办公自动化说明.doc

主要功能1：系统管理系统管理的主要功能一是为系统各模块提供所需的基础数据，如：组织机构等。二是系统自身所需要的一些基础数据支持，如：系统配置等。三是建立人员基础信息及对应的权限等基础数据，如：人事信息、权限管理等。主要功能2：公文管理公文管理包括发文管理、收文管理、公文监控、短信催办。发文管理主要完成对单位文件，从拟稿到红头文件封存归档、下发的一个完整流程的控制，一个文件的流转一般经过的步骤有：拟稿、审核、会办、核稿、签发、校对、用印、分发、立卷、归档、销毁等程序。收文管理主要完成对上、下级单位的正式文件，从签收到归档的一个完整流程的控制，其中要经过的步骤有：登记（传递、签收、分类）、拟办、批办、承办、催办、转办、查办、立卷、归档、销毁等程序。以上描述的步骤并不一定要求所有公文都严格遵守，有些公文的流转过程是上述步骤的一部分。因此要求流程设置灵活方便、可扩展性强。主要功能3：档案管理主要功能一是通过与公文管理的连接实现综合办公系统的收、发文在流转结束后进行预归档，通过系统提供的数据接口，将需要归档的信息传输至档案管理系统。二是档案的分类管理和借阅管理。主要功能一是通过与公文管理的连接实现综合办公系统的收、发文在流转结束后进行预归档，通过系统提供的数据接口，将需要归档的信息传输至档案管理系统。二是通过对已有馆藏文书档案、科技档案、财务档案、声像档案、照片档案、人事档案和实物档案等的数字化，实现档案的全面自动化管理和提供不受用户站点限制的网络查询利用服务主要功能4：日常办公日常办公的主要功能包括工作流的定义、资源管理、文件管理、会议管理、图书管理、部门日程、车辆调配等主要功能一是通过与公文管理的连接实现综合办公系统的收、发文在流转结束后进行预归档，通过系统提供的数据接口，将需要归档的信息传输至档案管理系统。二是通过对已有馆藏文书档案、科技档案、财务档案、声像档案、照片档案、人事档案和实物档案等的数字化，实现档案的全面自动化管理和提供不受用户站点限制的网络查询利用服务主要功能5：个人服务 个人服务的主要功能包括日程安排、个人通讯录、电子邮箱、个人文件夹；主要功能主要功能主要功能主要主要主要功能功能功能功能功能6：综合查询综合查询的主要功能包括公共信息的查询。具体包括电子公告、电子论坛、信息采集、政策法规、电子书库、时刻表、邮政区号、公共通讯录。2.2 服务对象：根据用户对系统使用权限等级的不同，可将用户定义为以下几类：（1）系统管理员：除具备普通用户的使用权限外，还可以使用系统管理的功能，完成系统维护、用户管理、权限管理等功能。（2）普通用户：系统的注册用户可使用公共信息、个人信息的查询以及公共审批的业务功能。（3）业务人员：除具备普通用户的使用权限外，还可以使用相关的业务处理功能，使用权限由系统管理员分配。（4）相关人员：除具备普通用户的使用权限外，还可以查询相关的业务信息。（5）业务主管：除具备普通用户的使用权限外，还可以查询相关业务的信息，对相关的业务流程进行初步审核。（6）部门领导：除具备普通用户的使用权限外，还可以查询相关业务的信息，对相关的业务流程进行初步或二级审核。（7）公司领导：除具备普通用户的使用权限外，还可以查询相关业务的信息，对相关的业务流程进行审批、签发。2.3 权限控制：根据服务对象的分类不同，所拥有的权限也不尽相同，权限最终控制归于系统管理员，系统管理员拥有最高权限，可以对整个系统进行配置管理，可以下放普通管理员权限给各科室或二级矿的系统负责人，系统管理员或普通管理员可以将各个功能模块的权限赋予其他系统用户。系统中的所有用户，都要通过管理员来为其分配账号及相应的权限，才能做地应的操作。而权限的分配是根据用户的实际工作范围来分配的。用户权限按系统功能划分：（1）系统管理员：所有模块，重点是系统管理模块。（2）普通管理员：除了一般用户所拥有的权限外，还要有系统管理模块的权限管理、人事信息、组织机构、图章管理等，其他模块的配置功能（3）一般用户：注册后可使用综合查询、个人服务、修改密码等基本模块，经授权后可使用公文处理、档案借阅等其他业务功能。2.4 系统维护：我们将派遣专业的技术支持人员进行现场的安装与调试，并向相关工作人员介绍安装与调试的要点，保证系统的使用人员掌握基本的系统安装的方法。用户方的日常维护我们将交给用户方设置的管理员，管理员需具备基本的网络知识，对应用软件的基本认识，以及相关PC机的使用技巧，具有一定的PC机日常维护经验。具体维护方式我们将在本操作手册中及现场培训中详细说明。系统运行中若遇到性能、故障等问题，我们将提供以下技术后援支持服务：（1）现场技术支持服务：我们将安排经验丰富的工作人员到现场进行维护。为了让用户的问题得到尽快的处理，我们将为所有的现场维护技术支持配备手机。为了有效地进行系统软件的维护，我们事先就开始做组织工作，建立专为该项目成立的维护的机构，声明提出维护申请报告的过程及评价的过程，为每一个维护申请规定标准的处理步骤，还必须建立维护活动的登记制度以及规定评价和评审的标准。（2）电话咨询：我们设立热线服务台,提供7*8小时(即每周7天，每天8小时)电话技术咨询服务。（3）网上技术支持：通过电子邮件方式提供服务。我们并把一些技术维护文档上通过邮件的形式发给用户，系统用户可以根据自己的需要在网上下载后使用。（4）技术资料：在系统正常运行后为用户提供一整套所安装软件的维护手册,其中包括详细的设计手册、安装手册、使用手册。如果以后软件修改、补充或升级时，我们都会更新升级维护手册；而且我们还会定期为用户递送一些资料及产品公布信息，同时以上资料也将在网上发布并及时更新。（5）响应时间：对工程任何层次的维护要求，我们都将建立8小时内作出响应的机制，并且根据站点的重要性及其复杂程度的不同，我们将相应缩短维护的响应时间3 客户支持为了让您的付出得到最大的回报，请注意以下信息。3.1 读者反馈我们始终欢迎来自客户的反馈意见，站在阅读使用的角度，客户的感触往往更能说明问题，这点对我们开发至关重要。提交反馈意见，请发邮件至。3.2 勘误虽然我们会全力确保本手册内容的准确性，但错误仍在所难免。如果您发现了本手册中的错误，而且愿意向我们