行政管理制度1.doc

国际五洲星广场有限公司行政管理制度第一章 公文管理制度一、总则（一）为使公司公文处理工作规范化、制度化、科学化，参照国家行政机关公文处理办法及集团的公文处理办法，结合公司实际，制定本办法。（二）公文，是指以国际五洲星广场名义制发的反映公司指示精神、请示答复问题、指导或商洽工作的各种文件。以下简称“公司”。（三）公司公文，由各行政部统一管理，无论是收文、发文，须经行政部统一办理，做到规范、准确、及时、安全；（四）公司行政部应指定专人具体负责公文处理工作。从业人员应当具有较高的业务素质，工作积极，作风严谨，遵守纪律，恪尽职守。二、公文种类（一）决定：适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下属单位不适当的决定事项。（二）公告：适用于宣布重要事项。（三）通知：适用于批转下级单位的公文，转发上级单位和不相隶属单位的公文，传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者共同执行的事项，任免人员。（四）报告：适用于向上级单位汇报工作，反映情况，提出建议，答复上级单位的询问。（五）请示：适用于向上级单位请求指示、批准。（六）批复：适用于答复下级单位的请示事项。（七）函：适用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题,向无隶属关系的有关主管部门请求批准和答复审批事项。（八）会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。三、公文格式公文一般由版头、发文字号、签发人(统称为眉首）、标题、主送单位、正文、附件说明、印章、成文日期、附注、主题词、抄送单位、印制版记等部分组成。（一）版头由发文单位全称或者规范化简称加“文件”两字或者加括号标明文种组成，用套红大字居中印在公文首页上部。联合行文，版头可以用主办单位名称，也可以并用联署单位名称（发文机关标识格式见附件）。（二）发文字号应当包括单位代字、年份、序号。联合行文，只标明主办单位发文字号。公司发布的正式文件都要编字号，由公司行政部统一登记、编排。发文字号中年份、序号用阿拉伯数码标识。年份应标全称，用六角括号“ ”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字，居中排布，字体用仿宋小五加粗（大小及格式详见模板）。公司发文字号有五种：五商字号（公司对外发文）；五工字号（工程部发文）五财字号（财务部发文）；五行字号（行政部发文）；五人字号（人事部发文）；五纪字号（会议纪要发文）；以此类推，其他部门发文也是如此。（三）公文应当注明签发人、会签人姓名，平行排列于发文字号右侧，字体用小五楷体（大小及格式详见模板）。其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。（四）公文标题。公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文单位。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。在红色反线下空2行，用二号宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。（五）主送单位指公文的主要受理单位，应当使用全称或者规范化简称、统称，在顶格排印。在标题下空1行，左侧顶格用三号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。（六）公文正文在主送机关名称下1行，每自然段左空2字，回行顶格，用三号仿宋体字。（七）公文如有附件，在正文下空1行左空2字用三号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：1”），附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文装订在一起，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。（八）成文日期。成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发单位负责人的签发日期为准。用汉字将年、月、日标全；“零”写成“0”。（九）公文除会议纪要以外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办单位加盖印章；联合下发的公文，发文单位都应当加盖印章。正式文件如在落款处加盖印章，可不再印注发文机关名称；会议纪要不印注发文机关名称，也不加盖印章。（十）公文如有附注（需要说明的其他事项），用三号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文日期下1行。（十一）公文应当标注主题词，“主题词”用三号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用三号宋体字；词目之间空1字。主题词位于抄送单位上方（主题词请见附件1）。