【绝对干货】如何有效做好企业人力资源管理制度建设？.docx

推荐【绝对干货】如何有效做好企业人力资源管理制度建设？2014-05-15 09:08:39 人力资源制度设计对于公司规范化管理绝对是必要的，也是HR从业者必备的管理武器，更是HR从业人员提升个人发展能力的必备技能。 科学有效的人力资源管理制度体系是规范人力资源管理流程更是预防各种管理风险的武器。作为人力资源从业者，必须站在人力资源管理战略的高度来重视人力资源管理制度的设计和建设，站在公司经营管理需要角度审视管理制度的突出要点，确保各项管理制度制定的针对性和有效性。 一、人力资源管理制度制定原则 【原则1】必须符合国家法律法规和风序良俗 企业作为一个具有法人资格的实体，在经营过程中必须遵照国家各项法律、法规和规章，做一个守法的法人是对企业提出的最基本的要求。 人力资源管理在具体工作中，涉及招聘、用人和管人等各个环节中严格遵守和落实国家相关的法律法规规章的要求，企业人力资源管理制度和政策涉及员工的切身利益，最具相当的敏感性，如果处理不当的话，轻微情况下会产生劳动纠纷出现劳动争议，严重情况就要发生矛盾冲突，直接影响企业正常的生产经营活动甚至待工停产，给企业和员工的切身利益带来极大的伤害。从这个意义上来讲，制度制定者必须精通国家法律法规。 【原则2】循序渐进推进的原则 任何制度设计都不可能一蹴而就，必须采用循序渐进的方式逐步推进。为此必须采用架构式的思维框架来考虑制度设计，按照“紧急制度优先，次要制度逐步部署”的原则。 【原则3】企业与员工价值双赢原则 公司管理制度要将员工与企业的利益紧密地结合在一起，促进员工与企业共同发展，这是企业人力资源管理制度规划的首要的基本原则。任何显失公平的制度，都会极大损害员工长远利益，最终也会伤害企业的长期利益。 【典型案例】 某企业老总发现员工上班到厕所看报纸的多，就要求人力资源部发布制度，要求员工每天上厕所不超过3次，每次如厕不超过10分钟，制度公布后引起哗然和员工强烈不满，不久后制度遇到阻力自然失效。 概要分析：上述制度没有被员工接受的原因是，制度违背“风序良俗”，公司应该从员工工作饱和度、绩效目标考核入手，而不是只看到“员工经常上厕所”表面现象。 二、人力资源管理制度制定流程 人力资源管理制度和公司所有制度一样，编写流程都雷同，参考流程如下： 1、成立企业制度领导小组和起草小组 制度领导小组主要企业领导组成，主要目的是制度起草过程中获得高层的有力支持。在涉及员工切身利益的节点上高层能够站在更高角度审视制度内容的合理性和可行性。 公司成立管理制度起草小组的目的在于，在统一的管理体系下分工协作，充分讨论，确保各项管理制度流程的规范性。 此外起草小组要做好分工，为了确保管理制度“来自群众，服务群众”，最佳的方式是制度起草小组来自各个部门的代表，方便将来讨论。 2、确定管理制度框架和模板标准 制度起草小组要根据公司经营管理需要制定统一的管理框架，同时讨论并确定制度模板中关键项目，例如每项制度都要包括： *主要目的：描述管理制度制定的主要目的在哪里 *术语定义：定义常见的专业术语和名词解释 *适用范围：清晰定义出制度的适用范围，例如集团还是子公司等 *职责分工：定义在本项管理制度中各部门的职责 *主要流程：制度涉及的工作流程图 *制度规定：清晰规定制度的具体内容 *相关制度：本项管理制度引用哪些外部管理制度 *主要记录：本项管理制度配套的记录文件 *制度生效：规定制度何时正式生效 3、起草制度内部讨论 一项制度起草后，必须经过小组内部讨论，必须考虑每项制度实现的现实管理基础，必须考虑员工的接受程度。 4、制度公司内部公示 制度内部讨论通过后，公司内部可以内部公示，对于影响员工切身利益的制度，必须全员公示才有效。 5、制度发布并培训 制度按照ISO9000流程要求的规范审批和发布流程执行，制度发布后必须进行全员培训，保留员工培训的记录，例如培训签到表培训效果调查表等。 6、制度试运行 任何制度发布后都要有个试运行的过程，试运行过程发现问题及时反馈，以便在下一版本中完善。 三、人力资源管理制度的有效性 我国劳动合同法第4条规定“用人单位应当依法建立和完善规章制度，保障劳动者享有劳动权利和履行劳动义务”。除了国家法律法规以外，可以说企业的规章制度是用人单位的自留地，完善的规章制度可以大大扩展企业的权利。但是如果规章制度不完善，在发生劳动纠纷和仲裁时，则应当按照对员工有利的方向来倾斜。 企业规章制度要想具有法律效力，应当具有三个条件：第一是规章制度的内容须具合法性；第二是规章制度的制定和通过要经过民主程序；第三是要向劳动者公示。上述三点缺一不可。 1、管理制度的内容必须合法 所谓的“内容合法”就是指企业各项规章制度其内容符合国家法律法规，常见的法律包括劳动法、劳动合同法及相关的法律法规。企业人力资源管理制度内容绝不能与法律法规相抵触，如果发生抵触则无效。 