01办公基础知识.ppt

第1章现代化办公 本章要点随着时代不断地发展 手工办公方式与迅速增长的办公业务量之间的矛盾变得日益尖锐起来 人们逐渐意识到 改变传统的办公模式 将办公业务的处理 流转 管理过程电子化 信息化 从而实现办公自动化 已经势在必行 无论是政府机关 还是企业与机构 实现现代化的办公条件 才能借助各种设备解决对一部分办公业务的处理 达到提高生产率 工作效率和质量 方便管理和决策的目的 在本章中 我们将简要介绍一些有关办公自动化的基础知识 现代化办公设备 办公软件以及对办公人员的职业要求等内容 第1章现代化办公 现代办公自动化基础知识 一 办公自动化 OfficeAutomation 简称OA 是办公信息处理的自动化 它利用先进的技术 使人的各种办公业务活动逐步由各种设备 各种人机信息系统来协助完成 达到充分利用信息 提高工作效率和工作质量 提高生产率的目的 办公自动化由70年代末80年代初在我国提出 至今已有近二十年的发展历史 由于办公自动化技术的不断发展 办公自动化新产品的不断出现 办公自动化的内涵也在不断地丰富和发展 最早的办公自动化指的是传真机 打字机 复印机等办公设备的使用 接着 办公自动化指的是用电脑进行文书存储 排版及输出工作 用电脑进行人事 财务等管理 第1章现代化办公 现代办公自动化基础知识 二 现代的办公自动化系统的观点认为 办公实际上是人与人 人与部门 部门之间信息的共享 交换 组织 分类 传递及处理 活动的协调 从而达到企业整体目标的过程 传统的办公自动化多是指字处理系统 轻印刷系统 文档管理系统 无法实现信息的共享 交换 传递 无法实现单位 企业内部的协调 难以对非文本如 声频 视频 图形 OLE对象 扫描图象等多媒体信息 超文本信息进行有效的处理 同时 传统的电子邮件系统没有对办公过程中的工作流提供良好的支持 难以根据不同的情况 不同的工作状态采取不同的措施 更好的跟踪事务的处理过程 第1章现代化办公 现代办公自动化基础知识 三 因此 现代办公自动化系统更着重于提供办公信息的共享 交换 组织 传递和监控功能 提供协同工作的环境 从这个意义上说 现代的办公自动化系统的作用相当于动物的神经系统 目前 较成熟的基于客户 服务器结构的电子邮件系统和协作系统 较先进的Intranet Internet WEB 方式的办公自动化系统 都是企业的数字神经系统的重要组成部分 第1章现代化办公 办公自动化的功能特点办公自动化是信息革命的产物 也是社会信息化的重要技术保证 具有如下特点 办公自动化是当前国际上飞速发展的一门综合多种技术的新型学科办公自动化是一个人机信息系统办公自动化将办公信息实现了一体化处理办公自动化的目标是为了提高办公效率和质量 第1章现代化办公 办公自动化除了上述特点外 其功能如图1 1所示 图1 1办公自动化的用途 第1章现代化办公 办公自动化的发展趋势办公自动化的实现 不仅仅是取代秘书的部分工作 它更是将引起办公制度 工作方式 办公流程 传统习惯 工作环境和决策进程等方面的深刻变革 使办公行为科学化 规范化和标准化 各国的经验表明 国家经济现代化必须依赖各级管理水平的提高和办公的自动化 因此 办公自动化必将对我国整个社会生活产生深刻的影响 目前 我国的办公自动化系统正朝着集成化 网络化 多媒体和智能化的国际水平发展 第1章现代化办公 现代办公设备 信息处理设备为了具备和完善办公自动化系统的功能 除了进行办公人员的相应知识培训外 还必须配备相应的办公硬件设备和软件资源 在现代办公管理的业务中 如文字编辑 信息处理 信息传输 信息检索等都离不开信息处理设备 信息传输设备以及办公应用的机电类设备 当你来到某公司的办公大厅时 首先映入眼帘的是桌子上的台式电脑和笔记本电脑 