（十二）当文件排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取压缩行距、字距等措施，在当前页挤出空间；或舒展当前页面行距、字距，窜出2-3行文字到次页,来解决盖章空间不足问题。务使印章与正文同处一页，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。（十三）抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的上级、下级和不相隶属单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。公文如有抄送单位，在主题词下1行；左右各空1字，用三号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关之间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。（十四）印制版记由公文印发单位名称、印发日期、校对人、份数组成，位于公文末页下端。用三号仿宋体字，印发机关左空1字，印发日期右空1字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。（十五）版记中的反线。版记各要素之下均加一条反线，宽度同版心。（十六）页码用“插入页脚（第页，共页）”居中的方式确定，空白页不标页码。（十七）行政类公文中各组成部分的标识规则，参照附件中的模板。（十八）公文用纸一般采用国际标准A4 型（210mm297mm），左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。四、行文规则（一） 行文应当确有必要，注重实效，坚持少而精。（二） 行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。（三）向上级单位行文，应当主送一个上级单位；如需其他相关的上级单位阅知，可以抄送。不得越级向上级单位行文，尤其不得越级请示问题；因特殊情况必须越级行文时，应当同时抄送被越过的上级单位。（四）向下级单位的重要行文，应当同时抄送发文单位的直接上级单位。（五）不相隶属单位之间一般用函行文。（六）“请示”应当一文一事；一般只写一个主送单位，如需同时送其他单位的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级单位。“报告”不得夹带请示事项。（七）除上级单位负责人直接交办的事项外，不得以单位名义向上级单位负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。（八）受双重领导的单位向上级单位行文，应当写明主送单位和抄送单位。上级单位向受双重领导的下级单位行文，必要时应当抄送其另一上级单位。（九）对不符合行文规则的上报公文，可退回下级呈报单位。五、发文办理（一）发文办理指以本单位名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。（二）草拟公文应当做到：1、符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规以及集团的有关规定。2、全面、准确地反映客观实际情况。3、观点明确，条理清晰，内容充实，结构严谨，表述准确。4、开门见山，文字精练，用语准确，篇幅简短，文风端正。5、文种、格式使用正确。6、人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。7、结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”第四层为“（1）”。8、应当使用国家法定计量单位。9、文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。10、公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。11、杜绝形式主义和繁琐哲学。（三）起草重要公文应当由领导人亲自动手或亲自主持、指导，进行调查研究和充分论证，征求有关部门意见。（四）拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级单位协调或裁定。（五）公文文稿送负责人签发前，应由行政部进行校核。校核的重点是：是否需要行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定等。（六）文稿如需作较大修改，应当与原起草部门协商或请其修改。（七） 以本单位的名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发；以本单位名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。 （八）公文正式印制前，行政部应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序报原审批负责人复审。六、收文办理（一）收文办理指对收到的公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。（二）收到下级单位上报的需要办理的公文，行政部应进行审核。