现代企业档案管理的信息化建设与发展.doc

现代企业档案管理的信息化建设与发展摘 要 随着科学技术的不断发展，企业档案管理工作应提高信息化水平，从而满足查询、统计等要求。本文主要对现代企业档案管理工作的主要内容，以及如何实现企业档案管理工作的信息化进行简单的分析，并对现代企业档案管理工作的未来发展提出展望。关键词 档案管理； 企业管理； 信息化； 管理效率档案管理信息化工作，要求管理者不断挖掘信息化管理的途径，充分利用各项信息资源，积极开发管理程序，从而适应信息时代的要求，增加档案的效益意识，为社会的经济建设服务。档案管理信息化在减轻员工劳动强度的同时，可以提高工作效率，通过计算机快速高效地处理档案资料，同时在查询和统计等方面也有其独特的优势。1 现代企业档案管理信息化的优势（1） 方便检索工作。信息技术发展日新月异，对于数据的处理能力不断提高，企业的各种档案都是企业最重要的资料，将信息技术融入档案管理工作中有助于各项检索工作的展开，同时利用计算机检索信息的查全率和查准率较高，减轻管理者的劳动强度，为企业赢得市场竞争优势。（2） 方便保密工作。一直以来档案资料都是企业最重要的信息，企业档案资料一旦泄露将严重损害企业的利益。信息化的档案管理工作更有利于企业档案资料的保密工作。封闭式的局域网络可有效防止信息泄露，同时可以运用多重加密操作提高档案资料的保密性。无纸化的信息录入，可以随时检查信息是否缺失，相对于过去的纸质保存，其保密工作更加便捷。微机管理企业的档案资料，可以轻松控制查看资料的人员，通过加密的方式，可以避免资料遭窃取或外泄。（3） 减轻工作人员劳动强度。档案管理信息化减轻了管理人员的劳动强度，无论是档案的建立还是档案的调取过程都比以往简单得多。运用先进的档案管理系统，计算机可以对载入的档案信息进行分类，而调取查阅时也只需通过选择相应的信息类别即可实现，从而使管理人员的劳动强度减轻，企业所需要的档案管理人员数量减少，一名优秀的档案管理人员可以熟练地掌握档案信息存储、调取、查阅和统计等各项工作。2 现代企业档案管理的信息化建设（1） 提高档案管理工作人员的素质。人才是企业的核心，档案管理人员的职业素养决定了企业档案管理工作能否高效完成，因而在现代企业档案管理的信息化建设过程中，一定要提高档案管理人员的素质，增强管理者的业务能力，定期组织相应管理设备的培训，加强业务学习，重视人才的培养与发展，提高档案管理者的专业技能。由于档案资料的录入微机化，因而我们需要培养管理者新的档案管理观念，随时查缺补漏，提高档案管理水平，及时进行归档工作，学会各种信息检索方法，方便日常的档案管理工作。（2） 完善档案管理工作的基础设施。基础设施是档案管理工作的硬件，也是施行企业档案管理信息化的基本条件，只有完善基础设施建设，才能真正深化档案管理的信息化改革。在实践中，企业需要为档案管理部门配备现代化的档案管理系统，真正用科技武装自己，提高管理者的操作能力。随着档案信息管理软件性能的不断提高，对于计算机硬件也有了一定的要求，企业需要对网络服务器、计算机、录入设备、输出设备等硬件做好调查，为档案管理工作者配置较好的硬件设施。（3） 提高档案管理工作的经费投入。信息化不应仅仅停留于档案管理培训中，更需要企业经费的支持。因而为了保证档案管理信息化改革的彻底性，提高档案管理工作的经费投入是必要的。由于现代化电子设备的费用较高，而电子设备需要进行定期检修以及日常维护工作，因而企业应对档案管理部门有一定的经费投入，积极更新设备，从而保证企业档案管理信息化的顺利进行。3 现代企业档案管理的未来展望（1） 建立专家咨询系统。随着计算机技术的不断发展，未来的现代企业档案管理工作将趋于复杂，而档案管理系统的功能也会更加丰富，因此，建立专家咨询系统，对于档案管理过程中出现的问题进行专门的解答成为未来企业档案管理工作的管理趋势。专家可以帮助企业选择与其实际情况相适应的管理软件，革新管理方法，从而提高管理效率，降低管理成本。（2） 资源共享的实现。资源共享是世界发展的潮流，而在企业档案管理的过程中，更轻松地获得企业的档案资料成为档案管理的一个目标，防止档案资料的泄露的同时保证需要范围内的档案资料共享，成为企业档案管理工作面临的挑战，相信档案信息化管理工作定会通过完善操作系统实现安全范围内的资源共享。（3） 服务方式的革新。企业档案信息的管理工作也是企业的社会服务内容之一，在未来的档案管理过程中深层开发成为服务革新的方向，如何更好地归纳总结企业的各项成果，如何配合企业战略目标，如何帮助企业发展，都是档案管理工作所要解决的重要问题。档案管理工作是企业发展的基础性工作，只有档案管理的信息化建设不断创新，才能向企业乃至社会提供更多更有价值的信息。总之，科学技术的迅猛发展为整个社会带来了全新的气息，现代企业档案管理工作也面临着革新，将现代信息技术融入企业的档案管理工作中，不仅仅可以提高档案管理工作的效率，同时也可以极大地简化档案管理工作内容，提高档案资料的保密性。企业的快速发展也迫切需要实现档案管理工作信息化，然而要实现现代企业档案管理工作的信息化，应当从提高档案管理工作人员的素质、完善档案管理的基础设施以及重视经费投入三方面出发，不断完善企业档案管理工作的信息化建设，使其满足市场经济的要求，为社会服务。主要参考文献