2011920采购部管理制度.doc

采购管理制度1、采购管理职责编制工程材料设备采购计划，组织协调企业大宗材料设备采购活动，实现信息共享，降 低采购成本，采购管理部负责执行、组织和日常协调等工作。2、采购范围本制度所采购的材料设备，根据项目采购需求（与乙方总包大协议约定）进行材料采购。3采购种类包括：甲控材料、甲供材料、甲分包材料（工程）及其他建筑材料、办公用品等。4、采购方式招标采购方式材料（设备）单宗采购总额预计在 3万元以上（不含），原则上应以招投标形式来完成。金额大于5万元但属下述情况时，可采用直接委托或议标确定合作单位。政府垄断工程；因技术、市场原因造成的行业垄断，采购部负责谈判。独家采购方式。只能从某一特定供应商处采购，并且无其他合适的替代物资，采取单一来源的采购方式。5投标保证金招标人要求投标人提交投标担保的，应当在招标文件中明确投标担保的方式和金额。投标担保可以采用投标保函或者投标保证金的方式。投标保证金可以使用支票、银行汇票、现金等。投标担保金额控制在投标总价的2%，最高金额不高于80万元，最低不低于5000元。5.开标、评标和中标开标应当在招标文件确定的提交投标文件截止时间的同一时间公开进行，开标地点应当是招标文件中预先确定的地点。开标由招标人主持，邀请所有投标人参加。报标单位不足3家时，开标会取消，标书由采购部收存，同时另行市场询价并与报标单位价格对比，谈判产生最终报价，确定中标单位（同等条件下优先选择报标单位）。开标时，由投标人或者其推选的代表检查投标文件的密封情况，也可以由招标人委托的公证机构检查并公证；经确认无误后，由工作人员当众拆封，宣读投标人名称、投标价格和投标文件的其他主要内容。招标人在招标文件要求提交投标文件的截止时间前收到的所有投标文件，开标时当面予以拆封、宣读。开标过程应当记录，并存档备查。评标由采购管理部、工程部和预算部经理组建的评标委员会负责。采购部必须确保评标过程的保密性。采购部、预算部可以要求投标人对投标文件中含义不明确的内容做必要的澄清或者说明，但是澄清或者说明不得超出投标文件的范围或者改变投标文件的实质性内容。采购部、预算部应当按照招标文件确定的评标标准和方法，对投标文件进行评审和比较。设有标底的，应当参考标底。完成评标后，应当向招标人提出书面评标报告，并推荐合格的中标候选人。采购部经理报总经理从中标候选人确定中标人。采购部向中标人发出中标通知书，并同时将中标结果通知所有未中标的投标人。6签订合同采购部代表企业同供应商签订采购合同，并负责采购合同的落实。采购部经理负责所购材料设备的招投标管理，并与供货厂商签订采购合同并报请审批。7合同违约的处理货款支付不及时的处理付款一方从最迟付款日的次日其，每日向企业支付预期付款部分总值的5的违约金。没有按时交货的处理供货方从最迟交货日的次日起，每逾期一日，应按逾期交货价款总值的5计算，企业支付逾期交货违约金，但不超过采购合同总金额的10%.支付逾期交货违约金并不免除乙方交货的责任。若企业在规定的交货日期后十日内仍未接收到货物，则视为发货方不能交货，企业有权要求发货方赔付全部价款10%的违约金。供货方承担由于交货不及时导致的收货方收货人员滞留在交货地点的一切费用。以上各项交付的违约金并不影响违约方履行合同的各项义务。8质量不合格的处理退货。供货方按实际发生货款退还公司，并承担由此发生的一切损失和费用。降低货物价格。根据货物、物料的低劣程度、损坏程度以及用户所遭受损失的数额，经双方同意，降低货物价格。在品质保证期内更换部件、修补缺陷。用符合规格、质量、性能要求的新部件、零件或设备更换有缺陷的部分和修补缺陷部分，供货方需承担一切费用和风险，并负担企业发生的一切费用，同时，供货方应相应延长质量保证期。9违反保密义务的处理机密泄漏给权力方带来直接损失或可衡量的间接损失时，义务承担方应向权力方支付相当于相应损失三倍的赔偿金，并立即采取措施停止对权力方的继续侵害。义务承担方要及时对泄密人员进行内部纪律处分，并将处分情况及时告知权力方。10不可抗力的处理发生不可抗力的一方应立即通知对方，并在15天内提供不可抗力的详情及有关证明文件。发生不可抗力事件时，合同双方要通过协商的途径指定合理的解决方案，并尽一切努力降低不可抗力产生的负面影响。