全国行政事业单位资产清查报表管理系统培训讲义.ppt

中科院事业单位资产清查报表管理系统软件操作培训讲义 刘春霞 电话 62582793 2007年2月8日 系统简介工作流程软件的下载和安装系统配置卡片系统清查系统ARP数据导入卡片系统 培训流程 系统简介 该系统由 行政事业单位资产卡片管理系统 和 全国行政事业单位资产清查报表管理系统 两个子系统组成 卡片系统提供了固定资产卡片 包括帐实相符资产 盘盈资产 的录入 查询 打印 删除 导入外部数据 生成清查系统文件 备份 恢复等功能 清查系统提供了从固定资产卡片提取数据到基础表 基础表间计算 提取基础表数据到报表 汇总报表 以及单位管理 数据的录入 打印 导入 导出 上报 收集 汇总 审核 查询 备份 恢复等功能 工作流程介绍 填报单位工作流程 1 在卡片系统中录入实际盘存和盘盈的资产卡片 盘亏的在清查系统中直接录入 2 在卡片系统生成基础表数据文件 3 在清查系统中录入单位信息 生成填报单位 4 接收卡片数据到基础表 形成11类实盘 盘盈资产基础表数据 5 录入封面信息 录入其余的基础表的数据 6 表内数据审核 7 表间计算 8 生成报表 将基础表数据提取到报表 汇总表 录入汇总表封面信息 9 表间数据审核 审核通过后可以进行上报 10 上报基础表 报表或汇总表数据 其中汇总表数据为必报项 进入 中华人民共和国财政部网站 网址 在此下载 软件的下载和安装 点击任意一个 行政事业资产清查软件 新 拆分包 进行软件下载 出现如图的界面 下载完成后 直接点击 打开 按钮 或者运行目标程序setup 1 exe程序 出现出现安装向导 三个拆分包的内容是一样的 任选其一下载就可以 下载完成后 直接点击 打开 按钮 或者运行目标程序setup 1 exe程序 出现如下界面时 选择目标文件夹 点击 安装 按钮 出现如图界面 选择安装路径后 点击 安装 安装完成后 点击 确定 还是在这个网址上 点击 行政事业单位资产清查软件升级补丁程序 进行 升级补丁程序 的下载 注意 下载的软件是已经修改后的版本 因此不须下载补丁程序 在此下载 软件的安装 软件下载完成后 在目标文件夹中点击图标 出现如下界面 点击 安装数据库 按钮 安装MSDE数据库 数据库安装完成后 程序组 启动 文件夹中将出现 服务管理器 图标 点击 服务管理器 点击 服务管理器 点击 开始 继续 启动MSDE 建议安装完全部软件后 重新启动计算机 即可自动启动MSDE 启动后变为绿色 在任务栏中会出现相应的图标 安装 全国行政事业单位资产清查报表管理系 1 点击 安装软件 启动安装程序 2 进入安装向导安装程序运行后 出现 全国行政事业单位资产清查报表管理系统 安装向导窗口 点击 下一步 继续进行安装 3 设置安装路径系统的缺省安装路径为 C ProgramFiles ZCQC 用户可根据自己的实际情况修改其路径 点击 下一步 继续进行安装 点击 下一步 按钮进入 准备安装 界面 如下图所示 点击安装按钮 开始软件的安装 如下图所示 安装完成后出现如下图所示界面 点击完成按钮完成软件的安装 软件安装完成后 在Windows桌面上同时出现 卡片系统配置 行政事业单位资产卡片管理系统 清查系统配置 全国行政事业单位资产清查报表管理系统 4个图标 特别注意 使用本软件之前必须进行相应的系统配置 安装补丁程序找到下载后的升级补丁程序文件夹 升级包2007012001 运行程序Upgrade2007012001 出现下列界面 点击 是 点击 确定 升级补丁软件使用说明 1 升级前请确保清查报表系统和卡片系统都不在运行 2 