(2)集团地产系统档案分类规则及档号编制方法 82-86.xls

82 集集团团地地产产系系统统档档案案分分类类规规则则及及档档号号编编制制方方法法 一一级级类类目目二二级级类类目目三三级级类类目目四四级级类类目目名名称称基基本本范范围围备备注注 A 文书档案 A1 行政文书 A1 1 行政证照 各公司证照 营业执照 税务证 组织机构代码证 资质证 外商批准证 公司章程及修正案 验资报告 董事会及股东会决议 变更核准证书 安全生产许可证 运输经营 许可证等 同一家公司的证照不分年 度 放在一起 不同公司 的证照分开装盒 A1 2 内部发文 A1 2 1 部门公司及各部门下发的各类文件 制度 纪要 决议 计划等 A1 2 2 部门 A1 3 公函 各类往来公函 以公司名义发给政府部门及外单位的函件 政府部门下发及外单位发的与本公司 职能有密切关系或由本公司承担有关责任并需要执行的重要文件 与工程项目建 设无关的文件 A1 4 其他管理 文件 A1 4 1请示 报告 总结 批示包括公司内部的各类请示 报告 批复等 A1 4 2行政类采购 非合同类的行政 经营 营销等采购资料 竞价审批表 询价表 固定资产审批 表 联系函等 A1 4 3各种台账 报表董事局领导或地区公司领导批示的登记本 档案印章工作原始台帐记录等 A1 4 4行政类招投标年度行政招标 办公用品招标 办公楼室内装修招标 办公绿化招标 A2 监察管理 A2 1 报告 调查报告及批示上报领导的有关监察调查报告以及相关批示 A2 2 专案 A2 2 1 专案与专案调查有关的全部资料以专案立卷编号 A2 2 2 专案 A3 营销品牌 A3 1 品牌宣传 A3 1 1审批文件与品牌宣传工作有关的请示 报告及批示 A3 1 2媒体投放工作审批表各公司媒体投放工作审批表 A3 1 3新闻 A3 1 4销售 品牌广告 硬 软 A3 1 5招聘广告 A3 1 6画册 书籍 刊物等宣传资料 A3 1 7其他类品牌文件不属于以上类型的其他类品牌文件 A3 营销品牌 A3 2 销售档案 A3 2 1 项目 组团销售档案 各项目画册 楼书 销售单张 户型手册 按揭须知 名片 纸袋 认购须知 认购书 合同等销售物料 A3 2 销售档案 A3 2 2 项目 组团销售档案 A3 2 3 项目 组团销售档案 83 A 文书档案 A4 合同 A4 1 公司 A4 1 1 行政经营相关 采购类合同行政类材料和设备购销 买卖 合同 购 A4 1 2广告类合同广告策划合同 广 A4 1 3商品房合同商品房买卖合同 契 A4 1 4租赁合同单位场所 设备物资等租赁合同 A4 1 5其它类合同其它类行政合同 A4 2 公司 A5 法律诉讼 A5 1 诉讼 A5 1 1 诉讼案 公司有关法律诉讼类的文件及相关材料 传票 诉状 判决书 裁决书 律师函 等 A5 1 2 诉讼案 A5 2 非诉讼 A5 2 1 非诉讼案 有关法律非诉讼类的文件及相关材料 非诉讼法律事务上报表 法律问题咨询登 记表 公司函审批表 律师函审批表 A5 2 2 非诉讼案 A6 党政管理 A6 1党委 A6 2工会 B 项目档案 B0 项目档案综 合类 B0 1 年度招标 年度招标定标档案有关年度招标工作的相关资料 B0 2 通用资格 审查 通用招投标资格审查文件 若干工程招投标通用的资格审查合格单位 初选单位基本情况表 入围单位联系 情况表 营业执照 副本 快递投递申请登记表 招标项目立项书 搜集单位 通知书 委托书 企业基本情况表 资质证书 安全生产许可证 社保清单 近 两年业绩清单 典型业绩合同等 B0 3 单项招标 招投标单项文件 不随具体项目归档或多个项目共用 且有地区公司领导或集团董事局领导批示的 招投标类资料 B0 4 未中标 未中标档案未中标人投标文件正 副本等资料 B0 5 年度合同 项目年度合同项目年度合同等 不隶属某个项目的 B0 6 备案合同 项目备案合同报建类合同 84 B 项目档案 B1 第一个项 目 B1 1 用地 B1 1 1用地类证照国有土地使用证 建设用地规划许可证 房屋拆迁许可证等 B1 1 2用地类资料 房屋拆迁公告及附图 用地红线图 房屋建设计划预备项目表 建设项目选址申 请表 选址意见书 建设用地规划许可证报批表 建设用地批准书及附图 建设 用地通知书及附图等 与政府的往来有关用地的函件及二手项目有关的往来函件 B1 1 用地 B1 1 3土地合同 1 股权转让合同 股权转让合同 股权合作合同 补充合同等 2 框架性协 议 