金碟图书馆管理系统操作手册.doc

金碟图书馆管理系统操作手册金碟图书馆管理系统操作手册金碟数码科技（珠海）有限公司武汉大学出版社出版2007年1月Contents一、系统简介11.1 系统简介21.2 功能特点4二、运行环境及安装说明52.1 运行环境62.2 系统安装72.3 单机版安装说明82.4 网络版安装说明122.5 加密狗的安装14三、书目采访253.1 定购新书273.2 修改订单293.3 验收新书303.4 订单信息333.5 采访清单343.6 验收清单353.7 退货信息36四、编目移送374.1 编目查重394.2 取采访书目404.3 直接编目414.4 移送424.5 注销报损444.6 MARC支持454.7 编目查询464.8 新书通报474.9 移送清单48五、流通管理495.1 流通515.2 读者管理565.3 读者查询575.4 维护读者585.5 读者单位录入595.6 维护读者单位605.7 读者级别录入615.8 维护读者级别625.9 查阅书目信息635.10 查阅流通信息64六、期刊管理656.1 订购期刊666.2 修改订单676.3 期刊登到686.4 期刊装订696.5 期刊采访清单706.6 期刊验收清单71七、统计打印737.1 打印条码747.2 打印书标747.3 书目分类统计747.4 编目情况统计表747.5 统计部门情况747.6 期刊分类统计757.7 流通周报表757.8 流通月报表757.9 流通年报表75八、系统维护778.1 用户管理788.2 数据库备份798.3 字典编辑器818.4 报表及统计设计工具838.5 书商字典878.6 出版社字典888.7 收藏单位字典898.8 印刷厂字典908.9书商维护918.10 出版社维护928.11 收藏单位维护938.12 印刷厂维护94九、Web检索与发布959.1 新书通报979.2 图书查询989.3 发布公告999.4 读者留言1019.5 超期通报102一、 系统简介1.1 系统简介金碟图书馆管理系统是由金碟数码科技（珠海）有限公司根据现阶段我国图书馆管理的发展现状，参考国内外多家图书馆管理软件之特长、专门针对藏书量在10万册以下的中小学、中专及企事业单位小型图书馆、资料室的自动化管理需要而开发的信息管理系统。该系统采用了国内通用的标准著录CNMARC条例，实现了国内图书目录数据共享，能自动生成CNMARC数据；根据中国图书分类法第四版实现了图书的辅助分类和条形码打印，解决了同类软件所欠缺的功能。系统共包括图书的采访、编目、流通、查询、期刊管理、系统管理、字典管理、WEB检索等八个子系统，内含操作员权限管理、读者管理、著者管理、出版社管理、图书分类管理、书商管理、订单管理等模块，附带在线帮助系统和多媒体功效。具有技术先进、功能完备、可靠性强、扩展性强、安全性高、用户友好等特点，适用于多操作系统，便于资源共享，能适应不同类型图书馆自动化、网络化管理的需求。其主界面如图1-1所示： 图 1-11.2 功能特点金碟图书馆管理系统是专门为中小型图书馆开发的图书馆自动化集成系统。它集中体现了在图书馆系统方面的新技术、新思想。无论在系统总体结构上，功能设置上，数据库系统上，用户界面上，数据接口上，金碟图书馆管理系统都远远超出了一般小型系统的概念，是一个实用、高效、扩展性强的应用系统。主要特点: 集本公司多年开发经验进行系统功能与数据库设计。 采用了最新的开发工具，是用户界面更美观、更简洁，操作更便捷。 书目数据采取MARC格式存储，标准化程度高，便于数据共享与交换。 具备非常灵活的报表处理能力，用户可以根据具体情况自己设计出最满意的样式。 具有WEB检索与发布及资源共享功能。二、 运行环境及安装说明2.1 运行环境2.1.1 软件环境在安装金碟图书馆管理系统之前，计算机上一定要先安装中文版Windows95、Windows98、Windows2000、Windows NT中的任一个操作系统软件，并安装好加密狗。 2.1.2 硬件环境CPU:80586或更高性能的中央微处理器。硬盘：不少于100M的剩余空间。内存：至少64M，建议更高。光盘驱动器2.2 系统安装2.2.1 金碟图书馆管理系统有两种发行版本：第一种：单机版。此版本中包括了金碟图书馆管理系统的七个主要模块：书目采访、编目移送、流通管理、查询、期刊管理、系统管理、字典管理。