不可抗力事件持续达15天时，合同双方应协商解决本合同是否继续履行或终止的问题。11罚则未按时完成月度计划任务的（相关部门未按时提交相关资料的除外）处罚100元。材料设备未能按工程进度要求时间节点进场的（工程不具备施工条件、材料设备计划书逾期、招标采购文件逾期除外）处罚200元。本部门自发放招标文件之日起30个工作日内未完成定标并签订采购合同的处罚200元（相关部门未按时提供经确认的合同版本、工程期限、技术要求、施工范围、节点的除外）。采购部有下列情形之一的，使企业在经济或名誉上遭受重大损失的，处罚1000元人民币并辞退，情节严重的将依法追究其法律责任。采购人员私自接收或向供应商索取财物的，采购人员接收财物后未主动上缴公司的。泄露其他供应商对同类产品的报价，招投标中泄露其他参与的供应商名称，泄露标底的。泄露其他企业的秘密或企业认为是泄密行为的。隐瞒供应商及供应材料（设备）问题，给企业造成经济损失或工程质量问题的。因工作疏忽或知情不报甚至与投标人串通在投标过程中作弊的。 采购流程1、招标采购流程工程部根据工程进度需要及工程进展状态，提前编制材料（设备）合理使用计划书，经工程部经理签字确认后报总经理审批，总经理批复周期为3天。以工程材料设备要求进场时间为节点提前申报，申报时间滞后，责任由工程部承担。2、总经理批复意见同意执行的由办公室转发复印件至工程部、采购部、预算部、财务部各一份，原件办公室留存。总经理批复意见不同意执行的，计划书返回工程部3日内调整另行审批。责任：计划书逾期由工程部负责。 7.3工程部接到总经理批复后，5日内组织编制甲分包施工范围、项目、工作界面节点、技术标准、材质要求等参数；甲供材技术标准、材质要求等参数经工程部经理签字确认后报预算部、办公室、采购部各一份。（需计算标底的甲分包施工项目，工程部必须在发放标书前30个工作日内将上述材料递交给预算部；若不能按时递交上述材料，则责任由工程部承担。） 责任：工程部对施工范围、项目、工作界面节点、技术标准、材质要求等参数负责. 7.4采购部接到计划书批复后，5日内组织市场调研，对商务标经济条款（付款方式）、答疑日期、开标日期、标书费用、投标保证金金额调研结果经采购部经理签字确认后报预算部。 责任：逾期由采购部负责。7.5预算部接到计划书批复后，5日内（满足第3条款前提下）出具招标文件、合同文稿报送法律合约部。（招标文件、合同文稿与计算标底内容不同的，以预算部的为准。）招标文件的内容：7.5.1招标公告。招标公告应当载明招标人的名称和地址，招标项目的性质、数量、实施地点和时间以及获取招标文件的办法等事项，明确标书发放起止日期、答疑日期、开标时间、地点、对报标单位资质要求等一系列内容。7.5.2招标书及其附件。7.5.3招标邀请书、投标人须知。7.5.4采购合同的通用条款、专用条款。7.5.5采购设备的型号等要求一览表（格式）、技术规格（规范）、图纸。7.5.6投标书格式；资格审查需要的报表、工程量清单、报价一览表；投标保证金格式及其他补充资料表。7.5.7双方签署的协议书格式、履约保证金格式、预付款保函格式等。责任：预算部对招标文件、合同版本、条款、工程量（数量）负责，逾期由预算部负责。招标文件、合同文稿必须经各部门会审签字，若审核后有问题，则各部门承担相对应的责任。 7.6人力资源部接到招标文件、合同后，5日内完成招标文件、合同的评审、会审工作，报送总经理审批，各部门流转时间为1天。责任：人力资源法律部对法律条款负责。7.7总经理3日内批示审批意见，有疑议的由采购部2日内予以书面答复。批复同意的由采购部组织发放标书，标书发放周期为5天。每次发标要求5家以上，且其中不低于2家为新户。标书发放形式：7.7.1公开招标，发布招标公告7.7.1.1采购设备招标公告发布媒体要选择行业内熟知的报刊、信息网络或者其他媒介，必须是国家正规媒体，邀请招标除外。7.7.1.2 招标公告应当载明招标人的名称和地址，招标项目的性质、数量、实施地点和时间以及获取招标文件的办法等事项。7.7.1.3采购管理部负责投标文件的接收和登记工作，并接受相关投标事宜的咨询。