合作协议 投资协议 意向协议 一级整理协议等 3 出让合同 成交确 认书 出让合同 出让合同补充协议等 4 解约合同 5 征地补偿合同 6 拆迁合同 不含与个体签订的拆迁或补偿协议 7 借款合同 因征地 拆迁 土地整理等原因签订的借款合同 8 土地流转合同 土地流转合同 土地租赁 合同等 9 涉及土地的相关函件 承诺书 函 会议纪要 备忘录等 10 其它与土地相关的合同及资料 主要是协议书 B1 2 报建 B1 2 1 期报建证照 建筑工程规划许可证 建筑工程施工许可证 商品房预售证 房屋产权证 工程 规划验收合格证 消防验收合格证 环保验收合格证 人防验收合格证 监理许 可证等 B1 2 2 期报建类资料 建筑工程消防设计审核书 建设工程报建审核书 建设工程施工图审查合格书 修建性详细规划批复 防空地下室建设意见书 违法建设行政处罚决定书 建设 项目环境影响申请书及报告表 环境影响报告书 送审建筑设计方案复函等 与政府的往来有关报建方面的函件 B1 2 3 期报建证照 B1 2 4 期报建资料 B1 3 工程管理 B1 3 1 项目 期工程管理档案 项 目 栋楼工程管理档案 监理日志 监理日报 月报 总结等 监理规划 细则 监理工程师联系单及批 复 监理工作联系单 旁站记录 材料进场报验 分包资质进场报验等 检验批 验收记录 工程总结 施工过程形成的声像资料 施工过程中产生的相关记录资 料及质保资料 工程开工令 延期批复 施工组织设计 各分部工程施工方案 与相关单位的往来函件 尤其是施工单位向我司发出的索赔相关函件 竣工验 收资料及竣工图 B1 3 2 项目 期工程管理档案 项 目 栋楼工程管理档案 B1 3 3 项目 期工程管理档案 项 目 栋楼工程管理档案 85 B 项目档案 B1 第一个项 目 B1 4 招投标 B1 4 1 工程定标档案 定标审批表 招标立项意见书 资格审查合格单位表 开标情况统计表 招标文 件 议标呈批报告 预决算审计部出具的定标价格审核报告 预决算审计部盖章 确认的最终报价清单 招标文件和招标答疑收发记录 对招标文件澄清 答疑 修改的文件 技术标评标报告 中标通知书 落标通知书 中标人投标文件正 副 本 包括投标报价的投标函 报价汇总表等 B1 4 2 工程定标档案 B1 5 预决算 B1 5 1 工程预决算档案工程结算审核表 预决算部结算书 施工单位结算书等 B1 5 2 工程预决算档案 B1 5 3 B1 6 项目合同 B1 6 1工合字合同 工 建设工程施工合同 工 以其他公司名义签订的但 涉及本项目内容的合同也 要归入到该项目合同中 如三线项目前期以地区公 司名义签订的合同 B1 6 2设合字合同 设 建设工程设计合同 设 B1 6 3 项目工程相关 购合字类合同 购 与工程项目有关的材料和设备购销 买卖 合同 B1 6 4其他合同 它 测绘 代付代扣等其他与工程有关的合同 B1 7 设计文件 B1 7 1函件 关于项目设计事宜的往来函件 图纸校审会签表 设计变更通知 会议纪要 关 于项目设计事项的请示报告 B1 7 2图纸 方案图 附带方案确认书 方案调整申报表 图纸 总工室下发的各类施工图 建筑 结构 水电 空调 配套图等 个别零星工程图纸较少的 如围墙 泳池结构 电梯 道路 管线图等 归为综合配套总类 再按专业分类整理编 目存档 B1 8 项目采购 B1 8 1 非合同类 项目采购档案 与项目采购工作有关的重要领导批示 涉及项目采购工作的询价 报价单 定价 表 联系函 认购单等相关资料 非合同类采购 E 声像档案 E1 照片 E1 1第1个10年的照片 1 各个时期领导班子及有关重要活动 及反映公司各个历史时期建设面貌的声像 资料 2 本公司内外部组织或参加的重要会议及活动声像资料 3 反映本公司主要职能活动和工作成果的声像资料 4 级领导人和著名人物参加的与本公司有关的重大活动的声像资料 5 上级领导来本单位视察 检查工作形成的声像材料 6 公司项目重要工程建设中形成的主要声像材料 包括现场原貌 开工仪式 重 要施工阶段 竣工仪式 售楼开盘仪式 楼盘重要促销活动或项目全貌等 7 荣获各种荣誉证书 奖状 奖旗 奖杯等的声像材料 8 其它具有新闻价值和保存价值的声像材料等 E1 2第2个10年的照片 E2 录音带 E2 1第1个10年的录音带 E3 录像带 E3 1第1个10年的录像带 E4 磁盘 E4 1第1个10年的磁盘 E5 光盘 E5 1第1个10年的光盘 86 F 实物档案 F1 锦旗 F1 1第1个10年的锦