我国劳动合同法第4条规定企业的规章制度要依法制定，劳动部关于若干条文的说明指出劳动法第4条规定的依法是指依据所有的法律、法规、规章，包括宪法、法律、行政法规、地方法规、行政规章。依法制定规章制度，是保证其内容合法的基础。法律有明文规定的，用人单位可以依据法律的规定，制定出符合企业实际情况的规章制度，对于没有相关法律规定以及法律没有禁止性规定的，企业可以依据劳动法律立法的基本精神以及公平合理原则出台相应的规章制度。 2、规章制度制定和通过要经过民主程序 劳动合同法规定“用人单位在制定修改或者决定有关劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时，应当经职工代表大会或者全体职工讨论，提出方案和意见，与工会或职工代表平等协商确定”，为此企业在规章制度制定程序上强调民主性，只有通过职代会讨论定稿后，与工会或职工代表通过平等协商才能确定。 需要特别说明的是，民主程序对规章效力的影响应以劳动合同法实施时间为准，在2008年1月1日以前制定的规章制度只要内容合法且经过公示程序，即是缺少制定阶段的民主程序也可以作为用人单位管理和处分的依据。而在2008年1月1日以后制定的规章制度，只要缺少制定阶段的民主程序，一般就认定无效，不能作为用人单位管理、处分劳动者的依据。 C：制度的有效公示 管理制度如何有效公示，公示的方式及形式，劳动合同法等法律上均无明文规定。规章制度制定和通过要经过民主程序核心思想是劳动者对制度必须有全面的知情权。 在企业人力资源管理实践中，可以通过组织利益干系人的集体学习、培训、考试、编写规范的员工手册，与员工签订有效的劳动合同等多种方式告知劳动者。 对于必须要求员工知晓的制度规定（例如考勤管理制度劳动纪律管理制度等员工容易经常犯错误的地方），企业可通过组织员工签字的方式确认。 四、人力资源制度框架设计 人力资源管理制度是企业管理制度有机组成部分。一个好的管理架构是企业循序渐进推进各项管理制度的基础。 本文作者提炼出企业常见的管理制度列表，以和读者分享，主要目的是要让大家了解比较全面的制度和记录文件。 制度和规范名称制度价值分析常见管理记录备注员工手册企业要维护一套有效员工手册，员工手册提炼所有制度精华内容新员工入职时签署员工招聘管理规范企业要规范招聘面试登记和录用流程，特别是录用过程必须防范录用风险新员工招聘申请表新员工应聘登记表新员工面试评价表新员工录用审批表等招聘登记表内容需要严谨规范员工入职和转正管理规范企业要规范员工入职流程和服务标准，提升企业形象新员工欢迎函劳动合同书新员工试用期考核表转正审批表等要规范试用期考核对应转正薪酬的关系绩效考评管理制度企业要有一套明确而严谨的绩效评估流程年度考核任务书员工考核指标确认表绩效考核申诉表员工考核评价表以及考核对应奖惩审批表等考核指标下发以及确认过程要规范薪酬福利管理制度企业要维护统一有效的薪酬职级表，和任职资格以及绩效考核挂钩薪酬（福利）调整审批单薪资（福利）调整通知书公司福利要透明规范培训管理制度规范培训管理制度，提升企业员工能力公司年度培训计划表年度培训需求调查表培训课程评估表培训签到表培训效果反馈表培训协议书公司年度培训记录表外部培训要及时和员工签订培训协议书考勤休假管理制度公司考勤休假管理规范有序员工请假审批表员工加班审批表员工调休审批表等。劳动纪律管理制度必须明确劳动纪律，明确规定违纪的行为规则员工违纪处罚审批表员工违纪处罚通知书公司制度民主评议表公司制度民主评议报告等涉及员工切身利益的制度要民主发布员工离职管理规范员工离职申请表离职访谈记录表员工离职联合会签表竞业限制协议以及员工离职证明等 此外，对企业管理有价值的任职资格管理规范等，在上述制度制定完善后可以考虑深入完善，和绩效考核以及薪酬管理体系挂钩起来。 五、人力资源制度如何规范管理 任何制度发布后，如何有效维护是一个非常重要的问题。很多企业做法是文件PFD处理后邮件发给全员，这种做法缺点一是泄露公司管理秘密，二是制度可维护性比较差，很多员工容易遗忘。比较好的做法是： 1、规范文件编码：人力资源管理制度可以HR开头，1开头的是制度、规范和流程类；2开头的文件是规程和子制度；3开头的是模板。这样所有文件都符合ISO9000的流程； 2、版本维护：文件版本Vx.y正式发布以V1.0开始，一般小的变更变更y，大的变更则调整主版本x； 3、制度发布载体：最好以网页方式链接发布，企业由专门部门（负责ISO9000体系维护的部门例如质量管理部或者行政管理部）来维护文件最新版本，确保员工看到的是最新版本的制度和记录文件。 除了文件编号，版本号以外，制度批准日期，生效日期等信息同样需要在内网公示。 上述做法好处一目了然，所有制度流程和记录纳入统一管控，真正做到规范有序。 上述内容摘自人力资源常见管理问题解决方案及风险防范和企业人力资源管理全程实务操作部分章节，同时融入作者实际工作经验总结和提炼。 【作者简介】 贺清君：硕士，北航毕业，著名上市公司担任人力资源总监职务，擅长公司治理架