安装方法按照3.1节中的方法完成。第二种：网络版。此版本中包括了金碟图书馆管理系统的八个主要模块：书目采访、编目移送、流通管理、查询、期刊管理、系统管理、字典管理、WEB检索。安装方法按照3.2节中的方法完成。2.2.2 系统运行环境的安装金碟图书馆管理系统是基于客户机服务器体系（C/S）的分布式网络数据库系统。其安装运行环境如下：1 数据库：Windows NT Server 环境下符合SQL标准的数据库，SQL Server。2网络协议：企业联网，通讯协议为TCP/IP。3服务器端操作系统：Microsoft Windows NT Server 4.0/Windows 2000 Server。基本配置：Pentium 500以上处理器，128以上内存，20GB以上硬盘空间。4. 客户端操作系统：Microsoft Windows 95/98/2000或WINNT Server/Workstation。基本配置：Intel Pentium II 350/Intel 赛扬 30/AMD K6 300以上处理器，64MB以上内存，6.4GB以上硬盘空间。 2.3 单机版安装说明在给定的安装盘中双击文件名为Setup的安装图标。如图2-3-1所示：图2-3-1然后系统自动运行弹出如下窗口，直接单击“Next”按钮。请您仔细阅读许可协议，若接受许可协议内容，则单击“Yes”按钮，弹出如图(2-3-4)所示窗口；若不接受许可协议内容，则单击“No”按钮退出安装程序，输入用户名及单位名称后，单击“Next”按钮，单击“Browse”，选择安装路径，选择安装路径后，单击“确定”，再单击“Next”按钮，开始安装系统文件，最后单击“Finish”完成安装。24 网络版安装说明网络版安装主要分为服务器端安装和客户端安装。2.4.1 服务器端服务组件的安装 在给定的安装盘中双击文件名为Setup的安装图标。如图(2-4-1)：图2-4-1然后系统自动运行，直接单击“Next”按钮，请您仔细阅读许可协议，若接受许可协议内容，则单击“Yes”按钮，弹出窗口；若不接受许可协议内容，则单击“No”按钮，退出安装程序。输入用户名及单位名称后，单击“Next”按钮，弹出窗口，单击“Browse”，选择用户安装路径。选择安装路径后，单击“确定”，再单击“Next”按钮，弹出窗口。在地址栏中填入该系统服务器的机器名或IP（192.168.0.128）地址，在端口栏中填入端口号或使用默认端口号（80），主要是为登录该系统服务器而设置。如果要进行Web检索或发布，例如端口号设置为80，则在浏览器地址栏中输入：/192.168.0.128:80即可进行Web检索与发布。设置完后单击“Next”，在主机名一栏中输入数据库服务器的机器名或IP地址，用户名和密码均为数据库的用户名和密码。设置完后单击“Next”。对输入信息确认无误后，单击“Next”进行安装，最后单击“Finish”完成安装。2.4.2 客户端服务组件的安装在安装盘中双击文件名为Setup的安装图标，然后系统弹出窗口，直接单击“Next”按钮，请您仔细阅读许可协议后，若接受许可协议内容，则单击“Yes”按钮，弹出窗口；若不接受许可协议内容，则单击“No”按钮，退出安装程序。输入用户名称及单位名称，单击“Next”按钮，如图(2-4-14)：单击“Browse”，选择用户安装路径。选择安装路径后，单击“确定” 按钮，再选择“Next”按钮，系统开始安装文件，输入该系统的数据库服务器的IP地址后，单击“Next”。确认设置的用户信息无误后，单击“Next”这自动完成安装。2.5 加密狗的安装若您购买的软件是单机版，则直接将加密狗安装在软件所安装的计算机上即可；若您购买的是网络版，则需将加密狗安装在服务器上。加密狗安装在计算机的任意并口上。把计算机和打印机的电源关闭后，将加密狗外壳有接口的一端直接插入并口即可。 为方便客户使用，现已取消加密狗，通过密码登陆使用。三、 书目采访 新书采访子系统使图书采访中的各种数据由手工处理转向自动化处理。经过书目采访管理处理后的各种书目数据相对其它管理也是重要资料，例如可将其转换成编目数据等。采访工作受服务对象、经费和具体任务等方面的制约，要使图书馆管理保持在最优状态，就必须随时掌握采访工作中各种信息的变化，不失时机地进行采访。