备件公司备件采购订单管理分析.doc

备件公司备件采购订单管理分析以奇瑞备件公司为例张 宪06秋工商管理（本科） 摘要：备件采购订单管理分为备件计划管理和备件订单管理两个方面，备件采购订单管理思想源于精益，通过在合适的时间与合适的地点提供顾客所需的产品，可以减少顾客的时间与成本，同时企业也会获益。论文首先分析了备件采购订单管理得概念及企业加强备件采购订单管理的必要性；其次，论文结合奇瑞备件公司备件采购订单管理实践，分析了备件采购订单管理的现状以及存在的问题；最后就备件采购计划管理和备件采购订单管理存在的问题，提出了建议措施。关键词：计划；采购；订单；分析奇瑞备件公司成立于2005年9月，是奇瑞汽车股份有限公司全资子公司。主要从事奇瑞汽车零配件及辅助材料，润滑油、润滑脂及防冻液的采购和销售，同时指导奇瑞4S店和服务站的订货，确保奇瑞备件的市场供应。备件公司在奇瑞服务部门中至关重要，所以备件公司的服务工作将始终如一贯彻奇瑞“快乐体验”的服务品牌，以满足用户日益增长的多样化，个性化的需求为出发点，以“提高用户满意度”为最终目标，同时通过备件采购订单的管理，有效提高备件供应商的技术和管理水平。一、备件采购订单管理概述采购订单管理是计划下达、采购单生成、采购单执行、到货接收、检验入库等采购活动的全过程，在这里就采购订单管理分为备件计划管理和备件订单管理两个方面来阐述。（一）备件采购计划管理概述备件计划作业指导书规定了备件采购员备件需求计划的制定工作，在确保售后服务备件供应的基础上，逐步优化备件公司的备件库存结构。备件预测是由备件采购员根据备件的历史消耗情况、供应情况、库存情况作出对下一次订单需求的预测。该预测将提供给供应商；该预测仅作参考，不具有约束性。订单计划是由备件采购员按照订购周期编制的备件需求计划（订单）。该订单用于向供应商订购售后服务备件，订单的品种和数量有约束性。备件采购员负责制定所有售后服务备件的预测和订单计划。备件采购员根据以下信息制定订单预测和订单计划：需储备备件清单、备件的库存数量、历史消耗、备件安全库存数量、备件在途数量来确定订单数量，订购数=标准库存量（标准库存量=月平均需求数量(订货周期到货周期安全库存周期)）现有库存量在途库存量。备件采购部长负责对备件采购员的预测和订单计划进行审核批准；备件采购员负责跟踪订单的完成情况，统计在途数量及到货；备件采购部长应负责对备件库存结构予以优化；同时备件采购部长还负责对供应商备件满足率进行日常考核，满足率应不低于95%。对于备件的分类，采购员可以根据备件的月出库情况进行分类。一般可分为三类：常用易损易耗件（A类）、一般消耗件（B类）、较少消耗件（C类）。A类维修用量大、更换频率高、库存周转快，是经营的重点，该类备件，订单量较大、库存占用比例较高，在任何情况下都必须保证供应。所以在仓库管理上，对A类备件应进行重点管理，选择最优进货批量，缩短进货间隔，做到快进快出，加速周转；B类进行一般管理，管理措施主要是做到进销平衡，避免超储和积压；C类一般是按用户的需求予以定购。（二）备件采购订单管理概述以备件采购订单为源头，从供应商确认订单、发货、到货、检验、入库等流转的各个环节进行准确的跟踪，实现全过程管理。1确认订单：供应商看到奇瑞SCM网上订单后，首先需要核实订单有没有问题（是不是其供应的零件等），没有问题必须马上确认订单，表示供应商已经接收订单。如果有问题需要及时和备件采购员取得沟通，确保订单的完整性。2订单发货：供应商确认订单后必须依据订单上的交货时间尽快组织备件的生产，生产完成后及时发货，确保交货日期前货能到达备件公司。3订单到货：供应商到货后，备件公司物流部依据SAP系统订单核实到货情况（包括到货品种、数量），没有问题及时把货交给质保人员检验。4到货检验：采购备件到货后，质量检验人员严格按照检验规程进行检验。凡能留样或规定必须留样的备件，检验后都必须留样备查。5到货入库：检验没有问题的零件物流部门要及时入库，保证销售。（三）备件采购订单管理的必要性分析订单管理它可以起到一个管理的作用，一个订单不管从小到大，首先它就是一个工程，整个订单也算是一个复杂的过程，订单管理可以让整个订单中所有的事情有根有据，整整有条，有证可查，可以很好的规避不必要的责任，以及减少不必要的风险。备件采购订单管理的意义在于更好的发挥被管理系统的作用和力量！而且把部分整体化并使各个部分更协调！直接目的是使系统更有条理，便于运作。1.规定采购条件。明确备件采购员对供应商的选择、采购物品的质量、需求的满足等负完全责任，并且明确采购领导人员对下属的工作过程和结果负责，采购的备件必须是必需的，且采购的备件必须有计划且适量的，不得超储和积压。