技术部文件归档制度及表格.doc

技术部文件存档制度 总则为保证本部门文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、等工作，维护文件档案的完整和安全，特制定本制度。一、本部门员工必须切实做好文件档案的收集、分类、整理、立卷、归档工作，保证文件档案资料的齐全完整，使文件档案管理工作达到标准化、制度化、规范化的要求。二、凡是在工作中形成的文件和具有查考利用价值的各类资料、原始记录、出版物、各种图表薄册、照片以及与本部门相关的上级事文等都要齐全完整地收集、整理、立卷、保管。三、文件资料档案的保管、查阅。1、涉密文件必须由档案室单独存放。2、所有档案必须科学排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。3、文件柜要保持整洁卫生，要定期检查、经常核对文件档案资料，发现问题及时处理、报告并做好相关记录，确保文件档案资料的完整与安全。四、部门员工或其他部门部员工因工作需要查阅、复印档案资料，须填写文件借阅、调用登记表。五、对于部门机密文件及档案的管理，要有专柜存放并单独设锁，非涉密人员不准接触，工作人员要严守机密。六、涉密技术档案文件保存年限为5年。一、技术部的文件范围1、行政文书。技术部会议纪要；工程技术部工作计划、规划和工作总结；公司下发文件等。2、技术部管理文件。包括技术部人员任命书及调动文件、管理文件等。3、技术文件。包括原始数据类（甲方提供或现场勘查的各种技术资料、现场图纸、技术要求等）；方案类（提交甲方或加工方的加工方案、设备材料预算、图纸及技术交底文件）；验收文件类（包括验收资料及验收图）；图片、音像类（包括现场/产品照片、技术交流录音）等。4、技术文件。包括技术科研报告、专利申请文件、各种部门内部形成技术标准/规范等。5、涉密文件。包括涉密公文、涉密技术文件等。6、电子版文档。包括以上5条所述的电子版文档。二、 技术部文件管理体制工程技术部不另设文件专职管理人员，当完成技术阶段性成果后或项目结束后经经办人根据项目立档；依据文件来源（项目名称）、时间、内容、形式、是否涉密分成若干层次和类别，编制文档目录，然后提交至办公室负责统一管理。三、技术部文件归档制度1、文件的收集：收集工作是建立在归档制度上的。2、文件归档范围：凡是本部门具有存档价值的文件材料。包括工程管理文件、图纸、验收报告、往来文件及交接单、客户的往来函件（含传真、电子邮件等）、单据，以及工作总结、工作计划、现场照片等各种形式、载体的文件。3、归档时间：办理完毕的文件，按工作阶段性进行归档：（1）技术研发类文件，形成阶段性成果后必须及时分类、归档。（2）凡是有机密性的文件，随时形成，随时归档。（3）项目文件，根据需求按进度安排归档。4、归档要求（1）材料完整齐全。归档做移交记录，填写文件存档档登记表。办公室在收到各部门需归档的文件后，进行分类归组，作进一步的整理和局部调整等。（2） 系统、条理，凡是归档文件材料，均要按其不同类别，不同年份，归档文件分类准确、归类合理。编制归档项目，将办理完毕的归档文件按相关项目归档。归档文件按时间顺序排列，最近的在最上面，尽量保持归档文件易寻找。（3） 归档要求将文件的正件与附件，印件与定稿统一归档，不得分散。（4）归档时，要合理安排文件的先后秩序，按项目、时间先后排列，统一进行归档。（5）在文件存档办理移交手续过程中，双方需在移交登记表签字。四、文件入档流程1、经手人移交办公室存档，填写文件入档登记表；2、办公室填写（入档日期、文件名称、存档人、份数等）；3、办公室根据文件是否涉密分别进行存档（注明存档位置）。 经手人移交办公室4、流程示意图： 填写文件入档登记表；存 档五、文件图纸借阅、调用流程1、凡需借阅档案，均须填写文件借阅、调用登记表，依据借阅权限和档案密级，经各级领导签批后方能借阅。文件借阅、调用登记表注明借用文件的借用时间、项目、文件名称、用途、数量、借用人（还回时填写返还时间）。2、保密文件的借阅人必须为涉密人员。3、文件借阅、调用方式有：借调文件原件；借调文件复印件；借调其它资料等。4、借阅及调用流程a、使用人填写文件借阅、调用登记表；b、使用人签字；c、部门经理签字； 4、流程示意图填写文件借阅、调用登记表不还部门经理签字借阅人签字还回领取文件六、技术部涉密文件销毁制度1、纸介质涉密文件应由档案室统一销毁，不得出售给废品收购站和商贩；2、废弃的涉密光盘、软盘、硬盘应采取物理或化学方法彻底销毁，不得给境外敌对分子和间谍搜集情报可乘之机。文件存档登记表(技术部) 序号文件编号文件名称份数移交人存档人存档日期备注12345678910111213141516171819202122232425 保密文件借阅、调用登记表(技术部) 序号文件编号文件名称借阅人借阅日期归还日期不归还签字备注12345678910111213141516171819202122232425保密文件存档登记表(技术部) 序号文件编号文件名称份数移交人存档人存档日期备注123456789101112131415