例如：出版发行信息、资金计算、订购查重、未到书的催询工作等。采访模块主要完成图书馆对于预定书目的采购功能。一般由图书管理人员确定将要采购的书目并录入，等书目采购回来以后由验收人员验收登记入库。3.1 定购新书订购新书主要是进行新书订购操作,对订单的基本属性进行录入，主要包括订单号，订购日期，订购人，文献类型，ISBN，正题名，并列提名，副题名，从编题名，第一责任说明，其余责任说明，出版社，出版日期，分辑名，卷标识，入藏卷期，订购价，版次，币种，尺寸，附件，副本数等。其中，“新增”按钮是指增加新订单，而“增加”按钮则是指在一张订单中增加多本书。既要添加新书下订单时，先点击“新增”按钮。在订单号存在的条件下才向该订单中增加记录。3.2 修改订单修改订单主要是对已经下了订单但还没有验收的订单进行更改。它可针对订单的所有属性、订单号进行修改。点击“修改订单”，弹出查询对话框，根据订单号、书商、订购日期、订购人、验收人、验收日期等查询出已存在的订单。操作步骤和“新书订购”一样。3.3 验收新书验收新书主要是对所下订单的内容与实际的到货情况进行确认，如果确认无误，则验收成功，验货入库；如果发现订单内容与实际的到货情况有误，例如错发、多发、缺页等情况，则进行退货等操作。点击“验收新书”，弹出查询对话框，我们可以根据订单号、书商、订购日期、订购人、验收人、验收日期等查询出已存在的还没经过验收的订单。3.4 订单信息订单信息主要是根据用户的要求察看某一订单的具体内容，并且可以在该订单内新增客户所需的具体内容。最后可以打印出书目清单。3.5 采访清单采访清单主要是根据用户的要求察看某一订单的预定情况。其中包括题名，作者，ISBN，出版社，订购人，订购日期，货币种类，定价，征订册数，文献类型，订购状态等等。并且可以按要求打印出具体的报表。点击“采访清单”，弹出查询对话框，我们可以根据订单号、书商、订购日期、订购人、验收人、验收日期等查询出需要察看的订单。3.6 验货清单验货清单主要是对已经验货入库的订单内容进行察看和修改。主要包括订单中的书商、出版书、订购人、验收人、文献类型、卷册等等。点击“验货清单”，弹出查询对话框，根据订单号、书商、订购日期、订购人、验收人、验收日期等查询出需要验收的订单。3.7 退货信息退货信息主要是察看要退货的一些基本信息，以及退货报表的打印。点击“退货信息”，弹出查询对话框，根据订购号、出版社、正题名、第一责任、验收日期等查询出需要退货的订单。四、编目移送编目是对书目数据的处理，即将图书著录项目记录在计算机存贮载体上。编目数据可直接输入，也可直接取采访数据进行编目，所以本系统是一个综合性的采编系统。编目移送主要包括编目查重、取采访书目、直接编目、移送、注销报销、读取MARC、编目查询、新书通报、移送清单等等。4.1 编目查重编目查重可以根据需要编目的书的分类号，著者号，正题名，文献类型，第一责任，其余责任，出版社，ISBN，复本数，编目人员，编目日期等进行查询该书。然后对该书进行条码打印和编目。点击“编目移送”中“编目查重”，弹出查询对话框。可以根据分类号、著者号、正题名、作者、出版社、ISBN等进行查询出需要编目的书。然后根据查询的结果，对该书进行编目，即点击“增加”按钮，给该套书记录条形码。然后单击“确定”即可。“编目查重”，弹出查询对话框。可以根据分类号、著者号、正题名、作者、出版社、ISBN等进行查询出需要编目的书。4.2 取采访书目取采访书目主要是对刚验货入库的书进行条码打印和编目，点击“编目移送”中“取采访书目”，弹出对话框。如图（4-1-1），操作步骤也一样。4.3 直接编目直接编目不是通过采访来的书目数据进行编目。选择直接编目系统将初始化编目数据，等用户编辑完成以后，可以跟读取采访书目数据进行编目一样进行编目和移送。点击“编目移送”中“直接编目”，弹出对话框，操作步骤也相同。4.4 移送移送主要是将已经编目的数据移送到流通库。在移送的时候，图书将按册进行编码，即为每一本书分发一个登录号，可以打印条码号，可以增加和删除相同的书目到流通库中。点击“编目移送”中“移送”，弹出查询对话框，可以根据其条码区间，编目日期，编目人员等查询出已经编目但还没有流通的书籍。进入移送清单界面。然后直接点即“移送”按钮则流通完毕，只有已经移送的书才能借出。