7.7.1.4采购领导小组对投标人在招标邀请书中提供有关资质证明文件和业绩等信息进行资格审核。资格预审主要内容及条件包括以下几方面。7.7.1.4.1投标申请人企业资质等级满足招标项目的资质要求，组成联合体投标的，联合体各成员单位资质等级均需满足要求，并明确规定联合投标协议书的责任。7.7.1.4.2投标申请人是独立法人单位，具有独立签订和履行合同的能力。7.7.1.4.3投标申请人企业法定代表人或授权委托代理人要身份合法、证件齐全有效。7.7.1.4.4投标申请人没有处于被责令停业，被取消投标资格，财产被接管、冻结，破产的状态。7.7.1.4.5没有因骗取中标或严重违约或发生重大质量、安全事故而正处于被调查处理或停业整顿的阶段。7.7.1.4.6投标申请人提交的资格预审材料符合资格预审文件要求，并且齐全、真实、有效。7.7.2 邀请招标，电话邀请、网络、媒体查找、熟人介绍、内部职工推荐。7.7.2.1有过合作经历的信誉良好单位；7.7.2.2曾经参与过报标未中标单位；7.7.2.3当地市场有施工项目的单位；7.7.2.4行业知名品牌、单位。7.8预算部于开标日之前将标的报送至总经理，预算部对标底价格负责。责任：逾期由预算部负责7.9按招标文件要求日期，工程部组织现场答疑，工程部对施工范围、工作界面节点、技术标准、材质要求等参数负责。7.10报标7.10.1 财务室按招标文件要求收取投标保证金，开具收据；7.10.2采购部凭保证金收据收存标书，投标单位签到登记。7.11开标、评标、定标7.11.1开标现场由采购部经理、工程部经理、专业工程师、甲方代表、采购员参加，签到登记；7.11.2 采购部经办人主持开标会议；7.11.3开标形式7.11.3.1明标，适用于一次性定标。投标人逐一唱标，评委综合考虑商务、技术标，合理低价中标；7.11.3.2暗标，适用于多次议价报标（分为一次、二次、最终报价）。评委逐一接待报标人，议价谈判产生中标单位。7.11.3.3凡二次报价、最终报价高于开标价格的投标单位按弃标、主观故意干扰招标公正处理，无中标资格，投标保证金不予退还。7.11.4工程部负责对技术标评审，开标后3日内出具评审意见书面报送采购部经理。7.11.5采购部参考工程部意见负责对商务标评审。7.11.6参与开标人员应履行保密义务，不得泄露开标价格，投标单位信息等内容。违者按罚则处理。责任：工程部对技术标、施工范围负责；采购部对商务标负责。7.11.7评标小组遵循下述原则进行评标。7.11.7.1公平、公正、科学和择优；7.11.7.2依法评标、严格保密；7.11.7.3 反不正当竞争；7.12投标文件由工程部资料员存档，采购部留存一份存档。7.13定标（开标后15日内完成）7.13.1开标后10日内采购部组织对意向单位进行考察，考察由采购部经理、工程部经理、专业工程师负责，填写考察记录，对投标单位资质、信誉、施工组织能力、过往业绩、企业规模等考察内容负责；7.13.2 采购部填写最终报价结果，报采购部经理、专业工程师、甲方代表、工程部经理、预算部经理签字确认；7.13.3采购部附定标报告，报送总经理审批。7.14开标价格严重高于市场价格，按市场询价另行找单位谈判，投标单位废除。市场询价：7.14.1相关材料北京周边市场集散地询价；7.14.2 电话询价；7.14.3网络询价；7.15总经理审批周期为3天7.15.1批复同意后，采购部5日内备齐中标单位资质（包括但不限于企业营业执照、组织机构代码、税务登记、安全生产许可、法人身份证、授权委托书、受托人身份证、开户行账号信息等复印件加盖红章）与中标单位签订合同，乙方盖章后2日内完成合同会审，报送总经理申请盖章。合同签订前应完成产品封样至工程部资料室。7.15.2中标价格高于预算标的5%的，总经理可不予批复，返回采购部继续谈判：（同品牌的前提下）7.15.2.1谈判压减价格成功，采购部可再次申报总经理审批，视同采购部工作不利，责任由采购部承担；7.16甲方盖章周期为3天，盖章后秘书送采购部，由采购部转发对方，合同签订完成。7.17采购部负责催促合同单位按约定时间进场。7.17.1合同单位未能按合同约定时间进场，责任由采购部承担；7.17.2合同单位按期进场，工程现场不具备施工条件，责任由工程部承担。