2.明确工作分工。为明确备件采购员的权利和义务，使各采购活动有条不紊的进行，必须对公司的所有采购活动按类别进行明确分工并落实到相应采购员，采购员必须是该类采购的内行者，采购员必须不断的学习有关物资和经济管理方面的知识和能力，确保有相关的知识来满足完成本职工作。3.明确采购审批权限。所有采购必须按规章制度所规定的权限执行，不得违规。 4.验收及监督职能。任何备件到货后须经质保人员验收。验收也是一个监督的过程，验收者必须核实到货的物品与计划是否相符，到货物品的品种、规格、数量和质量等是否符合采购计划约定之技术质量要求，只有完全合格的备件或经相关部门批准特殊放行的备件才准验收入库。5.退货与索赔。为避免损失，采购回来的备件由于质量、规格不符，采购员必须立即办理退货；凡检验结果为不合格品的备件，采购员应根据实际情况向供应商索赔或退换货，采购员必须确保公司的利益。二、备件采购订单现状和问题分析（一）备件采购计划管理现状和问题分析1.备件采购计划现状分析备件公司严格按照备件计划作业指导书来制定备件采购计划，备件公司每月18日向供应商（通过SCM网）提报下月130日（28或31日）的外协件月度备件计划。备件公司每月25日、4日、11日、18日向供应商提报周度备件订单（依据月计划），在周度订单之外备件公司针对消耗异常等情况向供应商提报紧急计划，总项数控制在当月月度备件计划总项数的6%以内，特殊情况（如零件质量问题引起的批量更换，公司组织的服务活动等）除外。备件公司提前向供应商下达备件采购月计划，可以使供应商及时的安排公司生产，提前做好备件储备，个别紧缺零件还可以提前安排公司采购原材料，等到备件公司的周度订单挂网后，供应商就可以根据订单内容及时的供应备件，大大的缩短了采购周期，提高了备件供应的及时率和满足率。每月四次的周度订单可以及时的解决数量大的零件的储存和周转难题，这样每周都可以下达采购订单，可以按照月计划针对数量大的零件进行四次分解，这样仓储空间明显缩小，周转率大大提高。紧急订单可以及时的针对消耗异常备件进行补订，确保备件的市场供应，保证服务的延续。2备件采购计划问题及原因分析目前采购计划中存在的主要问题：采购员制作的备件计划量太大或太小。超标准太大计划量的零件采购回来会导致备件库存积压太多，长时间无法消耗，大大的占用仓储空间，周转非常困难，个别零件的保质期也无法得到保证。超标准太小计划量的零件采购回来后会严重无法满足售后市场需求，导致售后市场无备件，严重影响奇瑞品牌形象，同时也极易造成用户抱怨，给用户带来极大不便。 造成备件采购计划问题主要有以下几个方面的原因：1)由于备件计划是预测性的计划，受市场环境、采购员的预测计划水平等因素的影响，所以目前存在较大程度的偏差，备件月计划和周度订单的准确性无法达到要求。2)采购计划不实、不准确，不够严肃，存在盲目采购现象。备件采购计划是实施备件采购活动的主要依据，其影响涉及备件采购全过程，一经确定便不能随意变更，但在实际工作中备件采购计划的编制还存在随意性，有些备件采购员，形成了“手中有粮心中不慌、有备无患，过分追求储备的品种全、数量足”的观念，不考虑市场经济、社会资源充足，交通便利的现状，而编制采购计划过大。这样不仅浪费人力、物力、财力，甚至有时还影响企业的生产经营。3)采购员综合素质有待进一步提高。备件采购工作不单纯是拿钱买物，而是一项系统工程。备件采购工作的好坏直接影响到备件公司整个业务活动的进程和质量。搞好备件采购供应工作采购员是关键。由于备件采购工作没有固定规则可循，加上采购行为检查困难，使得采购工作是“良心工作”。故在选用备件采购员时，只重视思想品德素质考察和学历水平的要求，而忽略了对备件采购员的专业知识、业务能力的培养，使得备件采购员综合素质不高。4)信息不畅。没有信息就无法完成采购工作。采购员在信息不充分的情况下可能做出失误决策，导致灾难性的结果，故市场信息、需求信息等内、外信息流要保证通畅。（二）备件采购订单管理现状和问题分析1.备件采购订单现状分析备件公司采购订单是依据SAP系统制作订单上传到奇瑞的SCM网供供应商查看确认、发货等。备件公司依据SAP系统订单来收货、检验、入库，保证闭环管理。备件公司目前采用电子采购模式，所有工作都是由电子传输来实现。采购员编制完采购计划后，采购部长会对计划的合理性和准确性进行审核，确保无误后领导批准计划，这样采购员依据批准的采购计划在SAP系统中用ME21N代码来制作采购订单，制作订单过程中需要注意几点：供应商信息、零件号、零件名称、数量、交货日期、采购价格、送货地点。