还有扫描仪 绘图仪 打印机等信息处理设备 如图1 2所示 这些设备都是现代化办公中必不可少的组成部分 其中 计算机又是办公自动化的一名主角 在办公自动化系统中 处于核心地位 第1章现代化办公 图1 2办公大厅设备 第1章现代化办公 计算机的种类很多 根据其规模大小 可以分为巨型机 大型机 中小型机 微型机和便携机等 根据用途又可以分为专用计算机和通用计算机 目前 办公室最常用的是多媒体通用微型计算机 如图1 3所示 图1 3DELLGX270台式机和Insprion5150笔记本电脑 第1章现代化办公 扫描仪是计算机的输入设备 能够将图片 照片 文档等输入到计算机中 这样就可以运用专门的软件对这些输入介质进行处理 存储以及通过输出设备进行输出 被广泛应用在需要对图像进行处理和制作方面 如图1 4所示 为我们的办公和学习带来了方便 绘图仪是一种优秀的输出设备 与打印机不同 打印机是用来打印文字和简单的图形 要想精确地绘图 如绘制工程中的各种图纸 就不能用打印机 只能用专业的绘图设备绘图仪 如图1 5所示 图1 4方正Z310扫描仪 图1 5绘图仪 第1章现代化办公 打印机是办公自动化系统的主要输出设备之一 打印机分为击打式和非击打式两大系列产品 击打式以针式点阵打印机为主 非击打式则包括激光 喷墨及热升华打印机等 如图1 6所示 随着网络技术的发展和普及 传统打印机也插上网络的翅膀得到更加充分的发挥 网络打印 这个概念早在6年前就已经提出 虽然在业界并没有一个明确的定义 但从它的名字上来说 网络打印机至少应该能够实现在网络上打印 也就是说把这台打印机放在网络上 接上网线 安装相应的软件就能实现打印 而不用直接连在任何一台电脑主机上 网络打印机与共享打印机相比 具有更高速 高效 无需网络等待 不易丢失数据等特点 图1 6惠普Laserjet4100激光打印机和Laserjet2280喷墨打印机 第1章现代化办公 此外 公司会议室还配有投影仪 数码相机 数码摄像机 麦克风等先进办公设备 每当开会时 可以通过投影仪 在屏幕上观看公司的计划方案 如果需要将会议内容拍摄或录制成节目 可以使用数码相机或摄像机做现场拍摄和录制 如图1 7 1 8 1 9所示 图1 8数码照相机 图1 7日立CP HX5000投影仪 图1 9索尼DCR IP210E摄像机 第1章现代化办公 现代办公设备 信息传输设备随着办公自动化技术的发展 各个机关 公司 企业 学校都建立了的局域网 各个局域网用户之间可以进行大量的信息交换 形成一个信息网 这样就可以提高工作效率 其中用于通信的设备有局域网 因特网 传真机 智能IP电话机等 局部区域网络 LocalAreaNetwork 通常简称为局域网 缩写为LAN 局域网是结构复杂程度最低的计算机网络 局域网仅是在同一地点上经过网络设备互连在一起的一组计算机 局域网通常距离很近 它是目前应用最广泛的一类网络 通常将具有如下特征的网络称为局域网 如图1 10所示 第1章现代化办公 图1 10局域网 第1章现代化办公 因特网是一个信息资源网 由大量主机通过连接在单一 无缝的通信系统上而形成的一个全球范围的信息资源网 接入因特网的主机既可以是信息资源及服务的提供者 也可以是信息资源及服务的消费者 因特网代表着全球范围内一组无限增长的信息资源 是人类所拥有的最大的知识宝库之一 随着因特网规模的扩大 网络和主机数量的增多 它所提供的信息资源及服务也将更加丰富 其用户视图如图1 11所示 图1 11因特网的用户视图 第1章现代化办公 传真机作为一种信息传递工具 以其方便 快捷 准确和通讯费用低等优势 成为企事业单位必不可少的通信工具 如图1 12所示 智能IP电话机 采用大规模集成电路设计 