如果安装程序是旧版本 安装之后 须先配置好清查报表系统和卡片系统 接着分别运行一下报表系统和卡片系统 然后退出 再使用升级程序 3 若不按1 2步骤操作 升级程序可能无效 4 升级前请关闭杀毒软件和防火墙 以保证升级程序不被拦截 卡片管理系统 配置卡片管理系统 首先配置MSDE数据库环境 点击 行政事业单位资产卡片管理系统 程序组文件夹中的 卡片系统配置 出现其对话框 点选MSDE 在SA密码框中输入SA密码 默认SA密码为 cfit808 输入单位全称 在数据库服务器地址框中输入数据库服务器地址 默认数据库服务器地址为 local cfit808 保存系统配置 点选 默认当前配置 点击 退出 退出对话框 点击 是 建立数据库 数据库建成后 出现 提示 对话框 表示数据库已建成 系统配置成功 如图所示 操作提示 如果点击 保存 后 出现 提示 对话框 说明还未建立数据库 配置程序将自动建库 如图所示 如果数据库已经建立 点击 保存 后 也将出现上图的对话框 点击 确定 退出对话框 完成系统配置 注意 如果1 2配置不正确 需要重新配置 否则建立新的数据库 登录卡片系统运行本系统后 会出现 登录 对话框 如图所示 1 选择用户 默认用户为 sys 2 输入密码 默认密码为空 3 登录系统 上述操作正确后 点击 确认 出现系统的主窗口 如图所示 可以进行录入 修改 查询 打印 导入外部其他系统的资产卡片数据和由卡片数据生成清查报表系统基础表的数据文件 注意 实盘和盘盈资产卡片应分别录入 例 点击 土地 或点击主菜单 卡片录入 下的 土地 菜单 出现其对话框 其余10类资产卡片录入窗口与土地资产卡片类似 如图所示 注意 1 红颜色的字表示该项是卡片的必填项 2 卡片序号 由系统自动生成 不能修改 资产卡片其他项可以进行修改 外部接口功能 点击 外部接口 进入 外部接口 的主窗口 如图所示 注意 可以将其它固定资产管理软件系统的卡片数据通过系统规定的标准接口文件导入资产清查的卡片系统内 接口文件的类型有文本数据文件 TXT 和SQL脚本文件 SQL 其中文本数据文件的记录数据项由卡片库全部对应字段组成 SQL脚本文件由相应的SQL语句和卡片数据组成 具体字段应按照卡片库字段名指定 生成清查系统文件 点击 生成清查系统文件 或点击主菜单 外部接口 下的 生成清查系统文件 菜单 出现其对话框 如图所示 操作步骤如下 1 点击 浏览 确定文件存放地址 2 选择行业类型 事业 3 点击 确认 开始生成清查系统文件 4 点击 取消 退出对话框 清查系统管理 配置清查管理系统 首先配置MSDE数据库环境 点击 全国行政事业单位资产清查报表管理系统 程序组文件夹中的 清查系统配置 出现其对话框 点选MSDE 1 输入SA密码 在SA密码框中输入SA密码 默认SA密码为 cfit808 2 输入单位全称 3 输入数据库服务器地址 默认数据库服务器地址为 local cfit808 4 点选 默认当前配置 5 保存系统配置 点击桌面上的清查系统的快捷方式启动清查系统的登录界面如下图所示 1 选择用户 默认用户为 主管 2 输入密码 默认密码为空 3 点击 确认 登录系统 清查系统管理 当第一次运行本系统 并且数据库中没有单位则会出现新建单位窗口 如图所示 如果在运行本系统时所连接的数据库中已建立过单位则会出现初始化单位的窗口 选择已有的单位 本对话框和 初始化单位 对话框将不再出现 如果没有选择已有单位 而是直接点击 确认 按钮则会出现新建单位窗口 要求新建单位 输入单位全称 输入组织机构代码输入财政预算代码 前三位 173 后三位按照预算代码填列 