4.5 注销报损注销报损主要是对库存中的某些已经损坏或者无价值的书籍进行报废处理。点击“编目移送”中“注销报损”，弹出查询对话框，可以根据其条码区间，编目日期，编目人员等查询出已经编目但还没有流通的书籍。进入注销清单界面。然后直接点即“注销”按钮则完毕。4.6 MARC支持MARC的支持是指系统对中国机读目录格式文件和ISO 2709文件的读取工作，该部分提供读取和生成标准格式文件的方法。读取MARC主要是由于有一些书目可能来自于系统内、外的MARC文件，并将之保存到系统中，方便馆际互借和交流等。生成MARC可以生成CNMARC和ISO 2709格式的MARC文件，可以方便的进行保存，传输等工作。对于MARC的操作主要集中在编辑MARC文件中，该编辑方法可以很方便的编辑MARC文件，对于字段，可以很方便的使用字典的方式来编辑，减轻了操作人员对于繁杂的MARC编辑工作。4.7 编目查询编目查询可以根据所需要的信息如分类号，著者号，正题名，文献类型，第一责任，其余责任，出版社，出版日期，ISBN，复本数，编目人员，编目日期等进行模糊查询。点击“编目移送”中“编目查询”，弹出查询对话框，可以根据其分类号、著者号、正题名、作者一、出版社、ISBN等查询出已经编目的书籍。进入查询结果界面。可以双击左边列表中的某条需要信息来察看该条信息的详细情况。4.8 新书通报新书通报主要是用来查询打印新书上架的具体情况。点击“编目移送”中“编目查询”，弹出查询对话框，可以根据其分类号、著者号、正题名、作者、出版社、ISBN等查询出已经编目的书籍。进入查询结果界面。可以双击左边列表中的某条需要信息来察看该条信息的详细情况。4.9 移送清单移送清单主要是指已经移送完毕的书，即已经在流通的书。点击“编目移送”中“移送清单”，弹出查询对话框，可以根据其分类号、著者号、正题名、作者、登录号等查询出已经编目的书籍，进入查询结果界面。可以双击左边列表中的某条信息，查看该条信息的详细内容。五、流通管理图书流通工作是图书馆与读者联系最密切的工作环节，读者利用图书馆的主要方式是通过图书借还活动进行的。流通管理就是对图书馆流通工作中的各种流通信息、流通状态进行自动控制和管理。流通管理主要包括以下几个模块。5.1 流通流通主要是为读者借阅的管理，可以对读者的借阅时间，可借书目，以及续借天数等进行限制，并且可以对所借书的数量和预约时间进行设定，以及违反规定所做出的处罚。其中包括赔款倍数，超期罚款的单价。点击“流通管理”中“流通”，进入界面。首先将借书卡放到读卡器上，然后将光标放到借书证条码号右边的编辑框里，即单击借书证条码号右边的编辑框，在短暂的等待后，读卡器将借书卡里的信息读出，这时就可以借书，若要还书时，双击下面的表格中的登录号，弹出对话框进行操作即可。5.2 读者管理读者管理主要是对读者的一些基本资料进行存储，包括借书证号，读者姓名，性别，出生日期，单位，家庭地址，家庭电话，身份证号以及预约数等等。点击“流通管理”中“读者管理”，进入界面。5.3 读者查询读者查询可以根据读者的条码号，姓名，性别，证件，级别，家庭地址等等条件进行模糊查询，以获得客户的具体信息。点击“流通管理”中“读者查询”，弹出查询对话框，可以根据借书证号、姓名、性别、证件、级别、单位、家庭级别等信息进行查询。进入读者查询界面。可以双击左边列表中的某条需要信息来察看该条信息的详细情况。5.4 维护读者维护读者主要是对读者的基本信息进行维护。其中包括读者的姓名，性别，证件，级别，家庭地址，联系电话等等。点击“流通管理”中“读者查询”，弹出查询对话框，可以根据借书证号、姓名、性别、证件、级别、单位、家庭级别等信息进行查询。进入读者查询界面。然后可以对该读者的信息进行更改，单击“保存记录”按钮即可。5.5 读者单位录入读者单位录入主要是对单位的名称，地址，电话，传真，联系人等等信息进行存储。点击“流通管理”中“读者单位录入”。5.6 维护读者单位维护读者单位主要是对以单位为名称的读者的基本信息进行维护，包括单位名称、单位地址、单位电话、联系人等等。点击“流通管理”中“维护读者单位”。5.7 读者级别录入读者级别录入主要是对读者的级别进行设定，不同级别的读者的可借阅数，可预约数，预约天数，可借天数，可续借天数等等均不同。点击“流通管理”中“读者级别录入”。5.8 维护读者级别维护读者级别主要是对读者的级别进行维护。