审核的重点是：是否应由本单位办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规有关规定；涉及其他部门或单位职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。（三）经审核，对符合本办法规定的公文，行政部应当及时送负责人批示或者交有关部门办理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文，应当明确办理时限。对不符合本办法规定的公文，经行政部负责人批准后，可以退呈报单位并说明理由。（四）承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的，应当及时退回交办的行政部并说明理由。（五）收到上级单位下发或交办的公文，由行政部送负责人批示后办理。（六）公文办理过程中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商；如有分歧，主办部门主要负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可以报请上级单位协调或裁定。（七）审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人签名视为同意；没有请示事项的，签名表示已阅知。（八）送负责人批示或者交有关部门办理的公文，行政部要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。七、公文归档（一）公文办理完毕后，应当根据中华人民共和国档案法和公司有关规定，及时整理（立卷）、归档。个人不得保存应当归档的公文。（二）归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本单位的主要工作情况，便于保管和利用。（三） 联合办理的公文，原件由主办单位整理（立卷）、归档，其他单位保存复制件或其他形式的公文副本。（四） 本单位负责人兼任其他单位职务，在履行所兼职务职责过程中形成的公文，由其兼职单位整理（立卷）、归档。（五）归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向行政部移交。（六）拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。八、公文管理（一）公文由行政部或专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。（二）公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印单位证明章。（三）公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。（四）不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经行政部负责人批准，可以销毁。（五）单位合并时，全部公文应当随之合并管理。单位撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交档案部门。工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。九、发文程序：1、各部门草拟文件，并发起，部门负责人审核后，发文部门将文件的电子版交由行政部；2、行政部对文件进行审核、排版、编号、校对3、打印出后交总经理签发；4、总经理审批同意的，行政部填写用印审批单，并走审批流程；5、用印后行政部打印，并发文，同时总经理签字原件需连同用印审批单归档。第二章 会务组织管理制度一、会务组织及管理（一）公司行政部接到开会指示后，第一时间通知与会人员，与会人员必须提前进入会场；（二）因公不能参加的应与会人员，须提前向上级领导请假，并告知行政部；（三）与会人员进入会场后进行签到，禁止代签；（四）会议过程中，所有人员须遵守纪律，严禁随意走动和手机响铃；（五）公司行政部认真做好会议记录，整理纪要，根据工作需要行文下发；（六）分配给各部门的工作，要在限定或承诺时限内完成，公司行政部负责督办，汇总办复情况，并向总经理汇报。（七）行政部负责会议室、会议桌等其他固定资产的管理工作。二、公司例会制度（七）原则上每月25日前上报各部门工作总结和工作计划至行政部，时间可根据例会召开时间进行调整，一般为例会前一天12点前报至行政部，由行政部统一打印并报总经理审阅。（八）每月的最后一个周五上午9:00召开公司例会；因故发生变动的，行政部临时通知。行政部不通知的例会照常进行；（九）参加人员：公司主管级以上人员参加；（十）汇报内容：各部门汇报月度总结及计划，提出需公司协助解决的困难和问题；公司负责人针对各部门工作提出具体要求；（十一）行政部负责记录会议纪要，在一个工作日内将纪要整理后下发；（十二）行政部负责落实跟进各项工作进展情况，并将结果向总经理汇报。第三章 档案管理制度为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。一、归档范围：详见集团档案管理明细表二、公司的档案管理由行政部负责 三、档案管理的基本程序包括档案的收集、整理、保管、鉴定、销毁、统计、检索、编码、利用，这九道工序是档案工作的整体，它们之间相对独立，但又相互制约。