法汉对照-防止雇员欺诈.docx

Prvention de la fraude commise par les employsLes dtournements et autres sortes de fraude financire sont peut-tre les types de vol les plus communs commis par les employs Les petites entreprises sont souvent victime de cette escroquerie car elles nont pas les contrles quil faut pour le prvenir. Utilisez les conseils ci-dessous pour aider protger votre entreprise des membres du personnel malhonntes.Partagez les responsabilitsUne transaction financire ne devrait pas tre sous la responsabilit dun seul employ du dbut la fin. La personne qui libelle vos chques ne devrait pas tre la personne qui les signe. La personne qui ouvre le courrier ne devrait pas, en mme temps, consigner les crances recouvrables, ou rapprocher les comptes. En partageant les responsabilits, il sera plus difficile pour une personne de vous voler et de manipuler vos comptes pour le maquiller.Faites en sorte dobtenir vos extraits de compte personnellementNe donnez pas loccasion une personne qui se trouve dans une position de vous escroquer, de dtruire ou de subtiliser les preuves de ses mfaits. Le propritaire de lentreprise ou un comptable extrieur devrait recevoir les extraits de compte et les chques annuls, dans des enveloppes non ouvertes. Vrifiez ces chques soigneusement. Examinez lmetteur, les signatures et lendossement de chaque chque. Soyez vigilant aux indications de fraude, telles que : Les chques pour des fournisseurs ou personnes que vous ne connaissez pas Les chques tablis pour la petite caisse, de montant suprieur ce que vous autorisez cette fin. Les signatures qui ont lair contrefaits Les chques manquants, les numros de chque dont les numros ne se suivent pas Les chques tablis des tiers, mais endosss par quelquun de votre entreprise. Des chques dont le bnficiaire ne correspond pas au nom marqu dans votre registre. Gardez vos chquiers dentreprise en scuritNe soyez pas ngligeant avec les chquiers de lentreprise. Gardez-les dans un tiroir ferm cl et ne donnez la cl personne. Utilisez des chques numrots et vrifiez rgulirement sil manque des numros. Instaurer une procdure de chques annuls qui exige votre validation de tout chque ou article annul. Exigez une double signature (dont la vtre) de tout chque dont le montant dpasse un certain montant. Et ne signez jamais, au grand jamais, un chque en blanc.Signez tous les chques des salaires personnellementa peut prendre du temps, mais en gnral a vaut le coup. Vrifiez les chques pour vous assurer que vous connaissez les bnficiaires. Si vous voyez un nom qui ne vous est pas familier, vrifiez. Comptez le nombre de salaris chaque semaine, et vrifiez ce nombre contre le nombre de chques mis. Assurez-vous quaucune modification ne peut tre apport votre fichier central de paie, sans votre accord et signature. Autre option : Ouvrez un compte spar pour la paie, et dposez le montant exact des salaires sur ce compte; puis insistez pour avoir un rapprochement mensuel immdiat.Surveillez de prs vos crances recouvrables.Utilisez plusieurs personnes pour comptabiliser et vrifier les recettes. Assurez-vous que tous les chques entrants sont correctement endosss. Rflchissez sur lachat dun tampon non-endossable et utilisez-le sur tous les chques entrants - cela empchera un employ de les encaisser. Enqutez personnellement les plaintes des clients quun paiement na pas t port leur crdit. Rcuprez une photocopie recto-verso du chque client et assurez-vous quil a bien t dpos sur votre compte entreprise.Obligez votre comptable prendre des vacancesUn employ qui vous escroque doit faire des efforts permanents pour cacher ses mfaits. De nombreux propritaires de petites entreprises sont surpris de dcouvrir que ceux qui lui volent sont des employs leur paraissant loyaux - ils ne prennent jamais de vacances, ne sont jamais malades. La raison cela est que ces personnes doivent tre au bureau tout le temps, car ils doivent cacher une piste de papiers trs complique. Il faut donc insister que les personnes soccupant de la comptabilit ou de la tenue des livres prennent des vacances tous les ans. Lidal est que ces vacances soient de deux semaines et quelles aient lieu la fin du mois, au moment du rapprochement. Utilisez le temps dabsence pour faire vrifier vos livres par quelquun dautre et pour rechercher dventuelles irrgularits.Faites vrifier vos livres rgulirementFaites venir un tiers extrieur au moins une fois par an pour vrifier vos livres. De cette faon, lescroc aura beaucoup de mal couvrir ses mfaits. Cette vrification devrait tre non-prvue et donc une surprise totale; assurez-vous quelle nintervienne pas au mme moment tous les ans. Si vous suspectez une fraude, pensez demander une vrification de fraude, au lieu dune vrification gnrale. Ce genre de vrification est fait pour dcouvrir et prvenir ce genre de pertes.Assurez-vous que vous comprenez vos registres.Il est trs facile pour un employ de garder de largent et des recettes quand la comptabilit est faite de manire ngligente en non contrle. En tant que propritaire, vous devez tre familier avec la comptabilit de lentreprise et avec le systme de tenue des livres. De cette faon, il sera facile de vrifier les livres et de vous assurer que tout va bien. Si vous ntes pas matheux, passez un peu de temps avec votre comptable, pour quil vous montre ce quil faut rechercher, ou bien prenez des cours de comptabilit dans un lyce local. Faire confiance quelquun dautre pour superviser cette partie importante de votre entreprise, ouvre seulement la porte lescroquerie.Protger votre logiciel de comptabilitNe permettez aucun accs non autoris votre logiciel de comptabilit. Ne mettez pas lordinateur qui contient votre comptabilit en rseau. Assurez-vous que lordinateur, comme le logiciel, sont protgs par mot de passe. Changez le mot de passe frquemment pour interdire laccs au programme aux personnes non autorises. Si vous utilisez des registres en papier, mettez-les sous cl.防止雇员欺诈侵占及其他类型的财务欺诈中最常见的可能就是雇员盗窃。小型公司常常深受其害，因为他们没有适当的控制手段去防御它。利用下面的提示帮助你的公司防范不道德的员工。分开职责不应让单独的一个雇员从头到尾控制一笔财务交易过程。填写支票的人不应该是签署支票的人。打开邮件的人不应该是记录应收款和调节账目的人。 通过分解责任，使得一个人难以从你那里偷钱和操纵记录来掩盖它。亲自得到银行对账单不要给予一个人职位使他有侵占机会销毁或取走做坏事的证据。公司业主或外部会计师应当每月收到未开封的银行对账单和注销支票。仔细审查这些支票。检查每张支票上的收款人、签字和背书。关注欺诈征兆，如： 给你不知道的供应商或个人的支票 支票变成现金大于你允许的备用金数额 像伪造的签名 丢失支票，或支票编码无序 给第三方的支票但由你公司内部某人背书 支票上所列收款人与你登记的姓名不符 严守你公司的支票不要对你公司的支票粗心大意。把支票放到加锁的抽屉中，并且不要交出钥匙。使用事先编码的支票，并经常检查缺失的支票编码。设置一个无效支票手续，要求你（业主）验证所有无效条目。要求所有超过正常金额的支票两个人签署（其中一个是你的）。从不，永不签署空白支票。亲自签署每张工资支票这可能花一些时间，但通常是值得的。审查支票确认它们支付给你知道的人。如果有你想不起来的名字，去找到那个人。每周数一遍你工资单上的人数，并查证那个数字是你签的支票数。确保没有你的批准和签字不能修改你公司的工资主文件。其他选择：有另外一个银行账号