，共同了解项目方案所用的产品及该产品的渠道和货源，做好渠道的价格控制，确保项目的供货状态的顺利进行。4、采购部所采的商品价格不得高于请购部门的建议价格，采购价格高于建议价格需与请购部门重新协商，并提前通知经营财务部进行审核批准，审核确认后方可执行采购。5、各部门所申请的请购价格如高于物流实际采购价格，形成的差价按10%从业务部门奖金中扣除奖励给物流部门，物流部门实际采购价格如高于业务部门请购价格，同上方式进行奖惩。6、业务部门与物流部门双方所询价格如因特殊情况出现偏差（甲方指定供应商除外）所引起的纠纷，由物流主管副总进行协调。C：采购合同的管理1、正常采购业务合同文本的签定：1) 合同的签定时间及签定地点、货物到达的时间及地点、运费及货款的支付方式、商品所需开据发票的类型。2) 所购商品所签定的合同统一使用公司的采购合同文本。3) 非国家统一认可维修标准的商品要注明产品的保修时限。4) 注明保内维修取费标准。5) 需进行保外维修的业务取费标准由于价格不定可另行签订其标准。6) 合同文本中供方的信息和印章要求填写清楚。7) 合同金额超过3万元，需对方厂家提供商品报价单。8) 与供方正式进行合同签定前，需由商务人员将此合同文本提交至财务部成本会计处进行审核，审核无误后财务部出据合同签章通知单，此合同方可盖章生效。9) 采购直销合同与销售直销合同之间的差额（返点），经办人要形成书面文件，标明对方单位名称，部门经理签定认可后，随同采购直销合同、销售直销合同一同传至财务，并每月进行对帐，统计商品返点情况。3、合同文本中定价的要求：1) 如现款进行商品采购，要求在主要采购渠道中（厂商，分销，核心代理）的价格为最低价。（因为他们提供的产品与服务应该是相同的）。 2) 如采购的硬件设备中包含了安装调试和收费内容的服务时，合同中要按单独的项目体现出来（或合同中有明确文字标识）。3) 合同价款的总金额，与入库的总金额、汇款的总金额、发票开具的总金额要保持一致。D：商品到货的管理1采购到货时，有随机促销品、赠品及附带工程物料等，采购入库时需要以“0”成本，入库将其体现到帐面上。2供应商或厂家提供给本公司的代销品、赠品、展示品、样机等，需要统一办理入库后到库房办理相应手续后方可取走使用。3. 对于新购进商品，由库管人员实地验收接货入库，采购人员办理入库手续，所办入库手续经部门经理签字后传于库房，保管人员根据实物严格审查入库单所填商品的规格、型号、数量等，无误后签字确认，由采购人员将三方签字生效的入库单、生效的采购合同、货比三家询价单、供方报价单（合同金额超三万）一并提交财务签字确认后，再传至保管员手中办理相关出库。4. 对于项目所进工程物料直达现场的情况，需由采购人员、库管人员、项目部管理人员、经营财务部到现场进行实点，帐料相符方可办理入库手续。5. 采购过程中相关手续的办理： 货到发票未到，及时办理暂估商品入库手续，详细写明商品的规格、型号、数量、单价、金额等信息，按实际成本即商品的进价成本计价，如对方给予的发票为增值税票，在办理入库手续中要计算出不含税进货金额，如对方给予的是普票则不含税价应填写原进价。 货先到发票后到，用红字冲销原暂估入库，并在备注中注明原暂估入库的时间，所冲明细要与原暂估入库相符，同时办理票到入库手续。 发票与货同时到达，直接办理票到入库手续，制单情况同前 发票中所开据的商品明细必须与实际进货商品相符。6. 已购商品因质量问题需退回厂家，用红字填写入库单，并在备注中标明退库及原入库时间。如已付货款，及时与厂家协商，收到商品三天内将此笔款项返回我公司帐户。7. 零采商品入库手续的办理：A 当天急需采购商品，采购人员以请购单为依据可从本地采购，所采购厂家必须在供应商档案之内选择，且为一般纳税人，汇款与所回发票必须为同一名称的公司。本地进货需与厂家签订正规的采购合同，经部门经理签字，库管人员验货，采购办理暂估入库，发票到后以转帐支票进行结算，无特殊情况不得现金结算。B 由销售部甲方自行购进的商品，由销售部人员出据经部门经理签字认可后的商品发票，采购人员依票办理入库手续，入库手续经销售经办人、采购人员、财务人员、库管人员签字认可后，将财务联交与销售人员自行到财务办款。C 因特殊情况业务部门需要办理非采购人员经办的入库业务，办理入库时需要见到此笔业务的经办人签字，部门主管签字，财务总监签字确认后，方可办理入库。8. 