四、档案管理人员的基本要求（一）保证公司及各部门的有保存价值的档案资料、原始资料及单据的齐全完整、安全保密和使用方便；（二）搞好业务进修,不断学习档案管理知识,提高业务水平；（三）政治方向明确，思想作风正派，工作态度认真，严守机密，团结协作；（四）遵守档案法规定，做到不丢失、不泄密、不私存、不随便销毁；（五）管理员有权制止闲杂人员进入档案室，杜绝随意外拿档案材料；（六）库房门窗要牢固，随走随关，班前班后要经常检查，严防档案丢失和意外事故发生；（七）完成领导下达的临时性任务。五、档案室管理要求（一）档案库房是保存档案的重要基地，非本室工作人员严禁入内；（二）做好档案室温湿度记录，掌握温湿度变化情况，适时进行分析，制定相应的管理计划；（三）经常保持档案室的整洁有序，并采取通风、防潮、防火、防晒、防虫蛀，鼠咬等安全防范措施，确保档案安全；（四）档案装具要坚实、耐用、整洁大方；（五）熟记档案情况，定期对库藏档案和资料的保管情况进行检查核对，做到帐物相符。对已破损和字迹褪色的档案，及时复制；（六）严禁吸烟，经常检查档案室消防器材，禁止存放杂物和易燃、易爆等物品；（七）如期清查档案内容，所缺部分及时向领导汇报；（八）及时补足档案内容，对新增内容及时整理分类存放。六、资料的收集、整理、分类及归档（一）档案管理员分别向各部门收集应该归档的原始资料。各部门应积极配合与支持；（二）凡在公司工作中形成的各种文件材料，按照归档范围，由各部门统一交到档案室进行归档文件整理。归档的文件资料必须完整、真实、准确，请示和批复、印本和底稿、正文和附件必须立在一起。移交档案时要填写档案交接明细表一式二份，并须经交档部门主管领导、行政部主管、行政部负责人签字，签字后各执一份；（三）立卷时应编制好案卷目录表，把文件的标题、单位、日期等项目填写清楚，概括而简洁地拟写好案卷标题，把案卷内容表达出来，装订整齐、牢固。归档文件目录要求打印，以备档案归档时所用；（四）多份文件为一件的文件材料必须要用卷绳三孔一线装订到一起，永久或定期的文件材料都要装订。要求永久的单份文件材料也要用卷绳装订，文件材料张数特别少的要在文件的左上角用胶水粘好。定期的单份文件材料可用订书钉装订，不许有散页； （五）归档文件目录和卷盒封面内容要填写清楚完整，填写案卷一律用签字笔活碳素墨水钢笔，禁止用圆珠笔或铅笔，字迹应清楚、准确，不得漏项； （六）档案管理员根据公司的规定实施档案归档整理。七、档案的作废及销毁（一）公司任何人或部门非经允许不得销毁公司档案资料；（二）当某些档案需要作废时，相关部门填写档案作废审批表，并报总经理批示后执行；（三）档案资料必须由总经理批准方可作废/销毁；（四）经批准作废的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准的档案作废审批表和将要作废的档案资料做好档案作废登记表并归档，登记表永久保存；（五）需作废的文件可存放一年，以免误毁；（六）在销毁公司档案资料时，必须由总经理指定专人监督销毁。严禁将销毁的文件作为它用，或作废纸出售。文件销毁后，监销人应在资料销毁登记表签字。八、档案借阅制度（一）借阅档案资料时，填写档案借阅申请表报行政部负责人及总经理审批，审批后，执申请表到档案室查阅，由档案员做好档案查阅登记，提档人签字； （二）档案主要供本企业利用，一般不外借。如情况特殊，外单位人员须持介绍信，并经公司总经理批准，方可查阅无密级档案；（三）外借时间最多为十天，如延长借阅时间，须办理续借手续。逾期不还者，档案管理员要及时催还；（四）查阅档案者要爱护案卷，不得将案卷拆毁、拆页、勾抹、圈点，严防污染档案；查阅时不得吸烟；也不得将案卷转借他人或带回家中。如有违纪，酌情处罚； （五）对珍贵或易损的档案，应制成复制品提供使用。复制可采用复印、照片、重印副本、摘录等方式。复制件应仔细校对，与原稿无误后，注明档案编号，然后提供使用。如有必要，给复制件加盖公章，以示复制不会有误； （六）必要时，档案室应对所提供档案出具证明，证明材料写好后应仔细校对和审查，加盖档案室印章后才有效。档案室证明材料只能证明某事在档案上有无记载，而不能对某事下结论。档案管理员不可擅自对档案资料作解释或下结论； 九、档案统计制度（一）及时、准确地登记档案的移交和接收,做到帐表相符；（二）做好档案室所藏档案种类、制成材料、设备和装具统计；（三）做好档案提供利用情况的统计；（四）由专人负责档案统计工作，按要求填报档案统计报表，并做到迅速、真实、准确无误。十、档案安全保密制度（一）严格遵守公司的有关保密制度加强管理，防止丢失、泄密；（二）借阅档案须妥善保管，若有遗失，将根据档案的价值和数量报董事长或总经理批准后，责令其赔偿一切损失；（三）档案管理员丢失或擅自提供、泄露机密，应根据情节轻重，给予纪律处分，并依法追究刑事责任；（四）档案管理人员调离，应由行政部主管监督办理，档案交接之后，方能调离。十一、客户档案管理制度（一）客户档案管理的对象就是客户，即企业的过去、现在和未来的直接客户与间接客户：1、从时间序列来划分：包括老客户、新客户和未来客户；2、从交易过程来划分：包括曾经有过交易业务的客户、正在进行交易的客户和即将进行交易的客户。对于第一类客户，不能因为交易中断而放弃对其的档案管理；对于第二类的客户，需逐步充实和完善其档案管理内容；对于第三类客户，档案管理的重点是全面搜集和整理客户资料，为即将展开的交易业务准备资料。 （二）客户管理内容 1、客户基础资料。即企业所掌握的客户的最基本的原始资料，是档案管理应最先获取的第一手资料。客户资料的获取，主要是通过推销员进行的客户访问搜集起来的。客户基础资料主要包括客户的名称、地址、电话；性格、嗜好、家庭、学历、年龄、能力；创业时间、与本公司交易时间、企业组织形式、业种、资产等方面； 2、客户特征。服务区域、销售能力、发展潜力、经营观念、经营方针与政策、企业规模（职工人数、销售额等）、经营管理特点等； 3、业务状况。主要包括目前及以往的销售实绩、经营管理者和业务人员的素质、与其他竞争公司的关系、与本公司的业务联系及合作态度等； 4、交易活动现状。主要包括客户的销售活动状况、存在的问题、保持的优势、未来的对策；企业信誉与形象、信用状况、交易条件、以往出现的信用问题等。 以上四方面构成了客户档案管理的重点内容，客户档案管理基本上是围绕着这四方面展开的。 （三）客户档案管理应注意问题 1、客户档案管理应保持动态性。客户档案管理不同于一般的档案管理。如果一经建立，即置之不顾，就失去了其意义。需要根据客户情况的变化，不断地加以调整，消除过旧资料；及时补充新资料，不断地对客户的变化，进行跟踪记录； 2、客户档案管理的重点不仅应放在现有客户上，而且还应更多地关注未来客户或潜在客户，为企业选择新客户，开拓新市场提供资料； 3、客户档案管理应“用重于管”，提高档案的质量和效率。不能将客户档案束之高阁，应以灵活的方式及时全面地提供给推销人员和有关人员。同时，应利用客户档案，作更多的分析，使死档案变成活资料。 确定客户档案管理的具体规定和办法。客户档案不能秘而不宣，但由于许多资料公开会直接影响与客户的合作关系，不宜流出企业，只能供内部使用。第四章 车辆管理制度为统一管理公司所有车辆，有效使用各种车辆，确保行车安全，提高办事效率，减少经费支出，特制订本制度。一、车辆由公司行政部统一负责管理；各部门车辆由公司行政部统一负责管理。二、车辆管理（一）公司车辆的证照及稽核等事务由行政部负责管理并指派专人调派，并负责维修、检验、清洁等。（二）公司车辆的保险、养路、验车、停车等手续，由行政部负责安排人员办理，所需费用按财务预算分别报销。（三）公司员工因公用车须事先向行政部申请调派，用车均应按要求填写用车申请单，经行政部指派负责人签名同意后方可出车。不按规定申请办理，不得派车。（四）部门用车超过半天以上（包括半天），应提前一天申请。（五）若多个部门同时申请用车，行政部有权根据用车的“轻、重、缓、急”进行统筹安排，任何人不得因无公车使用而延误工作。行政部对无法安排的用车，会在用车申请单上注明，员工报销公务交通费应出示相关有效的报销凭证。（六）公司车辆每车应设置车辆行驶记录表，使用前应核对车辆里程表与记录表上前一次用车记录是否相符，使用后应记载行驶里程、时间、地点、用途等。（七）行政人员每月不定期抽查一次车辆行驶记录表，如发现记载不清、不全或者未记载的情况，应对相关责任人提出批评，不听劝告、屡教屡犯者应给与处分。（八）公司车辆每车应设置车辆使用记录表，由相关人员于每次加油和修护保养时进行记录，以了解车辆受控状况。每月月末连同车辆行驶记录表一并交由财务部稽核。三、车辆使用（一）公司车辆使用范围1、公司员工在本地或短途外出办事、联系业务、接送。2、接送公司宾客。（二）公司车辆使用程序1、公司车辆使用实行派车制度。2、驾驶员按用车人的目的地行车，行车前需选择好最佳路线。3、用车完毕，司机填写车辆行驶记录表。（三）对同一方向、同一时间段的派车要尽量合用，减少派车次数和车辆使用成本。（四）驾驶员必须持有驾照，熟悉并严格遵守交通法规。（五）驾驶人员在驾驶车辆前，应对车辆做基本的检查（如水箱、油量、机油、刹车油、电瓶液、轮胎、外观等）。如发现故障、配件失窃等现象，应立即报告，隐瞒不报而由此引发的后果由驾驶人员负责。（六）驾驶员不得擅自将公司车辆开回家，或做私用，违者受罚，经公司特别批准的除外。（七）公司车辆应停放于指定位置、停车场或者适当的合法位置。任意放置公司车辆造成违犯交规、损毁、失窃，由驾驶人员赔偿损失，并予以处分。（八）条驾驶人员应爱护车辆，保证机件、外观良好，使用后应将车辆清洗干净。四、维修保养（一）公司车辆的维修保养，原则上按照车辆技术手册执行各种维修保养，并须按照预算执行。（二）公司车辆的维修及保养程序1、申请：驾驶员发现车辆故障或者需要保养时，应先填写车辆维修保养申请单。2、故障分析、审核预算维修费用，行政部接到车辆维修保养申请单后，和驾驶员一起对车辆进行故障分析，确定是否需要维修以及需要维修哪些项目，并确定维修费用的限额。3、确定维修厂家：公司车辆的维修保养，须根据车型在指定的4S 店或者修理厂修理。定点4S 店或修理厂应该是修理质量好、价格合理、方便快捷、服务意识强、有一定规模的厂家。4、审批：确定维修厂家后，维修保养费预算在3000 元以下的，由行政经理审核，行政部负责人审批后送修；3000 元及以上的须报总经理审批。5、送修：维修结束后，送修人应对维修车辆进行技术鉴定，检验合格，收回更换的旧部件，并核定维修费用的合理、准确性后，方可在维修厂家的单据上签字。送修人对费用的真实性负责。6、验收：送修车辆返回公司后，行政部负责人进行验收，送修人应将车辆维修保养清单及时交到行政部。