会计档案管理制度.doc

会计档案管理制度为了加强本公司会计档案管理,保证会计档案的安全、完整、及时,根据相关法规,结合本公司实际情况，制定本办法。 一、 会计档案管理部门 1.会计档案由板块财务部负责各公司会计档案工作的指导、监督和检查。具体管理工作由各公司财务主管会计负责，各公司应选定具备完善的防潮、防霉、防蛀、防火、防盗等条件的房间作为档案管理室。2.财务部门及公司内部有关的分公司、子公司，必须建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅、严防毁损、散失和泄密。 二、 会计档案归档的流程1.凭证 主管会计每个月的月末对当月的经营的相关业务核算完毕、封账后，于次月初，对本月全部的会计凭证，包括各种原始凭证、记账凭证、汇总凭证，及附件（包括批件）进行检查，检查的内容有凭证是否有缺号、附件是否齐全。无误后把全部凭证装订整齐，在凭证封皮上填写年度、月份、单位名称、册号、起止凭证号码、主管会计签字，按顺序放入档案柜中保管。2.会计账簿 年度终了，年结以后，主管会计将金蝶账套中本年度1-12月份的包括总账、明细账、日记账、各种辅助登记簿等全部打印并按类别（资产、负债、损益、所有者权益）装订成册 ，按照规定贴税花，按顺序放入档案柜中保管3.财务报告。每个月末，主管会计将包括各级主管部门月、季、年度会计报表，报表附注及财务情况说明打印装订放入档案柜中保管。（打印签字）4、主管会计将当月银行调节表及现金盘点表整理后存放在档案柜中，5.各种类发票 主管会计负责将公司各类发票存放在保险柜中，每月填制发票领用存明细表，保证空白发票与登记一致。每次领用发票数量必须由会计进行登记。存根返回数量要与前次领用发票数量相符。发票使用人必须按期将使用后的发票存根返回会计，由会计统一整理备查及再次申购。已经开具的发票存根联和发票登记簿，应当保存五年。保存期满，报经税务机关查验后销毁。在办理变更或者注销税务登记的同时，办理发票和发票领购簿的变更、缴销手续。 51.使用（ 开票）制作凭证的会计人员要对报账单及业务单和所开发票进行核对，要做到发票金额和业务单金额及报账单金额相符，最后会计必须按上述核对的金额及客户名称开具发票，发票即不能多开也不能少开。 提示：必须据实提供客户的发票。严格禁止财务人员虚开发票。各公司财务经理有责任每月进行核对。 5.2 发票专用章保管规定 由发票管理员负责保管。各公司发票由会计统一购买并负责保管，发票使用人在领用与返回发票时，要办理领用与存根返回手续三、税务主要档案1.每个月初，主管会计将上月计提的应缴税金在税务电子申报系统中按照应缴税金明细账余额进行申报，并划转税款，并将电子报税系统中上报给税务的各项税金申报表、季度企业信息表打印一份装订归档保管。3.主管会计在每年5月份将上一年度所得税汇算清缴报告在税务电子申报系统中填报并打印清缴报告并归档保管。4.主管会计负责将当地主管税局的各项批复报告（ 如果是口头答复的，也必须要有事情经过的时间、日期、地点和人名等记录）材料归档保管。5.主管会计负责将公司年度审计或专项审计报告归档保管。 四、 会计档案的归档保管 1.主管会计负责全部会计档案的整理、立卷、保管、调阅、销毁等一系列工作。 2.主管会计变动时，应办理交接手续，由板块财务经理负责办理原主管会计与接任主管会计进行会计档案移交手续，将全部案卷逐一点交，接管人员逐一接收。 版块财务经理变动时，由集团财务总监、版块领导小组共同负责，原管理人员编制会计档案移交清册，将全部案卷逐一点交，接管人员逐一接收。 五、会计档案的借阅使用 1.财务部建立会计档案清册和借阅登记清册。 2.凡需借会计档案人员，须经财务负责人或公司经理批准后，方可办理调阅手续。 3.借阅会计档案人员，不得在案卷中标画，不得拆散原卷册，更不得抽换。 4.借阅会计档案人员，不得将会计档案携带出外，特殊情况，须经单位领导批准。需要复制会计档案的，须经财务主管会计或公司经理批准后方可复制。 六、 各种会计档案保管期限 1.会计凭证保管15年。 2.会计账簿保存15年，其中现金和银行存款日记账保存25年。 3.会计报表保存10年，其中年度决算表永久保存。 4.发票保管5年。 各类会计票据档案保管期限表序号档案名称保管期限备注一、会计凭证类原始凭证15年记账凭证15年汇总凭证15年二、会计账薄类总账15年包括日记总账明细账15年日记账15年现金和银行日记账25年 固定资产卡片固定资产报废清理后5年辅助账簿15年固定资产报废清理后5年三、财务报告类月、季度财务报告3年包括文字分析年度财务报告（决算）永久包括文字分析四、其他类会计移交清册15年会计档案保管清册永久会计档案销毁清册永久银行余额调节表5年银行对账单5年七、 会计档案的销毁 1.会计档案保管期满，需要销毁时由主管会计提出销毁清单，汇同公司经理共同鉴定后，编制会计档案销毁清册，报经主管经理和上级主管部门批准后，方可销毁。对其中未了结的债权、债务的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，由档案部门保管到结清债权、