U8V101产品培训—UFO报表.ppt

财务软件应用 UFO报表 主讲 柏宏伟 内容提纲 产品概述产品综述术语说明应用角色应用价值 应用准备 内容提纲 业务介绍日常业务制作报表关键字审核公式舍位公式报表汇总二次开发 其他业务函数文件管理器可变区报表打印 1 1产品综述 UFO是用友公司开发的通用电子表格软件 可以独立使用 也可以和 用友U8管理软件 相关模块结合使用 UFO支持按需要编制企业常用的财务报表 也可以套用系统的报表模块直接生成 省去自定义的繁琐 UFO支持表页的概念 并以此为基础方便迅速地管理和查询报表的数据 能够进行报表的总汇及合并 在报表数据分析上 UFO报表系统采用 图文混排 制作10种图式的分析图表 能方便地进行图形数据处理 方便您直观了解报表数据 1 2产品框架 格式管理 表尺寸行高 列宽单元属性组合单元格式加锁格式只读允许编辑区域 数据处理 关键字单元公式审核公式舍位公式数据采集数据排序汇总 二次开发 菜单批命令 1 3术语说明 UFO将含有数据的报表分为两大部分来处理 即报表格式设计工作与报表数据处理工作 格式状态在格式状态下设计报表的格式 如表尺寸 行高列宽 单元属性 单元风格 组合单元 关键字 可变区等 报表的三类公式 单元公式 计算公式 审核公式 舍位平衡公式也在格式状态下定义 在格式状态下所做的操作对本报表所有的表页都发生作用 在格式状态下不能进行数据的录入 计算等操作 在格式状态下时 您所看到的是报表的格式 报表的数据全部都隐藏了 数据状态在数据状态下管理报表的数据 如输入数据 增加或删除表页 审核 舍位平衡 做图形 汇总 合并报表等 在数据状态下不能修改报表的格式 在数据状态下时 您看到的是报表的全部内容 包括格式和数据 1 3术语说明 单元单元是组成报表的最小单位 单元名称由所在行 列标识 行号用数字1 9999表示 列标用字母A IU表示 例如 D22表示第4列第22行的那个单元 表页一个UFO报表最多可容纳99 999张表页 每一张表页是由许多单元组成的 一个报表中的所有表页具有相同的格式 但其中的数据不同 表页在报表中的序号在表页的下方以标签的形式出现 称为 页标 页标用 第1页 第99999页 表示 区域由一张表页上的一组单元组成 自起点单元至终点单元是一个完整的长方形矩阵 在UFO中 区域是二维的 最大的区域是一个二维表的所有单元 整个表页 最小的区域是一个单元 1 3术语说明 固定区固定区是组成一个区域的行数和列数的数量是固定的数目 设定好后 在固定区域内其单元总数不可变 可变区可变区是屏幕显示一个区域的行数或列数是不固定的数字 可变区的最大行数或最大列数是在格式设计中设定 关键字是游离于单元之外的特殊数据单元 可以唯一标识一个表页 用于在大量表页中快速选择表页 UFO提供单位名称 单位编号 年 季 月 日 六种固定关键字 另外还支持部门 个人 供应商 客户 项目做为自定义关键字 关键字的显示位置在格式状态下设置 关键字的值则在数据状态下录入 每个报表可以定义多个关键字 1 3术语说明 筛选筛选是在执行UFO的命令或函数时 根据用户指定的筛选条件 对报表中每一个表页或每一个可变行 列 进行判断 只处理符合筛选条件的表页或可变行 列 不处理不符合筛选条件的表页或可变行 列 筛选条件分为表页筛选条件和可变区筛选条件 表页筛选条件指定要处理的表页 可变区筛选条件指定要处理的可变行或可变列 筛选条件跟在命令 函数的后面 用 FOR 来表示 关联UFO报表中的数据有着特殊的经济含义 因此报表数据不是孤立存在的 一张报表中不同表页的数据或多个报表中的数据可能存在着这样或那样的经济关系或勾稽关系 