7、维修项目更改：车辆在维修过程中，若发现由于其他问题需要增加维修项目，或要增加维修费用，按照上述程序重新申请。8、费用结算：财务部门对维修费用实行统一的月结或季度结算。结算前，车辆送修人员需检查送修车辆审批手续的规范性，并再次核对费用收取的合理性。（三）车辆的维修保养应根据车型在指定厂家或4S 店完成，否则维修保养费用一律由送修人承担。（四）可自行维修者，可报销购买材料和零件的费用。（五）公司车辆于行驶过程中发生故障急需修理时，可根据实际情况进行修理，但非迫切需要或者维修费用超过1000 元时，应与行政部联系请求批示。（六）由于驾驶员使用不当或者疏于保养造成公司车辆损坏或机件故障，所需费用视情节轻重，由公司和驾驶员按照比例共同负担。（七）行政部对公司车辆进行不定期检查，内容包括：本制度执行情况、车内外卫生、一般保养状况等。检查不合格者，对司机或相关责任人处50200 元不同程度的罚款，情节严重者取消驾驶员驾驶资格。五、车辆保险（一）公司通过商定，确定承险保险公司。（二）归属权在公司的所有车辆保险，统一由公司承担。（三）公司车辆投保险种以及标准按照相关规定执行，不得私自增加或减少投保险种，也不得私自提高或降低额度。（三）一旦出现车辆保险索赔事件，驾驶员应在第一时间上报行政部，并与保险公司取得联系，保存好索赔资料。事故处理完毕后，办理索赔手续。六、违规与事故处理（一）在下列情形之一的情况下，违犯交通规则或发生事故，由驾驶人承担，并予以记过或开除处分。1、无照驾驶。2、未经许可将车借给他人使用。（二）违反交通规则，其罚款由驾驶员承担。（三）车辆在运行过程中遇到不可抗拒的因素发生，应先急救伤患人员，向附近公安交通管理部门报案，并主动与公司取得联系协助处理。如属小事故，可自行处理后向公司报告。（四）意外事故造成车辆损坏，在扣除保险金额后，再视情况由驾驶员与集团或所属机构按比例承担。（五）发生重大交通事故后，如需向受害当事人赔偿，在扣除保险金额后，再视差额由驾驶员与集团或所属机构按比例承担。七、费用报销（一）公司车辆产生的燃油费、过路费、过桥费、停车费及维修保养费等按凭证实报实销。（二）为了更好的监控费用，原则上公司每辆车的费用由专职驾驶员于每周一上报行政部审核，经行政部审核后按财务报销流程执行。八、驾驶员纪律（一）个人素质1、驾驶员必须遵守中华人民共和国道路交通管理条例及有关交通安全管理的规章规则和相关操作规程，安全驾车。2、为体现企业形象，驾驶员工作时必须衣着整洁，举止大方，礼貌待人。（二）对用车者服务。1、不论用车者是否是公司员工，驾驶员都应热情周到，礼貌服务，安全驾驶，遵守交通规则，确保交通安全。2、车辆驾驶员应在乘车人（特别是公司客人和公司主要领导）上下车时，主动打招呼，开关车门。3、当乘车人上车后，驾驶员应向其确认目的地；当乘车人下车办事时，驾驶员一般不得离车。4、乘车人带大件物品上车时，驾驶员应主动予以帮助。（三）出发前后工作1、出车前，要例行检查车辆的水、电、机油及其他机件性能是否正常，发现不正常时，要立即加补或调整。出车回来，要检查存油量，发现存油不足一格时，应立即加油，不得出车时才临时去加油。2、驾驶员应爱护车辆，随时保证车辆的整洁，每次车辆使用完毕后应将车内外整理擦洗干净、停放到指定场所，并将车门锁妥。（四）行车纪律1、驾驶员应严格执行出车任务，严禁在未经行政负责人同意的情况下，擅自接送客人、将公务用车开回家、或办私事。严禁将车辆交给无证人员驾驶或租借给他人。违者行政部可根据具体情节按相关规定予以处罚。2、任何车辆必须凭用车申请单外出，用车人应认真填写用车申请单中的内容“部门、时间、地点、用车人、用车事由及用车人要求”。填写完后由用车中心或部门的负责人签字，再由行政部负责人签字，确定驾驶员。签字不全不得放行。驾驶员同用车人必须完善用车手续，填写车辆行驶记录表。3、驾驶员对行政部的工作安排应无条件服从，不准借故拖延或拒不出车，有公事应随叫随到。4、与公司领导或客户同行时，应保守机密，不得随意向他人泄露任何相关信息及内容。5、严禁酒后开车，酒后开车损坏车辆者，由驾驶员承担维修费；如发生交通事故除由公安机关按相关法律进行处罚外，还应承担损坏车辆的维修费。6、驾驶员出车执行任务，遇特殊情况不能按时返回的，应及时设法通知行政部负责人，并说明原因。下班后，应将车辆停放在规定地点保管，未经允许，不准私自用车。7、驾驶员发现所驾车辆有故障时要立即检修。不会检修的，应立即报告行政部负责人，并提出具体的维修意见（包括维修项目和大致需要的经费等）。未经批准，不许私自将车辆送厂维修。8、原则上由每辆车由专职驾驶员负责出车任务，任何人未经同意不得驾驶公司车辆。非专职司机用车应在车辆使用登记本上登记，注意保持车辆清洁，行车后，驾驶员有责任及时检查车况，发生问题应立刻向有关各方汇报。第五章 办公用品管理制度一、管理范围办公用品管理包括固定资产、低值耐用品、低值易耗品的管理。固定资产：采购单价在2000元（包括2000元）以上，并保持实物形态在一年以上的各种物资。低值耐用品：采购单价在2000元以下，并保持实物形态一年以上的各种物资。低值易耗品：采购单价在2000元以下，并保持实物形态一年以下的各种物资。二、 管理环节物资管理包括对物资的申请、入库、领用、台账、调配和处置等环节和流程的控制。三、管理职责 1. 财务部门：各级财务部门应负责固定资产货币形态的管理。每月定期实施对固定资产的折旧和价值进行计算和统计，并负责年底固定资产盘点的工作。