选择单位所在地区 必须选择单位实际所在地 如选择错误 则必须重新安装系统 选择单位类型 填报单位 选择单位执行会计制度 事业单位会计制度 选择机构行业分类 7510 输入备用码 与预算代码相同 选择单位基本性质 财政补助事业单位 选择财务隶属关系 二级单位 选择预算管理级次 中央级 选择隶属关系和部门标识 000000 和 491 如果您在运行本系统时所连接的数据库中已建立过单位则会出现初始化单位的窗口 如下图所示点击 选择已有的单位 如您没有选择已有单位而是直接点击 确认 按钮则会出现新建单位窗口要求您新建单位 登录清查系统登录成功后 进入系统主窗口 如图所示 进入清查系统后首先需要输入的是单位扩展信息 才能进行其它数据的录入 在数据录入菜单下点击录入封面信息出现如下图所示录入封面信息窗口 将单位扩展信息里的各项内容填写完整 注意 封面信息不完整 不能进行套表数据录入 保存 在套表列表中 点选套表套表2 事业单位资产清查套表 打上 标记 再点击 确认 设置当前套表首次登录成功后 会出现 设置当前套表 对话框 注意 报表录入 修改 查询计算等都是在当前套表内进行的 当前套表的设置不仅在初始化时设置 初始化以后也可以随时进行设置 本系统按单位的性质不同共提供了4个套表 包括行政 事业单位资产清查套表 套表4 套表2 和行政 事业单位清查汇总报表 套表3 套表4 事业单位应选择套表2 事业单位资产清查套表 和套表4 事业单位清查汇总报表 查询 打印清查汇总报表时应选择清查汇总报表 套表4 数据录入主窗口点击主菜单 数据录入 下的 录入 菜单 或点击主菜单下端的 录入 按钮 屏幕出现具有报表样式的窗口 进行基础报表数据录入时 底色为白色的单元格为数据录入项 底色为绿色的单元格为自动生成项 只有基础表可以填报 报表需要通过从基础表提取数据完成 注意 录入 修改前必须单击 修改 按钮 录入数据有许多是必填项 必填项见 资产清查软件操作手册 附录4 录入编辑器有许多下拉选项 报表下拉选项见 资产清查软件操作手册 附录5 选择相应的基础表的子表 点击工具栏上的 修改 按钮 如选择的子表为浮动表则点击工具栏上的 追加行 按钮 出现 增加数据 编辑器 开始报表数据逐项的录入 点击 确认 按钮 完成报表一行数据的录入 继续录入需要再次点击 追加行 按钮来进行录入 操作步骤 1 录入数据 2 保存数据点击 保存 出现 保存提示 对话框 如图所示 如果仅保存当前子表 点选第1项 如果保存所有基础表 点选第2项 数据保存成功后 出现 操作提示 对话框 如图所示 可以一次录入多行资产信息 具体操作如下 1 选择相应的基础表的子表 点击工具栏上的 修改 按钮 2 点击 编辑 菜单的 批量录入 子菜单 出现 批量录入 编辑器 开始报表数据逐项的录入 在其左下角 批量增加记录数 中输入一次批量录入的行数 点击 确认 按钮 完成录入 3 点击 保存 按钮 进行保存操作 注意 一次批量录入的数据 每行除序号依次增加以外 其它都是相同的 3 批量录入 4 Excel导入将Excel格式文件的数据转换为基础表的数据 点击主菜单 文件 下的 Excel导入 菜单 出现选择Excel文件对话框 如图所示 注意 导入的Excel文件中如果有基础表对应下拉项部分为文字的需要修改为相应的编码 然后才能导入 否则不能导入 例如 J04G事业单位资产出租出借报表中 出租 出借栏只能填01或02 不能填出租或出借 报表系统中的下拉项见 资产清查软件操作手册 附录5 实现这个操作的前提条件是外部的Excel报表文件的格式要与转入的基础表的格式完全一致 具有相同的栏数 操作步骤 1 