7.18采购部、工程部、财务部、预算部年终对合同单位的执行情况逐一进行会审，填写供货商评审表，各部经理签字确认，并由采购部进行汇总保存，以备参考。信誉不良企业终身不得进入我公司项目。 7.19甲控材流程7.19.1总包单位报请材料认价单至工程部。7.19.2工程部组织总工、预算部、质检部对总包单位认价申请进行会审，确认材质要求及是否需进行认价。7.19.3确认需认价的，由工程部、预算部、质检部签字确认后转预算部、采购部各一份，采购部分别对该材料进行询价，提供3家以上有效报价。7.19.4工程部、预算部、总工、采购部、质检部共同对6家报价进行评审，投票表决认价价格、品牌，发总包单位确认。7.19.5总包单位回复盖章确认的认价单，采购部走会签程序报送总经理确认，申请用章。7.19.6公司盖章确认后由工程部资料员转发总包单位、预算部、财务室、工程部存档各一份，作为结算依据。7.19.7甲控材料进场时，发现假材料，则由采购部承担相应的责任。 7.20日常办公用品采购流程7.20.1使用部门提前7天填写采购申请单，经主管经理签字后报送财务室。7.20.2财务保管审核，财务经理签字确认后转办公室主任。财务室审核期1天。7.20.3办公室主任复核签字确认后转秘书室报送总经理审批，批示后转采购部执行采购（采购期限从总经理批示日期开始计算，一般为3-10天）。7.20.4采购申请单必须注明所采购商品的品牌、型号、标准以及要求，经告知仍不注明的，将不予采购。 7.20.4采购到货送财务保管签字验收、入库。使用单位自行到财务室签字领用。7.21材料、设备验收7.21.1采购部、工程管理部、质检部检查进场材料（设备）与“产品封样”是否相符，并将“产品封样”保留到工程竣工乃至保修期结束。7.21.2财务室负责对数量的验收。7.21.3进场验收项目：7.21.3.1材料（设备）的品牌是否符合合同要求。7.21.3.2材料（设备）的色泽、材质（指材料）、外观等是否符合设计及合同要求。7.21.3.3材料（设备）的尺寸、规格、型号等是否符合设计及合同要求。7.21.3.4材料（设备）是否符合出厂标准或有关国家行业标准以及合同要求达到的标准。7.21.3.5材料（设备）合同要求的配件及辅材等是否齐全、正确。7.21.3.6材料（设备）的产品保护措施是否到位。7.21.3.7材料（设备）的供货时间是否按合同及供货时间计划要求执行。如供货时间延误造成工期、经济损失，则由采购员书面通知供货厂商主办人员及其上级领导并按采购合同规定处理。7.21.3.8对关键材料（设备）的关键生产加工过程，采购部须会同工程管理部专门人员对其过程进行现场跟踪监督。7.21.3.9材料（设备）的数量是否符合合同要求及供货计划要求。7.21.3.10材料（设备）的存贮及堆放是否符合有关规定要求。7.21.3.11需报送实验室检测复试的材料，采购部应组织工程部、监理单位、施工送货单位、总包单位单位、财务室进行现场随机抽样送检，并由采购部、工程部、监理、总包共同送至实验室。 8.工程洽商（洽商工程量应由预算部与工程部共同确认） 8.1施工单位报送的工程洽商由工程部审核洽商内容，工程部经理签字确认注明洽商原因后转预算部。8.2预算部根据工程部意见确认是否走洽商程序8.2.1拒绝洽商，文件返回工程部；8.2.2同意洽商，预算部对工程量、价格进行预算，工程量报送采购部经理，价格报送总经理。8.3采购部根据洽商文件、预算工程量与施工单位谈判，确认洽商价格。8.4采购部将最终洽商价格报送总经理8.4.1总经理批复同意的，工程部、预算部负责签订洽商，存档备案，作为结算依据。8.4.2洽商价格高于预算价格5%的，总经理可不予批复，返回采购部继续谈判：谈判压减价格成功，采购部可再次申报总经理审批，视同采购部工作不利，责任由采购部承担；谈判压减价格不成功，采购部应报送总经理申请由预算部按预算价格与施工单位签订洽商。8.4.2.1预算部签约成功，责任由采购部承担；8.4.2.2 预算部不能按预算价格签约，维持采购部价格，责任由预算部承担。9.合同管理9.1由采购部通知预算部拟定合同，完成时间为3天，逾期由预算部承担。