EXCLE知识培训(new).ppt

2012 8 22 1 Excel基础知识 培训 IE科 赵华平主讲 2012 8 22 2 思考 我们为什么要学习该项技能 2012 8 22 3 电子表格处理技术的功能 丰富的自动化功能丰富的绘制图表功能方便的数据交换能力版式处理功能 2012 8 22 4 Excel用户水平的5个层次 2012 8 22 5 Excel概述及常用功能介绍 2012 8 22 6 一 Excel窗口的基本结构 菜单栏 标题栏 常用工具栏 格式工具栏 垂直滚动条 垂直拆分条 水平拆分条 2012 8 22 7 二 工作簿和工作表 工作簿 Book 一个Excel文件就是一个工作簿 可由一个或多个工作表组成 默认名字为 book1 工作表 Sheet 用于存储和管理数据的主要文档 又称电子表格 默认名字为 sheet1 用列号 A B C 和行号 1 2 3 命名 单元格是Excel的基本元素 是整体操作的最小单位 可以存放文字 数字和公式标记 用行标和列标一起 如B5 连续的单元格区域用冒号隔开 如A3 F8 工作表图表 工作簿 255 2012 8 22 8 三 常规设置项 1 你的名字 这一栏应该填上你的用户名 当存盘时 EXCEL会记录你的名字 方便别人查看时知道是谁最后更新此文件 2012 8 22 9 四 单元格的设置 单元格的对齐方式默认情况下 文本左对齐 数值及日期时间型右对齐 逻辑值居中 格式 工具栏中按钮 单元格格式 对话框中 对齐 选项卡 图6 3 8 对齐 选项卡 2012 8 22 10 单元格边框和底纹的设置 格式 工具栏中的边框 填充色 底纹按钮 单元格格式 对话框中 边框 图案 选项卡 图6 3 9 边框 选项卡 2012 8 22 11 五 保存工作区 在Excel中 可以将当前的工作状态保存为工作区文件 当重新进入并打开该工作区文件时 上次工作时使用到的所有工作簿就会被同时打开 并且按照当时的方式 位置排列 工作区文件的后缀为 xlw 操作步骤如下 打开要同时保存的多个工作薄 选择 文件 保存工作区 菜单项 在对话框中输入工作区文件名 确定 2012 8 22 12 2012 8 22 13 六 在单元格中设置斜线 表头中出现斜线是我国表格常用的格式 下面方法可完成此要求 步骤 1 在单元格输入若干空格后输入 性别 按住 ALT 键同时按回车键 光标即转到下一行 再输入 姓名 2 右键单击该单元格 再将此单元格设置成斜线格式 这样一个带斜线的表头就完成了 2012 8 22 14 七 设置纯数字单元格的上 下标 为纯数字单元格输入上 下标有一定技巧 如需输入83 步骤如下 1 在单元格中输入 832 选中单元格中的3 执行 格式 单元格 命令 3 在弹出的 字体 选项卡中选择 上标 4 单元格中出现了83 2012 8 22 15 路径 文件 另存为 工具 常规选项 设置密码 八 文档保护功能 1 文件加密保护 2012 8 22 16 路径 工具 保护 保护工作表 选择密码 八 文档保护功能 2 工作表保护 2012 8 22 17 八 文档保护功能 3 单元格读写保护 1 选择编辑区 不要选择标题区 2012 8 22 18 八 文档保护功能 2 点击 格式 菜单 单元格 保护 标签 将窗口中的 锁定 复选框取消 点击 确定 按钮 3 单元格读写保护 2012 8 22 19 八 文档保护功能 3 再执行 工具 菜单 保护 保护工作表 命令 为工作表设定一个防止其他用户修改的保护密码 这样 你的工作表的标题区就受到保护了 而编辑区仍可以录入数据 如果要修改标题区的话 只要撤消工作表的保护就可以了 3 单元格读写保护 2012 8 22 20 例 对入职的新员工 假定试用期为1个月 在1个月试用期满后 表单自动提示 并用颜色标注 以示区别 九 条件格式设置 1 选定要设置 条件格式 的列 2 打开 格式 菜单中的 条件格式 2012 8 22 21 1 选择要插入超链接的单元格 打开 插入 菜单中 超级链接 或点击右键选择 超级链接 快捷键 Ctrl K 并选择要链接引用的位置 十 超链接功能 2 在引用链接的文档中 建立链接返回 并键入要返回的单元格所在的位置 如返回 印刷部 在 A2 位置 2012 8 22 22 十一 不复制隐藏内容 步骤 1 选择需复制的区域 执行 编辑 定位 菜单命令 出现 定位 对话框 2 单击 定位条件 按钮 出现 定位条件 对话框 3 选择 可见单元格 单选按钮 单击 确定 返回 定位 对话框 再单击 确定 完成 4 此时按下CTRL C键复制时发现 所选区域处于多重选择状态 按CTRL V粘贴后会发现 已按照 所见即所得 的要求进行了粘贴 2012 8 22 23 十二 打印表头设置 我们在打印一个长工作表时 往往第二页后就显示不到标题 这样打印出来的工作表比较不直观也不太美观 我们可以通过 页面设置 来解决这个问题 2012 8 22 24 