选择文件选择需要导入的文件 点击 打开 出现选择要导入的子表的对话框 2 进行导入在导入子表框中选择要导入的子表 在导入区域中设置起始行 起始列 总行数 总列数 点击 确定 起始行 导入的基础表中从合计行以后开始的浮动行号 起始列 导入的基础表中开始填入数据的列的自然顺序号 总行数 导入数据的总行数 总列数 导入数据的总列数 3 退出对话框点击 取消 退出对话框 注意 在进行EXCEL导入时各项内容与代码的关系见附录5 注意 J15 1AS J15 1BS J15 2S J15 10SK J16S 是从资产卡片导入的实际盘存和盘盈的数据 不能修改 J15 1AK J15 1BK J15 2K J15 10K J16K 为盘亏减少数据报表 所有减少的的资产都在这些报表中手工录入 或用EXCEL导入数据 事业单位固定资产 土地清查明细表 财清事基15 1AS 15 1AK表 主要反映在固定资产中单独核算的土地的清查情况 价值已计入无形资产 计入房屋构筑物或划拨土地等未入账的土地资产在财清事基16 1AS或16 1AK表中反映 实盘资产 包括账实相符 盘盈 有关信息主要由基础数据库生成15 1AS表 其余信息 包括盘亏 毁损 报废等 人工录入或EXCEL数据导入在15 1AK表中 事业单位其他土地资产明细表 财清事基16 1AS 16 1AK表 主要反映单位实际占用的 价值计入无形资产 房屋构筑物或划拨等未入账的土地清查情况 单独作为固定资产入账的土地填报财清事基15 1AS或15 1AK表 不在本表反映 实盘资产 包括账实相符 盘盈等 有关信息主要由基础数据库生成16 1AS表 其余信息 包括盘亏 毁损 报废等 人工录入或EXCEL数据导入在16 1AK表中 事业单位固定资产 房屋及构筑物清查明细表 财清事基15 1BS 15 1BK表 主要反映单位占有使用的房屋及构筑物清查情况 属于基本建设项目的 已使用未转入固定资产的房屋及构筑物填报财清事基17表 不填本表 实盘资产 包括账实相符 盘盈 有关信息主要由基础数据库生成15 1BS表 其余信息 包括盘亏 毁损 报废等 手工录入或EXCEL数据导入在15 1BK表中 事业单位已使用未转固定资产房屋及构筑物明细表 财清事基17表 本表反映属于在建基本建设项目中已使用未转入固定资产的房屋及构筑物的基本情况 本表人工录入或EXCEL数据导入 表内审核用于表内的数据审核 点击主菜单 工具 下的 表内审核 菜单 进行当前表页审核 数据正确则出现 审核通过 对话框 数据不正确出现 审核不通过 对话框 并显示审核错误信息窗口 这时需要查找原因 调整数据直至审核通过 接收卡片数据文件接收 卡片管理系统 产生的 清查系统文件 导入清查数据 sql 形成基础表的11类实盘 盘盈资产数据 以及基础表的实盘 盘盈资产的出租 出借情况的数据 点击主菜单 数据处理 下的 接收卡片数据文件 菜单 出现其对话框 如图所示 操作步骤 点击 选择 选择数据文件 点击 接收 接收数据文件 接收完成后在窗口下面的状态提示框中会提示导入完成 点击 关闭 退出对话框 这时 如果导入数据正确 将在基础表中可以看到相应的固定资产信息 表间计算表间计算是按照资产清查填表的要求 将相关基础表的数据经过运算 汇总 自动填入的操作过程 表间计算应在基础表数据完整的情况下进行 也就是说在卡片数据导入和手工填入完成后进行 点击主菜单 数据处理 下的 表间计算 菜单 或点击主菜单下端的 表间计算 按钮 出现其对话框 如图所示 操作步骤 表间计算 点击 计算 开始进行计算 当出现 计算完成 时 完成提取计算 退出对话框 点击 关闭 退出对话框 