9.2采购部负责合同评审各部门之间的传递，评审时间为2天，涉及工程部、预算部、采购部、财务部、法律合约部。任何部门延误承担相应责任。9.3工程部对施工范围、项目工期（进场、竣工时间）、工作界面节点、技术标准、材质要求、质量标准等参数负责。总工程师对施工方案、质量负责。采购部对合同价款负责。预算部对工程量、工程结算负责。财务对付款负责。法律合约部对法律条款负责。合同履行工程中出现问题由相应部门承担责任。9.4合同签订由采购部负责，并保证合同单位按约定时间进场。9.5合同履行工程中出现丢漏项造成洽商的，由工程部承担相应责任。9.6由于设计缺陷造成的洽商由总工程师负责。9.7合同对方先行盖章后，采购部负责走合同会审程序，2日内各部门会审完成报送总经理。9.8合同签订后，合同原件总经理秘书室存档一份，财务室存档一份。采购部经理室、工程部资料室留存复印件各一份。第五章 供应商管理10.1供应商评价10.1.1单项工程完工后，工程部、预算部、采购部、财务部对合作单位进行考评：10.1.1.1工程进度10.1.2.2工程质量10.1.3.3合作关系是否融洽10.1.4.4工程洽商10.1.5.5与总包单位配合。10.1.2采购管理部、工程部、预算部年终地对供应商进行评价，对不合格供应商解除其长期供应合作协议。10.1.3每年对供应商予以重新评估，不符合要求的予以淘汰，从候选队伍中再行补充合格供应商。10. 1.4企业可对供应商划定不同信用等级进行管理。评级过程参照上述筛选供应商的办法。10.1.5对最高信用的供应商，企业可提供物料免检、优先支付货款等优惠待遇，对于被评为D级不合格的供应商，企业将中止同其开展的采购合作。10.2供应商关系维护10.2.1企业对重要的供应商可派遣专职驻厂员，或经常对供应商进行质量检查。10.2.2企业要定期或不定期地对供应商品进行质量检测或现场检查。10.2.3企业要减少对个别供应商大户的过分依赖，分散采购风险。10.2.4企业需制定各采购件的验收标准、与供应商的验收交接规程。10.2.5企业对重要的、有发展潜力的、符合企业投资方针的供应商，可以投资入股，建立与供应商的产权关系。10.3供应商质量保证协议的签订 与供应商签订质量保证协议，以保证我公司的合法权益。（后附供应商质量保证协议）奖惩制度1工程部和预算部已做好甲供材料的采购计划进度交给采购部，采购部负责人签字接收并按采购进度计划安排采购工作，如果采购部负责人不签字接收处罚200元，并报总经理和人力资源经理。2采购部负责人接收采购计划，工程部申请用料的，采购部没及时采购到场，影响工程进度的，引起乙方索赔的，采购部直接负责人付全责，处罚1000元。3采购部采购不合格材料的、手续及证件不全的，采购相关人员处罚200元，并负责办理退货，无法退货的采购部负责人处罚2000元，连续两次以上者调岗或辞退。4采购人员故意拖延采购或采购严重拖时的处罚500元，连续两次以上者调岗或辞退。5禁止采购人员利用采购职权收受财物，如有发现者直接辞退并处罚款，对于涉案金额较大者直接移交司法机关（报公安局经侦处）或起诉至人民法院。6所采购材料，在采购过程中要有采购所有过程人员签字，没有签字的罚款200元（补签无效），严格按采购流程执行，采购填单及签字存单以备审查。7采购材料进场及时通知甲方代表与施工方，为其安排堆放场地提供安排时间，如果没有及时通知造成施工现场安排混乱的，采购部负全责，直接责任人和负责人各付50%的责任。处罚金额由总经理和人资经理决定。8采购部应本着服务于正个工程项目顺利竣工为宗旨，不应利用职权刁难工程管理人员，影响其工作。9对于采购及时、积极配合工程部、预算部和甲方代表工作的，公司将给予奖励，对于节约成本的，公司奖励节约成本的5%10%。供应商考核表供应商质量保证协议_供应商：感谢贵公司多年来的大力支持。为确保双方能够保持长期的合作关系，本企业对从供应商处所采购物品做出如下规定。一、目的为明确本企业（简称甲方）对供应商的质量要求，以及当供应商（简称乙方）的产品不合格时，作为处理和索赔的依据，特签订本协议。二、签订合同采购以双方签订的*产品购销合同的形式确认，乙方需在收到甲方合同三天内对合同进行签