功耗低 抗干扰性能好 可用于拨打市话 国内国际长途电话 特服号码等 操作方便快捷 内置电话电脑管理器功能 可以通过话机按键将各种IP电话卡及各种电话记帐卡预存于电话机内 拨打时免拨卡号密码 且智能选择最优通话方式 适合企事业单位 家庭 宾馆等场所使用 如图1 13所示 图1 13智能IP电话机 图1 12松下普通纸传真机KX FP423CN 第1章现代化办公 现代办公设备 办公应用机电类设备对于办公来说 最常用的机电设备就是复印机 刻录机 一体机以及碎纸机 其中复印机的使用范围最广泛 当公司需要制作合同或者布置一项活动时 就需要使用复印机将制作好的文稿复印出来 分发给各级部门进行贯彻 如图1 14 1 15 1 16 1 17所示 图1 16碎纸机 图1 17刻录机 图1 15激光一体机 图1 14数码复印机 第1章现代化办公 办公软件软件是计算机的灵魂 没有软件的计算机就如同没有磁带的录音机和没有录像带的录像机一样 与废铁没什么差别 使用不同的计算机软件 计算机可以完成许多不同的工作 它使计算机具有非凡的灵活性和通用性 也正是这一原因 决定了计算机的任何动作都离不开由人安排的指令 人们针对某一需要而为计算机编制的指令序列称为程序 程序连同有关的说明资料称为软件 配上软件的计算机才成为完整的计算机系统 一般把软件分为两大类 系统软件和应用软件 第1章现代化办公 系统软件一般由计算机设计者提供的计算机程序 用于计算机的管理 控制 维护 运行 方便用户使用计算机 不同的应用软件 虽然能够完成不同的工作 但他们都需要一些共同的基础操作 例如都要使用输入设备传送数据 从输出设备取出数据 向外存写数据 从外存读数据 对数据的常规管理等等 这些基础工作也要由一系列指令来完成 人们把这些指令集中组织在一起 形成专门的软件 用来支持应用软件的运行 这种软件称为系统软件 代表性的系统软件有 操作系统数据库管理系统编译软件 第1章现代化办公 应用软件应用软件是专门为某一应用目的而编制的软件 常见的软件包括 文字处理软件信息管理软件辅助设计软件实时控制软件除此之外 办公中的常用软件还有Excel PowerPoint Photoshop Flash等 常见的应用软件见表1 1所示 表1 1常见应用软件 第1章现代化办公 工具软件一般来说 工具软件是指除操作系统 大型商业应用软件之外的一些软件 大多数工具软件是共享软件 免费软件 自由软件或者软件厂商开发的小型的商业软件 他们一般个头较小 功能相对单一 但却是我们解决一些特定问题的有利工具 就像是我们日常生活中装机用的改锥 焊接电子零件用的电烙铁 测量用的万用表一样 常用的装机必备工具包括以下几大类 第1章现代化办公 1 5课堂练习1 1 制作通知写字板是Windows操作系统自带的一个应用程序 在写字板中可以创建和编辑简单文本文档 或者是复杂格式的图形文档 还可以将信息从其他文档链接或嵌入写字板文档中 编写好文档后 可以将 写字板 文件保存为文本文件 多信息文本文件 MS DOS文本文件或者Unicode文本文件 这样当用于其他程序时 这些格式可以提供更大的灵活性 下面使用写字板制作一份简单的通知 其中 标题设置为宋体 小二号 粗体字 居中 正文设置成宋体 五号字即可 如图1 22所示 图1 22排版好的通知书效果 第1章现代化办公 专家指南 如何设计现代办公空间办公室的布局 通风 采光 人流线路 色调的设计适当与否 对工作人员的精神状态及工作效率影响很大 过去陈旧的办公设备已不再适应新的需求 如何使高科技办公设备更好的发挥作用 就要求有好的空间设计与规划 可以按照以下要素进行设计 只有对企业类型和企业文化有深入的理解 才能设计出能反映该企业风格与特征的