2. 行政部门：各级行政部门负责制订、完善和执行各自的物资管理操作细则并负责所辖机构物资的实物形态管理。每月10日前实现对上月物资的申购、收发、调配、处置等全程，完成台帐统计。并对所辖机构的物资进行定期或不定期的抽查及工作指导，并配合财务部门完成本系统固定资产的年终盘点工作。3. 使用部门：物资使用部门应负责对所使用物资的保管和正确使用。凡属人为过失因素造成损坏、遗失或失窃的，应承担相应的经济赔偿责任。四、 基本要求帐物相符1. 各级行政部门必须及时、准确、完整地做好物资管控、台账记录和编号粘贴等工作，杜绝失控甚至流失的现象出现。做到：当日进货、当日登记、当日编号、当日粘贴的“日日清”管理要求。2. 行政部门应当每半年进行一次全面的盘点，做到：发现问题，及时纠正。并主动配合各级财务管理部门做好年终盘点，以确保帐物相符、帐据相符。五、物资需求的申请和采购程序物资需求的申购，是物资管理的第一道关键程序。各行政部门首先根据实际工作的需要制订物资预算和物资配置标准，物资需求部门应遵循“节俭适用”的原则并根据物资配置预算和配置标准提出申请，所提申请经审批后，由行政部门进行采购，以最佳的性价比进行综合评估（即价格、质量、售后服务等），尽可能选用先进、标准、适用、经济的物资，以确保物资的质量和标准化水平，改善办公条件。（一）物资预算和物资配置标准行政部门首先根据实际工作的需要制订物资预算和物资配置标准。（二）程序1、申请每月23日前各部门需填写长期使用资产申请单、办公用品申请单报下月办公用品，经部门领导审核后报行政部。其他时间由部门单个申报的办公用品可不列入采购计划，特殊情况可从库存中支取，库存没有的，需经总经理审批后行政部采购。2、会签行政部门根据库存情况进行调配，不能进行调拨的，行政部门将提出采购意见，经审核审批后，进行采购。3、询价本着“货比三家、质优价廉”的原则，行政部门在采购前必须做好供应商的选择和比价工作，即必须选择三家（或以上）合格供应商进行询价和比价，从中选择性价比最优的供应商，比价结果应填写比价表，并予以确认。4、 签订合同固定资产的购置，确认供应商后，应按照相关要求签订采购合同；合同应对采购的品牌、规格、价格及质量保证、送货地、时间、付款方式、售后服务、违约赔偿等做出明确的约定。并按烟台五洲国际关于合同管理流程流转会签。低值易耗品的采购，经前期考察比价后，可与指定供货商签订协议，统一由此供货商进行配送货物。行政部需每月对低值易耗品市场进行询价，如发现指定供货商以高于市场价的价格送货，可解除协议。5、采购质量管理通过合同的约定，明确供应商对产品或服务的质量保证、保修维修的承诺，以及违约的赔偿责任；供应商应随货提供其商品质检合格证；验收物资时，行政部门必须对照发票和送货单进行验收，不合格须立即退回；验收合格的应及时填写入库验收单。6、采购付款管理行政部门应及时凭“三单”即：长期使用资产申请单、发票、入库验收单向财务部请款，有采购合同的应附上采购合同复印件。七、 物资的登记、入库、借用、处置和盘点物资的验收入库、登记领用、调拨借用、处置和盘点是物资受控管理中的主要环节。各行政部门应及时准确做好各环节中的台账登记。八、验收、登记和领用（一）验收、入库按发票或送货单对物品核对无误后，签字确认。同时，填写物资验收入库单，在台帐中登记后，并按照规定进行编号粘贴。（二）出库领用领用部门凭物资领用出库单领用，行政负责出库操作。九、调拨和借用（一）调拨公司内部的调拨，应由要求调入部门填写物品转移单，经双方部门负责人同意后，实施转移。各会计主体之间的物资调拨，一律按照物品处置出售的流程操作。（二）借用在公司办公场所范围内，若需要临时互相借用物资，提出借用需求的部门应填写物品借用单，经双方负责人同意后实施借用。借用部门应按期归还，若有损坏，则由借用方赔偿。十、物品处置报失、报损、报废、出售（一）申报申报部门负责人填写长期使用资产处置单，说明原因，若发生失窃则应同时提供公安部门的报案材料。（二）会签申报部门将所有材料送本机构财务部门和行政部门会签。（三）备案凡是获准处置的物资，应当及时完成台帐中物资处置操作，并在一周之内，将长期使用资产处置单的扫描件备案。（四）处理凡是因为使用不当或保管不当，使得资产严重损坏或被窃被盗的，应当按责任赔偿，（自然损耗除外）。凡是已经获准处置的物资，由行政部门与财务部共同处理，处理所得由财务部门入账。 十一、盘点（一）行政部门应对自身所管辖的下属部门不定期进行自查、自纠。应每年6月份进行一次全面自我盘点。盘点结果形成书面报告上报总经理。（二）为督促、检验物资管理的实际效果，确保烟台朗湖置业有限公司资产的完整和安全，由行政部门协同本机构财务部，每年11月底，全面盘点一次，发现漏洞，及时整改。第七章 印章管理制度为严肃印章管理，特制订本办法。一、公司行政部负责本公司印章的管理。负责授权范围内所有具有法律效力的印章制作、废止与销毁等方面的工作。二、印章分类：公章、合同章、财务章、法人章、发票专用章、人事专用章和工程专用章。1. 公章：指公司向主管单位登记的公司印章，代表公司的法定名称，公司的权利、凭信和职责。2. 合同章：代表公司进行对外业务的专用印章，用于公司签订对外合同。3. 财务章和法人章：公司在银行留的印鉴章，用于公司财务银行账户管理。4. 发票专用章：公司对外开具发票使用，用于发票管理。5. 人事专用章：公司对外开具相关人事证明使用。