这些东西在订单中都要输入，确保供应商看到订单后该怎么来处理订单。 订单创建完成后，系统每天晚上12点钟会将当天所有系统中的新订单上传到奇瑞SCM网，每个供应商就可以在自己的权限里看到属于自己的备件订单，确认订单后供应商就可以及时的根据订单备货和发货。 备件公司物流部门可以在SAP系统中看到采购部门下的订单计划，供应商到货后物流部门会根据订单来核收货物和质检，确保货物准确入库。2.备件采购订单问题及原因分析订单中存在的主要问题：供应商不能按时到货和供应商无法供货。供应商不能按时到货的情况发生比较多，主要是不能按照系统的交货日期来完成交货，每天备件缺件中有很大一部分是由于供应商的不能按时到货造成的。供应商不能到货的情况也占其中一部分，绝大多数是由于停用件引起。造成备件采购问题主要由以下几个方面的原因：1) 由于备件订单是通过SAP上传到SCM网的，故受到网络速度的影响，导致供应商经常不能及时的看到订单，也就无法及时的准备备件，导致备件交货期的延迟。2) 供应商由于要求提价未达成共识/备件供应态度等因素的影响未按订单时间到货。3) 供应商产能不足。4) 小试、中试零件采购困难。5）紧急采购。6）到货后不合格（质量、数量）。三、主要解决措施（一）备件采购计划管理问题的主要解决措施备件计划工作存在的问题主要集中在采购部内部，属于内部矛盾，应加强引导和培训。1加强培训与考核。针对备件月计划的准确性无法达到要求、周度订单超过计划管理要求，造成零件缺件和超储的问题。通过培训加强采购员自身的计划管理水平，同时加强计划审核力度和每日缺件分析、每月超储分析等形式来解决。2加强备件计划管理。一是定期开展库存检查，对无计划的采购品种、超储品种，物流部门应拒绝入库。对查出的计划外采购，超储品种采购追究责任并予以处罚，做到可订可不订的先不订、能晚订的不早订、能少订的不多订，能被替代的坚决不订。从源头开始堵住新的超储和积压的产生，避免造成浪费，将库存指标具体落实到采购员，由他们负责把实物管理与资金控制结合起来，有效地促进库存结构合理化，提高库存周转率。二是对由于设计变更等原因造成采购计划编制失误，产生超储和积压的追究有关人员责任。3加强备件采购员的教育管理。备件采购员应具备思想品德素质、知识素质、能力素质。思想品德素质要求备件采购员做到胸怀坦荡，树立良好的职业修养，把企业利益始终放在第一位，严格把好进货关。知识素质要求备件采购员具备与采购任务相关的政策和法律、市场学、业务基础、文化基础、社会心理等相关知识。能力素质要求备件采购员具备成本分析和价值分析、表达、预测等能力。这些能力的取得需要其长时期的学习和积累，同时也需要企业组织相关的培训和外出参观学习。4加强备件采购供应信息化管理。领导可以随时通过计算机网络调阅和查询相关信息和分析报表，了解备件动态，做出科学决策。（二）备件采购订单管理问题的主要解决措施备件采购订单中存在的问题基本上都是和供应商存在直接的关系，所以与供应商建立和维持战略伙伴关系非常必要。建立与供应商的战略伙伴关系，是指与供应商之间长期的产品交易关系。是一种相互信任，通过相互的信息沟通，实现风险共担和利润共享的合作关系。双方通过诚信合作产生的利润比独立运作所产生的利润大，因而，这是一种双赢的企业运营战略。要与供应商保持长期合作双赢的关系，对不同的供应商必须采取不同的激励机制，利用价格激励可以使供应商利润的合理分配，有利于与各个供应商合作的稳定。利用订单激励机制可以使供应商获得更多的订单，还有可以用淘汰激励和组织激励等激励机制来加强和巩固与供应商的关系。 1加强备件订单管理。为防止备件订单受网络限制造成供应商几天看不到订单、送货延迟的情况，需要加强备件订单管理。相应的备件采购员可以利用传真和邮件的方式来传递订单，确保供货时间，保障用户利益。2加强与供应商协调。由于一些原因供应商要求提价，双方未能达成共识，供应商拒绝供货和供应商对备件不重视、关注程度不足的情况。应主动与供应商之间加强沟通协商，强调备件采购方针和服务理念，确保备件供货。另外，针对供应商的产能不足的情况。需要根据厂家的生产特点采取一定的措施，力保到货。比如：可以采取分批到货的形式。3加强对小试、中试零件采购管理。解决小试、中试零件采购困难的问题，大致有两种方法：一种方法是直接告诉供应商公司正处于小试或者中试阶段，试验通过后计划采购量会固定在一个多大的范围（自己分析问题或者询问公司技术人员了解大致情况后自己灵活的编一个量）。另一种方法就是直接告诉供应商不供就按前期签订的采购合同中的相关条款来执行（一般这种方法不用，因为这样会影响双方的合作关系，