点击“流通管理”中“维护读者级别”，弹出查询对话框，可以根据级别名称、可借天数、可预约数、预约天数等进行查询。5.9 查阅书目信息查阅书目信息主要是不同用户为得到不同的书目信息而选择的不同查询条件，其条件主要包括登录号，分类号，著者号，整体名，副题名，第一责任，其余责任，版本，编目日期等等。点击“流通管理”中“查阅书目信息”，弹出查询对话框，可以根据正题名、登录号、分类号、著者号、作者等进行查询进入界面。可以双击左边列表中的某条需要信息来察看该条信息的详细情况。5.10 查阅流通信息查阅流通信息主要是根据不同的查询条件如流通日期，借书证条码号，流通事件，时间等等而查询出流通信息。其主要信息包括正题名，并列题名，作者，尺寸，页数，附件，卷册，条码号等等。点击“流通管理”中“查阅流通信息”，弹出查询对话框，根据登录号、借书证号、流通事件、流通日期、时间等进行查询。六、期刊管理 6.1 订购期刊订购期刊主要是进行预定期刊的一些功能操作，它主要包括对所要定的期刊的一些基本属性进行限制，其中包括订单号，书商，订购日期，订购人，ISSN，文献类型，出版周期，正刊名，副刊名，责任人，出版社，币种，定购价，订购时间等一些基本属性。点击“期刊管理”中“订购期刊”。6.2 期刊修订期刊修订主要是针对那些已经下了订单但还没有登到的期刊。可以根据所预定期刊的订单号，书商，正题名，订购人，ISSN，出版社等查询出所需要的期刊。点击“期刊管理”中“期刊修订”，弹出查询对话框，可以根据订单号、书商、正题名、订购人、ISBN、出版社等信息进行查询。6.3 期刊登到期刊登到主要是验收所预定的期刊是否和实际所到的完全一样，其中包括对其本身的质量等的验证。如果完全符合，则可以入库，否则得对不符合条件的期刊退货。点击“期刊管理”中“期刊登到”，弹出查询对话框，可以根据订单号、正题名、ISBN、出版社等信息进行查询。6.4 期刊装订期刊装订主要是针对期刊进行合订本的装订。其具体的装订时间是动态的，用户可根据自己的实际情况进行设置。点击“期刊管理”中“期刊装订”，弹出查询对话框，可以根据期刊名、ISBN、出版社、出版日期等信息进行查询。6.5 期刊采访清单期刊采访清单主要是根据该期刊的订单号，书商，正题名，订购人等查询条件进行查询。然后可以根据查询条件的不同而打印所需报表。点击“期刊管理”中“期刊采访清单”，弹出查询对话框。6.6 期刊验收清单期刊验收清单主要是为了让用户清晰的看到该次订单中已经被验收的期刊以及其基本信息，并打印出报表。点击“期刊管理”中“期刊验收清单”，弹出查询对话框，可以根据订单号、书商、出版社、正题名、订购人等信息进行查询。七、统计打印统计打印主要是为了对一些需要进行统计或者需要明确分类的内容以及用户实际所需的表单进行打印。其中包括条形码打印报表，书标打印报表，书目分类统计报表，编目情况统计表，部门统计情况表，期刊分类表，流通周报表，流通月报表，罚款统计报表，流通年报表以及丢书统计报表等等。八、系统维护系统维护主要包括用户管理，数据库备份，字典编辑器，报表设计器，统计表设计器以及系统字典的维护。其中系统字典包括书商字典，出版社字典，收藏单位字典，印刷厂字典。8.1 用户管理用户管理的功能主要是针对系统管理员。系统管理员可以对用户进行新增和删除以及对新增用户的权限进行设置。8.2 数据库备份数据库备份主要是为了系统数据的安全性，以防止数据的不完整和丢失。点击“系统定义”中“数据库备份”，弹出备份对话框。输入备份文件名或者从右边选择路径，即单击右边带有“”的按钮，弹出另存为的对话框。选择备份文件的路径，点击保存即可。数据回复和备份一样的操作。8.3 字典编辑器字典编辑器主要是对图书的一些基本属性进行管理，诸如图书种类，图书语种，原作语种，出版者型号，年代代码，采购方式，著者方式等等。点击“系统定义”中“字典编辑器”。如果要打开系统文件，需要先给其设置权限，让后打开。8.4 报表及统计设计工具报表设计器和统计表设计器可以让用户根据自己的爱好和习惯做出自己最喜欢的报表和统计格式。8.5 书商字典书商字典主要是对书商的基本信息进行记录，包括名字、地址、联系人、电话、邮编等等。点击“系统定义”中“书商字典”。8.6 出版社字典出版社字典主要是对出版社的一些基本信息进行记录，包括出版社名称、地址、电话、邮编等等。点击“系统定义”中“书商字典”。8.7 收藏