与供应商每结清一笔合同，在10天之内向财务部提交此笔合同的增值税发票。在收到发票之日起二日内办理好发票的冲销及入库手续，发票及相关入库手续必须由保管员、采购人员、部门经理签字认可后传于财务部做帐务处理。9. 对由分销商供货，总公司开据发票所引起的汇款名称与发票名称不符的情况，需提前与财务进行沟通，批准后由对方公司出据盖章签字生效后的证明文件后，方可办理相关手续。10 .对于返厂商品，采购部应在15日内返还各部门，商品未返回之前采购经办人应给各部门人员出据相关返货手续，并由部门经理签字认可。11. 采购人员所办理的入库单、资金申请单等，填写时要认真仔细、字 迹工整，不得涂改并保存完好。12. 采购人员每月25号向财务报送应付、预付明细表及厂家确认生效后的对帐确认单（对帐确认单可进行选择式传递）。13.采购人员所办理的相关入库手续需当日传于财务。14.采购部在付款前与厂家协价确定后，经财务经办人进行帐款初步审核签字确认后，由经营财务部经理、财务总监对其采购合同、请购单、供方报价单（合同金额超过三万元的）及货比三家询价单进行终审签字确认后传于出纳处办款。15.为确保资金良性的周转，采购部每周向财务递交用款的资金计划。E：罚则1. 未经财务部审核确认的供应商，采购与其合作，对其部门经理每次进行100元的处罚，所进商品公司不予进行款项支付。2. 与其合作供方如不是一般纳税人，未经财务确认与其合作，所进商品公司不予进行款项支付。3. 与其合作供方如不是一般纳税人，属小规模企业，未经财务确认与其合作，所进商品已拆封使用，无法退货，给公司所造成的税金损失从经办人工资中扣除。4. 采购商品未做到货比三家询价，不同区域间对比，对其经办人进行50元次的处罚5. 采购人员不能及时向财务部提供各项资质复印件，财务部拒绝支付该供应商款项。6. 采购人员过期不能向财务部提交增值税发票，财务部将此笔款项转入采购人员的备用金帐户中。7. 如有丢失发票的现象，按税额的30%从责任人工资中扣除并责令弥补发票损失。8. 采购部对于各部门返货商品15日内不能及时返回，按10元/件，多增1日递增1元，从责任人工资中扣除。 9. 商品到货后不及时办理入库手续，按2元/张，多增一日递增1元，从采购人员工资中扣除。10. 发票到后不能及时冲销入库，并在采购人员中滞留三日以上，按2元/张，多增一日递增1元，从采购人员工资中扣除。11. 出现货款多付而在一定时间内未从对方收回情况，从经办人工资中扣除。12. 以上各条如有发生，则按当事人的25%对部门经理进行罚款。13. 以上制度由财务部修改及解释，自颁发之日起执行。对于违反上述规定人员，财务直接下罚单交由办公室在当月工资中扣除。14. 如上述条款，财务人员不认真审核制约，按所罚额双倍自罚。F：业务流程图各部门按销售需求提出商品请购申请由产品经理、部门经理签字确认（非合同及工程项目列入营销费的商品需由营销总监进行审签确认）各部门请购单的申请各部门请购单的申请将业务部签字生效后的请购单传于采购部经理签字确认双方部门签字生效的请购单上传到经营财务部物流会计处进行审签采购人员根据生效的请购单进行询价，填制货比三家询价单，价格确定后将相关资料传至物流会计处进行审签询价、合同的签定物流会计对采购上传相关询价资料进行审签，价格终审后通知采购部进行商品采购与供方正式进行合同签定前，需由商务人员将合同提交至物流会计处进行审核，无误后出据合同签章通知单，此合同方可盖章生效。商品到货后由采购人员与库房人员共同对商品进行检验商品到货进行检验检验商品合格后由采购人员填制入库单对合格商品办理入库入库单经采购经理审签后上传至库管人员审签，无误后将签字生效的入库单随同采购合同一起上传到财务物流会计处进行审签。财务物流会计根据签字生效后的入库单填制记帐凭证，进行应付帐款的统计各项单据的审核确认填制记账凭证资金申请单由采购人员根据所签订合同付款的账期，选择填写需要付款的供应商名称及付款金额购货款的申请采购人员填写资金申请单、写明付款单位信息、应付金额等信息，由部门经理、主管副总经理审核签字确认采购人员将生效的资金申请单上传至财务经办人处审核签字：名头及金额的相应书写是否正确购货款的申请采购人员将经物流会计签字确认后的资金申请单、货比三家询价单、供方报价单（合同金额超过三万元）上传至财务经理处审核签字采购人员将经财务经理签字确认后的资金申请单、货