6、工程专用章：公司用于对工程方面资料的确认。三、印章的保管人1. 公章、合同章、法人章、人事专用章：由行政部保管。2. 财务章、发票专用章由财务部保管； 财务章由财务部负责人保管；发票专用章由出纳保管。3. 工程专用章：由工程指定人员保管。四、印章保管规定1、印章的领用人即为保管人，在领用印章前，须签署印章领用承诺书， 明确自己的保管义务和使用责任，印章领用承诺书签署完毕后，公司备案。2. 印章保管人应对公司负责，严格执行用印流程，有权拒绝一切违规请印的要求。3. 印章带出，应由总经理确认同意后，并在保管人处办理登记手续，原则上最长带出使用时间不得超过当天。4. 印章遗失、被盗、损坏等情况，保管人应即时书面报告法定代表人，经法定代表人同意后，进行公告后，启用新的印鉴章。5. 任何违反本文件规定使用印章的均视为非职务行为，责任人应受到相应处罚，若造成公司损失的由责任人将承担赔偿责任；若触犯法律的，责任人将承担相应法律责任。五、用印审批权限1、公章、合同章、人事专用章用印需经总经理审批后方可用印；2、工程专用章工程部负责人审批后方可用印；3、财务专用章用仅限于对外开具收据以及支票、汇票等银行票据；其他用途需经总经理审批；4、公司法定代表人仅限于财务部门对外出具支票、汇票等银行票据；公司法定代表人履行职责；公司有关报表及对外报送材料上需法定代表人签章的；其他用途需经总经理审批。六、用印流程1. 公章、合同章、财务章、法人章、人事专用章、工程专用章的刻印，首先须填写用印（刻印）申请表2. 公章、合同章、财务章、法人章、人事专用章、工程专用章的刻制完毕后，须在印鉴登记表上，留下印模，并做好登记。3. 公章、合同章、财务章、法人章、人事专用章、工程专用章的用印，首先须填写用印（刻印）申请表进行申请，按相关流程审批后方可用印。4. 公章、合同章、财务章、法人章等印章带出，须在印章携出申请由总经理批准后，并在保管人处办理登记手续方可带出。5. 使用公章、合同章、财务章、法人章必须由保管人建立用印登记明细表，登记内容包括申请日期、部门、申请人、用印事由、用印份数（页数）、原件或复印件返回情况等。6. 用印完毕后，印章的保管人员留存用印（刻印）申请表以及根据规定留存盖章文件的原件或复印件。第八章 印刷品的印制和报销本办法适用于公司各种表格、便笺、合同（协议）、名片、写真、喷绘、条幅、宣传资料（单页）的印刷管理。一、公司行政部负责公司印刷品的印制二、印刷品印制办理程序：1、各部门因工作需要印刷相关物品时，应填写印刷品申请单，标明印刷品的数量、规格、内容、编号、纸质等，经部门负责人审核后，连同提供的样品，报行政部负责人审核上报总经理批准； 2、批准后，各部门将批文、样品等转交行政部，由行政部经办人按照“货比三家”的原则进行询价联系印刷单位； 3、行政部填写询价单报总经理审核确认；4、询价经过审核、确认后，经办人方可通知厂方打样；5、样品经所需单位或部门负责人确认签字后，方可批量印制。经办人应将合格的样品保留一份备案，以防止因无样品而无法验货。如厂方不打样品，经办人须告知所需单位或部门，并经其同意签字后方可印制； 6、印刷品到货后，经办人按样品先行验货，然后交使用单位或部门复验，经验收合格，经办人方可与厂方办理货物交接手续及入库手续。三、印刷品报销程序：1、印刷品结算时，先由经办人对结算金额进行核对；2、在结算金额核对无误后，经办人将询价单、验收单附在发票后面，报本部门经理予以审核确认；3、经办人持审核批准后的结算单到财务报销。四、罚则1、因经办人个人原因造成印刷质量、内容出现问题导致印刷品积压，由此造成的经济损失，由经办人赔偿。2、因提供样品错误，造成印刷品积压的，由提供样品人全额赔偿。3、因超量申报，造成某一品种印刷品积压数量较多且不能另作他用的，对申报单位或部门经办人和负责人各处以50200元罚款，并赔偿由此造成的损失。第九章 公务往来礼品管理办法为规范公司礼品管理，制定本办法一、本办法中的礼品包括：各类贵重礼品、高级工艺品和赠品及有价证券。 二、礼品购置与管理 （一）公司举行重大活动、会议或业务招待需赠送礼品时，应经总经理批准。各职能部门应提前1周提交礼品采购申请，经总经理签批。 （二）礼品采购经批准后，由公司行政部负责统一采购。采购的清单必须报烟台朗湖置业有限公司财务部，以便核查。 （三）公司行政部应指定专人负责礼品的管理。 （四）礼品采购参照公司采购相关规定，严格执行询价、议价或招投标程序。 （五）礼品保管员验收礼品时应逐一清点，仔细查看，确无质量问题方可签收。礼品验收合格后，礼品保管员办理入库手续。财务部门根据入库单建立台账； （六）各部门申领礼品时，需由经办人持已批准的报告，经行政部审核同意后，礼品保管员办理出库手续，经办人签名领用。如总经理出差在外口头授意准予领用礼品时，由礼品保管员致电总经理，核实后，方可办理出库手续，经办人签字领用，并补办批准手续。（七）礼品在送出前应对礼品完好情况进行认真检查，以防将存放过程中不慎造成破损的礼品送出。 （八）礼品赠送给业务单位时应有两人经办，因特殊原因未送出的必须在当天退回销帐，特殊情况应电话及时通知，可在约定时间内退还到位，严禁以赠送为名，私自占有礼品。（九）礼品保管员负责建立礼品进销存台帐，及时详细登记各项礼品的品名、规格、单价、数量、购进、发放、库存情况，做到帐实相符。（十）礼品保管员应定期盘存清点礼品，对易损坏、有保质期