1 执行 文件 菜单 页面设置 命令 在对话框中点击进入 工作表 标签 2 点击 顶端标题行 按钮 后在工作表中选择好需要固定的标题行 点击 确定 按钮 2012 8 22 25 页面设置 后的结果 每页都可以打印出标题栏了 2012 8 22 26 十三 单元格有效性设置 1 在工作表空白处将要选择的信息先录入进去 然后选择要设置的列 一 设置单元格下拉菜单 快速录入数据 2012 8 22 27 2 启动 数据 菜单的 有效性 选项 在 设置 中选择 序列 功能 3 选择数据来源为预先定义的选项 确认完成 这样在列中就可以选择了 2012 8 22 28 十四 数据排序 排序是整理数据的一种方法 通过排序 Excel可按指定的字段值和排列顺序重新组织数据 排序的字段称为关键字段 最多允许3个关键字段 有主关键字和次关键字之分 简单排序 用于快速地对数据清单中的某一列数据进行排序 单关键字排序 单击数据清单中要排序的列的任一个单元格 单击 常用 工具栏上的升序或降序按钮 2012 8 22 29 复杂排序 对多个关键字进行排序 操作方法 单击数据清单中的任意一个单元格 选择 数据 排序 命令 在对话框中选择排序的主 次 第三关键字和排序方式 2012 8 22 30 特殊排序 单击 排序 对话框中的 选项 按钮 打开 排序选项 对话框 2012 8 22 31 Excel数据筛选用于快速寻找和使用数据清单中的数据子集 只显示满足条件的数据行 隐藏其它行 自动筛选 创建复杂的筛选条件在自动筛选的第三步选自定义 在对话框中选取逻辑操作符 字段值 并通过与 或按钮定义出满足两个条件的复杂的限定条件 撤消自动筛选 单击数据清单或选择区域 数据 筛选 自动筛选 数据 筛选 全部显示 数据 筛选 自动筛选 十五 数据的筛选 选取值或自定义条件 2012 8 22 32 十六 分类汇总 先分类 排序 后按类汇总分析 分级显示符号 2012 8 22 33 对分类汇总的字段进行简单排序 使相同的记录集中在一起 单击数据清单的任一单元格 选择 数据 菜单的 分类汇总 命令 出现 分类汇总 对话框 如图5 46所示 在 分类汇总 对话框中 选择分类字段 汇总计算的方式和要进行汇总的字段 可选择多个 单击 确定 按钮 就显示分类汇总表 如图5 47所示 分类汇总的操作步骤 图5 47分类汇总后的工作表 2012 8 22 34 实战演练 文档加密保护设置 条件格式设置 单元格有效性设置 数据排序 数据筛选 分类汇总 2012 8 22 35 常用Excel函数及其应用 2012 8 22 36 一 定义 Excel所提到的函数是一些预定义的公式 它们使用一些称为参数的特定数值按特定的顺序或结构进行计算 用户可以直接用它们对某个区域内的数值进行一系列的运算 参数 指的是函数括号中的数值 可以是常数 公式或其它函数 给定的参数必须能产生有效的值 2012 8 22 37 二 函数的结构 1 函数的结构以函数名称开始 后面是左圆括号 以逗号分隔的参数和右括号 2 嵌套函数 即多重函数 指在某些情况下 根据需要将某函数作另一函数的参数使用 2012 8 22 38 三 常用函数快捷方式 在excel表格的右下角有一个常用函数快捷方式的区域 如同所示 可以右键点击该区域 使用六种常用函数这六种常用函数 分别是 平均值 AVERAGE 计数 COUNTA 计数值 COUNT 最大值 MAX 最小值 MIN 求和 SUM 2012 8 22 39 四 求和函数 SUM 行或列求和H3单元格 SUM B3 G3 B11单元格 SUM B3 B10 区域求和H11单元格 SUM B3 G10 2012 8 22 40 五 平均数函数 AVERAGE AVERAGE函数用途 求算数平均数请注意下面两个函数的书写 AVERAGE A14 A19 AVERAGEA A14 A19 2012 8 22 41 六 计数函数 COUNT 用途 计数COUNT 统计所选中的单元格区域中数字的个数COUNTA 统计所选中的单元格区域中非空单元格的个数 包括数字 文字等 例 2012 8 22 42 七 VLOOKUP函数的应用 2012 8 22 43 八 IF函数 COUNTIF SUMIF IF函数在B12单元格中输入 IF B11 60 合格 不合格 逻辑判断式 当逻辑判断式为真时 返回的值 当逻辑判断式为假时 返回的值 IF函数用于执行真假值判定后 根据逻辑测试的真假值返回不同的结果 因此IF函数也称为条件函数 简单的IF函数由三个参数组成 上表中参数表示 如果第一个参数 A2 A3 成立 则执行第二个参数 TRUE 或 A2 A3 的结果 否则执行第三个参数 FALSE 或 A2 A3 的结果 2012 8 22 44 SUMIF函数功能 统计符合条件要求的单元格中数字之和例 可以求出在B2到B4这三个单元格中大于20的数字之和 八 IF函数 COUNTIF SUMIF 2012 8