要根据这种对应关系找到相关联的数据进行引用 就需要定义关联条件 UFO在多个报表之间操作时 主要通过关联条件来实现数据组织 关联条件跟在命令 函数的后面 用 RELATION 来表示 如果有筛选条件 则关联条件应跟在筛选条件的后面 1 3术语说明 二维表及三维表确定某一数据位置的要素称为 维 在一张有方格的纸上填写一个数 这个数的位置可通过行和列 二维 来描述 如果将一张有方格的纸称为表 那么这个表就是二维表 通过行 横轴 和列 纵轴 可以找到这个二维表中的任何位置的数据 如果将多个相同的二维表叠在一起 找到某一个数据的要素需增加一个 即表页号 Z轴 这一叠表称为一个三维表 如果将多个不同的三维表放在一起 要从这多个三维表中找到一个数据 又需增加一个要素 即表名 三维表中的表间操作即称为 四维运算 1 4应用角色 1 5应用价值 UFO报表系统可设计报表的格式和编制公式 从总账系统或其它业务系统中取得有关会计信息自动编制各种会计报表 对报表进行审核 汇总 生成各种分析图 并按预定格式输出各种会计报表 UFO的主要功能有文件管理 格式管理 数据处理 图表功能 打印功能和二次开发功能 提供各行业报表模板 2 1应用准备 以资产负债表 利润表 所有者权益变动表为例报表样式报表各项目含义报表间勾稽关系 所有者权益变动表 未分配利润 净利润 利润表 本期净利润资产负债表 未分配利润 所有者权益变动表 未分配利润 本年年末余额 内容提纲 3 1日常业务3 1 1制作报表3 1 2关键字3 1 3审核公式3 1 4舍位公式3 1 5报表汇总3 1 6二次开发 3 1 1制作报表 制作步骤 以资产负债表为例 定义公式 引用模板 格式 数据切换 录入关键字 新建报表 保存报表 资产负债表各项目含义期末余额反映各填报月份的期末数字 QM 1001 月 年 年初余额反映填报年度年初数字 期初有2种含义 月初和年初月初 QC 1001 月 年 年初 QC 1001 全年 年 3 1 1制作报表 资产负债表各项目含义财务没有区分应收 预收 统一使用应收帐款科目 希望将应收帐款下各单位借方余额统计到应收帐款栏目 贷方余额统计到预收帐款栏目 3 1 1制作报表 资产负债表和所有者权益变动表表间勾稽关系资产负债表 未分配利润 所有者权益变动表 未分配利润年末余额表结法和账结法表结法 资产负债表 未分配利润 D UFO 所有者权益变动表 rep G32Relation月with D UFO 所有者权益变动表 rep 月账结法 资产负债表 未分配利润 QM 4103 月 年 QC 4104 月 年 3 1 1制作报表 注 4103本年利润 4104利润分配 利润表 本年累计数总账取数 利润表 本年累计数 LFS 6001 月 贷 表页取数 利润表 本年累计数 上月利润表 本年累计数 利润表 本月数利润表 本年累计数 C5 select D5 年 年and月 月 1 3 1 1制作报表 3 1 1制作报表 关键字是游离于单元之外的特殊数据单元 可以唯一标识一个表页 用于在大量表页中快速选择表页 UFO共提供了以下六种关键字 关键字的显示位置在格式状态下设置 关键字的值则在数据状态下录入 每个报表可以定义多个关键字 单位名称 字符 最大28个字符 为该报表表页编制单位的名称单位编号 字符型 最大10个字符 为该报表表页编制单位的编号年 数字型 1980 2099 该报表表页反映的年度季 数字型 1 4 该报表表页反映的季度月 数字型 1 12 该报表表页反映的月份日 数字型 1 31 该报表表页反映的日期除此之外 UFO有自定义关键字功能 可以用于业务函数中 3 