生成报表生成报表是按照资产清查填表的要求 将基础表的数据经过运算 汇总 自动填入资产清查报表的过程 点击主菜单 数据处理 下的 生成报表 菜单 或点击主菜单下端的 生成报表 按钮 出现其对话框 操作步骤 1 进行提取计算点击 计算 出现 操作提示 对话框 如图所示 点击 是 进行提取计算 当出现 计算完成 时 完成提取计算 2 退出对话框点击 关闭 退出对话框 上报 注意 上报前必须将套表封面录入完整 将基础表数据导入 录入完整 完成表间计算 完成生成报表工作 否则会产生错误信息 不能完成上报 点击主菜单 数据处理 下的 上报 菜单 或点击主菜单下端的 上报 按钮 出现其对话框 操作步骤 选择上报文件存放的地址 生成文件的文件名是由当前套表名 当前单位代码 当前单位名称 后缀 CR构成 选择上报单位 选择要上报的报表 选择基础表 报表 文件分盘 系统缺省为不分盘 进行上报 注意 汇总报表为必选项 设为不可选项 点击 确认 系统开始对数据进行上报 对话框下方出现时间的进度条 对话框左下角出现 完成 字样 并出现 上报成功 对话框 单击 确定 退出对话框 注意 上报 包括汇总报表 报表或基础表数据 其中汇总报表数据为必报项 上报前系统强制进行表间数据审核 审核不通过 数据将无法上报 并出现审核错误信息 需要补全数据 上报的同时判断是否进行过表间计算和生成报表 如果没有进行 数据将无法进行上报 需要进行表间计算和生成报表 数据审核检查套表数据正确性 完整性 确保上级单位对数据进行汇总 分析的正确性 有效性 注意 每个填报单位在填报完成后 都要进行审核 点击主菜单 审核 下的 数据审核 菜单 或点击主菜单下端的 审核 按钮 出现其对话框 操作步骤 点击 选择单位 选择单位 选择要审核的报表 报表可部分选或全选 进行审核点击 审核 如果审核通过 将出现 审核通过 对话框 如审核不过 将出现 审核未通过 对话框和 审核错误信息 对话框 4 点击 关闭 退出对话框 数据查询 点击主菜单 查询 下的 数据查询 菜单 出现其对话框 1 输入查询报表的标题 2 在左侧的单位列表中将您要选择单位勾选上 3 选择要查询的子表 选择子表中要查询的字段 双击要查询的字段即可选中 4 进行查询点击 查询 查询的结果就显示在 查询结果 窗口中 在该窗口中 可以将查询结果进行打印预览 打印 或输出成Excel文件 ARP数据导入卡片系统 接口数据文件为文本格式文件 TXT 的导入1 卡片导入的数据文件卡片导入的数据文件分为两个 基本信息文件 出租 出借附属信息文件 附属信息文件需配合基本信息文件导入 2 数据文件的填写要求基本信息文件的每条记录由73项数据项组成 其数据项的排列顺序见附件说明 参见EXCEL模板 出租 出借附属信息文件的每条记录由8个数据项组成 各数据项的排列规则与基本信息文件相同 基本信息文件与出租 出借附属信息文件也可以合并在一个文本文件中 一次导入 枚举类型的数据项 如资产类别 使用状况等 需用代码表示 其对应代码见附件说明 数字类型的数据项如无值 用0表示 字符类型的数据项如无值 用NULL或空表示 可以采取以下两种方式导入一 将ARP数据转换为 TXT 格式的文件 用卡片管理系统的 外部接口 功能直接导入二 通过SQL2000的客户端工具 企业管理器 功能导入到卡片管理系统 ARP数据导入卡片系统 一 将ARP数据转换为 TXT 文本格式文件后导入1 卡片导入的数据文件卡片导入的数据文件分为两个 基本信息文件 出租 出借附属信息文件 附属信息文件需配合基本信息文件导入 2 数据文件的填写要求基本信息文件的每条记录由73项数据项组成 