1 2关键字 3 1 2关键字 自定义关键字 举例 环球公司下设4个经营部 需要出具各个部门的利润表 3 1 2关键字 将部门作为关键字FS 600101 月 贷 部门 y 系统支持的自定义关键字包括 部门 个人 供应商 客户 项目 3 1 2关键字 审核公式 在一个报表中 小计等于某些单据数据项的和 合计又等于各个小计之和等等 在实际工作中 为了确保报表数据的准确性 用这种报表之间或报表之内的勾稽关系对报表进行勾稽关系检查的公式称审核公式 在审核关系中可以按照右边的范例进行设置例 资产d39 负债f30 所有者权益f38等 在审核关系中录入d39 f30 f38message 资产不等于负债加权益 3 1 3审核公式 舍位平衡公式 报表数据在进行进位时 一般以 元 为单位的报表在上报时可能会转换为以 千元 或 万元 为单位 原来满足的数据平衡关系可能被破坏 因此需要进行调整 使之符合指定的平衡公式 报表舍位之后 重新调整平衡关系的公式称为舍位平衡公式 其中 进行进位的操作叫做舍位 舍位后调整平衡关系的操作叫做平衡调整公式 3 1 4舍位平衡公式 舍位表名 和当前文件名不能相同 默认在当前目录下1舍位范围 舍位数据的范围 要把所有要舍位的数据包括在内b2 e4舍位位数 1 8位 舍位位数为1 区域中的数据除10 舍位位数为2 区域中的数据除100 以此类推平衡公式 倒顺序写 首先写最终运算结果 然后一步一步向前推 每个公式一行 各公式之间用逗号 隔开 最后一条公式不用写逗号公式中只能使用 符号 不能使用其他运算符及函数 等号左边只能为一个单元 不带页号和表名 一个单元只允许在等号右边出现一次 舍位平衡公式设置好后 在数据状态下 数据下执行舍位平衡 3 1 4舍位平衡公式 举例 A集团下属3个分公司 北京 上海 深圳 集团总部需要掌握整个集团的经营数据以及剔除内部交易后的实际经营数据 3 1 3报表汇总及合并 报表汇总1 数据采集2 数据汇总报表合并1 数据采集2 抵销分录3 数据合并提醒 各分支机构的报表格式务必保持一致抵销分录可看做一张报表处理 3 1 5报表汇总及合并 当报表数量大于10张的时候 每个月打开报表 录入关键字 表页计算等简单操作也会变的很繁琐 有没有更简便的方式 批量进行处理呢 数据采集 每家分公司逐个采集 然后汇总 系统是否可以从固定的位置自动进行数据采集并对数据进行汇总 答案是肯定的 那就是使用二次开发功能 3 1 6二次开发 3 1 4二次开发 菜单批命令 3 1 4二次开发 3 1 4二次开发 3 1 4二次开发 3 1 4二次开发 3 1 4二次开发 内容提纲 3 2其他业务3 2 1函数3 2 2文件管理器3 2 3可变区3 2 4报表打印 4 1函数 销售统计表销售系统业务函数 XSJE 月 s01 001 年 c c01 返回001账套销售类型编号为 s01 的 c01 商品当月销售金额 4 1函数 UFO报表放置的不同机器上 我如何方便快捷打开我的报表呢 企业的报表很多 我希望只看到我的报表 答案也是肯定的 这就是文件管理器 文件管理器在UFO中将所有可以使用或查询的文件建立一个快捷方式 方便建立和打开操作 4 2文件管理器 目录可以定义 它只起分类的作用 目录里的文件不受实际存储位置的限制 只是真实文件的虚拟映射 且可以跨越机器 文件可以保存网络上一台机器 只要在增加文件时写明路径 4 2文件管理器 固定区是组成一个区域的行数和列数的数量是固定的数目 一旦设定好以后 在固定区域内其单元总数是不变的 可变区是屏幕显示一个区域的行数或列数是不固定的数字 可变区的最大行数或最大列数是在格式设计中设定的