其数据项的排列顺序见附件说明 参见EXCEL模板 出租 出借附属信息文件的每条记录由8个数据项组成 各数据项的排列规则与基本信息文件相同 基本信息文件与出租 出借附属信息文件也可以合并在一个文本文件中一次导入 枚举类型的数据项 如资产类别 使用状况等 需用代码表示 其对应代码见 资产清查软件操作手册 附件5说明 数字类型的数据项如无值 用0表示 字符类型的数据项如无值 用NULL或空表示 操作步骤如下 一 通过DISCOVERER建立数据模版 并导出为EXCEL文件格式 格式如图所示 二 将数据表另存为CSV 逗号分隔 格式的文件 定义文件名 并在 报表类型 下拉选择框中选择 CSV 逗号分隔 如图所示 按 保存 按钮 显示如下界面 按 保存 按钮 显示如下界面 按 保存 按钮 显示如下界面 按 确定 按钮 显示如下界面 按 是 按钮 显示如下界面 三 将已经转化为CSV 逗号分隔 格式的文件 再转换为 TXT文本文件 首先打开windos系统的 记事本 程序 点击 文件 菜单下的 打开 将 文件类型 选择为 所有文件 在 文件名 框中输入已经转化为CSV 逗号分隔 格式的文件名称 打开后的文件内容如图所示 点击 文件 菜单下的 另存为 将 保存类型 选择为 文本文档 TXT 在 文件名 框中输入文件名称 四 数据整理好后 导入到卡片管理系统进入卡片系统 点击 导入外部数据 或点击主菜单 外部接口 下的 导入外部数据 菜单 出现对话框 如图所示 操作步骤 点击文件名选择框右侧的 选择数据文件 选择导入类型点选 TXT 或 SQL 如果点选 TXT 还需要选择各数据项之间的分隔符号 点击 导入 导入外部数据 点击 关闭 退出对话框 ARP中的资产信息通过SQL2000的客户端工具 企业管理器 功能导入到卡片管理系统 将ORACLE数据通过DISCOVERER查询 建立所需项目的查询表 将产生的表导出EXCEL格式 再将EXCEL数据导入卡片数据表中 运行SQLServer进行数据导入 点击 企业管理器 进入页面 依次顺序点击 展开列表直到如下图的页面 点击 数据库 项下的 ZGKXYKJKXYYYYJZXCARD 选择AssetsCfg表 点击右键 选择 所有任务 导入数据 或点击工具栏中的 操作 所有任务 导入数据 进入数据导入页面 点击 下一步 选择数据源 选择MicrosoftExcel97 2000 点击 下一步 点击文件名选择框右侧的 选择数据文件 点击 下一步 点击 下一步 在 源 的栏目中选择数据表 EXCEL模版数据所在的表 并在 中划上 在 目的 的栏目中选择数据表选择 assetsCfg 点击 下一步 点击 下一步 点击 完成 如果导入成功将出现如下界面 如果导入不成功将出现如下界面 双击错误行将出现以下的各个界面 错误的原因和解决问题的方法如下 目的 数据表 assetsCfg 中有数据 未清空 应将其数据表中的数据全部删除 此现象为国标编码错误 检查国标编码 此现象为国标编码错误 检查国标编码 此现象为数据类型出错 应判断为字符形或数字形 应将资产类别和国标编码定义为字符形 即有绿三角标识的格式 资产分类与国标编码的范围不符合 国标编码超出了资产分类的范围 应检查国标编码是否在其资产分类规定的范围内 注意 在下载的文件中含有1个 文档资料 文件夹 其中文档 2固定资产分类与代码及第一号修订单 是新修订的国标编码 应按照这个修订后的国标代码和资产分类填列 尾行后面还有其他与数据类型不匹配的隐含字符 应将尾行后面再进行一次删除 ARP中的数据转换为EXCEL数据应注意的问题 一 应将日期格式转换为 Y